Понятие об организации документов и дел Архивного фонда Российской Федерации

ТЕМА 1

ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ
АРХИВНОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВАША ЦЕЛЬ

Изучить признаки отнесения документов и дел к документальному комплексу и усвоить методику определения фондовой принадлежности.

ВАША ЗАДАЧА:

Получить навыки классификации дел по архивным фондам и научиться определять, к составу материалов какого архивного комплекса (архивного фонда, объединенного архивного фонда, коллекции, фонда личного происхождения) должно быть отнесено то или иное дело.

Понятие об организации документов и дел Архивного фонда Российской Федерации

Организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации - сложная работа по формированию архивов и группировке документов внутри архива. От научно обоснованной организации документов зависят результаты поиска документной информации.

Организация документов Архивного фонда РФ складывается из классификации и систематизации архивных документов.

Классификация - выработка научных основ (признаков) организации комплексов документов, установление логических и исторических связей между ними.

Систематизация - физическая организация и упорядочение документальных комплексов на основе признаков классификации. Организация документов Архивного фонда страны включает в себя три ступени:

1) организация документов Архивного Фонда Российской Федерации в целом;

2) организация документов в пределах архивов;

3) организация документов в пределах архивных фондов.

Архивоведческая терминология

Дайте определение терминов:

документ -

архивный документ -

Дайте современное определение термина “архив” -

Государственный архив это -

Ведомственный архив это -

Понятие архив неразрывно связано с понятием “Архивный фонд РФ”.

Дайте определение Архивного фонда Российской Федерации -

Организация документов на уровне Архивного фонда Российской Федерации.

Орагнизация документов на уровне Архивного фонда РФ лежит в основе построения сети государственных хранилищ. Сеть государственных хранилищ образуют все федеральные, архивы субъектов Федерации, музеи, библиотеки, отраслевые фонды.

В основе современной системы архивных учреждений лежит сеть государственных архивов, закрепленная Положением о ГАФ СССР 1941 года. Документы союзного значения хранились в центральных государственных архивах СССР, республиканского значения - в центральных архивах союзных и автономных республик, документы местного значения - в областных, краевых архивах, их филиалах, окружных, районных и городских государственных архивах.

В 1941 году существовали следующие центральные государственные архивы СССР:

Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства СССР (ЦГАОРС);

Центральный государственный архив Красной Армии (ЦГАКА);

Центральный государственный литературный архив СССР (ЦГАЛА);

Центральный государственный архив древних актов (ЦГАДА);

Центральный государственный военно-исторический архив СССР (ЦГВИА);

Центральный государственный исторический архив СССР (ЦГИА);

Центральный государственный исторический архив в Москве (в 1961 передан ЦГАОРу);

Центральный государственный архив кинофотофонодокументов СССР.

Положение о ГАФ СССР 1958 г. и 1980 г. закрепили следующие изменения в сети государственных архивов:

· рост количества научно-технической документации, а также документов на специальных носителях привело к созданию в 1967 г. ЦГА научно-технической документации и ЦГА звукозаписей СССР;

· хозяйственная реформа 1958-59 года привела к созданию на базе документов ликвидированных во время реформы министерств ЦГА народного хозяйства СССР (ЦГАНХ СССР).

К 1991 году государственный архивный фонд СССР насчитывал 356 млн ед.хр. (дел), хранившихся в 3268 государственных архивах и более 213 тыс. ведомственных архивах.

С распадом СССР количество государственных архивов РФ сократилось. Вместе с тем, согласно Указу Президента СССР от 24 августа 1991 года “О партийных архивах” в связи с тем, что КПСС была частью государственного аппарата, образовавшиеся в ее деятельности документы отныне подлежат государственному хранению, поэтому сеть центральных и местных партийных архивов была присоединена к сети государственных архивов.

К концу 1997 года сеть государственных архивов РФ насчитывала 2267 архивных учреждений, из них:

18 - федеральных;

16 - краевых;

134 - областных;

2060 - городских и районных;

78 - органов управления архивами.

____________________________________________________________

Назовите признаки организации Государственного архивного фонда СССР до 1991 года:

Какова современная сеть федеральных архивов и центров документации?

После провозглашения государственного суверинитета России изменился ее статус. “Российская Федерация - это новое государство, пришедшее на смену РСФСР в составе СССР и ставшее международно признанным продолжателем Союза ССР”. (Указ Президента РФ от 21.09.93 № 1400).

Стала иной политическая основа государства - от Республики Советов народных депутатов к демократическому федеративному правовому государству с республиканской формой правления. Меняется экономическая основа государства: в Российской Федерации признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности.

В применении к классификации архивных документов это изменение положено в основу деления АФ РФ на государственную и негосударственную части, что нашло свое нормативное закрепление в Основах Законодательства РФ об АФ РФ и архивах.

Назовите современные признаки организации и фондирования документов Архивного Фонда РФ:

Помимо государственных архивов право временного ( в т.ч. депозитарного) хранения документов государственной части Архивного фонда РФ имеют государственные отраслевые фонды. Отраслевые фонды, по сути, представляют собой исторические архивы, сложившиеся при ведомствах. При этом сроки, условия хранения документов в ведомстве закрепляются специальным соглашением между Росархивом и ведомством. На 1 января 1995 г. Росархив заключил соглашения с 11-ю Министерствами и ведомствами.

--------------------------------------

Назовите государственные отраслевые фонды по современному архивному законодательству:

Организация документов в пределах архива.

Ораганизация документов в пределах архива предполагает их организацию по комплексам - фондам и коллекциям.

---------------------------------------

Дайте определение архивного фонда и архивной коллекции:

Назовите виды архивных фондов:

Что такое обьединенный архивный фонд?

Назовите признаки образования объединенного архивного фонда:

Назовите признаки образования коллекций:

Технология классификации документов по архивным фондам и коллекциям называется фондированием.

Фондирование складывается из следующих видов работ

(перечислите):

Назовите признаки определения фондовой принадлежности документов:

входящих -

исходящих -

внутренних -

Впишите правила определения хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов:

Вид фонда	Хронологические даты
Архивный фонд учреждений
Архивный фонд личного происхождения
Объединенный архивный фонд

Крайние даты документов фондов:

Вид фонда	Крайние даты документов
Архивный фонд учреждения
Архивный фонд личного происхождения

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.

1. Чем различаются признаки организации документов Архивного фонда РФ до 1991 года и на современном этапе?.

2. Назовите современные признаки организации и фондирования документов Архивного фонда РФ.

3. Каков состав Государственной части АФ РФ:

4. Что входит в состав негосударственной части Архивного фонда РФ?

5. Что понимают под отраслевыми ведомственными фондами?

6. Назовите основные научные принципы организации документов в пределах архива.

7. Назовите основные виды работ, входящие в процесс фондирования:

8. На основе чего происходит определение границ архивного фонда?

9. На основе чего происходит определение хронологических границ фонда личного происхождения?

10. Назовите признаки определения фондовой принадлежности входящих документов.

11. Назовите признаки определения фондовой принадлежности исходящих документов.

12. Назовите признаки определения фондовой принадлежности внутренних документов.

Тесты:

1. Архивный фонд это:

- запас документов, предназначенных для какой-либо цели;

- годовая смета архива;

- совокупность архивных документов, имеющих исторические и логических связи;

- совокупность письменных памятников, относящихся к деятельности учреждения или лица.

2. Архивный фонд Российской Федерации это:

- совокупность архивных документов страны;

- годовой бюджет государственной архивной службы;

- совокупность принадлежащих государству старых документов и письменных памятников;

- совокупность государственных архивов.

3. Организация архивных фондов и архивных документов по формам собственности означает:

- разделение архивных фондов и архивных документов на государственную и негосударственную часть в зависимости от форм собственности;

- связь устройства Архивного фонда РФ с определенным содержанием документов;

- возможность покупки документов за рубежом;

- возможность продажи документов государственных архивов частным лицам.

4. “Временное хранение” документов АФ РФ это:

- хранение документов АФ РФ до их передачи на постоянное хранение в учреждения ГАС;

- сохранение документов АФ РФ до их уничтожения;

- хранение документов в государственном архиве до поступления в Архивный фонд РФ.

5. “Депозитарное хранение” документов это:

- вечное хранение документов в государственном архиве за умеренную плату;

- временное хранение документов негосударственной части архивного фонда РФ в учреждении ГАС, музее, библиотеке на договорных условиях;

- хранение ценных бумаг в банковском сейфе или ломбарде.

6. Под фондированием понимают:

- классификацию документов архива по фондам и коллекциям;

- создание запаса документов предназначенных для какой-либо цели;

- определение состава документов, передаваемых на государственное хранение;

- накопление ценных бумаг, приносящих определенный доход.

7. Судебно-следственные дела относятся к фонду:

- органа следствия, в котором дело было заведено;

- судебного органа, вынесшего постановление по делу;

- вышестоящего судебного органа, которому подчиняется судебный орган, вынесший решение по делу.

Дополнительное задание.

Определите, кому принадлежат следующие высказывания.

1) “Создать архивный фонд усилиями архивистов, конечно, нельзя - архивный фонд - исторически обусловленный комплекс документов”.

2) “Информационный потенциал фонда, по видимому, всегда больше документовсоставляющих данный фонд. Это следует из основополагающей идеи общей теории систем - целое всегдабольше суммы своих частей. Задача архивиста - уловить эту закономерность, способствовать проявлению этого эффекта, поддерживая целостность фонда и развивая поисковый аппарат к нему”.

3) “Предлагаем считать архивным фондом любой комплекс материалов, связанных между собой рядом признаков: происхождение, содержание, назначение, время образования. Такойкомплекс материалов создается вгосударственном архиве. Принцип недробимости действует лишь по отношению к фонду, который создан архивистом и только до тех пор, пока данная организация материалов обеспечивает их всестороннее использование. Если в силу каких-либо причин принятая форма организации перестала соответствовать требованию, то архивист обязан принять решение отаком новом способе фондирования документации данного учреждения, который соответствовал бы возникшим потребностям и задачам комплектования или использования или изменившемуся порядку комплектования”

4) “В основу организации архивного дела в СССР положены принципы централизации и недробимости фондов. Всякий исторически сложившийся фонд представляет собой единое целое и единство его не должно разрушаться. Нельзя произвольно выдергивать из него отдельные дела и документы, потому что это ведет к разрушению архива, создает произвол и путаницу”

5) “В основу организации архивного дела в СССР положены принципы централизации и недробимости фондов. Всякий исторически сложившийся фонд представляет собой единое целое и единство его не должно разрушаться. Нельзя произвольно выдергивать из него отдельные дела и документы, потому что это ведет к разрушению архива, создает произвол и путаницу”

ТЕМА 2.

Этапы и способы описания.

Описание начинается в делопроизводстве учреждений, а также проводится в ведомственных и государственных архивах.

Укажите, в каких случаях проводится описание дел и документов:

в делопроизводстве учреждений

в ведомственных архивах

и государственных архивах

Описание - первый шаг в создании архивной описи.

Архивная опись - “мать” всех архивных справочников и Ваша задача, чтобы она не стала “мачехой” для исследователя, который будет ей пользоваться. Ведь от точности, полноты и информативности описи зависит зачастую успех научного исследования.

Почему же описи придается такое значение? Во - первых, архив может не иметь многих вещей: финансирования, сотрудников, помещения, но если он имеет опись, это уже архив, а не бумажный хлам. Во - вторых, неописанные материалы - россыпь не выдаются исследователям. Опись - это первое, что историк потребует, придя в читальный зал.

А сейчас вооружитесь нашим советом: запаситесь терпением! Описание- довольно трудоемкое, но интересное и порою захватывающее занятие.

Помните об ответственности, приступая к описанию! Из - за трудоемкости процесса аналитико - синтетической обработки информации средний срок службы описи, каталога, указателя - почти столетие! Представьте себе - рухнут империи, будут опровергнуты старые учения и созданы новые парадигмы - и все новые и новые поколения исследователей, тщетно пытаясь разыскать материалы по Вашей описи, будут “благодарно” вспоминать Ваше имя. Вместе с тем, историки действительно с благодарностью вспоминают создателей описей и каталогов архивов Министерства юстиции, Сената, Синода, собраний рукописей музеев и библиотек созданных в середине – второй половине XIX века - П.Иванова, А.Х.Востокова, В.С.Иконникова, Н.В.Калачева, Н.Н. Бантыш-Каменского и других.

В архивах при обработке значительного комплекса документов описание производится на карточках. Карточный способ помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда.

На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.

2.3. Информационные характеристики документов и дел.

Информационными характеристиками каждого дела являются:

- название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

- название структурной части (функции, отрасли);

- индекс дела по номенклатуре;

- заголовок дела;

- крайние даты;

- количество листов;

- архивный шифр.

Название учреждения, как Вы знаете, является в тоже время и названием фонда. Дается полное наименование учреждения с указанием ведомства, в систему которого оно входит. Обычно, если есть официально принятое сокращенное наименование, то оно дается в скобках после полного наименования учреждения.

Если название учреждения менялось или дело из одного учреждения передавалось в другое, то... (укажите, как передается название учреждения)

Название структурной части помогает быстро и правильно провести классификацию дел внутри архивного фонда.

Имейте в виду, если название структурной части менялось, то... (впишите, как поступают в таком случае)

Если учреждение не имело структуры, то указываются (впишите, как поступают в таком случае)...

Индекс дела по номенклатуре облегчает систематизацию дел внутри архивного фонда, показывает степень сохранности и полноты материалов.

Заголовок дела является важнейшей характеристикой описания дела, которая раскрывает состав и содержание его документов. Составление заголовка является самым трудным и важным при описании.

Крайние даты определяются по датам заведения и окончания дела в делопроизводстве. Следует учитывать, что дела могут начинаться или заканчиваться документами входящими, исходящими или внутренними. На каждом документе, как правило, бывает несколько дат: составления, подписания, исходящей или входящей регистрации.

Помните : в качестве крайних дат для документов входящих приняты даты (укажите, какие даты)

Будьте осторожны : документы могут быть подшиты не в хронологической последовательности.

Особое внимание следует уделить на датировку декретов и законов, планов и отчетов, книг и копий документов.

Знайте:

Декреты, законы, указы, постановления, приказы - для них крайними датами являются даты подписания или утверждения. Если они не датированы, то... (укажите, как поступают в таком случае)...

Планы, отчеты, сметы - крайними датами являются даты, на которые или за которые они составлены, а не даты составления или подписания. Такие даты достаточно указать только в заголовке, не указывая крайних дат.

Книги (кассовая, учета, регистрации) - крайние даты определяются первой и последней записями.

Копии документов - крайними датами являются (укажите, как поступают в таком случае)...

Помните: на практике встречаются случаи, когда дело было начато в одном учреждении, а затем передано в другое. Особенно это типично для судебных дел. В этих случаях указываются 3 даты:

(укажите, как поступают в таком случае)...

Количество листов проставляется с целью сохранности документов дела.

Архивный шифр - это (дайте определение):

Элементы заголовка дела.

Рассмотрим более подробно важнейшую информационную характеристику дела -заголовок.

Заголовки бывают 3-х типов: простые, обобщенные, сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов (укажите последовательность элементов заголовка):

Элементы заголовка одновременно никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Если дела были сформированы неправильно, они все равно в архиве не расшиваются. В таком случае надо попытаться максимально адекватно описать дело в том виде, в каком оно дошло до нас.

Здесь необходимо остановиться на диалектической взаимосвязи всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа.

Ни в документоведении, ни в архивоведении, ни в области информатики не создаются искусственные, формальные признаки (такой подход считается не научным) организации документов и информации из них, а применяется такие признаки, которые логически связаны с формуляром документа - его реквизитами.

Реквизиты документа	Признаки заведения дел	Элементы информации заголовка	Критерии экспертизы ценности	Признаки классификации дел внутри фонда
вид документа	номинальный	вид документа, вид дела	Вид документа	номинальный
автор	авторский	Автор	Фондообразователь, авторство	авторский
адресат	корреспондентский	Корреспондент	корреспондент	корреспондентский
заголовок	предметно-вопросный	Содержание	содержание	предметно-вопросный
место	географический	Территория	место события	географический
дата	хронологический	Время	дата события	хронологический

Как видно из этой схемы, налицо даже терминологическое совпадение в названии отдельных признаков, характеризующих тот или иной этап работы с документами.

Наибольшее совпадение прослеживается между признаками заведения дел и характеристиками описания.

Состав реквизитов документа, критериев экспертизы и признаков классификации дел внутри архивного фонда несколько шире приведенных здесь признаков. Но и они будут основываться на анализе или формализации того или иного реквизита документа.

Так, если дела были сформированы с учетом признаков заведения дел, то на такие дела заголовки составить легко.

Помните: Понятие “материалы” применяется (впишите, когда применяется понятие):

Понятие “дело” применяется при описании личных дел (укажите, когда):

Понятие “переписка” применяется (укажите, когда):

После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА

Составление аннотаций.

Простые и, тем более, обобщенные и сложные заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотирования документов.

Аннотация документов - это (дайте определение)

Перечислите категории документов, на которые составляются аннотации:

Укажите, какие элементы информации включает в себя аннотация, если:

- аннотация представляет собой заголовок отдельного документа;

- аннотация составляется на несколько однородных документов;

- аннотация содержит краткое описание содержания документа.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

Типовые заголовки.

Типовые заголовки разрабатываются для однородных дел с целью облегчения и достижения единства (унификации) их описания.

Укажите, какие элементы входят в типовой заголовок:

Требования, предъявляемые к заголовку.

Заголовок должен быть кратким, точным и литературно-грамотным. Не следует механически переносить в заголовки из текстов документов архаичные выражения, нельзя также модернизировать заголовок, заменяя исторические понятия современными терминами. (Обьясните, почему):

2.3.6. Дифференцированный подход к описанию.

Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. Дела, содержащие ценные исторические источники, описываются максимально подробно с аннотированием отдельных документов. На особо ценные, уникальные дела составителя внутренняя, подокументная опись.

Тесты

1. Заголовок дела составляется:

- на основании внимательного изучения документов дела;

- на основании поверхностного просмотра первых листов дела;

- списывается с обложки дела;

- сочиняется на основании изучения исторической справки о фондообразователе и фонде.

2. Данный заголовок единицы хранения является:

1) Записная книжка актера МХАТ Орлова В.А. 1927-28 гг.

простым

обобщенным

сложным

2) Переписка с архивными учреждениями о разработке проекта Правил работы государственных архивов СССР.

простым

обобщенным

сложным

3) Устав акционерного общества “Экспо-строй”, переписка с Министерством юстиции Российской Федерации о регистрации учредительных документов общества.

простым

обобщенным

сложным

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

1) Определите, кому могли принадлежать эти высказывания.

“Первая главная обязанность служащих в архиве есть составление описаний и содержание рукописи указателей к рукописям вверенного им хранилища. Эта обязанность далеко не так легка, как может казаться с первого взгляда: лишь специалист, знающий основательно свой предмет, может в нескольких словах, точно и ясно определить как название, так и существенное.”

“Если нет инвентарей ( inventaire sommaire ) хранилищу документов, то это равносильно невозможности узнавать о существовании документов иначе как случайно - следовательно, мы можем сказать, что успехи истории в значительной степени зависят от усовершенствования общего инвентария архивных документов.”

2) Объясните, как проявляется в процессе описания диалектическая взаимосвязь всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа?

Источники

Дифференцированный подход к описанию документов. Методические рекомендации. Вып. 1. М., 1969.

Методы описания документной информации: Метод. рекомендации. М., 1986.

Совершенствование научно-справочного аппарата к документам бывших партийных архивов: Методические рекомендации. М., 1994.

Литература

Белянина Л.И., Ларина В.Г., Химина Н.И. Научно-справочный аппарат в бывших партийных архивах: состояние и перспективы развития // Отечественные архивы. 1994. № 5.

Ковальчук Н.А., Осичкина Г.А., Бутько С.П. Основные информационные справочники в системе НСА государственных архивов. М., 1985.

Хлопов В.Г., Благодатская В.И. Описание документов бывших партийных контрольных органов//Отечественные архивы. 1999. №3.

ТЕМА 3.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Дайте определение экспертизы ценности документов.

2. Назовите задачи экспертизы ценности документов.

3. Назовите этапы экспертизы ценности документов?

4. Назовите группы критериев экспертизы ценности.

5. Назовите группы критериев экспертизы для документов

личного происхождения.

6. Назовите виды и формы повторяемости информации.

7. В чем различие задач и функций ЦЭПК, ЦЭК, ЭПК, ЭК.

Тесты:

1. Комплексная целевая экспертиза ценности это:

- экспертиза ценности, проводимая с целью уничтожения документов;

- экспертиза, которая проводится сразу по нескольким фондам с целью выявления дублетности;

- выездная экспертиза в специально выбранном учреждении;

- экспертиза ценности, которая проводится в комплексе с другими видами работы по освобождению площадей архивохранилищ.

2. В группу критериев происхождения включаются следующие критерии экспертиза ценности документов:

- время и место рождения фондообразователя;

- целевое назначение документов.

- значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

- внешний вид документа

- время и место образования документов.

- значение учреждения или лица в жизни общества;

- значение имеющейся в документе информации;

- повторяемость документной информации;

- подлинность;

- языковые особенности документов;

- физическое состояние документов.

- наличие резолюций, виз, помет на документе.

3. В группу критериев содержания включаются следующие критерии экспертиза ценности документов:

- степень введения документов фонда в научный оборот;

- целевое назначение документов;

- значимость событий (явлений, предмета), отраженных в документах;

- внешний вид документа;

- время и место образования документов;

- значение учреждения или лица в жизни общества;

- значение имеющейся в документе информации;

- повторяемость документной информации;

- подлинность;

- языковые особенности документов;

- физическое состояние документов;

- наличие резолюций, виз, помет на документе.

4. В группу критериев внешних особенностей включают:

- время и место образования документов;

- особенности передачи текста;

- цвет и запах документа;

- особенности материальной основы документа;

- размер документа;

- особенности физического состояния;

- наличие резолюций, виз, помет на документе;

- палеографические особенности документов.

- юридическая достоверность документа.

5. Формальный вид повторяемости информации это:

- простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках;

- документы на одинаковых бланках;

- документы, завизированные или подписанные должностным лицом без их изучения.

6. Аналитико-синтетический вид повторяемости информации это:

- преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации;

- цитирование одного документа во втором;

- “высшая ступень подготовки документа, разрешающая противоречия предшествующих документов” по диалектике Гегеля;

- расчленение (документа) путем логической абстракции;

- копирование документов.

7. Под значением учреждения в жизни общества

понимают:

- принадлежность государству контрольного пакета акций данного предприятия;

- значение деятельности учреждения для развития отрасли, его место в ведомственной системе;

- важность целей и задач группы людей, работающих в данном учреждении;

- размер штатов учреждения;

- размер уставного капитала, размер фонда заработной платы.

8. Под значением лица в жизни общества понимают:

- наличие статьи о данном лице в Большой советской энциклопедии;

- признание заслуг данного лица научной или художественной общественностью, государством, коллегами, зрителями и др.;

- наличие статьи о деяниях данного лица в Книге рекордов Гинеса;

- размер годового дохода, стоимость движимого или недвижимого имущества лица;

- наличие в фонде данного лица ценных исторических источников.

9. Результаты экспертизы ценности закрепляются:

- архивной описью;

- актом о выделении дел к уничтожению;

- уставом учреждения;

- квитанцией пункта приема макулатуры;

- номенклатурой дел.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

1) В чем суть научной дискуссии второй половины 1970-х годов об экспертизе ценности документов личного происхождения?

2)Определите, кому принадлежат эти высказывания?

a) “Документы, отобранные для уничтожения едва ли следует истреблять самому архиву: в этом отношении предвидится не польза, а вред, ибо канцелярские служители и сторона архива получили бы через это возможность сами продавать хотя бы и надорванную бумагу, а такая продажа могла бы послужить или соблазном и поводом продавать и такие дела, которые подлежат хранению. Поэтому лучше, чтобы начальство архива продавало оные с торгов, через это любители старины получат средство преобретать за бесценок материалы, которые все-таки нельзя признать бесполезными и в ученом отношении вполне не годными.”

б) «Необходим закон о немедленном прекращении уничтожения архивных дел в учреждениях всех ведомств. Практика, основанная на действующих, высочайше утвержденных положениях и правилах Комитета Министров, обратила это важное и трудное дело в очень легкое, но влекущее за собою в последнее десятилетие повальное разрушение русских архивов с высокоценным для науки содержанием”.

в) Основные задачи экспертизы:

- установление тесной взаимосвязи между экспертизой и источниковедением, разработка сближающих их приемов и методов работы,

- сближение экспертизы и комплектования с вопросами документирования деятельности учреждений, разработка научных основ документирования, обеспечивающих создание высококачественных документов как по форме, так и по содержанию;

- разработка принципов построения системы перечней документальных материалов, обеспечивающих правильное решение вопросов отбора документальных материалов для государственного хранения;

- изучение вопросов определения ценности документов, создаваемых в нескольких экземплярах и откладывающихся в различных учреждениях;

- разработка критериев отбора на государственное хранение материалов, которые в недалеком будущем будут создаваться в массововм количестве в связи с применением электронно-вычислительной и другой новой техники;

- определение категорий документальных материалов, оригиналы которых могут быть уничтожены после их микрофотокопирования или в результате применения других способов миниатюризации документов;

- разработка вопроса о документах, которые могут храниться не только в архивах, но и в музеях ”

г) “Вполне целесообразно создание “перечня для архивиста”, т.е. такого перечня, который бы включал только документацию, подлежащую приему в государственные архивы”

д) “После того, как для составления и воспроизведения документов стали применять современную технику, их число за последние десятилетия увеличилось скорее в геометрической, чем в арифметической прогрессии... Наблюдается любопытная аномалия - чем важнее вопрос, тем менее вероятно отыскание по нему полной документации. В то время как современная техника во многих отношениях помогла получению и хранению документальных материалов, ее применение ведет и к устранению многих материалов, которые могли бы в свое время стать частью документации о деятельности правительственного учреждения. Многое, влияющее на разработку директив и планов, никогда не получает отражения в документах.”

Список основных источников и литературы по теме:

Источники.

Методические рекомендации по проведению целевой комплексной экспертизы ценности документов, хранящихся в государственных архивах. М., 1998.

Отнесение организаций и предприятий нового типа к числу источников комплектования государственных архивов. М., 1993.

Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций ( хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов ): Справочное пособие. М.; ВНИИДАД, 1996.

Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций ( новых экономических - хозяйственных структур ): Методические рекомендации. М., 1997.

12 3 4 5 6 7 8 Следующая ⇒