Методические указания по выполнению лабораторной работы №1

Стр 1 из 4Следующая ⇒

Методические указания по выполнению лабораторной работы №1

«Работа с программой 1С: зарплата и управление персоналом 8»

Процесс учета кадров с использованием вычислительных средств подразделяется на два этапа: подготовительный и основной.

Подготовка включает в себя:

Ø заполнение классификаторов и справочников;

Ø ввод сведений об организации;

Ø настройку отдельных механизмов;

Все эти данные заполняются в информационную базу (ИБ).

Основной этап заключается уже в непосредственном ведении учета первичных документов и составлении отчетов на текущий момент времени.

Рассмотрим последовательность работы с пакетом на конкретном примере. Наша учебная организация представляет собой юридическое лицо – ООО «Инфанта».

Основная деятельность – оказание консалтинговых услуг.

В организации два подразделения: Администрация и Основное.

Штат сотрудников составляет 4 человека плюс директор. Работа организована по графику – пятидневке. Все работники имеют окладную систему оплаты труда (месячная тарифная ставка).

СОЗДАНИЕ УЧЕБНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ БАЗЫ

Для запуска программы следует зайти в меню пуск – Программы –1С Предприятие 8.2

Рис. 1.1. Запуск системы 1С: Предприятие с помощью кнопки Пуск

При первом запуске программа обнаруживает, что в списке информационных баз нет ни одной строки, и предлагает создать новую информационную базу. При имеющихся базах, вы увидите окно, изображенное на рисунке 1.2

Рис. 1.2. Первый запуск программы

Создаем свою базу. Нажимаем кнопку добавить, ставим флажок Создание новой информационной базы, нажимаем кнопку Далее.

Нажимаем на + рядом с Зарплата и Управление персоналом, снова + рядом с Зарплата и Управление персоналом (БЕЗ ДЕМО), кликаем по выдвинувшейся базе.

Даем название Вашей будущей базе, кликаем Далее, задаем нахождение базы, Далее, Готово.

База создана.

Примечание: Фирма «1С» постоянно (как правило, ежемесячно) обновляет типовые конфигурации путем выпуска новых релизов. Это может быть связано с изменениями законодательства в области бухгалтерского учета и налогообложения, совершенствованием экранных форм прикладных объектов, интерфейсов и т. д В этой связи возможны два варианта: использовать текущий релиз конфигурации или тот релиз, на котором выполнен настоящий практикум.

Замечание. Обязательно уточните у преподавателя место хранения информационной базы на Вашем компьютере.

После завершения процедуры добавления информационной базы в списке окна запуска появляется новая строка с реквизитами информационной базы.

Запустите программу с помощью кнопки 1С: Предприятие

Далее мы будем знакомиться с возможностями «1С: Зарплата и Управление персоналом 8.2» на примере ведения учета персонала и расчета зарплаты в группе компаний

Перед началом работы надо настроить интерфейс пользователя на Кадровый учет организаций ( Сервис è Переключение интерфейса è Кадровый учет организаций )

Пояснение: Чтобы посмотреть, чем отличаются друг от друга разные интерфейсы нужно нажать на кнопку « Переключить интерфейс » или выбрать пункт меню « Сервис - Переключить интерфейс» и в открывшемся списке выбрать интерфейс, отличный от полного. Выполненная процедура называется «переключение интерфейсов» и понадобится нам в дальнейшей работе. После переключения интерфейса изменилось содержание главного меню: меню программы содержит только те пункты, которые позволяют открыть объекты программы, связанные с кадровым учетом. Например, из меню «Кадровый учет» мы можем открыть документы приема на работу, просмотреть штатное расписание и т.д.

Занятие 1. Подготовительный этап

Карточка организации

Приступим к заполнению базы. В первую очередь необходимо внести в базу сведения об организации, так называемую карточку организации.

Заходим в меню Предприятие => Организация. Открывается список организаций. Он пока пустой, добавить новую запись можно кнопкой Ins либо через меню Добавить:

После этого в открывшемся окне вносим сведения об организации. Данные для ввода находятся в таблице 1.

Таблица 1

Поле	Значение поля
Наименование	Инфанта
Код	(Оставляем пустым, программа заполнит его автоматически)
Полное наименование	ООО «Инфанта»
ИНН
КПП
ИФНС
Адрес	454080 Г.Челябинск, ул.Сони Кривой, 54
ОКАТО
ПФР	022-122-000101

Структура организации

Наше предприятие включает в себя два подразделения:

· Администрация

· Основное

Чтобы описать структуру организации необходимо выполнить команду меню Предприятиеè Подразделения.

Откроется менюсо списком подразделений. Пока он пустой, и мы добавляем в него две новые записи (клавишей INS или выбираем действие Добавить).

Больше никакой информации пока вводить не нужно.

Производственный календарь

Для расчета зарплаты нам понадобится производственный календарь, который необходимо сначала заполнить: Предприятиеè Производственный календарь

При первом открытии программа заполнила производственный календарь стандартными данными для текущего года. А в окне Служебные сообщения (выделено красной рамкой) появилась информация о неточностях в стандартном заполнении. Перенос выходных дней нужно сделать вручную. Для этого нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на нужную дату, тогда программа предложит Перенести выходной день. Следует нажать на пункт Перенести выходной день и указать дату, на которую надо перенести выходной день.

После внесения необходимых изменений нажать кнопку Записать, тогда календарь будет сохранен. Сохраненный календарь можно распечатать, для этого нужно нажать кнопку Печать внизу формы.

Графики работы

Фактически отработанное работником время учитывается в программе согласно графику работы сотрудника организации как объем планового времени (график) минус время отклонения от графика. Все отклонения от графика работы фиксируются документами отклонений от него, когда работник не работал, например, по причине болезни или отпуска.

Законодательно установлена нормальная продолжительность рабочего времени – не более 40 часов в неделю. В нашей организации будет применяться именно такой график работы, это и следует описать в программе.

Это можно сделать через вкладку «Предприятие» «Графики работы» заполнить (INS) и «Заполнить график». Далее, выбираем, заполнить по шаблону, либо вручную. При ручном вводе можно выбрать настраиваемые параметры графика.

Занятие 2. Основной этап

Кадровый учет

Уточним термины, используемые в программе:

Физическое лицо – это человек как субъект гражданских прав и обязанностей

Сотрудники – это физические лица, имеющие те или иные договорные взаимоотношения с нашей организацией.

Если сотрудник работает по трудовому договору, то он называется работником ( в отличиеот сотрудников, которые могут работать по договору подряда, авторскому договору и т.п.)

В нашем случае считаем, что все сотрудники работают по трудовому договору, т.е. являются работниками. Первоначально заполняем справочник Физических лиц, занося в него столько физических лиц, сколько работников у нас будет.Входим в меню Предприятиеè Физические лица. Открывается пустой справочник Физических лиц. С помощью действия Добавить добавляем новый элемент и программа открывает окно для ввода данных о физическом лице.

Поочередно вводим данные для наших пятерых работников. Данные находятся в таблице 2.

Таблица 2

Имя	Петров Сергей Сергеевич	Лобанова Людмила Алексеевна	Свиридов Константин Федорович	Ведерников Антон Александрович	Примерный Петр Нестерович
Дата рожд	28.12.1968	01.03.1956	04.08.1977	01.05.1965	23.09.1955
Место рождения	Челябинск, Россия	Житомир, Украина	Екатеринбург, Россия	Челябинск, Россия	Челябинск, Россия
Паспортные данные	75 00, № 457896, выдан 12.05.2000 Цент.УВД Челябинска	05 42, № 137156, выдан 22.02.2005 Сов.УВД Челябинска	75 00, № 158964, выдан 23.05.2006 Цент.УВД Челябинска	75 00, № 523796, выдан 14.05.2007 Лен.УВД Челябинска	75 04, № 412314, выдан 12.12.2001 Курч.УВД Челябинска
Адрес по прописке	454080 ул. С.Кривой, 52, кв 13	454113 Ул. Воровского71, кв. 12	454080 Пр. Ленина, 73, кв.56	454026 Ул. Тухачевского, 58, кв. 3	454009 Ул Куйбышева, 15, кв.78

Здесь же можно, (но не обязательно! ) ввести данные о семье работника, образовании, профессии, знании языков, информацию о телефонах, электронном адресе и пр.

В итоге в справочнике физических лиц будет пять записей.

2.2. заключение трудового договора

Для создания в программе трудовых договоров нужно сначала добавить в список сотрудников организации всех физических лиц, которых мы создали. Затем зарегистрировать для каждого условия трудового договора.

В окне Физические лица выделяем, например Ведерникова Антона Александровича, далее нажимаем Действия – На основании – Сотрудники.

Открываем список сотрудников организации Предприятие è Сотрудники и там должен появиться сотрудник Ведерников Антон Александрович.

После выбора данные сотрудника на закладке Общеезаполнятся автоматически. Переходим на закладку Трудовой договор и заполняем условия договора в соответствии с таблицей 3.

Таблица 3

Подразделение	Администрация
Должность	Директор
Действует с…	01.11.2015
Количество занимаемых ставок
Форма оплаты труда	Оклад по дням
График работы	Основной
Тарифная ставка	40 000

После заполнения всех сведений сохраняем введенные данные с помощью кнопки Записать.

Посмотреть печатную форму договора можно нажатием кнопки Печать внизу формы и выбором пункта меню Трудовой договор.

Аналогичным образом заключим трудовые договоры с остальными физическими лицами (таблица 4).

Таблица 4

ФИО	Свиридов Константин Федорович	Примерный Петр	Петров Сергей	Лобанова Людмила Алексеевна
Подразделение	Администрация	Основное	Основное	Администрация
Должность	Бухгалтер	Менеджер	Менеджер	Секретарь
Действует с…	01.11.2015	01.11.2015	01.11.2015	01.11.2015
Кол-во ставок
Форма оплаты труда	Оклад по дням	Оклад по дням	Оклад по дням	Оклад по дням
График работы	Основной	Основной	Основной	Основной
Тарифная ставка

Прием на работу

Для того чтобы принять работника, необходимо создать документ Прием на работу в организации. Выполним команду меню Кадровый учет è Кадровый учет è Прием на работу в организацию.

Заполним таблицу сотрудниками нашей организации. Для этого выполним команду Заполнитьè Сотрудниками.

В открывшемся окне выберем период, за который нужно выбрать работников и нажимаем ОК.

Для получения печатной формы приказа с подписями и печатями нужно распечатать формы приказа о приеме на работу Т-1 (на каждого работника отдельно) или Т-1а (списком на всех работников). Для этого из пункта меню Печать выбрать нужную форму.

Посмотреть список всех работников можно, выполнив команду меню Кадровый учетè Списки работников организации è Список работников. Нажимаем кнопку Сформировать, получаем список работников, сгруппированный по подразделениям

Кадровые перемещения.

Если возникает необходимость перевести работника на новую должность, повысить ему оклад, надо оформить приказ.

Переведем работника Лобанову с должности секретаря на должность менеджера. Для этого выполним команду меню: Кадровый учет è Кадровый учет è Кадровое перемещение.

В пустом списке кадровых перемещений добавляем (действием Добавить или клавишей INS) новое кадровое перемещение. Поле Номер заполнится автоматически при сохранении документа.Поля Организация и Дата уже заполнены программой. В нижней части документа находится список работников, для которых оформляется кадровое перемещение.

Добавляем в этот список новую запись. Фамилию работника выберем из списка. В поле С… подставляем дату кадрового перемещения, выберите дату спустя 3 недели от заключения трудового договора. В нижней части строкизаносим новые данные: подразделение – Основное , должность – Менеджер.

Переходим на закладку Начисления. Двойным щелчком и выбором из раскрывающегося списка вызываем действие Изменить. В последней колонке указываем новый размер начисления – 20000. После этого нажимаем ОК чтобы новые значения «вступили в силу».

Унифицированные формы приказа о переводе (Т-5 – на каждого работника, Т-5а – список на всех работников) можно распечатать, выбрав меню Печатьè Форма Т-5 (Т-5а).

Вот что должно получиться:

2.6. оформление отпуска

Оформим отпуск для бухгалтера Свиридова на 6 дней.

Для подготовки приказа на отпуск используется следующий алгоритм:

Кадровый учет è Учет невыходов è Отпуска. В открывшемся списке отпусков создаем новый документ:

В пустой список работников, расположенный в нижней части документа, добавляем новую запись. Из списка сотрудников выбираем Свиридова Константина Федорович. Указываем период отпуска (выберите даты после двух отработанных недель на 6 дней) . В колонке Рабочий год указываем начало и конец года, за который предоставляется отпуск . После этого нажимаем ОК чтобы сохранить и провести документ.

Из сформированного документа получить две унифицированные печатные формы Т-6 ( на каждого работника отдельно) и Т-6а ( список на всех работников). Меню Печать è Форма Т-6.

Итог:

Отчеты по кадрам

Личная карточка Т-2

Сформируем личную карточку работника для Петрова Сергея Сергеевича по следующему алгоритму:

Кадровый учет è Личная карточка Т-2. В появившейся форме выбираем из списка нужного нам работника, выбираем вид формы и нажимаем кнопку Сформировать

Программа сформировала форму Т-2 для Петрова С.С. Распечатать её можно с помощью кнопки

Занятие 3. Расчет зарплаты

Расчет зарплаты работникам организации удобнее вести в другом интерфейсе – Расчет зарплаты организаций, в котором собраны все средства для расчета оплаты труда. Переключаем интерфейс: Сервисè Переключение интерфейса è Расчет зарплаты организаций.

Расчет отпускных

Выполняем команду меню Расчет зарплаты è Неявки è Начисление отпуска работникам организаций. Нажимаем кнопку Добавить, в открывшемся документе нужно указать работника, которому будем начислять отпускные: выбираем Свиридова из списка сотрудников.

Теперь необходимо указать условия, по которым будем рассчитывать отпускные. На закладке Условия в группе Ежегодный оплачиваемый отпуск заполняем период отпуска (выберите даты спустя 20 дней после приема на работу на 7 дней). Порядок расчета По календарным дням установится автоматически.

На закладке Расчет среднего заработка (по календарным дням) заполняются данные для расчета среднего заработка. Если в программе есть данные по зарплате за предыдущие месяцы, то данные заполнятся автоматически. У нас таких данных пока нет (это первый месяц работы организации), поэтому заполняем данные вручную: Выполним команду Рассчитать.

Программа сообщит о том, что документ необходимо записать, отвечаем Да. После этого список расчетов будет заполнен возможными видами заработка, но все будут равны нулю.

Поскольку у работника нет еще отработанных месяцев, то расчет среднего заработка производится из оклада.

Добавляем в таблицу данные: в столбце Дата окончания находим месяц и год за который начисляется зарплата, далее Вид заработка - Основной заработок и в поле Сумма внесем данные оклада ( 40000 ), Дней расчетного периода – 22. Переходим на закладку Оплата. Вверху формы нажимаем кнопку Рассчитать начисления.

Вот что должно получиться, сверьте сумму!

Записываем документ. После этого программа выполнит расчет и заполнит список с суммой отпускных. Нажимаем ОК, чтобы сохранить и провести документ.

По кнопке Печать можно распечатать записку- расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60) и расчет среднего заработка.

Начисление зарплаты

После того, как мы зарегистрировали все отклонения от графика работ, можно перейти к начислению зарплаты. Вспомним, что документ Начисление зарплаты работникам организации вводится при расчете месяца в последнюю очередь и делает окончательный расчет всех начислений и удержаний, включая НДФЛ (налог на доходы физических лиц).

Для правильного начисления налога необходимо ввести данные о вычетах работников. Это делается в списке сотрудников организации. Выбираем Интерфейс – Расчет зарплаты организаций. Заходим в меню Сотрудники è Сотрудники.

Для каждого сотрудника заполняем информацию о стандартных и имущественных вычетах: выбираем нужного сотрудника, затем, на закладке Общее, в группе Налоговые вычеты, выбираем поле Стандартные.

Нажимаем на многоточие и переходим в форму ввода данных для НДФЛ.

Право на стандартные вычеты на детей, кнопка Добавить и заполняем поле количество детей.

Введем следующие сведения: Ведерников – 2 детей, Петров – 2 детей, Свиридов – 1 ребенок.

После этого можно приступить к расчету начислений. Для этого выполним команды меню Расчет зарплатыè Начисление зарплаты. В пустой список добавляем новый документ Начисление зарплаты работникам организации. Заполняются следующие поля: Организация - Инфанта, Месяц начисления, Режим начисления – Текущий месяц, За период с первого числа месяца по последнее число.

Теперь нужно заполнить таблицу документа на закладке Основные начисления. Для этогонажимаем кнопку Заполнить и выбираем По всем сотрудникам.

После автоматического заполнения получаем список всех сотрудников нашей организации. Теперь нужно рассчитать суммы начислений пропорционально отработанному времени, для этого нажимаем кнопку Рассчитать - Рассчитать (полный расчет). В результате получаем расчет сумм к начислению работников, с учетом введенных в базу документов по отклонениям (отпусков и больничных).

После этого нажимаем ОК, чтобы сохранить и провести документ.

Выплата зарплаты

Рассмотрим вариант выплаты начисленной зарплаты через кассу.

Чтобы оформить начисленную зарплату к выплате, нужно сформировать документ Зарплата к выплате организаций. Меню Расчет зарплатыè Касса и банк è Зарплата к выплате. В пустом списке Зарплата к выплате организации добавляем новый документ.

Для того, чтобы внести в документ список работников, нажимаем кнопку Заполнить. После Отметка выплаты – Выплатить все. В столбце Отметка по всем сотрудникам появится надпись Выплачено.

Теперь на основании ведомости сформируем расходный кассовый ордер: меню Расчет зарплатыè Касса и банк è Расходный кассовый ордер.

Программа автоматически внесет в таблицу данные о зарплате к выплате.

Внести следующие данные:

Номер – 1

От – текущая дата

Выдать – Свиридов К. Ф.

Основание для выдачи заработной платы

После этого нажимаем кнопку ОК чтобы сохранить и провести документ.

При сохранении расходного кассового ордера программа автоматически произведет изменения в документе Зарплата к выдаче. Внизу появится строка о том, что данная ведомость уже оплачена РКО.

Отчеты по зарплате

На основе сформированной нами информации получим ряд отчетов

Расчетная ведомость:

Отчеты - Расчетная ведомость по форме Т-51;

НДФЛ

Учет НДФЛ в программе ведется автоматически: при расчете заработной платы проводится начисление налога, а при проведении выплаты зарплаты начисленный НДФЛ принимается к зачету как удержанный. Таким образом, от нас требуется только контроль полученных сумм и формирование отчетов по НДФЛ.

Отчет по форме 1-НДФЛ формируется с помощью меню Налоги и взносы è Налоговая карточка 1-НДФЛ. В полученной пустой форме проверяем налоговый период и выбираем из списка нужного работника (Ведерников), затем нажимаем кнопку Сформировать.

Для формирования справки о доходах по форме 2-НДФЛ выполним команду меню Налоги и взносыè Справка о доходах (2 НДФЛ) для сотрудников. В пустой список добавляем новый документ, в открывшейся форме заполняем следующие реквизиты:

От (Дата )

Налоговый период – год

Для того, чтобы заполнить поле Ответственный, нажимаем на кнопку выбора, в открывшемся списке пользователей добавим нового пользователя. Зададим краткое и полное имя пользователя – Бухгалтер (см.ниже) и выберем из списка физическое лицо – Свиридов К.Ф. Нажимаем на кнопку ОК. Программа выдаст запрос о правах пользователя, поставьте галочку Полные права.

В результате в документе Сведения о доходах физлиц будет указан Ответственный - Бухгалтер, и проставлена Должность – Бухгалтер.

Выбираем сотрудника, для кого формируется справка.

Справка формируется… для декларирование в ИФНС

Программа все рассчитает автоматически, далее нажимаем ОК.

Занятие 5.

Рассмотрим, как оформить командировки и увольнение работников.

Оформление командировки

Теперь отправим работника в командировку. В соответствии с ТК РФ работникам предоставляются гарантии и компенсации в случаях направления их в командировку. В частности, за работниками сохраняется средний заработок. Его нам и необходимо рассчитать и соответствующим образом учесть в программе время командировки.

Начнем с оформления документов на командировку. Для этого переключаемся на интерфейс кадрового учета.

Теперь выбираем пункт меню Кадровый учетè Учет невыходов è Командировки. Вводим новый документ Командировка.

Нам нужно отправить работника Петрова Сергея Сергеевича в Тверь, в организацию ООО «Эком» на 4 дня. Заполняем реквизиты согласно нашим условиям.

После этого нажимаем кнопку Добавить, чтобы добавить новую строку в список работников. Нажав на кнопку выбора в поле Сотрудник, открываем список работников и выбираем сотрудника Петрова. После этого в полях с… и по…указываем период командировки. Нажимаем ОК, чтобы сохранить и провести документ.

В списке командировок появилась одна запись.

Программа позволяет распечатать приказ на командировку, а также командировочное удостоверение. Для этого нужно открыть созданный документ и из меню Печать выбрать нужную форму.

Документы у нас оформлены и теперь необходимо сделать расчет командировочных для работника.

Переходим снова в интерфейс Расчет зарплаты организаций.

Выполняем команды меню Расчет зарплаты è Неявки è Оплата по среднему заработку. Открывается пустой список Оплата по среднему заработку. Вводим новый документ, в нём указываем работника (Петров), указываем период оплаты. Процент оплаты оставляем 100% и выбираем вид расчета Оплата по среднему заработку. В документе есть две закладки:

§ Начисления – здесь будет отражен результат начисления после расчета

§ Расчет среднего заработка – здесь отражаются данные для расчета среднего заработка.

Перейдем на закладку Расчет среднего заработка. Нажимаем кнопку Рассчитать и выбираем вариант Рассчитать средний заработок.

Программа заполняет таблицу данными для расчета среднего заработка. В конце списка отражается сумма начисленного в текущем месяце оклада и количество отработанного времени.

Теперь рассчитаем оплату четырех дней командировки работника. Для этого перейдем на закладку Начисления и снова нажмемкнопку Рассчитать, только теперь выбираем вариант Рассчитать начисления. После этого в таблице начислений будет отображена строка с результатом расчета.

Сохраним и проведем документ, нажав на кнопку ОК. Список оплаты по среднему заработку можно закрыть.

Увольнение работника

Начнем с оформления кадровых документов. Переходим снова в интерфейс Кадровый учет организаций.

В пункте меню Кадровый учет выбираем Увольнение из организации. Список увольнений пока пустой, добавляем новый документ Увольнение из организации.

Добавляем новую строку в список работников и в поле Сотрудниквызываем список сотрудников организации. Из списка выбираем нужного нам работника - Свиридова Константина Федоровича.

Указываем дату, когда работник увольняется – 26 числа, следующего месяца, после принятия в организацию и статью, на основании которой происходит увольнение. Статью выбираем из списка – п.3 ст.77 ТК Расторжение трудового договора по инициативе работника.

Вот, что должно получиться:

Сохраним и проведем документ, нажав на кнопку ОК. В списке увольнений появится одна запись.

Программа позволяет распечатать приказ об увольнении, выбрав из пункта меню Печать Форму Т-8.

Далее произведем расчет выплат работнику при увольнении. Он производится документом Расчет при увольнении работника.

Переключаем интерфейс на Расчет зарплаты организаций. В меню Расчет зарплаты è Первичные документы è Расчет при увольнении работника

Вводим новый документ Расчет при увольнении, в полеСотрудник выбираем из списка сотрудников Свиридова Константина Федоровича. В поле Основание выбираем наш приказ.

В группе Компенсации при увольнении указываем количество дней, за которые нужно рассчитать пособие ( 7 дней ).

В группе Отпуск помечаем Компенсировать за неиспользованный, выбираем порядок расчета По календарным дням, и количество дней, за которые компенсируется отпуск - 3 дня.

Переходим на закладку Расчет среднего заработка для отпуска. Нажимаем кнопку Рассчитать. Программа заполнит таблицу данными для проведения расчета среднего заработка. В конце списка видов заработка отразилась сумма начисленного в сентябре оклада работника и количество отработанного времени.

Переходим на закладку Оплата и производим расчет зарплаты. Нажимаем кнопку Рассчитать. В таблице отобразятся строки с результатами расчетов.

Сохраняем и проводим документ, нажав на кнопку ОК. В списке расчетов при увольнении появляется одна запись.

Расчет среднего заработка и записку-расчет (форма Т-61) можно распечатать.

Регламентированные отчеты

Рассмотрим, как сформировать в базе регламентированную отчетность.

Все регламентированные отчеты по заработной плате собраны в одном пункте меню Отчеты è Регламентированные отчеты.