Этап 3. Оптимизация взаимодействия подразделений согласно существующей модели документооборота на предприятии.

- Исследования организационных структур предприятия по движению входящих, исходящих и внутренних документов;

- Заключение и обработки карточки-анкеты связей всех подразделений, включенных в каждый из видов спроектированной структуры организационных взаимодействий;

- Анализ эффективности связей по каждому из видов спроектированной организационной структуры;

- Итоговая оценка разработанных мероприятий и анализ возможности их реализации.

На этом этапе выполняется " внутреннее" проектирование системы документооборота.

Для построения модели функционирования системы и получения результатов, близких к оптимальным, следует организовать рациональное и эффективное взаимодействие существующих процессов. С этой целью следует провести следующие мероприятия:

1. Определить иерархическую подчиненность процессов и последовательность их взаимодействия во времени.

2. Разработать структуру взаимодействия между подразделениями на определенный срок.

3. Определить критерии качества работы системы, определить рейтинг каждого из критериев качества.

3. Критерии оценки системы электронного документооборота.

При выборе системы электронного документооборота организации необходимо в первую очередь определить задачи, которые будут решаться с использованием этой системы. После этого необходимо выбрать 4-5 решений различных производителей, которые имеют необходимый опыт внедрения в аналогичной сфере деятельности. Эти системы в дальнейшем подлежат анализу. Исходя из задач деятельности организации, необходимо определить критерии для оценки представленных на рынке систем. В каждой организации эти критерии индивидуальны.

В качестве критериев могут быть такие направления анализа:

- Функциональность;

- Производительность и масштабируемость;

- Интегрированность;

- Лицензионная политика;

- Ценовая политика;

- Стоимость масштабирования;

- Инструментальные средства;

- Локализация.

Необходимо определить важность критериев, после чего оценивать непосредственно систему электронного документооборота.

Пример оценки систем электронного документооборота.

Оценки по каждому из критериев, умноженные на важность этого критерия, суммируются. Система, которая набрала наибольшее количество баллов, является оптимальной для данной организации. В приведенном примере, наиболее приемлемой по критерию " Виды документов, поддерживаемых системой" оказалась Система 3.

Если сотрудникам организации сложно оценить тот или иной показатель для анализа приглашаются независимые консультанты и эксперты.

4. Этапы перехода к электронному документообороту в организациях.

I этап (начальный) - внедрение автоматизированной системы документооборота (АСД).

Функциональные возможности АСД не рассчитаны на сохранение и перемещения документов в учреждении. Их основными задачами являются фиксация этапов прохождения документов и их текущего статуса в специальной базе данных, которое находит отражение в заполнении специальной регистрационной карточки документа. База данных не содержит оригиналов документов, а отражает лишь их текущее положение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Кроме учета и поиска документов в базе данных, система должна генерировать отчеты, позволяющие получить сведения о состоянии выполнения документа и другую общую информацию.

Автоматизация документооборота позволяет:

- Повысить исполнительскую дисциплину (осуществляется за счет улучшения контроля за исполнением документов, а именно эффективная система сообщений и напоминаний дает возможность предупреждать всех должностных лиц о приближении срока исполнения поручения)

- Легко составить полную картину эффективности деятельности как отдельных работников, так и учреждения в целом (с помощью заключительных отчетов и журналов);

- Формировать индивидуальные маршруты документов и определить наиболее оптимальный путь их движения в учреждении;

- Уменьшить время на обработку и регистрацию, а также избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документа (используя автоматическую генерацию номера и дата, использование справочников)

- Средствами системы осуществлять быстрый поиск документов и поручений (по их содержанию или любой комбинацией реквизитов).

II этап (расширенный) - создание " образа" электронного документооборота.

Расширенный уровень автоматизации позволяет добавлять к электронной регистрационной карточки электронное иконное изображения документа (сканированная копия), иначе говоря, «образ документа», единственным отличием которого от электронного документа является отсутствие электронно-цифровой подписи (что гарантирует его целостность, достоверность и соответственно юридическую силу). Следовательно, уровень АСД, в котором функционирует электронный «образ документа», условно можно назвать " образом электронного документооборота".

Создание " образа электронного документооборота" происходит с помощью сканирования документов. Быстрое получение электронной версии документа с помощью использования технологий сканирования, распознавания и печати документа делает легче переход от бумажной версии документа в электронной.

⇐ Предыдущая 1 2 3 45