Понятие о Реноменте государственного учета документов Архивного фонда РФ.

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 8

Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством Юстиции 8 июля 1997 года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, а также впервые - для всех, в том числе негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда РФ.

Отношения с собственниками документов негосударственной части АФ РФ складывались в 1990-е годы не просто. Первоначально по Основам законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, все документы государственной и негосудраственной части АФ РФ, независимо от места их хранения, подлежали государственному учету. Это строго обязывало собственника документов предоставлять сведения о своих документах в Росархив, что выполнялось далеко не всегда. В соответсвии с Положением об Архивном Фонде РФ 1994 года собственники документов ( негосударственной части АФ РФ ) представляли сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам ГАС РФ. В соответствии с Регламентом государственный учет негосударственной части АФ РФ осуществляется на основе соглашения с Федеральной архивной службой России после отнесения документов к составу АФ РФ. Таким образом, собственникам документов предоставляется определенная свобода в определении отношений с государственной архивной службой и взваливании на себя работы по учету документов.

Внимание!

Документы негосударственной части архивного фонда РФ, переданные собственниками на временное и депозитарное хранение в государственные, районные, городские архивы, государственные музеи и библиотеки, учитываются отдельно от документов государственной части АФ РФ. (См. п. 2.4. Регламента).

Практическая работа по учету представляет собою процесс составления и ведения учетных документов.

Под учетным документом понимается (дайте определение) -

Все учетные документы делятся на “внутренние”, которые составляются и остаются в архиве, и “документы централизованного государственного учета”, которые представляются в органы управления архивным делом субъектов Федерации.

Состав “внутренних учетных документов” и “документов централизованного государственного учета” различен в негосударственных, государственных, ведомственных архивах, архивах РАН, отраслевых фондах, органах управления архивным делом субъектов РФ и Росархиве.

5.5. “Внутренние учетные документы”

“Внутренние учетные документы” архива служат основой для всех сводных форм - если первичные формы составлены небрежно, неточны или просто утеряны за какой-то период - никакой сводной статистики получить не удастся.

Основной “костяк” учетных документов в государственных и ведомственных архивах совпадает.

Укажите, какие данные заносятся в следующие учетные документы:

- книга учета поступлений ( укажите, в чем ее назначение)

- список фондов ( укажите, в чем назначение)

- лист фонда ( укажите, в чем назначение)

- архивная опись ( укажите, в чем назначение)

- дело фонда ( укажите, в чем назначение)

Кроме того, при необходимости и в зависимости от состава документов могут также вестись дополнительные учетные документы. Укажите, в чем назначение:

топографического указателя ( укажите, в чем назначение)

описей страхового фонда ( укажите, в чем назначение)

реестров описей ( укажите, в чем назначение)

картотек и книг учета движения фондов ( укажите, в чем назначение)

книг учета документов, передаваемых в другие архивы ( укажите, в чем назначение)

книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению. ( укажите, в чем назначение)

Полистный учет документов осуществляется на основе “внутренних описей” и “листа -заверителя” дела ( укажите, в чем назначение)

Внимание!

Назначение названных выше учетных форм практически идентично в разных хранилищах, но в их ведении наблюдается специфика в зависимости от вида архива. Например, в ведомственном архиве имеется книга учета поступления и выбытия, поскольку в нем хранятся документы временного и постоянного хранения и документы по личному составу. В государственный же архив поступают только документы постоянного хранения, поэтому в нем ведется книга учета поступлений.

5.6. “Документы централизованного государственного учета.”

“Документы централизованного государственного учета” составляются на основе суммирования данных, извлеченных из документов внутренного учета.

Укажите, какие данные заносятся в следующие документы централизованного учета:

паспорт архива организации ( укажите, в чем назначение)

паспорт государственного архива ( укажите, в чем назначение)

карточка фонда ( укажите, в чем назначение)

сведения об изменении в составе и объеме фондов ( укажите, в чем назначение)

сведения о состоянии хранения документов организаций - источников комплектования государственного архива ( укажите, в чем назначение)

Внимание!

Помните, что необходимо строго соблюдать сроки представления документов централизованного учета в вышестоящие организации (Обьясните, почему? ).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что понимается под учетом архивных документов?

2. Что понимается под централизованным государственным учетом документов Архивного фонда РФ?

3. Назовите этапы учета архивных документов?

4. Каковы научные принципы учета документов АФ РФ?

5. Назовите единицы учета документов АФ РФ.

6. Что называют учетным документом?

7. В чем различие между “внутренними учетными документами архива” и “документами централизованного государственного учета? ”

8. Каков состав основных “внутренних” учетных документов в ведомственном архиве?

9. Каков состав основных “внутренних учетных документов” в государственном архиве?

10. Каков состав “документов централизованного государственного учета” в ведомственном архиве?

11. Каков состав “документов централизованного государственного учета в государственном архиве?

12. Каков состав “документов централизованного государственного учета” в органе управления архивным делом субъекта Федерации?

Тесты

1. Централизованному государственному учету подлежат:

- документы государственных, ведомственных, научных архивов, государственных музеев и библиотек, отраслевых фондов, а также негосударственных архивов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ;

- особо ветхие документы, пораженные грибком или имеющие другие “физические недостатки”;

- только уникальные и особо ценные документы, находящиеся в собственности государства, юридических лиц и частных лиц на территории Российской Федерации;

- документы государственной части Архивного фонда РФ (государственных архивов, музеев и библиотек, отраслевых фондов, ведомственных архивов, научных архивов);

- документы, вывозимые за пределы Российской Федерации;

- документы, выделенные к уничтожению и поступающие в пункты вторсырья.

2. Единица учета архивных документов Архивного фонда РФ это:

- единица измерения количества документов в архиве;

- единица хранения архивного материала, сформированная по авторскому, корреспондентскому, норминальному, тематическому и другим признакам;

- единица измерения длины архивных стеллажей (метр, сантиметр, дюйм и др.);

- лист фонда;

- сотрудник архива, основной должностной обязанностью которого является учет документов.

3. Принцип централизации учета означает:

- регламентирование Федеральной архивной службой ведения учетных документов всеми государственными, ведомственными и негосударственными архивами;

- ведение всех учетных документов в центральном органе управления архивной отрасли - Росархиве;

- ведение всех учетных документов в архиве директором архива;

- сосредоточение абсолютно всех учетных документов в одном месте - Федеральной архивной службе.

4. Принцип динамичности учета означает:

- непрерывное движение учетных документов от нижестоящих инстанций к вышестоящим;

- своевременное и оперативное отражение любого движения документов архива в учетных документах;

- раздел архивистики - наука о законах движения архивных документов.

5. Учетные документы представляются из негосударственных архивов в государственные:

- 1 раз в год;

- 1 раз в пять лет;

- по мере их составления;

- по запросу Федеральной архивной службы;

- по желанию составителя или собственника документов.

6. “Внутренняя опись” это:

- подокументная опись единицы хранения, подшитая в начале дела;

- список имущества архива;

- опись дел, хранящихся внутри архивной коробки;

- опись фонда с топографическим указателем о месте хранения документов;

- план здания архива.

7. При первом поступлении документов данного фонда в государственный архив делается запись:

- в списке фондов и книге учета поступления документов;

- только в списке фондов;

- только в книге учета поступления документов;

- в книге учета поступления и выбытия документов.

8. При повторном поступлении документов данного фонда в государственный архив делается запись:

- в списке фондов и книге учета поступления документов;

- только в списке фондов;

- только в книге учета поступления документов;

- в книге учета поступления и выбытия документов.

9. Лист фонда это:

- учетный документ, включающий сведения о названии и переименованиях фонда, хронологических границах, движении и составе документов фонда, наличии описей;

- пронумерованный с целью учета лист архивного документа, хранящегося в фонде;

- лист из дела фонда.

10. Паспорт архива (музея, библиотеки) это:

- учетный документ, содержащий сведения о составе и объеме архивных материалов; страхового фонда архива; научно-справочного аппарата, научно-справочной библиотеки; а также условиях хранения документов;

- паспорт директора архива;

- учетный документ, содержащий данные о поступивших и выбывших из архива документах в течение года;

- положение об архиве, утвержденное районным управлением Министерства внутренних дел.

11. Сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января это:

- годовой отчет архива;

- учетный документ, содержащий данные о поступивших и выбывших из архива документов в течение года;

- учетный документ, содержащий сведения об источниках комплектования архива, всего по профилю архива, государственных организаций, негосударственных организаций.

12. Карточка фонда это:

- учетный документ, содержащий сведения о составе и объеме фондов для фондовых каталогов субъектов Федерации и Центрального фондового каталога;

- учетный документ, содержащий сведения об источниках комплектования архива, всего по профилю архива, государственных организаций, негосударственных организаций;

- фотография стеллажа, на котором хранится фонд;

- фотография, хранящаяся в данном фонде;

13. В государственном архиве составляются следующие документы централизованного учета:

- паспорт архива на 1 января;

-паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря;

- карточка фонда на 1 января;

- паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию;

- сведения об изменении состава и объема фондов на 1 января;

- сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов;

- паспорт архива организации, хранящей документы отраслевого фонда;

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования на 1 декабря;

- сводный паспорт районных и городских архивов субъекта Федерации.

14. В ведомственном архиве составляются следующие документы централизованного учета:

- паспорт архива на 1 января;

-паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию на 1 декабря;

- карточка фонда на 1 января;

- паспорт архива организации, хранящей научно-техническую документацию;

- сведения об изменении состава и объема фондов на 1 января;

- сводный паспорт научных и научно-отраслевых архивов;

- паспорт архива организации, хранящей кинофотодокументы;

- сведения о состоянии хранения документов в организациях - источниках комплектования на 1 декабря;

- сводный паспорт районных и городских архивов субъекта Федерации.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ

Решите следующие задачи:

______________________________________________________________

1. Выпускник факультета архивного дела Вася Сидоров устроился на работу в федеральный архив. Первый раз он пошел в хранилище по неопытности, не взяв с собой еды, воды, компас и топографический указатель. Очень скоро Вася заблудился. Однако у него с собою был список фондов архива. Вася решил, изучая ярлыки архивных коробок, вычеркивать из списка номера фондов, которые ему уже встречались на пути, и рано или поздно добраться до выхода. И действительно, двигаясь со скоростью 20 стеллажей в час и миновав 3200 стеллажей, Вася добрался до начавших беспокоиться сотрудников и вручил им акт проверки наличия и состояния документов.

Сколько дел хранилось в архиве, если средняя вместимость архивной коробки - 15 ед.хр., а на стеллаже помещается 40 коробок?

Через какой промежуток времени Вася выбрался из хранилища?

(1 920 000 ед.хр.; 6 дней и 16 часов).

____________________________________________________________________

2. В 17-ти этажном здании хранилища Департамента архивов и истории Штата Джорджия (США) завелась крыса-мутант. В день она съедала 0, 2 погонных метра документов. Сколько % площади хранилища освободило чудовище за неделю, если объем документов архива - 60 км?

____________________________________________________________________

3. В конторе “Мосгортрахбахутиля” прорвало сразу две трубы с холодной водой и кипятком. Вода поднимается со скоростью 20 см/час. Заведующий ведомственным архивом Иванов и архивист Петров выносят коробки объемом 15 ед.хр. со скоростью коробка в 5 минут каждый. Успеют ли они спасти архив, если высота его 10 стеллажей - 2 м 15 см и на каждом стеллаже 5 полок с 8-ю коробками? Если не успеют, сколько единиц хранения придется доставать из-под воды?

(Не успеют, 5160 ед.хр.).

______________________________________________________________

4. В ведомственном архиве “Мосгортрахбахутиля” хранились дела постоянного хранения, включенные в три описи:

по описи № 1 - 219 ед.хр.

по описи № 2 - 330 ед.хр.

по описи № 3 - 560 ед.хр. по личному составу.

Заведующий ведомственным архивом Иванов решил сократить расходы на пожарную и охранную сигнализацию, отопление и заработную плату сотрудников.

В результате этих мер 23 единицы хранения из описи № 1 были попорчены сыростью, 2/3 ед.хранения из описи № 2 уничтожены пожаром, 19 ед.хранения по описи № 3 были похищены из архива, а опись № 4 вообще не была составлена, т.к. архивист Дизариейчук был уволен по сокращению штатов. Поэтому 315 ед.хр. не были своевременно переданы в государственный архив.

Какое общее количество дел постоянного хранения указал Иванов в паспорте архива организации, хранящей управленческую документацию?

Сколько лет Иванов выплачивал штраф, наложенный на него Московской городской инспекцией архивов, если известно, что за утрату дел постоянного и долговременного хранения его оштрафовали на 70 минимальных окладов, а за необоснованный отказ от передачи материалов на гос.хранение - еще на 35 мин. окладов (Зарплата Иванова - 1, 5 мин. окладов).

(169 дел; почти 6 лет).

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 78