Развитие формуляра документа в XVI-XVII вв.

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 4Следующая ⇒

Наиболее четкая сис-ма делопроизв-ва в XVI— XVII вв. сложилась в централ. учр-ниях — приказах, поэтому делопроизв-во этого периода называют приказным. Приказы как гос. учр-ния возникли из личных, зачастую нерегулярных поручений Великого князя своим доверенным лицам — боярам и дьякам. Со временем поручения (" приказы" ) получили постоянный хар-р. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки. В подчинении у дьяков нах-лись подьячие, подразделявшиеся на " старых" (старших), " средней руки" (средних) и " молодших" (младших). Стр-рными подразделениями приказов были столы, или повытья.

Ответственность за всю работу с док-нтами, т. е. за делопроизв-во, возлагалась на дьяка. Стар. подьячие заведовали стр-рными частями приказов, готовили проекты док-нтов (черновики), сред. подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие— переписывали док-нт набело.

Документирование управленческой деят-ти гос. учреждений XVI—XVII вв. осущ-лось с использованием достаточно большого числа видов и разновидностей док-нтов.

От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры. Между собой приказы сообщались памятями, память направляли и подчиненным. Из местных учреждений в приказы посылали отписки. Формой письменного обращения частных лиц в государственные учреждения были челобитные. Перечисленные виды документов составляли систему общего делопроизводства, предназначавшуюся для общения гос. учреждений между собою, а также частных лиц с государственными учреждениями. Наряду с системой общего делопроизводства существовали системы документации, в к-х фиксировались отдельные ф-ции упр-я: военная, дипломатическая, статистическая, учетная и др. В период приказного делопроизводства текст писался на узких полосках бумаги (шириной 15—17 см) на одной стороне; оборотная ст-на использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал неск-ко листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), к-я скатывалась в свиток, получивший название столбец. Поэтому и система делопроизводства этого периода называется столбцовой.

Удостоверение док-нта в XVI—XVII вв. было весьма своеобразным. Ни царь, ни бояре свои подписи на них не ставили.

Официальные док-нты могли удостоверяться печатью. Формуляр док-нтов периода приказного делопроизв-ва представлял сплошной текст, реквизиты из него практически не выделялись, однако в зав-сти от вида док-нта они располагались в строго определенной последовательности.

Процесс орг-ции работы с док-нтами в период приказного делопроизв-ва осущ-лся след. образом. На поступившем документе дьяк проставлял отметку о дате получения (обычно на оборотной стороне под адресатом), помету (резолюцию), после чего док-нт поступал в соответствующий стол, или повытье, где осуществлялся процесс подготовки проекта ответного документа: средний подьячий подбирал справочный материал, делались запросы в другие учреждения, затем старый подьячий составлял проект ответного документа, который передавался дьяку. При необходимости дьяк вносил исправления (" чернил" проект), передавал его на доработку или молодым подьячим для переписки текста набело.

В приказах сложились правила формирования документов в дела, определенные традицией, которая заключалась в том, что документы склеивались в столбцы, где отражалось последовательное " производство" по конкретному вопросу.

Наряду со столбцовой техникой делопроизв-ва, в приказах зародилась и применялась книжная форма делопроизв-ва. Н-р, в приказах велись боярские книги (списки бояр), писцовые книги. Ветхие столбцы переписывались в тетради. Но книги и тетради не были хар-рны для делопроизв-ва приказов. В делопроизв-ве приказов зарождается орг-ция архивов: появляется описание и учет док-нтов, начинают составляться их описи.

Главная особ-сть делопроизв-ва приказов заключалась в том, что его орг-ция в своей основе не регулировалась з/дательством, а основывалась на нормах обычного права, т. е. на традициях, обычаях, передаваемых из поколения в поколение приказными служилыми людьми.

Формуляр документа XVIII в.

Великий реформатор Петр I вводит в обращение гербовую бумагу, издает указ об отмене столбцовой формы документа и всеобщем переходе к тетрадной форме. Создается специальный орган, контролирующий делопроизводство, - канцелярия. Появились и новые названия документов: векселя, облигации и др. Приговоры, указные грамоты, наказы заменены указами, регламентами, инструкциями, резолюциями; челобитные - прошениями и т.д.

Выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа.

В результате петровских реформ в области управления сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии -- в центре, губернатор, воевода, комиссары и другие органы -на местах. Всего за 1718--1720 гг. вместо упраздненных приказов создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-контор-коллегия, Ревизион-коллегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстиц-коллегия, Вотчинная и Главный магистрат.

Утвержденный Петром I 28 февраля 1720 г. Генеральный регламент ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа -- коллегий.

С изданием Генерального регламента делопроизводство становится на твердую почву закона. Этим законодательным актом окончательно отделяются обязанности присутствия как органа, принимающего решения, от делопроизводственной деятельности, которая закрепляется за самостоятельным подразделением -- канцелярией. Центральной фигурой канцелярии становится секретарь. На нем лежала ответственность за организацию делопроизводства коллегии, подготовку дел к слушанию, докладывание дел на заседании коллегии, ведение справочной работы по делам, оформление решений и контроль за их исполнением, хранение печати коллегии. Кроме секретаря в состав канцелярии входили нотариус, регистратор, актуариус, канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода) и вахмистр (сторож для охраны).

Особенно детально разработаны в Генеральном регламенте вопросы регистрации документов (правильное ведение регистрации обеспечивало сохранность документов, оперативное ведение справочной работы, контроль за движением документов и их исполнением) и ответственности за принимаемые решения. В Генеральном регламенте подробно проработаны и вопросы документирования и движения дел (документооборота). Серьезным новшеством было введение подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы. Все делопроизводство коллегии велось под наблюдением секретаря. Важные бумаги составлял он сам, остальные готовились под его надзором.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов, а документы приказного делопроизводства получили новые названия, что явилось результатом массированного проникновения в русский язык заимствованных слов, отразившего западнический характер всех петровских преобразований.

Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документыВ коллежком делопроизводстве выделяется из текста и становится самостоятельным элементом формуляра дата документа: во многих документах она пишется под текстом с левой стороны листа:

Самостоятельным элементом формуляра становится и наименование документа; в некоторых случаях к нему примыкает обозначение краткого содержания документа: Кроме реквизитов, выделившихся из текста, появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования или стадии обработки документов: подписи, отметки о согласовании, регистрационные индексы, отметка о контроле, отметка о направлении в дело и др.

⇐ Предыдущая 123 4 Следующая ⇒