Создание и редактирование диаграмм

⇐ ПредыдущаяСтр 16 из 20Следующая ⇒

Для построения диаграмм в Excel используется мастер диаграмм, который вызывается командой Диаграмма из меню Вставка или щелчком по соответствующей кнопке на панели инструментов Стандартная. После выполнения команды появляется окно, в котором нужно выбрать тип и вид диаграммы, затем щелкнуть по кнопке Далее. В открывшемся окне на одной из двух вкладок указать диапазон с исходными данными и снова щелкнуть по кнопке Далее. В следующем окне задать параметры диаграммы: ее заголовок и названия осей, вид линий сетки, размещение легенды, вид подписей данных. Щелкнуть по кнопке Далее. В последнем окне указать место расположения диаграммы – на текущем или отдельном листе и щелкнуть по кнопке Готово.

На первом шаге построения можно выбрать один из 14 типов диаграмм. Часто используются такие типы как гистограмма, график, круговая, точечная, кольцевая диаграммы. На втором шаге удобно вместо ввода ссылки на диапазон с исходными данными просто выделить этот диапазон мышью. Чтобы диалоговое окно не загораживало данные, нужно сдвинуть его в сторону. Граница выделяемого диапазона помечается пунктирной линией.

После щелчка по кнопке Готово в последнем окне диаграмма появляется на листе. В начальный момент она выделена, на что указывают восемь черных квадратиков – маркеров выделения, расположенных вдоль рамки. Выделение снимается щелчком мыши вне области диаграммы. Для того чтобы вновь выделить диаграмму, нужно щелкнуть внутри нее. Изменять размеры диаграммы можно путем перетаскивая мышью маркеров выделения. Чтобы переместить диаграмму целиком, следует установить указатель мыши на ее внутреннюю область и перетащить в требуемое место. Выделенная диаграмма удаляется нажатием на клавишу Delete.

Любой элемент диаграммы можно отредактировать. Для этого удобно использовать команды контекстного меню, вызываемого на данном элементе. Например, если щелкнуть правой кнопкой мыши в области полей диаграммы, то появится контекстное меню, в котором содержатся, в частности, следующие команды. Формат области диаграммы – изменение вида и цвета рамки, заливки, шрифта надписей. Тип диаграммы – изменение типа диаграммы. Исходные данные – ввод диапазона исходных данных. Параметры диаграммы – изменение параметров. Размещение – определение места размещения диаграммы.

Чтобы отобразить на имеющейся диаграмме дополнительные данные, нужно выделить ячейки с этими данными, скопировать их в буфер обмена, затем выделить диаграмму и вставить в нее содержимое буфера.

На диаграмме можно отобразить линию тренда – кривую, которая наилучшим образом описывает закономерность изменения данных. Для этого следует выполнить команду Добавить линию тренда из контекстного меню графика. В открывшемся окне имеется две вкладки. На первой из них задается тип линии тренда – линейная, степенная, логарифмическая и т. д., на второй – имя линии тренда, направление и количество шагов прогноза, и другие параметры.

Обработка списков

Списком называется упорядоченный набор данных, имеющих одинаковую структуру. Например, списком является телефонный справочник, в котором приведены фамилии абонентов, их адреса и номера телефонов. Каждый элемент списка занимает одну строку, в которой данные распределяются по нескольким столбцам. При этом строки называются записями, столбцы – полями. Списки в Excel рассматриваются как внутренние базы данных.

При создании списка нужно присвоить названия отдельным его полям. Например, в качестве полей списка адресной книги можно выбрать следующие: номер по порядку, фамилия и инициалы, адрес, домашний телефон, рабочий телефон и т. д. Названия полей используются для поиска элементов в списке и его обработки.

Для отображения части списка, удовлетворяющей некоторому критерию, используется команда Автофильтр из подменю Фильтр в меню Данные. После выбора этой команды в правой части каждой ячейки заголовка списка появляются кнопки с изображением стрелки, направленной вниз. Щелчок по стрелке раскрывает список, в котором можно указать условие отбора. Если в этом списке выбрать команду Условие, то появляется окно пользовательского автофильтра (рис. 7.5).

Рис. 7.5. Окно пользовательского фильтра

Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, следует выбрать необходимый оператор сравнения в верхнем левом поле, а в правом поле ввести значение, с которым производится сравнение. Для отображения строк, удовлетворяющих одновременно двум условиям отбора, нужно ввести операторы и значения в верхнем и нижнем полях и установить переключатель в положение И. Отображение строк, удовлетворяющих одному из двух условий отбора, инициируется аналогично, но при этом переключатель устанавливается в положение ИЛИ.

Для отбора текстовых строк можно использовать шаблоны, включающие символы? и *. Вопросительный знак позволяет игнорировать позицию, которую он занимает. Например, строке поиска «М? стер» будут удовлетворять слова «Мистер» и «Мастер». Звездочка позволяет игнорировать все следующие после нее символы. Например, строке поиска «Ми*» будут удовлетворять любые слова, которые начинаются с сочетания «Ми». В числовых критериях поиска можно использовать логические операторы. Например, условие «< 100» означает, что нужно найти все элементы списка, содержимое указанного поля которых меньше 100.

Сортировка данных в списках осуществляется с помощью команды Сортировка из меню Данные. После выполнения команды появляется окно, в котором имеются три поля для задания условий сортировки. В раскрывающихся списках этих полей нужно выбрать элементы, по которым будет производиться сортировка соответственно в первую, во вторую и третью очередь. В том же окне следует указать порядок сортировки для каждого уровня. Отметим, что быстро отсортировать данные по одному из полей в порядке возрастания или убывания позволяют соответствующие кнопки на панели инструментов Стандартная.

Сводные таблицы

Сводные таблицы используются для группировки данных по интересующим признакам и вычисления обобщающих показателей.

Рассмотрим фрагмент таблицы с исходными данными о результатах сдачи экзамена курсантами первого курса (табл. 7.1).

Таблица 7.1

Сдача курсантами экзамена за первый курс

№ п/п	Ф.И.О.	Пол	Год рождения	Группа	Оценка
	Иванов И.И.	муж
	Петрова П.П.	жен
	Сергеев С.С.	муж
	Васин И.А.	муж
	Борисов С.В.	муж
	Храмцова П.Т.	жен
	Максимова О.Н.	жен

Предположим, что нас интересует количество курсантов одного года рождения, обучающихся в каждой группе и на всем курсе, а также средний балл, полученный ими на экзамене. С помощью MS Excel построим две сводных таблицы, сгруппировав исходные данные по полям «Год рождения» и «Группа». В ячейках первой таблицы (табл. 7.2) вычислим количество значений с интересующими признаками, а второй (табл. 7.3) – средние значения по полю Оценка для тех же признаков.

Таблица 7.2

Группировка исходных данных по году рождения

Количество значений	Группа
Год рождения		Общий итог




Общий итог

Таблица 7.3

Группировка исходных данных по группам

Среднее по полю Оценка	Группа
Год рождения			Общий итог

		3, 5	3, 67


Общий итог	4, 5		4, 14

Как видно из табл. 7.2, курсанты 1979 г. рождения имеются только в группе 102 (2 человека), 1980 г. рождения – в группах 101 и 103 (соответственно 1 и 2 человека) и т.д. В последнем столбце таблицы рассчитывается суммарное число курсантов по годам рождения, а в последней строке – по группам.

Из табл. 7.3 следует, что курсанты 1979 г. рождения в группе 102 имеют среднюю оценку 4, 1980 г. рождения в группах 101 и 103 – средние оценки 4 и 3, 5 соответственно и т.д. В последнем столбце таблицы вычисляется средняя оценка для курсантов по каждому году рождения, а в последней строке – для каждой группы.

Для создания сводной таблицы в MS Excel применяется Мастер сводных таблиц, который вызывается командой Данные\Сводная таблица. Мастер выводит на экран последовательно 4 окна, в каждом из которых следует задать необходимые параметры.

В первых двух окнах указываются местоположение и диапазон исходных данных. В третьем окне определяется структура сводной таблицы, в четвертом – ее расположение.

Третье окно Мастера (рис. 7.6) содержит макет сводной таблицы с четырьмя областями: Строка, Столбец, Данные, Страница.

Рис. 7.6. Создание сводной таблицы

Справа от макета таблицы расположены кнопки с обозначениями полей исходных данных. При конструировании таблицы интересующие поля необходимо перетащить мышью в соответствующие области макета.

Значения областей Строка и Столбец используются в качестве заголовков строк и столбцов сводной таблицы. Значение области Страница позволяет установить фильтр по заданному полю.

Значение области Данные определяется выбранным для нее полем и видом итоговой функции. При перетаскивании поля в эту область Мастер применяет функцию суммирования, если поле содержит числовые данные, или функцию для подсчета количества значений, если поле содержит нечисловые данные. Задать требуемую функцию можно, выполнив двойной щелчок на соответствующем поле, или после создания таблицы, выбрав из контекстного меню левой верхней ячейки таблицы команду Поле. В появившемся списке следует указать нужную функцию, например, сумма, количество значений, среднее, максимум, минимум.

При работе со сводной таблицей можно изменять ее структуру путем удаления и перемещения полей, а также добавления новых полей. Для удаления поля нужно перетащить его мышью за пределы таблицы. Перемещение полей из столбца в строку или наоборот, либо изменение порядка их следования осуществляется перетаскиванием полей в требуемое место. Чтобы добавить новое поле, нужно выполнить команду Данные\Сводная таблица и изменить макет с помощью Мастера.

⇐ Предыдущая 11 12 13 14 151617 18 19 20 Следующая ⇒