Вопрос 17. Комплектование архива

1. Понятие и содержание комплектования архива

2. Источник комплектования

1. Комплектование архива — систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.

Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.

Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.

Работа по комплектованию архива документами складывается:

· из установления профиля архива;

· определения источников комплектования;

· определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;

· организации комплектования.

Источник комплектования — юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие " фондообразователь" шире понятия " источник комплектования".

Критериями источников комплектования являются:

· функционально-целевое назначение учреждения;

· масштаб его деятельности;

· вид организации;

· полнота отражения в ее документах ценной информации.

Для документов личного происхождения учитываются:

· значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя;

· степень сохранности его фонда;

· взаимосвязь его фонда с другими фондами.

Для ведомственных архивов источниками комплектования являются:

· структурные подразделения организации;

· подведомственные организации;

· физические лица.

Ведомственные архивы комплектуются документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, документами личного состава.

Дела временного (до 10лет) хранения в архив не передаются, оставаясь на хранение в структурных подразделениях организации. По истечении сроков хранения они уничтожаются в соответствии с архивным законодательством после проведения экспертизы их ценности и оформления актов на уничтожение.

В архив передаются документы физических лиц, имеющие государственное значение.

В ведомственном архиве хранятся также документы организаций-предшественников и документы ликвидированных подчиненных организаций.

В основе комплектования ведомственных архивов лежит преемственность архивных и делопроизводственных документов, проявляющаяся в преемственности делопроизводственной номенклатуры дел и архивной описи дел. Номенклатура является основой для составления архивных описей и используется для учета дел временного (до 10 лет) хранения.

2. Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.

Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц — источников ком-' плектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.

Выделяются следующие группы источников комплектования:

· учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;

· учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов вышестоящих учреждений и организаций, либо не являются особо ценными;

· учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;

· учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.

В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.

В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.

Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.

Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц — источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектовании кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.

При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.

При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочный прием).

Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.

Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.

Вопрос 18. Подготовка и порядок передачи документов в архив

1. Понятие архивного дела и порядок его комплектования

2. Требования к архивному делу

3. Передача дела в архив

1. Подготовка дела к передаче в архив — оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело — совокупность документов или документ, относящихся(йся) к одному вопросу или участку деятельности, помещенных(й) в отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.

Оформление дела — подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

· дела формируются в соответствии с номенклатурой дел;

· в дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

· в дела помещаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

· документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

· в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные экземпляры документов, черновики;

· документы в деле располагаются по их хронологии:

· дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;

· приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;

· каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен:

· документы личного состава формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

2. Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного состава.

Для полного архивного оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:

· подшивка или переплет дела;

· нумерация листов дела;

· составление листа-заверителя дела;

· составление внутренней описи документов;

· внесение уточнений в реквизиты обложки дела, касающихся названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять заверительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

· дела подшиваются в твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления;

· особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;

· в конце дела подшивается бланк для заверителъной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;

· нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;

· листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; фотографии, чертежи и другие иллюстративные материалы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;

· подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;

· при наличии ошибок в нумерации листов возможно введение литерных номеров листов;

· помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты;

· внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.

Основными реквизитами обложки дела являются:

· наименование организации и ее подчиненность;

· наименование структурного подразделения;

· индекс дела;

· номер дела по описи;

· заголовок дела;

· аннотация (при особо ценных документах);

· дата дела;

· количество листов в деле;

· срок хранения дела;

· архивный шифр дела;

· наличие места для нанесения архивных атрибутов.

3. Передача дел в архив производится при полной архивной обработке дел по их описи.

Существует следующий порядок передачи дел в ведомственный архив:

· передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;

· передача производится через год после завершения дел делопроизводством;

· прием дел в архив производится зав. архивом поединично по описи в присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;

· при передаче особо ценных дел производится их полистный просмотр;

· при отсутствии дел на них составляется справка, объясняющая это отсутствие;

· передача фиксируется в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о наличии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;

· по окончании приема дел зав. архивом расписывается на трех экземплярах описи дел постоянного хранения и на двух экземплярах описи дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом:

· передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;

· документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из которых передается сдатчику, а второй остается в архиве;

· документы принимаются в госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;

· при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;

· прием документов производится поединично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;

· в архив с документами передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в организацию-сдатчицу;

· при первом приеме документов организации в архив вместе с ними передается историческая справка организации;

· документы негосударственных организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;

· документы физических лиц поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Основные этапы работы по передаче документов организации госархив:

· утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;

· проверка состояния дел в организации представителем госархива;

· передача дел организации в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппарат к передаваемым документам и еще два экземпляра их описи, один экземпляр остается в организации;

· факт передачи документов в госархив фиксируется актом приема-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.

⇐ Предыдущая 1 234 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒