Документопоток – это поток документов, которые циркулируют между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки этих документов.

Стр 1 из 5Следующая ⇒

Документооборот осуществляется в виде потока документов между:

- теми, кто анализирует и продуцирует информацию или принимает решение (руководители предприятия и подразделений, специалисты и квалифицированные работники);

- пунктами технической обработки документов в организации (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция архив).

Выделяют три основных документальных потока:

- документопоток входных документов (письма, соглашения, рекламные объявления, ведомственные распоряжения и инструкции и т.п.). Большая часть документов, которые обрабатываются, адресованы руководителю предприятия (85-90%), только 10-15% - заместителям руководителя, руководителям структурных подразделений и конкретным исполнителям;

- документопоток внутренних документов - из одного подразделения в другое (приказы, распоряжения, инструкции руководства, служебные записки, акты и др.);

- документопоток исходящих документов, который направляется во внешнюю среду (письма и ответы на письма, соглашения, отчеты, контракты, пресс-релизы и т.п.).

Документопоток характеризуется такими параметрами:

- содержанием или функциональной принадлежностью;

- структурой;

- режимом или цикличностью;

- направленностью;

- объемом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, которые в него входят и характером информации, которая закреплена в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, согласно которым документы могут быть классифицированы, индексированны, сформирована система справочного аппарата по документам организации. Структура документопотоков отвечает функционально-целевому назначению документов, которые в него входят.

Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени его информационной нагрузки. Изменения могут быть связаны с сезонным уменьшением деловой, политической, управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от конкретного технологического звена обработки документов: (документы, которые регистрируются и документы, которые не регистрируются; документы с контролем выполнения и без контроля и др.). На направление документопотока влияет также способ оценки и регистрации документов, которые составляют этот поток: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объем документопотока измеряется количеством документов или объемом информации, которая содержится в документах (листы, знаки, количество доверенностей, исполнителей и др.).

Объем документопотока - количество документов, которые поступили в организацию и созданы в ней за определенный период.

Данный показатель должен использоваться как критерий при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Величина объема документооборота нужна для:

- расчета необходимой численности персонала служб делопроизводства;

- расчета эффективности применения средств автоматизации делопроизводства;

- определение загруженности персонала, который выполняет функции делопроизводства.

Любой документ, независимо от того потока, в котором он находится (проектном, технологическом, нормативном, административном, финансовом), имеет прямую или косвенную связь с продукцией предприятия.

Организация документооборота разнородных потоков в общей среде дает возможность отображать связи между техническими, административными, нормативными, финансовыми и другими документами. Каждый из документов двигается в собственном потоке, разрабатывается и маршрутизируется разными пользователями. Общая среда лишь отображает связи и дает возможность (при наличии прав) получить информацию не только о технических данных изделия, а и о маркетинге, финансовые, административные документы относительно него.

Функции основных подразделений службы документационного обеспечения

Управления

Секретариат - информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, глав коллегиальных органов)

- планирование рабочего дня руководителей

- предыдущее рассмотрение и подготовка на доклад руководителю документов, которые поступили в организацию;

- составление и создание документов за задачами руководителей;

- аналитическая работа с документами за задачами руководителей;

- организация телефонных переговоров руководителей;

- организация командировок и деловых встреч руководителей;

Экспедиция

- прием корреспонденции, которая поступает в адрес организации;

- распределение документов за структурными подразделами, доставка документов в структурные подразделы;

- обработка документов, которые отправляются из организации

Подразделение (отдел, группа) по контролю за выполнением документов

- организация контроля за сроками выполнения документов;

- постановка документов на контроль;

- проверка своевременности доведения документов к конкретным исполнителям;

- предыдущая па проверка и регулирования хода выполнения документов;

- снятие документов по контролю;

- учет и обобщения результатов контроля выполнения документов;

- подготовка предложений по усовершенствованию контроля выполнения документов

Подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан

- регистрация и учет обращений граждан;

- подготовка обращений граждан на рассмотрение руководством;

- направление обращений граждан на рассмотрение руководством;

- контроль по срокам выполнения обращений граждан;

- отправка писем-ответов гражданам;

- обобщение результатов выполнения обращений граждан;

- формирование дел с документами по рассмотрению обращений граждан;

- подготовка предложений для руководства из усовершенствования организации работы с обращениями граждан

Отдел усовершенствования документооборота

- разработка инструктивных и методических документов из делопроизводства (инструкции, должностные инструкции и др.);

- консультирование сотрудников организации по вопросам работы с документами;

- организация повышения квалификации работников, проводка семинаров о делопроизводства;

- разработка предложений по использованию компьютерной техники в ДОУ;

- постановка задач автоматизации ДОУ.

Архив организации

- ведение списков организаций и (или) структурных подразделов организации - источников комплектования архива;

- прием дел структурных подразделов организации и организаций - источников комплектования архива;

- учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

Тема 2. Электронный офис. Информационная модель организации.

1. Электронный офис.

2. Информационная модель организации.

3. Организация как объект внедрения электронного документооборота.

4. Электронный документ.

1. Электронный офис.

Осуществление информационной деятельности в системе организационного управления в условиях функционирования автоматизированных систем требует учета подходов к моделям " электронных офисов", сформулированных еще в конце 80-х годов. Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.

Электронный офис – это система всестороннего использования в управленческой деятельности средств ВТ и телекоммуникаций.

Как правило, выделяют такие этапы развития концепции ЭО:

1. Электронные средства обработки текстов;

2. Локальные компьютерные сети и автоматизация работ по документационному обеспечению управления;

3. Развитие телекоммуникационных систем и автоматизированные рабочие места персонала офиса;

4. Электронные архивы и хранилища данных;

5. Региональные и глобальные компьютерные сети.

Организация работы с документами (документационное обеспечение управления) - важная составляющая часть процесса управления и принятия управленческих решений, которая существенно влияет на оперативность и качество управления.

С увеличением масштабов предприятия и количества его сотрудников вопрос об эффективности ДОУ становится все более актуальным. Основные проблемы, которые при этом возникают:

- Руководство теряет целостную картину происходящего на предприятии;

- Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, не могут эффективно работать через разномыслие, снижается качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

- Как следствие, наблюдается падение производительности труда и возникает нехватка ресурсов: человеческих, технических, коммуникационных и др.

Основным инструментом при обосновании методов и направлений информатизации конкретного органа управления должна стать его информационная модель.

2. Информационная модель организации.

Предприятие – это одна или несколько организаций, которые совместно реализуют определенную миссию и руководствуются совместными целями и задачами для производства продукции или услуги.

Информационное обеспечение управления – это комплекс организационных, правовых, технических, технологических мероприятий, средств и методов, обеспечивающих в процессе управления и функционирования системы информационные связи ее элементов путем оптимальной организации информационных массивов баз данных и знаний.

Современные концепции управления информационной деятельностью на предприятиях широко применяют идеи информационной логистики для построения моделей информационной деятельности предприятия, которые отражают взаимосвязи между информационными потоками, а внедрение компьютерных технологий позволяет применять менеджмент деловых процессов.

Информационная логистика – организация и использование систем информационного обеспечения производственно-хозяйственных процессов на предприятии. Она базируется на системном подходе, который охватывает все виды деятельности, связанные с планированием и управлением процессами, направленными на обеспечение предприятия своевременной качественной информацией.

Для эффективного внедрения систем электронного документооборота на предприятии необходимо создать бизнес-модель предприятия.

Бизнес-модель предприятия - это совокупность графических и текстовых описаний, которые позволяют с заданной точностью понимать и имитировать процесс управления предприятием.

Структуру бизнес-модели можно представить в виде следующих составляющих:

- организационная модель - организационная структура предприятия и роли, которые выполняются сотрудниками предприятия в структуре управления;

- Функциональная модель - бизнес-процессы и события, которые инициируют эти бизнес-процессы, выходные результаты;

- Информационная модель - схема информационных потоков в контуре управления, построенная на базе функциональной модели.

Информационная модель организации является схемой потоков информации, используемой в процессе управления, отражает различные процедуры выполнения функций управления организацией и представляет по каждому заданию связь входящих и исходящих документов и показателей.

Информационная модель организации ориентирована на информацию как ресурс, который производится и используется в процессе функционирования системы управления, направленная на решение информационных проблем, рационализацию и интеграцию информационных процессов, улучшение организационной структуры, повышение эффективности работы в целом.

3. Организация как объект внедрения электронного документооборота.

При организации электронного документооборота ключевыми компонентами являются процессное и проектное управление, автоматизация канцелярии, коммуникативная среда. Соотношение этих элементов является индивидуальным для заказчиков различных сфер деятельности.

Существуют определенные особенности предлагаемых решений систем электронного документооборота:

- Для органов государственного управления - системы обработки обращений физических и юридических лиц, а также внутренних административных регламентов;

- В банковской сфере - востребованы архивы кредитных историй и других данных о клиентах;

- Промышленные предприятия нуждаются, прежде всего, автоматизации внутреннего документооборота.

Внедрение системы автоматизации документооборота создает аппаратно-программную основу для:

- Единого порядка индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;

- Объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;

- Использование общей для всех подразделений (и организаций) системы индексации документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов;

- Обеспечение унификации управленческой документации и сокращение форм и видов одинаковых документов.

Для определения потребности организации во внедрении электронного документооборота необходимо определиться по определенным критериям.

Критерий 1. По типу организации:

- Организации, основным видом деятельности которых является производство товаров (промышленные предприятия). В этих организациях объемы технологического документооборота превышают объемы управленческого документооборота. При внедрении СЭД на промышленном предприятии необходимо проанализировать возможность и необходимость ее интеграции с автоматизированной системой управления, с системами автоматизированного проектирования, другими компонентами информатизации деятельности;

- Организации, для которых основной сферой деятельности является собственно сам процесс управления (органы государственной власти, управляющие компании холдингов)

- Организации, сферой деятельности которых является предоставление услуг и, соответственно, интенсивное создание документов (юридические, консалтинговые фирмы, издательства и др.).

Основные проблемы заключаются в том, что:

• организации нужны недорогие, но функциональные системы

• организационно отсутствуют отделы информационных технологий. Необходимо участие компании-консультанта, аналитикам которой приходится взаимодействовать почти со всеми сотрудниками организации-заказчика;

• персонал выполняет различные задачи, которые сложно формализовать.

- Организации сферы повышенной ответственности (военная сфера, медицина). В таких организациях необходимо документировать каждый этап выполняемого процесса. СЭД должна предоставлять возможность даже через несколько лет выполнить анализ действий, получать «срез» действий на тот момент времени.

Масштабируемость

Желательно, чтобы система могла поддерживать любое количество пользователей и способность системы наращивать мощность определялась только мощностью соответствующего программного обеспечения.

Распределенность

Архитектура систем документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок для работы с документами в территориально-распределенных организациях

Модульность

Система должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, на случай, если пользователю системы не нужно сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, или спектр задач организации уже, чем весь спектр задач документооборота.

Открытость

Система должна иметь открытые интерфейсы для возможного доработки и интеграции с другими системами.

Для обеспечения обмена электронными документами и сообщениями с соблюдением требований " Типового порядка осуществления электронного документооборота в органах исполнительной власти", утвержденного постановлением Кабинета Министров Украины от 28 октября 2004 № 1 453, разработаны технические условия " Система электронного документооборота органа исполнительной власти. Технические условия " ТУ У 30.0- 33240054-001: 2005.

Соблюдение технических условий обеспечивает возможность:

- Унификации форматов обмена информацией между органами исполнительной власти;

- Интеграции СЭДО в единую общегосударственную систему электронного документооборота органов исполнительной власти.

В СЭДО должна обеспечиваться возможность:

- Одновременной работы группы пользователей;

- Проверки электронных документов на заражение вирусом и регулярное обновление антивирусной базы данных;

- Использование надежных средств электронной цифровой подписи;

- Визуального представления (в том числе и печать на бумаге) электронных документов;

- Использование систем распознавания документов на бумаге и проверки правописания.

4. Примеры систем электронного документооборота.

Программные продукты, которые используются для создания СЭДО, должны иметь экспертное заключение или сертификат соответствия требованиям нормативных документов по технической защите информации.

" БОСС-Референт"

Система ориентирована на совместную работу многих пользователей и создает внутри организации единое информационное пространство.

Система БОСС-Референт построена на платформе IBM Lotus Domino/Notes и характеризуется следующими свойствами:

- Средства создания единого информационно-управленческого простора для организаций любой сложности: распределенных, многоуровневых и др.

- Поддержка сложных маршрутов согласования документов;

- Быстрая автоматизация бизнес-процессов благодаря наличию встроенных процессов обработки документов, настраиваемых и модифицируемых в соответствии с требованиями специфики деятельности заказчика;

- Удобство администрирования, масштабирования, Web-доступ;

- Наличие средств защиты информации;

- Простота освоения пользователями.

" ДЕЛО"

" ДЕЛО" в полной мере поддерживает отечественные традиции делопроизводства и полный жизненный цикл документа. Система может использоваться и небольшими организациями - для автоматизации бумажного документооборота, и крупными предприятиями - для организации электронного документооборота.

Основные функции системы:

- Обеспечивает полный жизненный цикл документа в организации от создания проекта документа до списания в дело и передачу в архив;

- Формирование поручений по документам;

- Управление прохождением документов с множеством решений;

- Передача завизированных документов сотрудникам на ознакомление и исполнение;

- Контроль прохождения и исполнения документов;

- Обеспечение информационной безопасности.

" Евфрат-документооборот"

Система со своими функциональными возможностями рекомендована широкому кругу организаций. На сайте компании говорится, что система может использоваться для предприятий малого и среднего бизнеса. " Евфрат" построен в парадигме " Рабочего стола" с папками. Документы разносятся в папки, которые могут иметь любую степень вложенности.

Система позволяет выполнять следующие задачи:

- Автоматизация канцелярии;

- Электронный архив документов;

- Корпоративный электронный документооборот (workflow).

OPTiMA-WorkFlow

Функциональные возможности системы OPTiMA-WorkFlow

- Полнофункциональная маршрутизация и средства описания сценариев движения документов;

- Контроль соблюдения требований технологии работы с документами;

- Контроль исполнения поручений; динамическая модификация формы и

- Контроль исполнения поручений; динамическая модификация формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации;

- Полноценный контроль версий документа;

- Работа с любыми электронными объектами;

- Работа в распределенных корпоративных сетях;

- Индивидуальная настройка интерфейса рабочего места пользователя.

" Megapolis.Документооборот"

" Megapolis.Документооборот" является комплексным программным решением для создания систем управления документами и автоматизации деловых процессов. Система охватывает все этапы жизненного цикла документов. Система имеет модули, ориентированные на автоматизацию традиционных отечественных процессов делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины, характеризуется открытостью, высоким уровнем расширения, адаптации и может использоваться в различных структурах - от коммерческих компаний в органы государственной власти.

Система «Megapolis.Документооборот» предназначена для решения следующих задач:

- Обеспечение автоматизации деловых процессов (workflow)

- Организация общего информационного пространства для организации с распределенной структурой;

- Автоматизация задач делопроизводства и контроля исполнительской дисциплины - функций подготовки проектов документов, регистрации, формирование резолюций, доведение документов до исполнителей, фиксация хода выполнения, контроль исполнения, автоматизация функций ведения бумажного архива;

- Организация работы с обращениями граждан;

- Формирование различных видов статистической и аналитической отчетности.

Тема 4: Организационно-технологические подходы к внедрению электронного документооборота.

План

1. Проблемы реализации проектов внедрения ЭД.

2. Анализ документооборота предприятия.

3. Критерии оценки системы электронного документооборота.

4. Этапы перехода к электронному документообороту в организациях.

1. Проблемы реализации проектов внедрения ЭД.

Основные подходы и принципы внедрения электронного документооборота схожи с внедрением любого комплексного ИТ-решения по управлению предприятием.

Все проблемы по реализации проектов можно разделить на организационные, экономические и технические.

Организационные связанны с человеческим фактором - недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их компьютерной грамотности, неполным или ошибочным определением задач, стоящих перед системой.

Экономические проблемы - необходимость вложения значительных средств, при том, что экономический эффект от внедрения не сразу заметен.

Технические проблемы - необходимость создания качественной инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами.

Для эффективного внедрения систем электронного документооборота необходимо:

- Выявление заинтересованности руководства в реализации проекта;

- Отказ от разработки системы силами собственного ИТ- подразделения и применение готовых решений от производителей;

- Разработка и внедрение концепции развития документационного обеспечение предприятия, плана внедрения системы электронного документооборота, выбор руководителя проекта, формирования рабочей группы;

- Тесное сотрудничество специалистов ИТ- служб заказчика и исполнителя;

- Четкое распределение обязанностей и полномочий всех, кто вовлечен к внедрению системы;

- Внедрение пилотного проекта по отработке бизнес-процедур, подлежащих автоматизации;

- Обучение сотрудников на постоянной основе и на всех этапах внедрения.

Для автоматизации документооборота на предприятии необходим, прежде всего, анализ документооборота предприятия, основанного на выявлении " проблемных" участков документооборота и оптимизации движения документов.

Такой анализ можно осуществлять по следующим этапам.

Этап 1. Анализ системы документооборота на предприятии (подготовительный этап):

- Исследование организационной структуры предприятия;

- Выделение из организационной структуры подразделений, отдельных исполнителей, отвечающих за процесс документооборота на предприятии;

- Определение подчиненности выявленных подразделений и разграничения их функций по видам выполняемых работ;

- Формирование соответствующей модели документооборота на предприятии.

На этом этапе следует определить основные подразделения, отдельных исполнителей, которые отвечают за процесс документооборота на предприятии.

После обнаружения сектора, ответственного за документооборот на предприятии, необходимо выявить подчиненность подразделений сектора и разграничить их функции по видам выполняемых работ и на этой основе сформировать существующую модель документооборота на предприятии.

Воспользовавшись организационной структурой предприятия следует составить блок-схему взаимодействия всех подразделений с подразделениями, ответственными за документооборот на предприятии. После этого необходимо показать схему движения документов между подразделениями.

Этап 2. Анализ структуры документооборота на предприятии:

- Группировка документов предприятия по признаку документационного обеспечения управления (входящие, исходящие, приказы и др.);

- Группировка документов предприятия по подразделениям согласно организационной структуры предприятия и их анализ;

- Группировка документов предприятия для выявления сезонности и их анализ.

На этом этапе выполняется анализ структуры документооборота предприятия. Выполняется группировки документов по признаку документационного обеспечения:

- Внутренние документы (например., Финансовые и служебные)

- Для выявления динамики в движения документов - отслеживают темпы роста входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период;

- По подразделениям - для выявления, какие из подразделений наиболее всего загружают документооборот;

- Выполняется анализ документов по категориям.

I этап (начальный) - внедрение автоматизированной системы документооборота (АСД).

Функциональные возможности АСД не рассчитаны на сохранение и перемещения документов в учреждении. Их основными задачами являются фиксация этапов прохождения документов и их текущего статуса в специальной базе данных, которое находит отражение в заполнении специальной регистрационной карточки документа. База данных не содержит оригиналов документов, а отражает лишь их текущее положение и статус, включая атрибуты контроля исполнения. Кроме учета и поиска документов в базе данных, система должна генерировать отчеты, позволяющие получить сведения о состоянии выполнения документа и другую общую информацию.

Автоматизация документооборота позволяет:

- Повысить исполнительскую дисциплину (осуществляется за счет улучшения контроля за исполнением документов, а именно эффективная система сообщений и напоминаний дает возможность предупреждать всех должностных лиц о приближении срока исполнения поручения)

- Легко составить полную картину эффективности деятельности как отдельных работников, так и учреждения в целом (с помощью заключительных отчетов и журналов);

- Формировать индивидуальные маршруты документов и определить наиболее оптимальный путь их движения в учреждении;

- Уменьшить время на обработку и регистрацию, а также избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документа (используя автоматическую генерацию номера и дата, использование справочников)

- Средствами системы осуществлять быстрый поиск документов и поручений (по их содержанию или любой комбинацией реквизитов).

II этап (расширенный) - создание " образа" электронного документооборота.

Расширенный уровень автоматизации позволяет добавлять к электронной регистрационной карточки электронное иконное изображения документа (сканированная копия), иначе говоря, «образ документа», единственным отличием которого от электронного документа является отсутствие электронно-цифровой подписи (что гарантирует его целостность, достоверность и соответственно юридическую силу). Следовательно, уровень АСД, в котором функционирует электронный «образ документа», условно можно назвать " образом электронного документооборота".

Создание " образа электронного документооборота" происходит с помощью сканирования документов. Быстрое получение электронной версии документа с помощью использования технологий сканирования, распознавания и печати документа делает легче переход от бумажной версии документа в электронной.