Функции основных подразделений службы документационного обеспечения

Управления

Секретариат - информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, глав коллегиальных органов)

- планирование рабочего дня руководителей

- предыдущее рассмотрение и подготовка на доклад руководителю документов, которые поступили в организацию;

- составление и создание документов за задачами руководителей;

- аналитическая работа с документами за задачами руководителей;

- организация телефонных переговоров руководителей;

- организация командировок и деловых встреч руководителей;

Экспедиция

- прием корреспонденции, которая поступает в адрес организации;

- распределение документов за структурными подразделами, доставка документов в структурные подразделы;

- обработка документов, которые отправляются из организации

Подразделение (отдел, группа) по контролю за выполнением документов

- организация контроля за сроками выполнения документов;

- постановка документов на контроль;

- проверка своевременности доведения документов к конкретным исполнителям;

- предыдущая па проверка и регулирования хода выполнения документов;

- снятие документов по контролю;

- учет и обобщения результатов контроля выполнения документов;

- подготовка предложений по усовершенствованию контроля выполнения документов

Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан

- регистрация и учет обращений граждан;

- подготовка обращений граждан на рассмотрение руководством;

- направление обращений граждан на рассмотрение руководством;

- контроль по срокам выполнения обращений граждан;

- отправка писем-ответов гражданам;

- обобщение результатов выполнения обращений граждан;

- формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан;

- подготовка предложений для руководства из усовершенствования организации работы с обращениями граждан

Отдел усовершенствования документооборота

- разработка инструктивных и методических документов из делопроизводства (инструкции, должностные инструкции и др.);

- консультирование сотрудников организации по вопросам работы с документами;

- организация повышения квалификации работников, проводка семинаров о делопроизводства;

- разработка предложений по использованию компьютерной техники в ДОУ;

- постановка задач автоматизации ДОУ.

Архив организации

- ведение списков организаций и (или) структурных подразделов организации - источников комплектования архива;

- прием дел структурных подразделов организации и организаций - источников комплектования архива;

- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

Тема 2. Электронный офис. Информационная модель организации.

1. Электронный офис.

2. Информационная модель организации.

3. Организация как объект внедрения электронного документооборота.

4. Электронный документ.

1. Электронный офис.

Осуществление информационной деятельности в системе организационного управления в условиях функционирования автоматизированных систем требует учета подходов к моделям " электронных офисов", сформулированных еще в конце 80-х годов. Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.

Электронный офис – это система всестороннего использования в управленческой деятельности средств ВТ и телекоммуникаций.

Как правило, выделяют такие этапы развития концепции ЭО:

1. Электронные средства обработки текстов;

2. Локальные компьютерные сети и автоматизация работ по документационному обеспечению управления;

3. Развитие телекоммуникационных систем и автоматизированные рабочие места персонала офиса;

4. Электронные архивы и хранилища данных;

5. Региональные и глобальные компьютерные сети.

Организация работы с документами (документационное обеспечение управления) - важная составляющая часть процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления.

С увеличением масштабов предприятия и количества его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становится все более актуальным. Основные проблемы, которые при этом возникают:

- Руководство теряет целостную картину происходящего на предприятии;

- Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, не могут эффективно работать через разномыслие, снижается качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

- Как следствие, наблюдается падение производительности труда и возникает нехватка ресурсов: человеческих, технических, коммуникационных и др.

Основным инструментом при обосновании методов и направлений информатизации конкретного органа управления должна стать его информационная модель.

2. Информационная модель организации.

Предприятие – это одна или несколько организаций, которые совместно реализуют определенную миссию и руководствуются совместными целями и задачами для производства продукции или услуги.

Информационное обеспечение управления – это комплекс организационных, правовых, технических, технологических мероприятий, средств и методов, обеспечивающих в процессе управления и функционирования системы информационные связи ее элементов путем оптимальной организации информационных массивов баз данных и знаний.

Современные концепции управления информационной деятельностью на предприятиях широко применяют идеи информационной логистики для построения моделей информационной деятельности предприятия, которые отражают взаимосвязи между информационными потоками, а внедрение компьютерных технологий позволяет применять менеджмент деловых процессов.

Информационная логистика – организация и использование систем информационного обеспечения производственно-хозяйственных процессов на предприятии. Она базируется на системном подходе, который охватывает все виды деятельности, связанные с планированием и управлением процессами, направленными на обеспечение предприятия своевременной качественной информацией.

Для эффективного внедрения систем электронного документооборота на предприятии необходимо создать бизнес-модель предприятия.

Бизнес-модель предприятия - это совокупность графических и текстовых описаний, которые позволяют с заданной точностью понимать и имитировать процесс управления предприятием.

Структуру бизнес-модели можно представить в виде следующих составляющих:

- организационная модель - организационная структура предприятия и роли, которые выполняются сотрудниками предприятия в структуре управления;

- Функциональная модель - бизнес-процессы и события, которые инициируют эти бизнес-процессы, выходные результаты;

- Информационная модель - схема информационных потоков в контуре управления, построенная на базе функциональной модели.

Информационная модель организации является схемой потоков информации, используемой в процессе управления, отражает различные процедуры выполнения функций управления организацией и представляет по каждому заданию связь входящих и исходящих документов и показателей.

Информационная модель организации ориентирована на информацию как ресурс, который производится и используется в процессе функционирования системы управления, направленная на решение информационных проблем, рационализацию и интеграцию информационных процессов, улучшение организационной структуры, повышение эффективности работы в целом.

3. Организация как объект внедрения электронного документооборота.

При организации электронного документооборота ключевыми компонентами являются процессное и проектное управление, автоматизация канцелярии, коммуникативная среда. Соотношение этих элементов является индивидуальным для заказчиков различных сфер деятельности.

Существуют определенные особенности предлагаемых решений систем электронного документооборота:

- Для органов государственного управления - системы обработки обращений физических и юридических лиц, а также внутренних административных регламентов;

- В банковской сфере - востребованы архивы кредитных историй и других данных о клиентах;

- Промышленные предприятия нуждаются, прежде всего, автоматизации внутреннего документооборота.

Внедрение системы автоматизации документооборота создает аппаратно-программную основу для:

- Единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

- Объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- Использование общей для всех подразделений (и организаций) системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов;

- Обеспечение унификации управленческой документации и сокращение форм и видов одинаковых документов.

Для определения потребности организации во внедрении электронного документооборота необходимо определиться по определенным критериям.

Критерий 1. По типу организации:

- Организации, основным видом деятельности которых является производство товаров (промышленные предприятия). В этих организациях объемы технологического документооборота превышают объемы управленческого документооборота. При внедрении СЭД на промышленном предприятии необходимо проанализировать возможность и необходимость ее интеграции с автоматизированной системой управления, с системами автоматизированного проектирования, другими компонентами информатизации деятельности;

- Организации, для которых основной сферой деятельности является собственно сам процесс управления (органы государственной власти, управляющие компании холдингов)

- Организации, сферой деятельности которых является предоставление услуг и, соответственно, интенсивное создание документов (юридические, консалтинговые фирмы, издательства и др.).

Основные проблемы заключаются в том, что:

• организации нужны недорогие, но функциональные системы

• организационно отсутствуют отделы информационных технологий. Необходимо участие компании-консультанта, аналитикам которой приходится взаимодействовать почти со всеми сотрудниками организации-заказчика;

• персонал выполняет различные задачи, которые сложно формализовать.

- Организации сферы повышенной ответственности (военная сфера, медицина). В таких организациях необходимо документировать каждый этап выполняемого процесса. СЭД должна предоставлять возможность даже через несколько лет выполнить анализ действий, получать «срез» действий на тот момент времени.

⇐ Предыдущая 1 234 5 Следующая ⇒