Информационные технологии электронного офиса

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 46Следующая ⇒

ИТобщего назначения в той или иной степени нужны каждому пользователю компьютера независимо от его профессии. Они обеспечивают работу с текстом, таблицами, числовыми, аудио- и видеоданными, графическими образами, пространственными и географическими данными. Они позволяют обмениваться любыми типами данных с удаленными пользователями, хранить и предоставлять пользователю данные в виде, удобном для обработки или принятия управленческих решений.

Такие функции, как работа с текстом, электронными таблицами, хранение данных в локальной базе, подготовка иллюстративного материала, работа с графическими образами, обмен данными с удаленными пользователями и создание web-страниц реализовались в виде отдельных пакетов прикладных программ (приложений). Приложение реализует одну или несколько ИТ обработки, хранения, передачи данных. Наиболее употребительные технологии объединены в пакет, называемый электронным офисом. Каждая функция в электронном офисе реализована как отдельное офисное приложение. На рынке конкурируют электронные офисы фирм Microsoft, Lotus, Sun.

Для работы с графическими образами созданы графические процессоры. Наиболее известны Visio, Corel Draw, Adobe PhotoShop.

Рассмотрим состав пакета электронного офиса и общую характеристику технологий на примере наиболее популярного MS Office 2010. MS Office 2010 предлагается в двух вариантах — для 32-битных и 64-битных операционных систем и четырёх редакциях: «Начальная», «Для дома и учёбы», «Для дома и бизнеса» и «Профессиональная». Кроме того, выпускаются версии «Standard» и «Professional Plus» — однако, они доступны лишь контрактным пользователям или подписчикам MSDN/TechNet. Заметим, что версия «Начальная» распространяется вместе с новыми компьютерами, на которых сборщиками систем предустанавливается ОС Windows, и только с ними, включая в себя лишь Word и Excel. Ожидается, что этот пакет заменит Microsoft Works. 64-разрядный пакет MS Office 2010 недоступен для Windows XP и Windows Server 2003.

В состав пакета электронного офиса MS Office 2010 версии «Профессиональная» (стоимость порядка 17000 руб.) входят:

Word - текстовый процессор- наиболее широко используемое приложение. Технологии Word помимо работы собственно с текстом (набор, редактирование, форматирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т.д.) позволяют создавать в тексте разнообразные таблицы, графики, иллюстрации, и пр. с их автоматической нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате можно подготовить документ любой сложности и объема. Т.е. Word представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.

Excel - табличный процессорпредоставляет технологии для выполнения экономических и инженерных расчетов над данными, записанными в табличном виде. Он позволяет составлять отчеты разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм. С помощью его можно осуществлять интеграцию элементов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии. Примерами применения Excel являются задачи учета, планирования, статистики, вычисления аналитических данных.

Access - система управления базами данных- реализует технологии структурирования информации посредством гипертекстовой технологии. Access относится к классу «настольных» СУБД и может использоваться для создания локальных баз данных, каталогов по различным тематикам.

PowerPoint - подготовка презентаций- инструмент для подготовки презентаций лекций и выступлений, иллюстративного материала для визуального отображения основных тезисов текстовых докладов. Программы такого рода основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с гипертекстовой и мультимедийной технологиями.

Outlook - персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware (Программное обеспечение совместной работы). Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Не следует путать Outlook с продуктом Outlook Express. Outlook Express — это клиент электронной почты, встроенный в большинство версий Windows, выпущенных в период с 1998 по 2003 годы. В Windows 7 Outlook Express отсутствует, и вместо него с сайта можно установить Microsoft Windows Live, одним из компонентов которого является Windows Live Mail - бесплатный аналог Outlook Express и Microsoft Outlook. В Windows Vista аналог Outlook Express называется Windows Mail.

Outlook обеспечивает технологии обмена данными между удаленными пользователями. Включает адресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятельности, электронную почту и другие технологии. С его помощью можно осуществить конвергенцию текстового процессора, электронной почты, технологий индивидуального и группового планирования заданий. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприятий сотрудников и выбрать наиболее удобное для всех время проведения совместных мероприятий. При этом в каждом индивидуальном плане тут же появится уведомление о запланированном событии.

Publisher - настольная издательская система- выполняет многие технологии Word (формирование содержания документа). Результатом ее работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания: красочные буклеты, каталоги, пригласительные билеты, меню для приемов, поздравительные адреса и т.д. В отличие от Microsoft Office Word акцент в нём делается на проектирование разметки страницы, а не на оформление и проверку текста.

OneNote (прежнее название Microsoft Office OneNote) — программа для создания быстрых заметок и организации личной информации, блокнот с иерархической организацией записей. OneNote может служить аналогом обычного канцелярского блокнота. С 17 марта 2014 года стала бесплатной и ее можно скачать отдельно с сайта Microsoft. Продукт появился в связи с развитием платформы Microsoft Tablet PC. OneNote предназначен для ведения коротких заметок — это особенно удобно пользователям планшетных компьютеров, где присутствует возможность рукописного ввода текста и добавления заметок. Однако программа может использоваться и на обычных настольных компьютерах с операционной системой Microsoft Windows. Также доступны для установки версии OneNote для мобильных операционных систем. Рабочее пространство OneNote представляет собой пустой лист, в любом месте которого можно делать текстовые и рукописные заметки, рисунки, а также записывать голосовые комментарии. Также информацию в OneNote можно перетаскивать мышью из окна браузера. В данной программе отсутствует иконка «Сохранить», так как введённые данные сохраняются автоматически. Сделанные записи можно отправлять по электронной почте как в формате HTML, так и в виде вложенного файла OneNote.

Версия «Professional Plus» содержит также:

InfoPath — приложение, используемое для разработки форм ввода данных на основе XML. Впервые это приложение появилось как часть Microsoft Office 2003 в конце 2003 года, а затем было выпущено в составе Microsoft Office 2007. При разработке приложение первоначально носило кодовое имя «NetDocs», затем «XDocs». Текущей версией является Microsoft InfoPath 2013. Основная возможность InfoPath — возможность создавать, просматривать и редактировать документы, поддерживающие некоторую заданную пользователем XML-схему. Для получения и изменения данных можно использовать соединение с внешними системами — базами данных Access, MS SQL, веб-сервисами. Кроме того, поскольку данные представлены в виде XML, документы могут обрабатываться сторонними XML-процессорами. Использование Microsoft Office Forms Server либо Microsoft Office SharePoint Server позволяет работать с XML-формами через браузер, без установки на клиенте приложения InfoPath.

Lync, ранее известный как Microsoft Office Communicator — коммуникационная программа-клиент, позволяющая пользователям общаться друг с другом в реальном времени, используя различные виды коммуникаций: мгновенные сообщения, видео- и голосовую связь, общий доступ к рабочему столу, конференции, передачу файлов. Серверная часть — Microsoft Lync Server. Тем самым программа является клиентом объединённых коммуникаций и позволяет пользователям общаться и обмениваться информацией.

SharePoint Workspace – обеспечивает доступк возможностям прекрасной (бесплатной на данный момент) технологии обеспечения совместной, распределенной, удаленной работы группы пользователей над одним или несколькими общими проектами.

Приложение Microsoft SharePoint Workspace 2010 (фактически это клиентская часть системы) позволяет получать доступ к содержимому SharePoint при наличии подключения к серверу SharePoint или при автономной работе. При наличии подключения к серверу SharePoint все обновленное на сервере и в рабочей области содержимое автоматически синхронизируется. При отсутствии подключения изменения, вносимые в рабочей области, кэшируются на локальном компьютере. При следующем подключении к серверу SharePoint все изменения автоматически синхронизируются.

SharePoint Workspace 2010 также предоставляет возможность создания рабочих областей Groove для совместной работы и синхронизированных общих папок. Используя SharePoint Workspace 2010, информационные работники могут легко синхронизировать контент как в интерактивном режиме, так и автономно с помощью выделенного сайта SharePoint, или работать совместно с внешними партнерами и участниками группы с помощью общих рабочих областей. Используя SharePoint Workspace 2010, пользователи могут выбирать виды рабочих областей:

Рабочие области SharePoint — обеспечивают прямую двустороннюю синхронизацию контента библиотеки и списка между сайтом SharePoint и рабочей областью на отдельным клиентском компьютере. Создание рабочей области SharePoint позволяет отдельным пользователям SharePoint извлекать и возвращать документы библиотеки SharePoint на локальных компьютерах, получать документы и списки SharePoint на свои локальные компьютеры, где они могут работать как в интерактивном, так и в автономном режиме, а также синхронизировать локальный контент с сайтом SharePoint. Когда отдельный клиент устанавливает подключение к серверу SharePoint, синхронизация выполняется через заданные интервалы времени, если клиент подключен. Когда клиент не может подключиться к серверу SharePoint, пользователь может легко выполнять обновления в автономном режиме. Обновленные документы автоматически синхронизируются с библиотеками документов и списками SharePoint при повторном подключении пользователя. Такой интерфейс представляет собой эффективную и достаточную альтернативу доступу к SharePoint через браузер. В отличие от других видов рабочих областей, рабочая область SharePoint является личной синхронизированной копией сайта SharePoint.

Рабочие области Groove — предоставляют полнофункциональную безопасную среду для совместной работы коллег, которая поддерживает синхронизацию контента между несколькими одноранговыми клиентскими компьютерами, на которых размещается общая рабочая область. Создание рабочей области Groove позволяет пользователям рабочей области SharePoint быстро формировать группы и автоматически синхронизировать выполненные в интерактивном или автономном режиме дополнения с коллегами по группе. Полноценный набор средств для совместной работы позволяет членам группы планировать собрания, проводить обсуждения и обмениваться результатами работы с надежными партнерами по всему миру. Поддержка связи в различных сетевых условиях и через брандмауэры способствует своевременному и эффективному сотрудничеству.

Рабочие области общих папок — поддерживают общий доступ клиентов к папкам Windows. Создание рабочей области общих папок позволяет информационным работникам обеспечивать общий доступ к содержимому общей папки в выделенном каталоге проводника Windows.

Интеграция с Microsoft Lync и встроенная система обмена сообщениями в рабочей области SharePoint Workspace 2010 обеспечивает обнаружение присутствия контактов Microsoft Lync и обмен сообщениями. При этом члены рабочей области могут выбирать тип системы обмена сообщениями.

Технология Windows позволяет пользователям Microsoft Office 2010 напрямую открывать и сохранять файлы в SharePoint Workspace.

Применение средств для совместной работы позволяет создавать и редактировать документы, управлять обсуждениями и собраниями, а также выполнять другие задачи.

Рис.12. Элементы рабочей области SharePoint

На Рис.12 представлены следующие элементы рабочей области SharePoint:

1. Библиотеки документов SharePoint, синхронизированные в данной рабочей области.

2. Списки SharePoint, синхронизированные в данной рабочей области.

3. Списки или библиотеки, не поддерживаемые в рабочей области SharePoint. Для перехода к этому содержимому на сайте SharePoint используется веб-ссылка.

4. Содержимое выбранной библиотеки документов.

Инструмент " Документы" позволяет пользователям сохранять, упорядочивать и обеспечивать совместный доступ к документам Word, текстовым документам и т. п.

В рабочих областях Groove группы или организации, имеющие общие цели, могут обмениваться идеями и совместно работать над ними. Рабочая область Groove обычно содержит двух или нескольких " участников" (пользователей, которые присоединились к рабочей области по приглашению). Содержимое рабочей области постоянно изменяется. Все участники, подключенные к ней в текущий момент, сразу же видят все обновления, добавленные ими самими или другими участниками. Для получения и отправки обновлений необходимо подключиться к рабочей области.

Участникам рабочих областей Groove доступны разнообразные специализированные прикладные средства. Предположим, например, что вам требуется провести еженедельное собрание, посвященное разработке маркетинговых материалов. Необходимые действия могут включать задание сроков выполнения, распределение задач и проверку выполненной работы. Чтобы упростить организацию такого собрания, участники рабочей области могут опубликовать свои файлы с помощью средства Документы, обсудить различные вопросы с помощью средства Обсуждение и совместно разработать повестку собрания с помощью средства Календарь. Все участники, подключенные к рабочей области в текущий момент, могут общаться друг с другом в режиме реального времени с помощью средства Разговор. Иллюстрация описанного процесса на Рис.13.

Рис.13. Элементы рабочей области SharePoint

Здесь:

1. Средства в данной рабочей области.

2. Участники рабочей области.

3. Содержимое в выбранном средстве рабочей области.

4. Элемент с новым или непрочитанным содержимым.

5. Приглашение новых участников в поле Пригласить в рабочую область.

6. Запись разговора в рабочей области.

Встроенные средства обеспечения безопасности защищают контент пользователей. SharePoint Workspace 2010 автоматически и безопасно распространяет и сохраняет контент, который производят участники рабочих областей Groove в процессе своего взаимодействия, передавая его напрямую участникам рабочей области для сохранения на компьютерах участников группы. Все подключения являются защищенными, передача осуществляется только среди участников, прошедших проверку подлинности, и контент для передачи между участниками рабочей группы шифруется в сети. В SharePoint Workspace 2010 избегается сохранение контента участников на удаленных серверах, которые могут не быть защищенными.

Рабочие области SharePoint включают простые средства навигации для доступа к содержимому SharePoint и работы с ним. Пользователь, умеющий работать с сайтом SharePoint, уже обладает всеми навыками, необходимыми для использования рабочей области SharePoint.

Рис.14. Вид домашней страницы узла SharePoint

Самая интригующая часть этой технологии состоит в том, что с узлом SharePoint (сайтом) вы можете взаимодействовать, используя обычный браузер, не прибегая к услугам SharePoint Workspace 2010. И в этом случае вам будет доступен практически весь спектр возможностей технологии совместной работы SharePoint. На Рис.14 представлено вид типичного узла SharePoint в окне браузера.

Коротко перечислим основные детали веб-интерфейса типичной страницы узла SharePoint. Она реализует классический дизайн, основанный на трех панелях: верхней «шапки» (заголовков), левой панели навигации и основной области, представляющей информативную часть страницы.

· В строке адреса браузера (1) приводится URL-адрес текущей страницы.

· В верхнем правом углу находится информационная строка, представляющая текущего пользователя (2), под учетной записью которого был осуществлен вход на сайт SharePoint (на Рис.14 это учетная запись Козлевича - администратора узла). Посредством меню пользователя, которое появляется при щелчке на данном поле, имеется возможность обратиться к параметрам текущего пользователя или войти на сайт под другой учетной.

· Ниже находится строка поиска (3) с предшествующим ей раскрывающимся списком, задающим область поиска.

· Верхняя панель навигации, помимо меню Действия узла (4), содержит закладку домашней страницы основного веб-узла и, если бы они были созданы, также дочерних узлов (5).

· В верхнем левом углу страницы отображается название веб-сайта и его логотип (6).

· Левая область навигации (7), или, по-другому, панель быстрого доступа, содержит ссылки на имеющиеся элементы веб-узла: ссылки на библиотеку общих документов, списки календаря и общих задач, страницы коллективных обсуждений, а также на дочерние веб-узлы, список пользователей веб-сайта (8) и Корзину (9). Корзина позволяет пользователям SharePoint узла уничтожать различные его элементы, а также восстанавливать ранее удаленные элементы.

· На основной панели развернуты списки Извещения (10) и Календарь(11), а справа находится список Ссылки (12).

Если Вы обладаете соответствующими правами на правку элементов данного узла (т.е. имеете разрешение не ниже уровня «Участие»), то перечисленные списки можно будет редактировать, о чем будут говорить гиперссылки Добавить извещение, Добавить событие и т.п. Эта панель может быть использована для накапливания ссылок на различные ресурсы.

Веб-узел, показанный на Рис.14, создан на основе наиболее универсального шаблона, носящего название Узел группы. Технология SharePoint позволяет создавать узлы, используя большое число различных шаблонов.

Во всех приложениях используется технология OLE (Object Linking and Embedding - привязка и встраивание объектов), которая позволяет связывать объекты, созданные разными приложениями в единый документ. При этом объектом может являться само приложение, текст, документ, рисунок, таблица и т.д. Технология OLE обеспечивает перемещение и формирование составных документов из разных приложений. Возможны две составляющие этой технологии: привязка и встраивание. Если один объект привязанк другому, то изменение оригинала приводит к изменению привязанного объекта. Если объект привязанк нескольким документам, то изменения оригинала вносятся во все привязанные объекты. Если объект встроенв документ, то изменения оригинала не приводят к изменению встроенного объекта. Привязанные и встроенные объекты можно редактировать в объединенном документе (не в оригинале).

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒