Фоно- и аудиодокументирование

К концу XIX века относится появление еще одного вида документов – фонодокумента (звуковой документ). Под фонодокументом понимается “до­кумент, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой сис­темой звукозаписи” ( ГОСТ Р 51141–98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Запись звука производится на специальном материале: валике фонографа, пластинке, кинопленке, фотобумаге, магнитной ленте, диске, лазерном диске и т. д. Первые попытки записать звук относятся к 1807 году, но первые фонодокументы, воспроизводящие звук, были созданы в 1877 году (ва­лики фонографа Эдисона).

Фонограф был одним из изобретений Эдисона, которым он особенно гордился.

В фонографе записывающая игла, связанная с мембраной, двигалась по винтовой линии по поверхности цилиндрического валика, покрытого воском или фольгой, и выдавливала винтовую канавку изменяющейся глубины.

Уже с 1888 года механическая запись звука производится на плоских дисках (грампластинках). С начала XX века зазвучали оптическая фонограмма и магнитная лента. В настоящее время магнитная звукозапись является самой распространенной. Запись звука осуществляется намагничиванием в раз­ной степени магнитного слоя на носителе. Сфера применения фонодокументов огромна. В настоящее время фоно- и аудиодокументирование используется едва ли не во всех областях человеческой деятельности: для записи хода различных совещаний, заседаний, деловых встреч, телефонных переговоров, деловых писем, устных распоряжений и указаний с целью последующего их перепечатывания. Звукозапись используется в современных телекоммуникационных системах в качестве голосового почтового ящика; в промышленном, политическом, бытовом шпионаже; с целью фиксации кризисных ситуаций (“чёрные ящики” в авиации) и др.

 

3.6. Документирование с применением
электронно-вычислительной техники

 

Как уже отмечалось, документирование может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных формах и, напротив, разные сведения могут быть представлены в похожей форме.

Электронные документы имеют технологическую специфику. Содержащаяся в них информация не может восприниматься человеком в той физической форме, в какой она зафиксирована на материальном носителе. Лишь после декодирования эта информация приобретает понятный для пользователя вид (изображение на экране монитора, принтерная распечатка и т.п.).

Третья четверть XX века характеризуется быстрым внедрением и раз­витием вычислительной техники. Появляются термины “машино-ориентированный документ”, “документ на машинном носителе”, “машинограмма” и другие, определения которых записываются в стандартах.

Быстрое распространение компьютеров и увеличение количества документов, создаваемых средствами вычислительной техники, обусловили из­дание в 1984 году ГОСТ 6.10.4–84. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислитель­ной техники. 10 января 2002 принят Федеральный закон “Об электронной циф­ровой подписи”.

В конце XX века появляется новый способ фиксации информации – Интернет.

Материальные носители информации

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде ( ГОСТ Р 51141 – 98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).

Материалы для письма

 

Большое влияние на графику письма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. На глиняных табличках писали заостренными палочками, что обусловило клинообразные формы знаков (клинопись).

Наиболее важную информацию человек всегда пытался запечатлеть на материале, гарантирующем ее сохранность. Древнейшие записи человечества сохранились на камне (рис. 12). На камнях встречаются записи астрономических на­блюдений, летописи сражений и даже медицинские рецепты. Стены древней­ших египетских пирамид внутри покрыты высеченными или нарисованными красной краской иероглифами с рассказами о деяниях фараонов.

 

 

Рис. 12. Прорись каменной таблички с агванским алфавитом

(лицевая и обратная стороны)

 

Глина и камень представляла собой дешевый и доступный материал для письма, однако глиняные документы были очень тяжелые. Для того чтобы отправить такие письма и книги, требовалось снаряжать караван верблюдов. Позволить себе это могли только цари и очень богатые люди.

В поисках более легкого материала для письма человечество обратилось к дереву и металлу. В городской крепости греческого города Афины в древно­сти хранились большие деревянные плиты и цилиндры, на которых были вы­резаны тексты законов и важнейших юридических актов. Величайший памят­ник мирового эпоса – поэма Гомера “Илиада” – была выгравирована на свинцовых пластинках. В Индии для записи законов и важнейших государ­ственных документов пользовались нередко медными пластинками. Широ­кое распространение в Древней Греции, а позднее в Риме получили деревян­ные дощечки, покрытые слоем воска. Буквы на воске выдавливались заостренной медной палочкой, верхний конец которой имел форму лопатки. Палочка эта называлась стиль.

Чаще всего дощечками пользовались для написания писем и мелких за­меток. Несколько дощечек скрепляли вместе шнурком или ремешком. Получался своеобразный вечный блокнот, так как написанное легко стиралось обратным концом стиля. В большом ходу навощенные дощечки для письма были еще и в средние века.

Одним из древнейших материалов для письма по праву считается папирус. Папирус являлся основным писчим материалом в течение нескольких тысячелетий, благодаря портативности, легкости.На нем писали египтяне, греки, римляне и другие народы, пока на смену ему не пришли пергамент и бумага. Ломкость папируса определила форму древних документов – свиток. Писали на папирусе заостренными камышовыми кисточками.

 

В сирийском городе Пергаме было организовано производство но­вого материала для письма – пергамента, представлявшего собой особо вы­деланные кожи телят, овец, оленей. Примерно к IV веку н.э. пергамен вытесняет папирус из книжного дела. Особенно широко применялся он в эпоху раннего средневековья.

Пергамен в отличие от папируса хорошо сгибался. Это привело к исчез­новению стародавней формы книги – свитка – и к появлению новой – ко­декса. Стоил пергамен очень дорого. В Китае древнейшие памятники пись­менности выполнены на черепаховых щитах, костях, бамбуковых дощечках, шелке. На шелке писали волосяными кисточками специальной тушью, что также оказало влияние на графику китайского письма. На Руси материалом для письма был пергамент (до XII в. привозной, с XII–XIV вв. было развернуто собственное производство).

Для бытовой переписки применялась береста (берестяные грамоты были найдены во время археологических раскопок в Новгороде в 1950 г.). С XIV века получает распространение бумага.

Широко распространившаяся во всем мире и вытес­нившая другие материалы для письма бумага была изобретена в Китие во II веке н.э.

Слово “бумага” происходит от итальянского bambagia – хлопок – и озна­чает многокомпонентный материал, состоящий в основном из специально обработанных мелких растительных волокон, тесно переплетенных между собой и образующих тонкий лист.

В течение многих веков бумага остается самым удобным и надежным материалом для письма. Первое упоминание о бумаге относится к 12 году н.э., но во многих книгах изобретение бумаги приписывается китайскому санов­нику Цай Лунь (Чай-Лун), который в 105 году усовершенствовал уже имевшийся способ производства бумаги.

Китайские ремесленники вырабатывали такую прочную бумагу, что она сохранилась в течение многих столетий, не теряя своего первоначального вида.

Из Китая бумага проникла в Японию, затем через Персию в Северную Африку, на Кипр, в Испанию, Италию, а затем в Х веке во все европейские госу­дарства, в том числе и в Россию.

До середины XIX века практически вся европейская, в том числе и российская, бумага изготавливалась из льняного тряпья. Его промывали, проваривали с содой, едким натром или известью, сильно разбавляли водой и размалывали на особых мельницах. Затем жидкую массу черпали специальной прямоугольной формой с прикреплённой к ней сеткой из проволоки. После стекания воды на металлическом сите оставался тонкий слой бумажной массы. Полученные таким образом влажные бумажные листы укладывали между отрезами грубого сукна или войлока, с помощью пресса отжимали воду и просушивали.

Металлические нити сетки оставляли на бумаге, изготовленной ручным способом, следы, видимые на просвет, поскольку бумажная масса в местах её соприкосновения с проволокой была менее плотной. Эти следы получили название филиграней (от итал. filigrana – водяной знак на бумаге).

В бумаге европейского производства водяные знаки впервые появились в Италии в конце XIII века, а в России – лишь во второй половине XVII века. Первоначально это были рисунки, повторявшие контурное изображение, сделанное из тонкой проволоки и прикреплявшееся к дну металлической сетки. На филигранях изображались животные, растения, небесные тела, короны, портреты монархов и т.п., а также нередко буквы и даты, обозначавшие имя владельца, местонахождение фабрики, год изготовления бумаги (рис. 13).

Важнейшим шагом в развитии бумагоделательного производства стало изготовление бумаги из древесины. Открытие нового способа принадлежало саксонскому ткачу Ф. Келлеру в 1845 году. С этого времени древесное сырьё становится основным в бумажной промышленности.

 

 

Рис. 13.Филиграни на бумаге русского производства

 

В двадцатом столетии продолжалось совершенствование бумажного носителя информации бумаги, поэтому предпочтительнее их смешанная композиция. В зависимости от свойств бумага делится на классы (для печати, для письма, для машинописи, декоративная, упаковочная и др.), а также на виды (типографская, офсетная, газетная, мелованная, писчая, картографическая, ватманская, документная и т. д.).

Средства и орудия письма

 

Древнейшим массовым орудием письма, встречающимся с VII века н.э., было гусиное перо.

На смену гусиному перу пришло металлическое. Его изобретение сыграло большую роль в истории мировой письменности, значительно ускорив и упростив процесс письма.

Появление первых металлических перьев относят к древнему Риму, где перья изготовлялись из бронзы, меди и серебра.

В конце XVIII – начале XIX века в Англии и Германии разные изобретате­ли предлагали варианты металлических перьев. В 1830 году стальное перо было запатентовано как изобретение.

В России металлические перья иностранного производства появляются в 30-х годах. Вначале стальные перья вставляли в гусиное перо или делали самодель­ные ручки. Затем появляются металлические ручки для вставки пера. Перо служило недолго, поскольку быстро ржавело. Перья с антикоррозийным по­крытием вошли в практику вместе с автоматическими “вечными” ручками, в которые чернила поступали все время равномерно из специального резервуа­ра и избавляли от необходимости постоянно обмакивать перо в чернильницу.

Изобретение шариковой ручки, первый опытный образец которой был создан в 1938 году, принадлежит венгерскому журналисту Ласло-Йожефу Биро.

Немало времени понадобилось для создания достаточно стойких, отчётливо видимых чернил. На разных этапах развития письма технология их изготовления включала использование самых разнообразных компонентов: сажи, глицерина, железного купороса, буры, сулемы, уксуса, желатина, сахара, лимонного сока и др.

Первый патент на пишущую машину был получен в начале XVIII века англичанином Генри Милем. Первая промышленная модель пишущей машинки, получившей в 1867 году распространение под названием “ремингтон”, была сконструирована К. Шолсом (США). В России оригинальная пишущая машина, названная “скоропечатник”, была изобретена М.И. Алисовым в 1870 году.

В 1897 году американская фирма “Ундервуд” купила патент у немецкого изобретателя Ф.К. Вагнера на пишущую машину с горизонтально лежащими литерными рычагами. Ундервуд и Ремингтон составляли значительную часть пи­шущих машин в конце XIX – начале XX века. Появляются электрические пишущие машинки, позволившие увеличить скорость печати и облегчить труд машинисток, особенно печать нескольких экземпляров документов под копирку.

Ведущие мировые фирмы-изготовители с начала 1980-х годов перешли на выпуск электронных пишущих машин, обладающих памятью, в которой хранятся тексты-шаблоны, адреса, определённые формы документов. Однако в настоящее время они практически вытеснены персональными компьютерами, появление которых произвело кардинальные перемены в процессе подготовки документов.

Во второй половине XIX века появляется новое средство документирования – телеграф. В 1794 году французский механик Клодт Шапп изобрел оптический сема­форный телеграф. Это устройство состояло из ряда семафоров, приводимых в действие вручную и установленных на башнях или на вершинах холмов в пре­делах видимости.

Дальнейший и решающий вклад в развитие телеграфа внес американс­кий художник и изобретатель Сэмюэл Морзе. В 1837 году он изобрел электро­магнитный телеграфный аппарат, построил пригодную для эксплуатации модель, по которой в 1844 году состоялась первая связь Вашингтон – Балтимор.

Аппарат Морзе прожил свыше ста лет. Телеграфный аппарат, сменивший его на автоматических телеграфных станциях, называется телетайп, т. е. “пе­чатающий на расстоянии”.

Дальнейшее развитие телеграфа связано с созданием фототелеграфного аппарата, передающего на расстояние изображения рисунков, фотографий, текстов и т. д. Принцип его работы идентичен принципу телевизионной пе­редачи. Сегодня факсимильные изображения любых документов повсемест­но передаются по каналам телефонной связи,

По мере развития фоно- и аудиодокументирования совершенствовалась и звукозаписывающая техника. На смену фонографам, граммофонам и другим средствам механической записи и воспроизведения звука пришли магнитофоны. Первый такой технический аппарат появился в 1934 году. Вскоре среди магнитофонов наметилась специализация, в результате которой появились диктофоны – миниатюрные магнитофоны, специально предназначенные для электромагнитной записи и воспроизведения речевой информации.

Ещё одним специализированным аппаратом, использующимся для электромагнитной записи и воспроизведения звука, является автоответчик.

С целью ускорить и облегчить процесс копирования и размножения с начала XIX столетия стала использоваться копировальная бумага (“копирка”). “Устройство для получения копий писем и документов” запатентовал в 1806 году англичанин Р. Веджвуд.

Научно-технический прогресс привёл к изобретению в XIX – XX веках целого ряда оригинальных технологий копирования и тиражирования документов и соответствующих средств репрографии и оперативной полиграфии.

Таким образом, современные средства документирования являются результатом длительного и непрерывного процесса их развития и совершенствования – от простейших орудий для письма до сложных автоматических комплексов составления, редактирования и размножения документов. Арсенал этих средств в настоящее время чрезвычайно разнообразен. Они позволяют быстро, качественно и относительно недорого создавать практически любые документы, что в свою очередь создало предпосылки для широкого распространения принципиально новых носителей документированной информации.

В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом:

– фотографические носители;

– носители механической звукозаписи;

– магнитные носители;

– оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации.

Физические характеристики материального носителя непосредственно связаны с передачей документированной информации во времени и пространстве. Поэтому не случайно проблема долговечности материальных носителей информации во все времена привлекала внимание участников процесса документирования.

В процессе документирования наблюдалось стремление использовать качественные, стойкие краски, чернила. В значительной степени благодаря этому до нас дошли многие важные текстовые исторические памятники, документы прошлого. И, напротив, использование недолговечных материальных носителей (пальмовые листья, деревянные дощечки, берёста и т.п.) привели к безвозвратной утрате большинства текстовых документов далекого прошлого.

Однако, решая проблему долговечности, человек сразу же вынужден был заниматься и другой проблемой, заключавшейся в том, что долговечные носители информации были, как правило, и более дорогостоящими.

Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации – бумага – обладает относительной дешевизной, доступностью, удовлетворяет необходимым требованиям по своему качеству и т.д. Однако в то же время бумага является горючим материалом, боится излишней влажности, плесени, солнечных лучей, нуждается в определённых санитарно-биологических условиях. Использование недостаточно качественных чернил, краски приводят к постепенному угасанию текста на бумаге.

В конце ХХ века с развитием компьютерных технологий и использованием принтеров для вывода информации на бумажный носитель вновь возникла проблема долговечности бумажных документов. Дело в том, что многие современные распечатки текстов на принтерах водорастворимы и выцветают. Более долговечные краски, в частности, для струйных принтеров, естественно, являются и более дорогими, а значит – менее доступными для массового потребителя.

Проблема долговечности и экономической эффективности материальных носителей информации особенно остро встала с появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов, также подверженных старению и требующих особых условий хранения. Причём процесс старения таких документов является многосторонним и существенно отличается от старения традиционных носителей информации.

Контрольные вопросы

1. Каковы основные предпосылки возникновения документа?

2. Раскройте взаимосвязь понятий “информация” и “документ”.

3. Почему различные научные дисциплины по-разному определяют понятие документа?

4. Как определяется понятие документа в Государственном стандарте?

5. Дайте характеристику основных функций документа.

6. Дайте определения понятий “документирование” и “способы документирования”.

7. Назовите основные этапы в развитии письма. Чем они отличались друг от друга?

8. В чём заключаются особенности технического документирования?

9. Охарактеризуйте основные группы и виды технической документации.

10. Что есть общего между фото- и кинодокументированием?

11. Что такое видеозапись? Чем она отличается от кинодокументирования?

12. Каковы особенности аудиодокументирования?

13. Раскройте сущность понятия “аудиовизуальные документы”. Где они используются?

14. В чём состоит принципиальное отличие документирования с применением электронно-вычислительной техники от всех других способов документирования?

15. Дайте определение материального носителя документированной информации.

16. Какие материалы использовались в древности для письма?

17. Какие ручные пишущие средства документирования использовались человеком на различных этапах истории?

18. Охарактеризуйте пишущие средства, которыми Вы пользуетесь.

19. Какую роль в процессе документирования сыграли пишущие машины? Каковы перспективы их использования?

20. Когда и каким образом началось использование в процессе документирования электронно-вычислительной техники?

 

ТЕМА 3. ПРИЗНАКИ ДОКУМЕНТА

1. Оригинальность документа.

2. Подлинность документа.

3. Копийность документа.

 

Оригинальность документа

Документы, создавае­мые в первый раз, уникальные, пред­ставляющие первоисточники, приня­то рассматривать как подлинник. Стандарт на термины и определения ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело” определяет подлинник (официального документа) как “первый или единичный экземпляр официального документа”. В слова­ре синонимов русского языка у сло­ва “подлинник” есть синоним – “ори­гинал”; от лат. оriginalis – первоначаль­ный. Определяется в словарях слово “оригинал” через слово “подлинник”, подлинное произведение, авторская рукопись. Оригинальный – это уни­кальный, индивидуальный текст или изображение, предназначенные для воспроизведения (копирования).

Однако, несмотря на уникальный характер подлинников, нередко встре­чаются “умноженные” оригиналы, то есть оригиналы, составляемые в не­скольких экземплярах, например до­говоры. Уже древнейшие договоры составлялись в нескольких экземплярах, и каждый считался оригиналом, так как договор составляется между договаривающимися сторонами, счи­тающими себя равными, и каждая сто­рона должна иметь экземпляр совер­шенно точный, имеющий одинаковую юридическую, доказательную силу.

С современной техникой переда­чи документов на расстояние связа­но появление “двукратных оригина­лов”. При телеграфной и радиопере­дачах, если телеграмма и радиограм­ма не диктуется, появляются два до­кумента: предъявленный для переда­чи и собственно телеграмма или радиограмма. И тот и другой экземпля­ры будут оригиналами, они имеют одинаковый текст, но по своему внеш­нему виду и составу оформительских реквизитов, то есть по своим харак­теристикам, это не один и тот же до­кумент.

Телефонограммы – переданная и принятая – также имеют одинаковый текст, но они различаются по внеш­нему виду и имеют разные подписи: секретаря, передавшего телефоног­рамму на одном экземпляре и при­нявшего телефонограмму на другом.

 

Подлинность документа

Из подлинников документов при­нято выделять аутентичные (греч. authentikos – подлинный, исходящий из первоисточника), то есть имеющей подтверждение подлинности. Досто­верность аутентичных документов гарантируется принятыми формально­стями, обычно подписанием и про­ставлением печатей. Например, аутен­тичный текст международного дого­вора, составленный на нескольких языках, рассматривается одинаково подлинным и имеющим равную силу. Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков.

Беловик – это последняя, перепи­санная или перепечатанная “набело” редакция документа. ГОСТ на терми­ны и определения в области делоп­роизводства и архивного дела опре­деляет: “беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с черново­го документа или написан без пома­рок и исправлений”. Правоведы счи­тают оригиналом только подписан­ный беловик. Для служебных доку­ментов оригиналом будет являться беловик, чаше всего выполненный на бланке и подписанный должностным лицом, в ряде случаев с приложени­ем печати.

Подлинниками являются и черно­вики. В ГОСТ он определен так: “чер­новой документ: рукописный или ма­шинописный документ, отражающий работу автора или редактора над тек­стом”. В составе черновиков можно выделить многочисленные варианты и редакции. Каждый из них будет яв­ляться оригиналом (подлинником).

При электромагнитном способе записи установить первоначальную редакцию помогают только даты.

Наконец, среди подлинников, кроме того, различают автографы (ав­тограф – собственноручный), доку­менты, написанные или исправлен­ные (например, после перепечатки) рукою автора. Так как текст сейчас многие сразу печатают машинопис­ным способом, бывает трудно уста­новить автора. Но если на документе есть правки от руки, это сделать зна­чительно проще.

Признак уникальности сохраняет­ся за подлинниками изобразительных и звуковых документов. Так, для чер­тежей оригиналом считается первона­чальный набросок или чертеж. И здесь большое значение имеет аутентич­ность оригинала, то есть снабжение документа теми или иными формаль­ностями: подписью, печатью.

Оригиналом фотодокумента явля­ются негативы, звуковой документа­ции – первоначальная звукозапись, матрица грамзаписи, лента электри­ческой или магнитной записи.

С понятием “подлинник” тесно соприкасается понятие подложных документов.

Подлинные документы являются средством запечатления объективной действительности, того, как это было на самом деле. Степень подлинности документа – это идентификация того, что было и того, что отражено в доку­менте. В огромной массе подлинных документов, отражающих с различной степенью точности объективную дей­ствительность, можно встретить и до­кументы поддельные, фальсифициро­ванные, создание которых преследова­ло цель искажения действительности, фальсификации тех или иных фактов.

Фальсифицированные документы по­явились с тех пор, как документ стал использоваться для целей доказатель­ства. Например, фальшивые расписки. Создаются и целиком вымышленные документы, особенно часто – подлож­ные завещания. Существует несколько видов подделки документов:

– подлог – замена одного докумен­та другим;

– интерполяция – подложная встав­ка в текст подлинного документа;

– подделка – подделка отдельных слов, подписи, дат.

Копийность документа

Несколькими видами представле­ны копии документов.

Копия – это повторное воспроиз­ведение подлинников.

Само понятие “копия” (лат. сорia – множество) связано с размножением документов, повторением оригинала любого вида. В стандарте на термины и определения копия документа ус­тановлена как: “Документ, полностью воспроизводящий информацию под­линного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы”.

Копии документов первоначаль­но списывались и так и назывались – список. Например, список “Слова о полку Игореве” или список какой-либо летописи.

Развитие процесса документиро­вания и техники привело к широкой дифференциации понятия “копия”.

Прежде всего, разделим их на ко­пии, возникающие одновременно с оригиналом и копии позднейшие.

Печатая на машинке, получали сра­зу и оригинал, и копию. В советский период в литературе по делопроизвод­ству применялся термин “отпуст”. Он означал копию документа, остающую­ся в организации при отправке ориги­нала. Обычно этот вид копии получал­ся автоматически при печатании с черновика на машинке, то есть это был вто­рой, третий и т.д. машинописный эк­земпляры. Первый экземпляр печата­ли, как правило, на бланке, его подпи­сывали, регистрировали, при необхо­димости ставили печать, и он становил­ся подлинником. А остальные экземп­ляры, полученные под копирку, были копиями. Их и называли термином “от­пуст”. Сегодня этот термин употребля­ется крайне редко.

При составлении документа на компьютере и выводе его на бумаж­ный носитель все экземпляры документа будут иметь одинаковый вид, если бланк организации введен в па­мять ЭВМ. В этом случае подлинник документа можно отделить от копии только подписанием, регистрацией и проставлением печати.

Если в организации применяются бланки, выполненные типографским способом, то первый экземпляр выво­дится на бланке и подписывается, а ос­тальные экземпляры выводятся на чис­тые листы бумаги и являются копиями.

Копия может быть сделана с час­ти документа в виде выписки. Чаще всего выписки делают из сложных документов (решений и протоколов заседаний коллегиальных органов, приказов). В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации.

Выписка из документа заверяется подписью должностного лица (началь­ника канцелярии, секретаря и т.д.), а в необходимых случаях и печатью.

По способу получения копии де­лятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные.

Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке.

Факсимильные копии (от слова факсимиле – точное воспроизведение каким-либо способом рукописи, до­кумента, чьей либо подписи) получа­ются средствами фотографии или копировально-множительной техники. Факсимиле – это кли­ше, печатка, воспроизводящая соб­ственноручную подпись, то есть это фактически копия одного реквизита – подписи, обычно руководителя.

 

 

	Название учреждения Выписка из протокола 05.04.2004 № 3 г. Белгород Совещания преподавателей иностранных языков   СЛУШАЛИ: Иванову М.И. – о внедрении новой методики преподавания иностранных языков в школе   ПОСТАНОВИЛИ: Одобрить предложенную методику преподавания иностранных языков.   Председатель: С.С. Сидоров Секретарь: Б.Б. Борисов Верно: Зав. канцелярией личная подпись Л.В. Иванова

 

 

К средствам копирования докумен­тации относятся все технические средства, которые позволяют получить ко­пии, идентичные оригиналу (факси­мильные копии): фотокопии, светоко­пии, репродукции документов.

К средствам размножения доку­ментов относятся те технические средства, с помощью которых полу­чают оттиски, воспроизводящие со­держание документа.

В некоторых случаях при размно­жении документов мы получаем так­же точную копию, но это не обяза­тельный факт. А при копировании идентичность копии и оригинала обя­зательны. В ручных копиях их иден­тичность оригиналу гарантируется в меньшей мере, чем в автоматических.

Необходимо также выделить микро­фотокопии – копии документов в умень­шенном виде. Микрофотокопирование применяется обычно в тех случаях, ког­да надо скопировать большие объемы документов. Чаще всего микрофотокопии делаются на специальной микрофотопленке или микрофишах и приме­няются в больших архивах.

Кроме копий, снятых непосред­ственно с оригинала, могут быть крат­ные копии, то есть копии с копии.

Отдельно рассмотрим подлин­ники электронных докумен­тов. Однако пока само понятие “элек­тронный документ” не однозначно. В ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и опреде­ления” есть лишь понятие “документ на машинном носителе” – “Документ, созданный с использованием носи­телей и способов записи, обеспечи­вающих обработку его информации электронно-вычислительной маши­ной”. Более развернутое понятие до­кумента на машинном носителе дано в Методических указаниях по внедре­нию и применению ГОСТ 6. 0.4-84 “УСД – Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым сред­ствами вычислительной техники. Ос­новные положения” РД 50-613-86. Здесь указано, что “к документам на машинном носителе относятся доку­менты на магнитных носителях (маг­нитные ленты и диски, гибкие магнит­ные диски и документы на бумажных машинных носителях (перфоленты, перфокарты)”.

Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1 – ФЗ “Об электронной цифровой подписи” дает уже определение элек­тронного документа – как документа, в котором информация представле­на в электронно-цифровой форме.

В настоящее время бесспорность документа оп­ределяется понятием “юридическая сила документа”.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могу служить подлинным доказательством заключенной в них инфор­мации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

– соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

– издавать документы только в пределах своей компетенции;

– соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Копии различаются также в зави­симости от того, каким образом они удостоверены; авторизированные, заверенные, нотариальные, незаве­ренные.

Авторизированной называется копия, удостоверенная автором.

Заверенная копия – копия доку­мента, на которой в соответствии с установленным порядком проставля­ют необходимые реквизиты, придаю­щие ей юридическую силу,

Впервые детально порядок выда­чи копий организациями был уста­новлен Постановлением ЦИК и СНК СССР от 3 июня 1937 года “Об упорядо­чении засвидетельствования копий с документов, касающихся личных прав и интересов граждан”. В нем уч­реждениям, предприятиям, обще­ственным организациям разрешалось выдавать по просьбе заинтересован­ных лиц засвидетельствованные ко­пии только с документов, которые исходили от данного учреждения, предприятия или организации. Они должны были выдаваться на бланках данной организации с приложением печати. Засвидетельствование копии с документа, касающегося личных прав и интересов граждан в соответ­ствии с этим постановлением произ­водилось только государственной нотариальной конторой или нотари­альным столом.

Дополнения в этот порядок выда­чи копий внесены указом Президиу­ма Верховного Совета СССР от 4 ав­густа 1983 года. Указ подтвердил прави­ла выдачи копий документов, создан­ных в организациях, учреждениях, предприятиях, но дополнил их важ­ным моментом: “предприятия, учреж­дения и организации могут выдавать копии имевшихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от кото­рых получить непосредственно ко­пии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда до­кументы были исполнены на бланках, при изготовлении копии воспроизво­дятся реквизиты бланков”.

Верность копии документов на основании постановлений 1937 и 1983 годов свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. Особо следует подчеркнуть требова­ние указывать на копии не только дату ее выдачи, но и делать отметку о том, что подлинный документ нахо­дится в данном предприятии, учреж­дении, организации.

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неяс­ный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

123456789Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. XI. Внутренний наряд в подразделениях
2. Архивы и архивное дело в Советской России и СССР
3. В.В. Глотова, М.Б. Плохинова
4. Иерусалимский устав (Лавры Саввы Освященного).
5. Источники, предмет и методы исторического познания.
6. Коммуникативные сферы обучения
7. Константинопольские и палестинские элементы в студийском богослужении.
8. Контроль и запись переговоров. Получение информации о соединениях между абонентами и (или) абонентскими устройствами.
9. Криминалистическая видеозапись: процессуальные и тактические аспекты использования.
10. Методика испытаний на полиграфе
11. Оперативно-справочные учеты, их организация и использование в раскрытии и расследовании преступлений
12. Оперативно-справочные, криминалистические и справочно-вспомогательные учеты