Вопрос 30. Информатизация архивного дела

1. Понятие информатизации

2. Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле

3. Объекты информатизации

4. Цели информатизации

5. Принципы информатизации

6. Информационные системы

7. Содержание базы данных архивов

1. Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

2. В архивной системе Федеральная архивная служба РФ определяет политику информатизации в области архивного дела, организует создание отраслевых и межотраслевых информационных сетей и баз данных.

Информатизация осуществляется на основании следующих документов:

· Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.;

· Регламент государственного учета документов Архивного фонда РФ, принятый Росархивом в 1997 г.

В соответствии с ними принята единая система информатизации архивного дела в России.

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе архивов компьютерной техники и программного обеспечения.

3. Объектами информатизации являются:

· комплектование архива;

· экспертиза ценности документов;

· создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

· учет документов архива и контроль за их сохранностью;

· создание страхового фонда и фонда пользования документами;

· информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

· контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

4. Основные цели информатизации:

· развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ;

· создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

· формирование автоматизированных учетных и научно-справочных документов межархивного и общеотраслевого уровня.

Основные направления информатизации:

· организация учета документов Архивного фонда РФ;

· учет фондообразователей, информационная поддержка определения состава документов, подлежащих ранению в госархивах;

· совершенствование использования документов путем организации запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учета выдачи дел потребителям, составления и выдачи архивных справок, использования документов;

· формирование страхового фонда и фонда пользования;

· проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных технологий баз данных, содержащих копии документов, сборники архивных документов, справочно-информационные издания;

· автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

5. Принципы информатизации:

· преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохранности и учета использования документов;

· преемственность в развитии автоматизированных архивных технологий;

· системность в реализации технологических и информационных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплекса, единой базы данных в масштабе Росархива;

· внутриотраслевая унификация методов описания, представления, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

· взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.

6. Базовыми информационными системами архивов являются:

· Архивный фонд – для госархивов;

· Архив организации – для ведомственных архивов.

Информационные системы решают задачи комплектования, учета, обеспечения сохранности, создание научно-справочного аппарата, использования документов в автоматизированном режиме.

Этапы организации внедрения информационных технологий:

· изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информатизации;

· разработка технического задания;

· поиск соответствующего программного продукта и фирмы – системного интегратора;

· заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием;

· создание, установка, адаптация программы;

· сертификация и регистрация программного продукта;

· поддержка и обслуживание системы.

7. В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень полей которой утвержденной Росархивом, входят:

· название учитываемой базы;

· ее объем;

· характеристика содержания информации;

· перечень источников;

· крайние даты введенных документов;

· даты начала и завершения или отметка о продолжении, баз данных;

· формат представления данных;

· правовой статус базы данных;

· полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем — по фонду, затем — по единице хранения, далее — по отдельному документу. Его преемственность традиционным учетным и научно-справочным документам реализуется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответствии с ними. Возможно дублирование баз данных традиционными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесения изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года.

Базы данных могут содержать:

· архивные документы;

· учетные документы;

· научно-справочный аппарат.

Это облегчает поиск необходимых документов в архиве.

Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными видами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.

Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа.

Формой выдачи результатов поиска могут быть номера документов, библиографические описания, рефераты или полные тексты документов.

При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и архивов программа CPS/ISIS. Она позволяет:

· вводить новые записи в.имеющиеся базы данных;

· модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи;

· автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого доступа;

· осуществлять поиск записей по их содержимому:

· сортировать записи в любой последовательности, выдавать их на дисплей и печатающее устройство в соответствии с требованиями пользователей;

· печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней;

· развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства программирования.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 9 10 Следующая ⇒
Поделиться:

Популярное:
I MAKE AN UMBRELLA (я делаю зонтик)
I MAKE ME A RAFT (я делаю себе плот)
II. Указания к выполнению практического раздела курсовой работы.
А может, сделать так, чтобы и у детей всего мира – у белых, черных, желтых – тоже было знамя одного цвета?
Абзацы нужно делать более мелкими и отделять друг от друга пустой строкой
Бейб Рут делал то же самое. Он очень ясно понимал, кем является и каково его отношение ко Мне, и свою жизнь он посвятил, чтобы отразить это, чтобы познать себя в своем собственном жизненном опыте.
БОГ ЖЕЛАЕТ СДЕЛАТЬ ВАС ВЫДАЮЩЕЙСЯ ЛИЧНОСТЬЮ
Бог и злые дела иногда обращает во благо.
Борьба с международными преступлениями и преступлениями международного характера. Правовая помощь по уголовным делам. Интерпол.
В 1630 г. Тюренн перешел на службу во французскую армию в чине полковника (19 лет). В 1634 г, командуя полком, проявил знания военного дела, смелость и храбрость.
В каких случаях дела об административных правонарушениях в области дорожного движения подлежат рассмотрению комиссиями по делам несовершеннолетних и защите их прав?
В каких формах реализуются полномочия прокурора в производстве по делам об административных правонарушениях в области дорожного движения?

Последнее изменение этой страницы: 2016-07-12; Просмотров: 5852; Нарушение авторского права страницы