ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Учебно-наглядное пособие

Часть 1

Управленческий документ. Оформление и составление

 

Составитель: Ст. преподаватель кафедры менеджмента и маркетинга Будянская И. М.

 

 

Пермь 2005

Составитель: И.М. Будянская

УДК

 

Учебно-наглядное пособие Документирование управленческой деятельности. Часть 1. Управленческий документ. Оформление и составление

 

 

Рецензент:

Старший преподаватель кафедры «Менеджмента и маркетинга»
Н.И. Демидова

 

Методическое наглядное пособие утверждено на заседании кафедры «Менеджмента и маркетинга» «_____» ___________ 2005 г.

 

Пермский государственный

технический университет

2005 г.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

1. ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ... 4

1.1. Нормативно-правовая база делопроизводства. 4

1.2. Унификация и стандартизация в делопроизводстве. 6

1.3. Унифицированные системы документации.. 7

1.4. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.. 7

1.5. Основные термины и определения в области документационного обеспечения управления 8

2. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ... 10

2.1. Основные документы управления. 10

2.2. Краткий перечень видов и разновидностей документов.. 10

3. СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА... 13

3.1. Способы записи текста документа. 13

3.2. Требование к тексту документа. 13

3.3. Особенности языка деловой документации.. 13

3.4. Образцы синтаксических конструкций. Объяснение мотивов.. 14

3.5. Языковые средства. 14

3.6. Культура письменной речи.. 16

3.7. Типичные языковые ошибки в текстах деловой документации.. 16

3.8. Типичные грамматические ошибки.. 16

3.9. Употребление предлогов и предложных сочетаний.. 18

3.10. Типичные лексические ошибки.. 18

3.11. Ошибки при использовании фразеологизмов.. 19

3.12. Нормы сочетаемости слов.. 20

3.13. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов в предложении.. 20

3.14. Краткий словарь-справочник для составления текстов служебных документов.. 20

3.15. Рекомендации по записи цифровой информации.. 25

3.16. Элементы административного речевого этикета. 26

3.17. Редактирование делового текста. 26

4. ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ... 28

4.1. Состав реквизитов документов.. 28

4.2. Рекомендации по оформлению реквизитов документов.. 29

4.3. Требования к бланкам документов.. 39

5. ДОКУМЕНТЫ ЛИЧНОГО ПРОИСХОЖДЕНИЯ... 56

5.1. Резюме. 56

5.2. Служебная характеристика. 58

6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА... 60

6.1. Схема организации работы с документами фирмы... 60

6.2. Регистрация документов.. 60

6.3. Номенклатура дел.. 62

6.4. Подготовка дел к архивному хранению... 63

7. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, ИМЕЮЩИМИ ГРИФ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ... 65

8. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ... 66

8.1. Основные понятия делопроизводства. 66

8.2. Управленческая документация. Требования к составлению и оформлению, формуляр-образец, составление и расположение реквизитов.. 66

8.3. Составление и оформления основных видов документов.. 67

8.4. Организация документооборота. 67

8.5. Систематизация документов. Регистрация документов.. 68

8.6. Контроль за исполнением документов.. 68

8.7. Номенклатура дел. Организация текущего хранения документов.. 68

8.8. Подготовка дел к архивному хранению... 68

8.9. Работа с документами, имеющими гриф конфиденциальности.. 68

ЛИТЕРАТУРА... 69

ДОКУМЕНТ И СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

Унификация и стандартизация в делопроизводстве

Унификация документов – установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Цели унификации документов:

• сокращение количества применяемых документов;

• типизация их форм;

• повышение качества;

• снижение трудоемкости их составления и обработки;

• достижение информационной совместимости различных систем документации;

• более эффективное использование вычислительной техники.

Стандартизация документов – форма юридического закрепления проведенной унификации.

Объекты унификации и стандартизации в управленческой деятельности:

• термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

• организационные структуры организаций, учреждений, предприятий;

• классификаторы управленческих функций;

• управленческая документация.

Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Категории УФД:

• общероссийский;

• отраслевые (ведомственные);

• организации.

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Основные документы управления

1. Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при их разнообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов: организационные, распорядительные, информационно–справочные, документы по трудовым правоотношениям.

2. К организационным документампредприятия относятся: устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.

3. К распорядительным документам предприятия относятся: приказ по основной деятельности, распоряжение, указание, решение, постановление.

4. К информационно–справочным документам предприятия относятся: протоколы, акты, справки, докладные записки, служебные письма и др.

5. К документам по трудовым правоотношениям относятся: приказы, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки и др.

СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТА УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА

 

Текст – это связанная речь, точно выражающая мысль; последовательное изложение какого-либо события.

Способы записи текста документа

Текст документа может быть записан в виде:

• линейной записи;

• таблицы;

• анкеты;

• трафарета.

Требование к тексту документа

Текст документа должен быть:

ясным, точным, конкретным, т.е. исключать возможность неоднозначного толкования;

по возможности кратким (от 9 до 29 слов в предложении, а в абзаце - не более 6 предложений)

лаконичным (не употреблять лишних слов, не имеющих значения для смысла);

логичным;

полным;

достоверным;

визуально доступным, для чего применяется рубрикация в виде параллельных конструкций, абзацев, нумерации частей (однотипная: при помощи арабских цифр); озаглавливание частей;

текст документа должен по возможности быть простым, т.е. содержать не более одной темы.

Особенности языка деловой документации

Официально-деловой стиль, применяющийся в текстах деловой документации, - закономерное продолжение стандартной формы документа. Кроме того, он закреплен традицией.

Язык документов должен соответствовать традициям официально-делового стиля литературного языка.

Основные его особенности - это:

точность, исключающая возможность каких бы то ни было инотолкований и неясностей;

языковой стандарт - стремление к выражению мысли единообразным способом, использование для этого готовых языковых формул-клише. Стандартизация официально-делового стиля влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи. Стандартны композиция, расположение частей текста, рубрикации. Типовая ситуация (просьба, напоминание, отказ и т.д.) - основа для создания текста документа. На типовые ситуации в языке сформировались устойчивые синтаксические модели (клише), что дает возможность создать трафареты текстов всех документов.

 

Образцы синтаксических конструкций. Объяснение мотивов

На основании распоряжения...

В порядке оказания технической помощи...

В связи с проведением совместных работ...

В соответствии с протоколом...

В целях усиления охраны государственного имущества...

В ответ на Вашу просьбу...

В подтверждение нашей договоренности...

В целях скорейшего решения вопроса...

В целях выполнения распоряжения...

Для согласования спорных вопросов....

Для согласования вопросов участия...

Для наиболее полного освещения деятельности Вашей организации в СМИ.

Для решения спорных вопросов...

В целях безопасности прохождения груза...

В ответ на Ваш запрос...

Во избежание конфликтных ситуаций...

С целью ознакомления с... высылаем Вам...

Языковые средства

1) В языке деловых бумаг и документов широко используются языковые средства, нетипичные для других языковых стилей:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь — это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

" Расщепленные" сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

" Нанизывания" родительного падежа в цепочке имен существительных (...для применения мер общественного воздействия; ...в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает..., Коллегия не отклоняет..., Ученый совет не отвергает... и т. п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.).

Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод " Электросталь" срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

2) В тексте документа наблюдается почти полное отсутствие эмоционально-экспрессивной лексики.

Цель составления текста любого документа - прежде всего, сообщение информации и ее четкое выражение.

Таким образом, за пределами употребляемой лексики остается эмоциональная сфера, а значит и эмоционально-экспрессивная лексика, что сужает диапазон применяемых речевых средств. Не употребляются личные местоимения, уменьшительно-ласкательные суффиксы, междометия, наблюдается обилие безличных глаголов.

3) В тексте документа важна логическая оценка фактов и точное донесение информации, поэтому тон текста корректный, нейтральный, убедительный.

4) В официальном тексте документа сложно установить личные качества автора. Текст безличен. Личность автора здесь не имеет значения. Лишь иногда о личности автора нам «намекает» употребление этикета.

Культура письменной речи

Если пишущему не удается справиться с языком, документ утрачивает способность выступать в качестве полноценного средства коммуникации. Пишущий должен знать «технику языковой безопасности», соблюдая лексические правила (правила отбора и употребления слов); морфологические правила (правила образования форм слова); синтаксические правила (правила словосочетаний и лексических конструкций). Т.е. ошибки, связанные с выбором слова, его грамматической формы, построением словосочетания и предложения ведут к утрате способности текста нести информацию, оказывать воздействие на адресата. Невинные, на первый взгляд, стилистические просчеты порождают трудности восприятия или (что хуже) двусмысленность, ведут к непониманию между составителем и получателем делового письма.

Типичные лексические ошибки

В деловых бумагах наиболее часты следующие лексические ошибки:

· Неправильное использование слов-терминов. Например: " Частично доставленные заготовки зубчатых колес не имеют маркировки и свидетелей. Прошу принять меры к обеспечению". Под словом свидетели адресат понимал макеты деталей, прилагаемых к партии. Этот термин образцы-свидетели используется узким кругом специалистов. Текст не был понят получателем документа.

· Неуместное или неоправданное употребление иностранных слов. Например: " Срок выполнения задания может быть пролонгирован (продлен)". Нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено требованием необходимости, уместности и точности словоупотребления.

· Употребление архаизмов. К числу слов и оборотов, исторически свойственных деловой письменной речи, но в настоящее время ощущаемых как архаичные, следует отнести: при сем (при этом); на предмет (для); каковой (который); отношение (письмо); уведомлять (сообщать); в настоящем... (в этом...); вышепоименованный (указанный выше) и т. п.

· Плеоназм и тавтология. Например: " 150 рублей денежных средств..." или " Следует учитывать следующие факторы..." и т. п.

· Неразличение паронимов. Например: " Командировочный прибыл в указанное время". Командировочный образовано от слова командировка и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием (командировочное удостоверение, получить командировочные). Командированный - человек, направленный в командировку (командированный специалист).

· Ошибки в употреблении синонимов. Например: " Высылаем ответ на Ваше требование от 12.05.2001". В данном случае в официально-деловом стиле преимущественно употребляется синонимичное слово запрос, а не требование.

Нормы сочетаемости слов

Необходимо помнить, что в языке существуют нормы сочетаемости. Типичные сочетания слов в документе:

Приказ издаётся

Контроль возлагается на кого-либо (осуществляется кем-либо)

Должностной оклад устанавливается

Выговор объявляется

Порицание выносится

Архив создают, обрабатывают, сдают (документ) в...

Вакансию имеют, замещают

Совещание готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.

3.13. Ошибки, связанные с неправильным порядком слов
в предложении

Например: " Для определения фонда оплаты в конце года уточняются расценки на продукцию". В письменной речи информационная роль порядка слов возрастает к концу предложения, потому в заданной фразе непонятно — расценки уточняются в конце года или расценки уточняются для определения фонда оплаты. По-видимому, это предложение должно быть составлено так: " Для определения фонда оплаты расценки за продукцию уточняются в конце года".

3.14. Краткий словарь-справочник
для составления текстов служебных документов

При подготовке документа часто приходится сталкиваться с выбором надлежащей падежной формы и нужного предлога. Помещённый ниже краткий словарь-справочник поможет преодолеть эти трудности:

А

альтернатива чему амнистия кому (реже Эля кого)

аналогичный чему, с чем

аналогия с чем, между чем

аннотация на что, чего

апеллировать к кому, к чему

аргументировать что, чем

ассигновать что на что (реже для чего)

аудиенция кому

 

Б

баллотировать кого, что

баллотироваться куда

бойкот кого, чего

бойкотировать кого, что

В

Ввиду - вследствие

Предлоги синонимичны, выражают причинные отношения, но чаще первый указывает на причину предстоящего события, а второй - на причину совершившегося

вкладывать (вложить) куда (во что) и где

возразить против чего, на что

вопреки чему (не чего)

восстановить что, в чем, против кого, против чего

вотировать что, за кого, против кого, против чего

выборы куда, где

Г

голосовать кого, что, за кого, за что

 

Д

датировать что, чем

дело (судебное разбирательство, судебный процесс) о чём, по чему

денонсировать что

дискутировать (дискуссировать) что, о чём

дислоцировать кого, что

доверие к кому, к чему, кому, чему

доверял что, в чём

договор о чём, на что

доказательство чего, чему

доказать что

документировать что, чем

долг кому, перед кем

 

Ж

жаловать кого чем, кому что, к кому

З

заведующий чем (не чего)

заверить что, в чём

закон чего, о чём

запросить (сделать запрос, обратиться с запросом) что, чего, о чём

заслуживать чего (не что)

заслужить что (не чего)

заявить что, о чём

звать (именовать, называть) сочетается с именительным и творительным падежами

И

идентичный чему

избрать кем, в кого

инкриминировать кому, что

инспирировать кого, что

интервью кому, с кем

интервьюировать кого

К

командование чего, чем

командовать над кем/чем

командующий чем (не чего)

комментарий (комментарии) кого, чего к чему

компенсация чего, за что

контроль 1) за чем, над чем - при отглагольных существительных; 2) за чем - при существительных, обозначающих действие или признак; 3) над чем, над кем - при существительных отвлечённых или при одушевлённых существительных; 4) чего - в официальной профессионально-технической речи курировать кого, что (не кем, чем)

 

Л

лет чему (не чего)

локаутировать (объявлять локаут) кого

М

меры (совокупность действий для осуществления чего-либо) чего, по чему

монополия чего, на что

мораторий на что

 

Н

невыгодный для кого, для чего, кому, чему

необходимость чего, в ком, в чём

необходимый кому, для кого, для чего, на что

несогласие (отсутствие согласия, разногласие) в чём, с кем, с чем

несоответствие чего, чему, с чем, между чем

неспособный к чему, на что

 

О

обеспечивать кого чем, кому что

обосновать (обосновывать) что, чем

оплата чего, за что

оплатить что (не за что)

отказ в чем, от чего

отношение: в отношении кого, чего (устаревшее к кому, к чему);

по отношению к кому, к чему (устаревшее кого, чего)

отчет о чём, в чём

отчитаться в чём (реже о чём)

 

П

патентовать что

попросить что, чего, о чём

поручить (в разн. знач.) кому, кого, что

предоставить (дать возможность обладать, распоряжаться, пользоваться чем-либо, делать что-либо, действовать каким-либо образом) что, кому

представить (сделать представление о награде, повышении но службе и т. д.) к чему

преобразовать что, во что

преодолеть что

претендовать (в разн. знач.) на что, (устаревшее на кого)

претензия к кому, на что, за что

присудить кого к чему, кому что

 

Р

равноправны друг с другом (не друг другу)

равносильный для кого, чему

решение кого, о чём

руководить кем, чем (устаревшее кого, что)

руководство чем, чего

 

С

сверить что с чем

свидетельство (факты, обстоятельства, подтверждающие, удостоверяющие что-либо)

1) чего - при выражении зависимого слова именем существительным; 2) чему - при выражении зависимого слова указательным местоимением;

свидетельствовать (подтверждать, доказывать что-либо) что, о чём

свойственный кому (не для кого)

совещание о чём, по чему

согласно 1) чему (устаревшее чего) - на основании чего-либо; 2) с чем

в соответствии с чем-либо

согласный, согласен (выражающий согласие) с чем, на что

сообразно 1) чему - согласно чему-либо, на основании чего-либо; 2) с чем – в соответствии с чем-либо

сообщение 1) чего - донесение сведений, уведомлений; 2) о чём - то, что сообщается

сообщить 1) что - донести сведения в полном объёме; 2) о чём - донести частичные

сведения, уведомить в общем виде

соответственно чему (реже с чем)

соответствие чему, между чем, с чем

соответствовать чему (устаревшее с чем)

список кого, чего (устаревшее кому, чему)

способствовать кому, чему (устаревшее к чему)

тенденция чего, к чему

требовать (в разн. знач.) 1) чего (реже что); 2) что - при конкретизации объекта

 

У

указание 1) на что - совет, замечание, предписание; 2) о чём - сведения, сообщение о чём-либо

указать 1) что - показать, провести, перечислить, установить, назвать для сведения; 2) на что - обратить внимание, движением, жестом показать на кого-либо, что-либо

управляющий чем (не чего)

уровнять кого, что, с кем, с чем

Рекомендации по записи цифровой информации

Особенностью официально-деловых текстов является наличие большого количества цифровой информации, неправильная запись которой может стать источником помех, возникающих при чтении, изучении и обработке подобных текстов. Отдельные виды управленческой информации передаются в форме смешанной записи, состоящей из цифр и слов. Например, число 509 000 в словесно-цифровой записи будет выглядеть так: 509 тысяч. Словесно-цифровая запись не только даёт возможность сокращать написание больших и малых чисел, но и значительно облегчает их восприятие.

Простое количественное числительное, обозначающее однозначное число (без указания меры), в записи воспроизводится словом, а не цифрой. Например: дефектных изделий должно быть не более трёх.

Аналогично пишутся числительные, обозначающие временные границы или периоды. Например: испытания должны продолжаться три-пять дней. Если однозначное число сопровождается обозначением меры (или отношения), оно пишется цифрой. Например: Требуется 2 кг гвоздей; кран грузоподъемностью 10 тонн.

Многозначные числа (сложные и составные числительные) принято записывать цифрами. Исключение делается в тех случаях, когда такие числа начинают предложение. Например: Двадцать пять изделий было забраковано (но: Было забраковано 25 изделий).

Многозначные целые числа принято записывать, разбивая цифры пробелами на классы. Места пробелов зависят от системы исчисления: при десятичной системе отделяется каждый четвёртый знак, например: 100 000 тонн, 253 720 руб.

Запись порядковых числительных отличается от записи количественных. Если она ведётся арабскими цифрами, то порядковое числительное вводится в текст с указанием падежных окончаний. Например: радиоприёмники 1-го класса обязательно должны иметь радиовещательный приём; шероховатость поверхности - по 6-му классу точности.

При перечислении нескольких порядковых числительных падежное окончание ставится только один раз. Например: изделия 1, 2 и 3-го сорта.

Некоторые порядковые числительные для отличия обозначаются в документах с помощью римских цифр, но уже без падежных окончаний. Порядковые номера месяцев, кварталов по традиции принято записывать римскими цифрами.

С помощью цифр можно записывать определения, выраженные сложным словом, включающие в себя некоторые формы числительных. Например: 100-процентный, 20-килограммовый, 5-километровый. Допускается сокращать вторую часть прилагательного, выражающегося единицей измерения: 20-кг; 5-км.

ОФОРМЛЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Состав реквизитов документов*

01 - Государственный герб Российской федерации

02 – герб субъектов Российской Федерации

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

04 – код организации

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

08 – наименование организации

09 – справочные данные об организации

10 – наименование вида документа

11 – дата документа

12 – регистрационный номер документа

13 – ссылка на регистрационный номер документа

14 – место составления или издания документа

15 – адресат

16 – гриф утверждения документа

17 – резолюция

18 – заголовок к тексту

19 – отметка о контроле

20 – текст документа

21 – отметка о наличии приложения

22 – подпись

23 – гриф согласования документа

24 - визы согласования документа

25 – оттиск печати

26 – отметка о заверении копии

27 – отметка об исполнителе

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 – отметка о поступлении документа в организацию

30 – идентификатор электронной копии документа

4.2. Рекомендации по оформлению реквизитов документов*

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Органы исполнительной власти (администрации краев, областей, городов, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы областей, городов, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Не допускается одновременное размещение на бланках изображение герба и эмблемы.

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при его наличии).

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.) Почтовый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами.

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например: дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты.

Например: 05 июня 2003 г.

Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца.

Например: 2003.06.05.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организаций и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например (здесь и далее примеры наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минюст России

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Например:

Генеральному директору

ОАО «Северные регионы»

В.А. Лагунину

или

ОАО «Электромонтаж»

Главному бухгалтеру

В.М. Кочетову

 

Если документы отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщено.

Например:

Администрации районов

Московской области

 

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Главному редактору Издательского дома «Медиапром» Н.В.Семиной

Например:

 

 

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Государственное учреждение
Всероссийский научно-исследовательский
институт документоведения и архивного дела
Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

 

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Образцову О.П.

ул. Садовая, д. 5, кв.12,. г. Липки,

Киреевский р-н, Тульская обл., 301264

16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например: УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ООО «ТМС» Личная подпись В.А. Кучков Дата

Например:

 

1234567Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. Власть и ответственность в управлении. Лидерство как современная форма управленческой власти
2. Использование идей различных школ управленческой мысли для управления совр. организациями.
3. Историческое развитие управленческой мысли.
4. Основные проблемы, возникающие при принятии решений в процессе управленческой деятельности.
5. ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ КУЛЬТУРЫ ЭКОНОМИСТА.
6. Проведение и документирование анализа рисков
7. Суть закона – в управленческой деятельности, осуществляющей целеустремлённую зависимость между неисполненными обязанностями.
8. Сущность мотивации труда в управленческой деятельности
9. Тема 7. Документирование интегрированной системы менеджмента
10. Тема № 1 Управление как элемент организационно-управленческой деятельности.
11. ЭВОЛЮЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ МЫСЛИ