Вопрос 43. Работа с персоналом архива

· первейшей обязанностью архивистов является обеспечение сохранности документов, переданных им на хранение;

· объективность и беспристрастность архивистов являются ме­рилом их профессионализма;

· архивисты должны оказывать сопротивление любому давлению, направленному на манипулирование с документами с целью сокрытия или искажения фактов;

· архивисты должны фиксировать свои действия с документами, быть способными обосновать эти действия;

· архивисты должны содействовать максимально широкому дос­тупу к документам и обеспечивать беспристрастное обслужи­вание пользователей;

· архивисты должны учитывать соображения национальной безопасности, уважать право на тайну частной жизни людей, создавших документы или сведения о которых эти документы содержат;

· архивисты должны использовать оказанное им доверие в об­щих интересах и избегать использования своего положения для нечестного удовлетворения своих или чужих интересов;

· архивисты должны воздерживаться от действий, наносящих ущерб их профессиональной чистоте, объективности, беспри­страстности;

· архивисты не должны извлекать для себя финансовую или какую-либо другую выгоду в ущерб организациям, исследователям, кол­легам;

· архивисты должны воздерживаться от собирания подлинников архивных документов или участвовать в любых коммерческих сделках с документами в личных целях.

Основой работы архивных работников являются их должност­ные инструкции, определенные Квалификационным справоч­ником должностей руководителей, специалистов и других слу­жащих, утвержденным постановлением Минтруда РФ от 21.08.98 № 37 (ред. от 28.07.2003).

3. Заведующий архивом возглавляет работу по организации и веде­нию архивного дела на предприятии, в учреждении, организации:

· обеспечивает в соответствии с установленным порядком при­ем, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов;

· руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

· оказывает методическую помощь в поиске необходимых доку­ментов;

· инструктирует работников структурных подразделений о по­рядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив;

· контролирует своевременность поступления в архив докумен­тов, законченных делопроизводством;

· обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности ар­хивных документов, формированию документов в дела посто­янного и временного хранения;

· руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

· осуществляет контроль за состоянием в помещениях архива усло­вий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

· организует работу по ведению учета документооборота и коли­чества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имею­щихся в документах архива;

· составляет установленную отчетность, принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроиз­водства и организации архивного дела.

Заведующий архивом должен знать:

· постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, ка­сающиеся работы архивов;

· единую государственную систему делопроизводства, порядок оформления документов, поступающих в архив, и действую­щую систему их классификации;

· структуру предприятия, учреждения, организации, основы ор­ганизации производства, труда и управления, законодательство о труде, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации:

· среднее профессиональное образование;

· стаж работы по делопроизводству не менее 2 лет.

4. Архивариус осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии:

· организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

· принимает и регистрирует поступившие на хранение от струк­турных подразделений документы, законченные делопроизвод­ством;

· участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правиль­ность формирования и оформления при их передаче в архив;

· шифрует, в соответствии с действующими правилами, единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

· подготавливает сводные описи единиц постоянного и времен­ного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, списание и уничтожение мате­риалов, сроки хранения которых истекли;

· ведет работу по созданию справочного аппарата по докумен­там, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

· участвует в работе по экспертизе научной и практической цен­ности архивных документов;

· следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

· контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

· выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на осно­ве сведений, имеющихся в документах архива;

· подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

· принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать:

· нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

· порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими;

· единую государственную систему делопроизводства;

· порядок составления описаний документов постоянного и вре­менного хранения и актов об уничтожении документов;

· порядок оформления дел и их подготовки к хранению и ис­пользованию;

· порядок ведения учета и составления отчетности;

· структуру предприятия;

· основы организации труда, правила эксплуатации технических средств, основы трудового законодательства, правила внутрен­него трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации:

· начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы;

· или среднее (полное) общее образование и специальная подго­товка по установленной программе без предъявления требова­ний к стажу работы.