Критерий 4. Стиль управления и корпоративная культура организации.

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 5Следующая ⇒

Стиль управления (авторитарный или демократический) в значительной мере определяет и формирует ожидания заказчика от внедрения системы электронного документооборота.

Авторитарный стиль требует жесткой иерархической структуры. При внедрении систем электронного документооборота важны функции регистрации документов и контроля исполнительской дисциплины.

Демократический стиль отличается значительной степенью делегирования полномочий и ответственности, заинтересованностью сотрудников в процесс управления. Внедрение систем электронного документооборота требует совместной работы с документами, поддержки командной работы.

Для систем документооборота основными параметрами являются:

- Объем документооборота;

- Скорость движения документов;

- Стоимость выполнения типовых операций над документами.

4. Электронный документ.

В Законе Украины " Об электронных документах и электронном документообороте" ст. 5. таким образом определено понятие «электронный документ»:

Электронный документ – это документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа.

Электронный документ может быть создан, передан, сохранен и преобразован электронными средствами в визуальную форму.

Визуальной форме представления электронного документа является отображение данных, которые он содержит, электронными средствами или на бумаге в форме, пригодной для восприятия его содержания человеком.

Функции электронного документа в системе управления:

- Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

- Эффективный доступ всех сотрудников к информации и знаниям;

- Поддержка коммуникаций внутри предприятия за счет средств развитой маршрутизации электронного документа;

- Горизонтальный и вертикальный обмен между органами государственного управления, между органами государственного управления и гражданами.

Требования к электронному документу

Электронные документы характеризуется следующими признаками:

- Электронные документы являются программно-технично зависимыми продуктами;

- Электронные документы имеют широкий спектр информационного отображения (текстовые, графические, электронные таблицы, базы данных, мультимедийные)

- Форма электронных документов может быть отделена от содержания, а содержание документов может быть фрагментированным (базы данных), то есть физически документ может храниться в нескольких разных файлах;

- Электронные документы могут иметь ссылки, которые не контролируются авторами, например, использование Интернет-файлов или файлов корпоративным базам данных с коротким диапазоном жизненного цикла;

- Электронные документы хранятся на физических носителях информации (магнитные, оптические устройства), не могут гарантировать долгосрочное сохранение информации (процесс размагничивания, механическое повреждение, физическое и моральное старение программно технических средств).

Жизненный цикл электронного документа.

При регистрации документов оформляется РКК документа, которая включает в себя: корреспондент, краткое содержание, дата создания, регистрационный номер документа, подпись, резолюция, тематика, гриф доступа, отметка о наличии приложений, номенклатура, состав документа и др. Некоторые реквизиты, например, резолюции, отчеты, адресаты, корреспонденты могут иметь множественное значение.

При обработке и сохранении собственно документов с карточкой может быть связано любое число файлов. Эти файлы могут поступать линиями связи или вводиться непосредственно в организации с использованием клавиатур, сканеров, микрофонов и других устройств, подключаемых к компьютеру. Файлы документов могут храниться либо в файловой системе, или непосредственно в базе данных, или в гипертекстовой форме в Интернет / Интранет-сети.

При движения документов основным инструментом управления перемещением документа является резолюция. При введении резолюции определяются рабочие места исполнителей, ответственного исполнителя, контролера и передает им соответствующие уведомления о необходимости выполнения резолюции (поручения). При этом исполнители и контроллер одновременно получают доступ к тексту резолюции, РКК документа и самому документу. Введение исполнителем отчета о выполнении приводит к появлению соответствующего сообщения на рабочем месте контролера и ответственного исполнителя.

Документы, которые обрабатываются, например, в органах государственной власти, традиционно имеют две формы - бумажную и электронную, что является следствием того, что современные средства подготовки документов предусматривают электронную форму их хранения, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения - бумажную.

Правовой статус электронного документа.

Юридическая сила электронного документа обеспечивается использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП), который идентифицирует автора направленного электронного документа и обеспечивает невозможность изменения документа в процессе доставки.

ЭЦП используется в качестве аналога собственноручной подписи или печати (в случае юридического лица). ЭЦП добавляется к блоку данных и дает возможность получателю блока проверить источник и целостность данных.

Юридическая сила электронному документу предоставляется с помощью электронной подписи. Согласно ст. 6 Закона Украины " Об электронных документах и электронном документообороте", электронная подпись является обязательным реквизитом электронного документа, который используется для идентификации автора или лица, подписавшего документ. Пункт 2 ст. 6 " Электронная подпись" содержит следующее положение: "... наложением электронной подписи завершается создание электронного документа". Таким образом, момент, с которого электронный документ приобретает юридическую силу - это момента наложения электронной подписи.

Электронная подпись – данные в электронной форме, которые добавляются к другим электронным данным или логически с ними связанны и предназначены для идентификации лица, подписывающего эти данные.

Электронная цифровая подпись – это вид электронной подписи, полученный в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который присоединяется к этому набору или логически с ним связан и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписывающего.

Особенность электронной цифровой подписи (ЭЦП) заключается в том, что она основывается на алгоритмах криптографической защиты информации. ЭЦП накладывается с помощью личного ключа - специального кода, известного только лицу, подписавшему документ. Если этот код сообщить программе, то согласно криптографическому алгоритму она сформирует уникальное контрольное значение и добавит его к документу, то есть подпишет электронный документ уникальной ЭЦП владельца данного личного ключа. Подлинность ЭЦП проверяется с помощью открытого ключа - кода проверки, доступного всем остальным субъектам электронного документооборота. Этот код делает невозможным подделку ЭЦП автора электронного документа, но позволяет проверить его подлинность. Получив этот код, программа, используя уже упомянутый алгоритм, сверит его с полученным вместе с документом ЭЦП автора. Если эти контрольные значения совпадут, подпись будет считаться настоящим, а полученный документ - целостным. Открытый ключ должен быть сертифицирован центром сертификации ключей.

Тема 3: Принципы построения и функционирования систем электронного документооборота

План

1. Стадии автоматизации документооборота.

2. Виды систем электронного документооборота.

3. Основные требования к системам электронного документооборота.

4. Примеры систем электронного документооборота.

1. Стадии автоматизации документооборота.

Основной проблемой традиционной технологии управления документооборотом является практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Наиболее эффективными направлениями использования электронных технологий в традиционном делопроизводстве являются:

- Подготовка документов с использованием электронных технологий - осуществляется по правилам и с использованием форм и бланков унифицированных документов. На выходе тексты переводятся на бумагу и приобретают в соответствии с действующими правилами формы документов;

- Электронная передача информации используется для ускорения ее доставки потребителям с последующими выводом документов на бумагу; актуальной задачей является определение места факсимильной передачи документа в системе традиционного делопроизводства;

- Электронная регистрация поступления документов в систему - предполагает включение в единую информационную систему всех документов, которые создаются в организации или поступают в нее в любой форме на основе единых правил регистрации.

Управление документациею – это комплекс мероприятий, направленных на реализацию процессов создания и функционирования служебных документов.

В процессе автоматизации документооборота можно условно выделить следующие стадии: бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный документооборот и безбумажный документооборот.

При применении бумажного документооборота документ проходит все этапы в бумажной форме: для регистрации используются журналы, карточки.

Бумажный документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. На данном этапе возникает понятие электронного документа, то есть такого документа, который хранится на машинных носителях. При отсутствии локальной сети преимущества безбумажного документа не реализуются. Передача, согласования и утверждения документов осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот означает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, используются для подготовки, передачи и хранения документов, однако, юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде.

Безбумажный документооборот означает, что все операции с документами выполняются в электронном виде, юридическая сила документа удостоверяется электронной цифровой подписью.

Преимущества электронного документооборота:

- Возможность размещения в документ, кроме текста, мультимедийных данных;

- Возможность использования заранее заготовленных форм;

- Высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;

- Экономия бумаги;

- Высокая компактность архиве;

- Высокая скорость поиска и получения информации;

- Возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными целями внедрения электронного документооборота в организации являются:

- Повышение эффективности управленческой деятельности;

- Ускорение движения документов в организации;

- Уменьшение трудоемкости обработки документов.

Система электронного документооборота – это организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, обеспечивающих комплекс функций для работы с электронными документами: преобразование бумажных документов в электронные, организация их защиты и распределение доступа к электронным документам, их маршрутизация, создание механизмов согласования документов.

Основные технологии, которые обеспечивают различные операции обработки документов:

- Технологии распознавания текстов, трансформирующие бумажные входящие документы в электронную форму;

- Электронная цифровая подпись;

- Средства передачи данных;

- Средства хранения документов в электронной форме.

2. Виды систем электронного документооборота.

Электронный документооборот - это процесс создания, получения, совместного использования, контроля, ревизии, распределения и хранения документов и информации, которую они содержат в пределах определенной информационной системы.

Из важнейших характеристик систем электронного документооборота специалисты, как правило, выделяют следующие:

- Программная платформа;

- Типы документов, с которыми работает система;

- Возможности масштабирования;

- Максимальное количество пользователей;

- Возможность работы по свободной " схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

- Возможности контроля за прохождением документов;

- Поддержка работы с несколькими версиями документа, возможность интеграции с другими приложениями;

- Средства регламентации доступа и криптографической защиты.

3. Основные требования к системам электронного документооборота.

Масштабируемость

Желательно, чтобы система могла поддерживать любое количество пользователей и способность системы наращивать мощность определялась только мощностью соответствующего программного обеспечения.

Распределенность

Архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок для работы с документами в территориально-распределенных организациях

Модульность

Система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, на случай, если пользователю системы не нужно сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, или спектр задач организации уже, чем весь спектр задач документооборота.

Открытость

Система должна иметь открытые интерфейсы для возможного доработки и интеграции с другими системами.

Для обеспечения обмена электронными документами и сообщениями с соблюдением требований " Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти", утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 № 1 453, разработаны технические условия " Система электронного документооборота органа исполнительной власти. Технические условия " ТУ У 30.0- 33240054-001: 2005.

Соблюдение технических условий обеспечивает возможность:

- Унификации форматов обмена информацией между органами исполнительной власти;

- Интеграции СЭДО в единую общегосударственную систему электронного документооборота органов исполнительной власти.

В СЭДО должна обеспечиваться возможность:

- Одновременной работы группы пользователей;

- Проверки электронных документов на заражение вирусом и регулярное обновление антивирусной базы данных;

- Использование надежных средств электронной цифровой подписи;

- Визуального представления (в том числе и печать на бумаге) электронных документов;

- Использование систем распознавания документов на бумаге и проверки правописания.

4. Примеры систем электронного документооборота.

Программные продукты, которые используются для создания СЭДО, должны иметь экспертное заключение или сертификат соответствия требованиям нормативных документов по технической защите информации.

" БОСС-Референт"

Система ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство.

Система БОСС-Референт построена на платформе IBM Lotus Domino/Notes и характеризуется следующими свойствами:

- Средства создания единого информационно-управленческого простора для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых и др.

- Поддержка сложных маршрутов согласования документов;

- Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых в соответствии с требованиями специфики деятельности заказчика;

- Удобство администрирования, масштабирования, Web-доступ;

- Наличие средств защиты информации;

- Простота освоения пользователями.

" ДЕЛО"

" ДЕЛО" в полной мере поддерживает отечественные традиции делопроизводства и полный жизненный цикл документа. Система может использоваться и небольшими организациями - для автоматизации бумажного документооборота, и крупными предприятиями - для организации электронного документооборота.

Основные функции системы:

- Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачу в архив;

- Формирование поручений по документам;

- Управление прохождением документов с множеством решений;

- Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение;

- Контроль прохождения и исполнения документов;

- Обеспечение информационной безопасности.

" Евфрат-документооборот"

Система со своими функциональными возможностями рекомендована широкому кругу организаций. На сайте компании говорится, что система может использоваться для предприятий малого и среднего бизнеса. " Евфрат" построен в парадигме " Рабочего стола" с папками. Документы разносятся в папки, которые могут иметь любую степень вложенности.

Система позволяет выполнять следующие задачи:

- Автоматизация канцелярии;

- Электронный архив документов;

- Корпоративный электронный документооборот (workflow).

OPTiMA-WorkFlow

Функциональные возможности системы OPTiMA-WorkFlow

- Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов;

- Контроль соблюдения требований технологии работы с документами;

- Контроль исполнения поручений; динамическая модификация формы и

- Контроль исполнения поручений; динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации;

- Полноценный контроль версий документа;

- Работа с любыми электронными объектами;

- Работа в распределенных корпоративных сетях;

- Индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользователя.

" Megapolis.Документооборот"

" Megapolis.Документооборот" является комплексным программным решением для создания систем управления документами и автоматизации деловых процессов. Система охватывает все этапы жизненного цикла документов. Система имеет модули, ориентированные на автоматизацию традиционных отечественных процессов делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины, характеризуется открытостью, высоким уровнем расширения, адаптации и может использоваться в различных структурах - от коммерческих компаний в органы государственной власти.

Система «Megapolis.Документооборот» предназначена для решения следующих задач:

- Обеспечение автоматизации деловых процессов (workflow)

- Организация общего информационного пространства для организации с распределенной структурой;

- Автоматизация задач делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины - функций подготовки проектов документов, регистрации, формирование резолюций, доведение документов до исполнителей, фиксация хода выполнения, контроль исполнения, автоматизация функций ведения бумажного архива;

- Организация работы с обращениями граждан;

- Формирование различных видов статистической и аналитической отчетности.

Тема 4: Организационно-технологические подходы к внедрению электронного документооборота.

План

1. Проблемы реализации проектов внедрения ЭД.

2. Анализ документооборота предприятия.

3. Критерии оценки системы электронного документооборота.

4. Этапы перехода к электронному документообороту в организациях.

1. Проблемы реализации проектов внедрения ЭД.

Основные подходы и принципы внедрения электронного документооборота схожи с внедрением любого комплексного ИТ-решения по управлению предприятием.

Все проблемы по реализации проектов можно разделить на организационные, экономические и технические.

Организационные связанны с человеческим фактором - недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их компьютерной грамотности, неполным или ошибочным определением задач, стоящих перед системой.

Экономические проблемы - необходимость вложения значительных средств, при том, что экономический эффект от внедрения не сразу заметен.

Технические проблемы - необходимость создания качественной инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами.

Для эффективного внедрения систем электронного документооборота необходимо:

- Выявление заинтересованности руководства в реализации проекта;

- Отказ от разработки системы силами собственного ИТ- подразделения и применение готовых решений от производителей;

- Разработка и внедрение концепции развития документационного обеспечение предприятия, плана внедрения системы электронного документооборота, выбор руководителя проекта, формирования рабочей группы;

- Тесное сотрудничество специалистов ИТ- служб заказчика и исполнителя;

- Четкое распределение обязанностей и полномочий всех, кто вовлечен к внедрению системы;

- Внедрение пилотного проекта по отработке бизнес-процедур, подлежащих автоматизации;

- Обучение сотрудников на постоянной основе и на всех этапах внедрения.

Для автоматизации документооборота на предприятии необходим, прежде всего, анализ документооборота предприятия, основанного на выявлении " проблемных" участков документооборота и оптимизации движения документов.

Такой анализ можно осуществлять по следующим этапам.

Этап 1. Анализ системы документооборота на предприятии (подготовительный этап):

- Исследование организационной структуры предприятия;

- Выделение из организационной структуры подразделений, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс документооборота на предприятии;

- Определение подчиненности выявленных подразделений и разграничения их функций по видам выполняемых работ;

- Формирование соответствующей модели документооборота на предприятии.

На этом этапе следует определить основные подразделения, отдельных исполнителей, которые отвечают за процесс документооборота на предприятии.

После обнаружения сектора, ответственного за документооборот на предприятии, необходимо выявить подчиненность подразделений сектора и разграничить их функции по видам выполняемых работ и на этой основе сформировать существующую модель документооборота на предприятии.

Воспользовавшись организационной структурой предприятия следует составить блок-схему взаимодействия всех подразделений с подразделениями, ответственными за документооборот на предприятии. После этого необходимо показать схему движения документов между подразделениями.

Этап 2. Анализ структуры документооборота на предприятии:

- Группировка документов предприятия по признаку документационного обеспечения управления (входящие, исходящие, приказы и др.);

- Группировка документов предприятия по подразделениям согласно организационной структуры предприятия и их анализ;

- Группировка документов предприятия для выявления сезонности и их анализ.

На этом этапе выполняется анализ структуры документооборота предприятия. Выполняется группировки документов по признаку документационного обеспечения:

- Внутренние документы (например., Финансовые и служебные)

- Для выявления динамики в движения документов - отслеживают темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период;

- По подразделениям - для выявления, какие из подразделений наиболее всего загружают документооборот;

- Выполняется анализ документов по категориям.

⇐ Предыдущая 1 2 345 Следующая ⇒