Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология
Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии


Составление справочного аппарата к описи



И вот, Вы составили основную часть справочника - собственно опись. Теперь по ней любой исследователь может найти интересующую информацию из документов фонда. Для ускорения поиска составляется справочный аппарат к описи, который выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.

Состав справочного аппарата к описи обширен.

Назовите полный сотав справочного аппарата к описи:

 

Какие данные выносятся на титульный лист описи?

 

 

Что должно быть отражено в предисловии к описи?

 

 

Список сокращений представляет собой (раскройте)

 

Рассмотренные элементы справочного аппарата не столь сложны для понимания и составления как указатели.

Указатели к описи представляют собой перечень предметных понятий, встречающихся в описи, с необходимыми пояснениями и ссылочными данными. Задача указателей - ускорить и облегчить тяжкий труд пользователя по работе с Вашей описью. Указатели могут быть: (назовите виды)

 

 

Предметный указатель представляет собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений и т.п. Предметный указатель может быть общим, включающим понятия различного характера, и специальным, включающим однородные понятия (указатель фабрик и заводов). Специфика предметного указателя состоит в отборе понятий для включения в него. В предметный указатель следует включать только наиболее существенные, раскрывающие основные вопросы и направления деятельности фондообразователя, понятия.

Построение указателя

 

Основным элементом указателя является рубрика, состоящая из предметного понятия и поисковых данных.

В зависимости от назначения указателя рубрика может быть:

простой (раскройте)

 

сложной (раскройте)

 

гнездовой (раскройте)

 

Определите тип рубрики:

1) Газеты.

 

2)Газеты, тираж.

 

3)Газеты.

- “Известия” 7, 8, 9

- “Независимая” 10, 11

- “Спид-инфо” 14, 16

Подрубрики могут располагаться как в алфавитной, так и в логической, систематической последовательности.

Образование

- низшее 25, 26
- среднее 5, 9
- высшее 12, 13, 35

Виды документов не включаются в предметные указатели как самостоятельный элемент справочного аппарата, указатель видов документов составляется только к перечням документов, которые служат для определения сроков их хранения.

Понятия в предметном указателе могут быть однословными и многословными. При введении в указатель многословных понятий следует иметь в виду, что все слова несут разную смысловую нагрузку.

Так, например, в понятиях “борьба с неграмотностью”, “борьба с дезертирством”, “избирательная кампания” основное смысловое значение имеют слова “неграмотность”, “дезертирство”, “кампания”. Такие слова называются ударными или ключевыми.

Выявление ударного ключевого слова необходимо для правильной организации поиска информации в указателе основных вопросов и направлений деятельности учреждения-фондообразователя. При включении многословного понятия в указатель ключевое словов ставится на первое место, т.е. осуществляется инверсия и к нему указывается поисковые данные. А второе слово превращается в пояснение, дополнение к первому.

Например:

Неграмотность, борьба с нею 4, 6, 8.

Невозможно предугадать заранее мысли исследовантеля, поэтому в указатель необходимо включить многословное понятие полностью, сделав отсылку к понятию ключевому.

Если оба слова являются ключевыми, то в указатель вносится такое словосочетание, какое включено в опись, а второе слово заносится в указатель на соответствующую букву с отсылкой на основное понятие, без указания ссылочных данных.

Например:

Учет военнообязанных 14, 17, 18

Военнообязанные - см. Учет.

Инверсии не подвергаются устоявшиеся понятия.

Например:

Новый русский 7, 13.

Для того, чтобы составить указатели к описи, необходимо каждое предметное понятие выписать на отдельную карточку, дать к нему необходимые пояснения, указать номера единиц хранения, где встречается это понятие. После выявления всех предметных понятий, в том числе именных и географических, необходимо произвести их систематизацию по алфавиту (до 4-го знака), необходимую инверсию, создать, при необходимости, сложные рубрики. И только после этого перенести содержание карточки на листовую форму указателя.

 

Переработка и усовершенствование описи.

В заключение обращаем внимание работников государственных архивов на тот факт, что составление описи не является Вашим основным “хлебом”.

Скорее всего со всеми вышеперечисленными операциями Вы столкнетесь в процессе усовершенствования описи или подготовки ее к изданию. Переработка и усовершенствование описей необходимы для исправления ошибок, допущенных в справочнике предшественниками.

В чем же разница между усовершенствованием и переработкой описи?

 

Переработка описей производится в исключительных случаях, если прежняя опись является непреодолимым препятствием для поиска информации.

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Назовите основные функции описи как архивного справочника.

 

 

2. Назовите этапы составления описи в их последовательности.

 

 

3. Назовите российских ученых, которые внесли вклад в теорию описания.

 

4. Дайте определение организации документов и дел в пределах архивного фонда.

 

 

5. Назовите основные признаки организации дел фонда учреждения.

 

6. Назовите дополнительные признаки организации архивного фонда учреждения.

 

7. Назовите признаки организации документов фонда личного происхождения.

 

 

8. Определите тип схемы классификации.


а) опись книгам писцовым и переписным дозорным, перечневым, платежным и межевым, хранящимся в МАМЮ (1869 г.).
г. Алатырь.
7136 (1628) г.
7176 (1668) г.
7196 (1688) г.
г. Алексин
7136 (1628) г. и 7137 (1629) г.
7136 (1628) г. и 7131 (1629) г.
7154 (? ) г.
г. Архангельск
7130 (1622) г. и 7132 (1624) г.
7186 (1678) г.
г. Балахна
7136 (1628) г.
7137 (1629) г.

 

 

б) Народный комиссариат просвещения РСФСР
– Секретариат коллегии
1918 г.
1919.
1920 г.
- Управление делами
1918 г.
1919 г.
1920 г.
- Административно-организационное управление
1918 г.
1919 г.
1920 г.
- Отдел реформы школы
1918 г.
1919 г.
1920 г.

 

В) Фонд актера и режиссера МХАТ В.А.Орлова

 

1. Документы к биографии Орлова В.А.................................................

2. Записные книжки Орлова В.А.............................................................

3. Письма................................................................................................

3.1. Письма к Орлову В.А. от разных лиц..............................................

3.2. Письма к Орлову В.А. от коллективных авторов...........................

3.3. Письма к Орлову В.А. от неустановленных лиц............................

3.4. Письма к Орлову В.А. от иностранных лиц....................................

3.5. Письма к Орлову В.А. от учреждений и организаций....................

3.6. Письма разных лиц к разным лицам...............................................

3.7. Письма разных учреждений к разным лицам.................................

 

9. Определите, какую ошибку в организации документов в “Описании русских и славянских рукописей Румянцевского музеума” допустил А.Х.Востоков: “Каталог сей расположен по азбучному порядку названий, а не по форматам и не по содержанию рукописей”.

Алфавит (словотолкователь) речей иностранных и древних словенских, кои употреблены в священных книгах. XVII в. 157 л.

Анании Федорова (Суздальского Богородичного собора ключаря) историческое собрание о богоспасаемом граде Суздале...

Анастасия Синаита вопросы богословские и ответы на них, подкрепленные местами из святого писания и из разных отцев церковных...

Грамоты русские, хранящиеся в рижском и кенигсбергском архивах и у частных людей в Лифляндии...

Кормчая. Нач. XVI в. Полуустав 411 л.

 

10. Назовите состав справочного аппарата к описи.

 

 

11. Определите вид указателя к описи.

а) Капова пещера - археолог. памятник на Южном Урале 19, 3, 28.

Капоростто - селение на Сев.Востоке Италии 13, 59, 6.

Капошвар - город в Венгрии 23, 16, 5.

Каппадокия - область в Малой Азии (совр.Турция) 1, 25, 97.

 

б) Капповский путч - попытка монархического переворота в Германии в 1920 г. 6, 85.

Каприйская школа - группировка русской социал-демократии в Италии в 1909 г. - 27.

Каприччо - музыкальная пьеса 13, 66.

Капуцины - члены католического монашеского ордена в XVI - XVII в. 25, 32.

 

12. Определите тип рубрики предметного указателя.

Капитель

- пальмовидная 13, 12;

- ионическая 27, 30;

- дорическая 37, 39;

- коринфская 61.

 

13. Объясните в чем разница между переработкой и усовершенствованием архивной описи.

 

Тесты

1. Классификационной единицей в пределах фонда является:

- документ;

- лист;

- группа дел;

- дело;

- фонд.

2. Схема классификации дел в пределах фонда это:

- перечень разделов (структурных подразделений или функций фондообразователя и других), на основе которого строится опись;

- перечень категорий документов фонда с указанием сроков их хранения;

- перечень основных этапов истории фондообразователя и фонда;

- алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений, учреждений.

3. В том случае, если учреждение имело часто изменяющуюся, сложную структуру, для его фонда больше подойдет:

- хронологически-структурная схема классификации;

- номинально-хронологическая схема классификации.

4. В том случае, если учреждение вообще не имело структуры и уже окончило свою деятельность, для него больше подойдет:

- хронологически-структурная схема классификации;

- структурно-хронологическая схема классификации;

- отраслевая-хронологическая схема классификации.

5. Если учреждение имело стабильную структуру и уже закончило свою деятельность, для его фонда подойдет:

- хронологически-структурная схема классификации;

- структурно-хронологическая схема классификации;

- отраслевая-хронологическая схема классификации;

- хронологически-отраслевая схема.

6. Заголовки единиц хранения вносятся в опись:

- по валовым номерам дел;

- по делопроизводственным номерам дел;

- по алфавиту первых слов заголовков;

- в зависимости от настроения архивиста.

7. При перенесении заголовка дела в опись:

- возможно употреблять любые сокращения с целью экономии времени и труда архивиста;

- возможно употреблять только общепринятые или предусмотренные в списке сокращений аббревиатуры;

- возможно сокращать только названия организаций и предприятий;

- возможно сокращать только аннотацию документов.

8. Предметный указатель к описи может быть:

- слепым;

- глухим;

- звонким;

- сложным;

- составным.

9. Рубрики предметного указателя бывают:

- сетчатыми;

- квадратно-гнездовыми;

- гнездовыми;

- кубическими.

10. При составлении предметного указателя инверсии не подвергаются следующие устоявшиеся понятия:

- “Красный Октябрь”, фабрика;

- молодежный туризм;

- архивный справочник;

- единый сельскохозяйственный налог.

11. При составлении предметного указателя следующие понятия могут быть рубриками:

- борьба;

- отдел снабжения;

- неграмотность;

- протоколы.

12. Таблица переводных шифров это:

- вид документов секретного делопроизводства;

- вид документов Федеральной службы контрразведки, прилагаемый к радиограммам секретных агентов;

- элемент Справочного аппарата к описи, помогающий установить связь между старым и новым номером дела по описи, если фонд был заново подвергнут переработке.

- элемент справочного аппарата к описи, представляющий собой алфавитный перечень научных понятий, исторических фактов, явлений учреждений.

 


Поделиться:



Популярное:

Последнее изменение этой страницы: 2016-03-25; Просмотров: 1582; Нарушение авторского права страницы


lektsia.com 2007 - 2024 год. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав! (0.058 с.)
Главная | Случайная страница | Обратная связь