Перечни документов, подлежащих постоянному хранению.

До настоящего времени разработаны были перечни одного вида - типовые. Это Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР (М., 1973), который, повторим, был ориентирован на документы государственной системы учреждений.

В типовом “Перечне документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР”. (М., 1973) иная схема классификации. Разделами служат наименования направлений деятельности органов государственной власти и управления, учреждений, предприятий и организаций.

Обратите внимание на то, что в 3-5 разделах перечня названа, как правило, документация, носящая специфический, свойственный тому или иному направлению деятельности или отрасли характер. Общая организационно-распорядительная документация по форме, видам документов и их назначению одинаковая для большинства отраслей и направлений деятельности учреждений (приказы, протоколы, докладные записки, отчеты, справки и т.п.) сосредоточена во втором разделе перечня. В подразделе “Промышленность” в рубриках “Общие вопросы организации производства” и “Внедрение новой техники и достижений организации производства” и “Внедрение новой техники и достижений науки...” предусмотрены документы, свойственные не только промышленности, но и большинству отраслей народного хозяйства в целом.

Очень своевременным является перечень для негосударственных коммерческих организаций - справочное пособие “Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов)” (М., 1996). Данное пособие может быть отнесено к системе перечней, так как в первую очередь включает Примерный перечень управленческих документов негосударственных коммерческих организаций и будучи выпущенное ВНИИДАД в электронном формате, содержит на дискете программу просмотра Примерного перечня и выбора статей для формирования собственного перечня управленческих документов.

Данная система перечней охватывает так называемые “управленческие” документы. Но есть перечни для специальной документации. Например, в 1998 году был выпущен “Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России”.

Рассмотренные перечни, пособия по отбору, как уже отмечалось выше, представляют две типологии перечней документов: с указанием сроков хранения и подлежащих постоянному хранению.

Перечни документов постоянного и временного хранения.

Но сегодня можно уже говорить о новом, третьем типе перечней, где даны группы документов постоянного и временного сроков хранения, но последние не только не дифференцированны по срокам, а напротив обозначены лишь как “тяготеющие” к постоянному сроку хранения, среди них нет документов, однозначно имеющих тот или иной временный срок хранения.

Такой перечень типовых видов управленческих документов негосударственных организаций дан в Методических рекомендациях “Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических - хозяйственных структур)” (М., 1997).

Помните! Перечни не являются панацеей от всех бед.

Во-первых, несмотря на наличие перечней необходимо непосредственное изучение документов, особенно передаваемых на государственное хранение и выделяемых к уничтожению.

во-вторых, перечни устаревают, особенно ведомственные, особенно с указанием сроков хранения, особенно в наше бурное время;

в-третьих, перечни обратной силы не имеют. Их действие распространяется только на документы, образовавшиеся после его издания.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.

1. В каких случаях нельзя проводить экспертизу документов по перечням?

 

 

2. Что такое типовой перечень?

 

 

3. Чем ведомственный перечень отличается от типового?

 

4. Какова структура перечня?

 

5. Как группируются учреждения в ведомственном перечне?

 

 

6. Состав описательной статьи перечня:

 

 

Тесты

1. Перечнем называются:

- списки документов учреждений, организаций и предприятий, с указаниями о сроках хранения документов или о составе документов, прием которых на госхранение обязателен;

- справочник, выполняющий функции учета и систематизации документов, раскрывающий состав и содержание дел фонда;

- штатное расписание государственного архива;

- список оборудования госархива.

2. Виды перечней:

- типовые;

- ежегодные;

- квартальные;

- учрежденческие;

- ведомственные;

- тематические;

- систематические;

- карточные;

- листовые.

3. Звенья перечня это:

- названия видов организаций по уровням управления;

- предисловие к перечню;

- разделы перечня;

- составители перечня.

 

3. Номенклатура дел это:

- систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве в течение делопроизводственного года, с указанием сроков их хранения;

- систематизированый список дел, законченных делопроизводством в течение делопроизводственного года и передаваемых в государственный архив;

- совокупность видов документов данной организации;

- делопроизводственное меню.

Впишите в таблицу виды документов соответствующих сроков хранения ( используйте типовые и ведомственные перечни документов)

 

Сроки	Виды документов
1. Постоянно. На гос. хранение не передаются.
2. 75 лет
3. 75 лет ЭПК
4. 50 лет.
5. 40 лет.
6. 25 лет.
7. 10 лет.
8. 5 лет.
9. 3 года.
10. 1 год.
11. 6 мес.
12. До минования надобности
13. До замены новыми

 

Список основных источников и литературы по теме

Источники.

Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы СССР. М., 1973.

Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. М., 1989.

Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов). М.: ВНИИДАД, 1996.

Отбор на государственное хранение управленческих документов, образующихся в деятельности негосударственных организаций (новых экономических структур): Методические рекомендации. М., 1997.

Литература.

Бурова Е.М. Как сегодня определить сроки хранения документов? (Современная система пособий по экспертизе ценности документов) // Делопроизводство. 1998. № 1.

Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектования государственных архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект)// Отечественные архивы. 1995. № 6.

 

ТЕМА 4.

СОЗДАНИЕ АРХИВНОЙ ОПИСИ

ВАША ЦЕЛЬ	Изучить методику составления архивной описи.
ВАША ЗАДАЧА:	Составить опись документов фондов – учреждения или личного происхождения.

4.1. Понятие ” архивная опись”

 

Понятие “опись” дорого cердцу каждого архивиста - архив без описей - как капитан без морской лоции. Опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.

Архивная опись - это (дайте определение)

 

 

Укажите, какие виды описей составляют:

в делопроизводстве учреждения

 

в ведомственном архиве

 

в государственном архиве

 

 

Три важнейшие функции описи в системе научно-справочного аппарата:

информационная (раскройте)

 

учетная (раскройте)

 

 

классификационная (раскройте)

 

Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Как правило, описи составляютя еще в учреждениях. Но и в государственных архивах составляются описи при усовершенствовании системы научно-справочного аппарата, при переработке неудовлетворительно описанных документов.

Работа по составлению описи складывается из:
(перечислите этапы)

 

На исключительную важность “описаний”, “инвентарей” для поиска и сохранения документов в архивах указывали ученые, стоявшие у истоков отечественного архивоведения - Н.В.Калачов, Д.Я.Самоквасов и др.

Опись является одним из самых древних архивных справочников - самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XIII веку. Опись в России имеет свою историю. Наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относится к XIX веку. В 1920-30-е годы продолжались дискуссии о том, какую опись можно действительно считать “научной”, а какую “лженаучной”, обсуждались и состав описательной статьи, степень подробности описания. Единая форма архивной описи, с которой мы сейчас познакомимся, сложилась сравнительно поздно, в 1940-50-х годах.

Перечислите группы дел, на которые составляются отдельные описи.

 

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. Виды подделок документов, признаки подчистки, травления, дописки, допечатывания на машинке.
2. Виды расходов, подлежащих целевому финансовому обеспечению
3. Впишите признаки классификации документов, подлежавших хранению в Государственном архивном фонде СССР.
4. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов,-
5. Дайджест нормативных документов, регулирующих внеурочную сферу школы
6. Допустимые размеры дефектов труб, подлежащих ремонту сваркой
7. Досмотры: личных вещей и документов, находящихся при физическом лице; транспортного средства.
8. Заявлений и документов, представленных в Жилищную комиссию Главного управления МЧС России по Иркутской области
9. Исследование документов, изготовленных с помощью печатающих аппаратов
10. Комплектование гос. архива документами личного происхождения указание по применению перечня типовых документов, образующихся в деятельности организация с указанием сроков хранения
11. Нитей. Размер 0, 5-1 мкм в поперечнике и 2-7 мкм в длину
12. Обеспечение участия в экспертизе лиц, подлежащих экспертному