Тема 7. Документирование интегрированной системы менеджмента

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 12Следующая ⇒

При разработке и внедрении интегрированной системы менеджмента, а также для ее результативного функционирования организация должна идентифицировать многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и управлять ими.

При документировании интегрированной системы менеджмента организация может определить любое число и состав документов, необходимых для демонстрации результативного планирования, функционирования, управления и постоянного улучшения интегрированной системы менеджмента и ее процессов.

Документацию следует собирать и поддерживать в рабочем состоянии таким способом, который соответствует культуре и потребностям организации, встраивая его в существующую информационную систему и улучшая ее.

Характер и степень документирования интегрированной системы менеджмента зависят от особенностей организации. Документирование может охватывать всю деятельность организации или отдельные ее аспекты. Например, требования, устанавливаемые в документации, зависят от вида и характера продукции и процессов, условий контракта, установленных законодательных и обязательных требований и т.п.

Следует, однако, отметить, что в настоящее время объем нормативной и технической документации многих организаций достиг таких размеров, что руководство организации, пытающееся регламентировать все и вся, не способно к развитию. Найти меру масштабов и глубины документированности интегрированной системы менеджмента призван международный стандарт ИСО 9001: 2008 (ГОСТ Р ИСО 9001-2008).

Версия стандартов ИСО серии 9000 стремится избежать ситуации, при которой документирование становится самоцелью. Предназначение документации системы менеджмента качества – " передать смысл и последовательность действий, добавлять ценность". Характер и степень документированности, форма и носители документации определяются только потребностями самой организации.

В целом документирование интегрированной системы менеджмента является обязательным требованием всех международных и национальных стандартов ГОСТ Р ИСО 9001–2008, ГОСТ Р ИСО N001-2007, OHSAS 18001: 2007, SA 8000: 1999, ГОСТ 12.0.230–2007, ГОСТ Р 12.0.007–2009 и других стандартов менеджмента.

Документация интегрированной системы менеджмента может быть построена на основе структуры процессов организации, структуры внедряемого международного стандарта систем менеджмента (качество, экология, охрана труда, социальная ответственность и т.д.) или их комбинации. С целью стандартных подходов к разработке документации интегрированной системы менеджмента за основу был принят национальный стандарт ГОСТ Р ИСО/ТО 10013–2007 " Менеджмент организации. Руководство по документированию системы менеджмента качества". Стандарт содержит руководящие указания по разработке, внедрению и поддержанию в рабочем состоянии документации, необходимой для обеспечения результативности системы менеджмента качества и соответствующей потребностям организации. Но он может использоваться при документировании не только систем менеджмента качества в соответствии с требованиями стандартов ИСО серии 9000, но и при документировании других систем менеджмента, например, системы экологического менеджмента, системы менеджмента безопасности и охраны труда, социальной ответственности и т.д.

Наиболее удобна иерархическая структура документов интегрированной системы менеджмента, гак как она способствует внедрению, поддержанию в рабочем состоянии и лучшему пониманию персоналом требований к документации интегрированной системы менеджмента. Разработка уровней иерархической структуры документов зависит от особенностей организации.

Степень документирования интегрированной системы менеджмента организации может различаться в зависимости от следующих факторов:

• размера и видов деятельности организации;

• принятой модели интеграции;

• сложности процессов и форм их взаимодействия;

• компетентности персонала.

Структура документации отдельных систем менеджмента (качество, экология, безопасность, социальная ответственность и т.д.), входящих в состав интегрированной системы менеджмента, в общем виде может быть представлена схематично в виде треугольника (рис. 3), аналогично форме, принятой международными стандартами ИСО серии 9000.

Структура документации системы менеджмента включает.

Уровень А:

• миссия – основное предназначение организации;

• видение – определение ключевых показателей, которых стремится достичь организация в рамках своего стратегического управления;

• заявление высшего руководства организации – заявление, включающее стратегические цели и ответственность руководства, связанные с разработкой интегрированной системы менеджмента;

• политика в области отдельной системы менеджмента или в целом в рамках интегрированной системы менеджмента в зависимости от модели интеграции.

Уровень Б:

• руководство – стандарт организации, содержащий область отдельной системы менеджмента или общей интегрированной системы менеджмента; документированные процедуры, разработанные для интеграции отдельных систем или интегрированной системы менеджмента в целом, или ссылки на них; описание взаимодействия процессов в рамках интегрированной системы менеджмента или отдельных систем менеджмента, бизнес-процессов.

Рис. 6 Структура документации отдельнойi-системы менеджмента

Уровень В:

• документированные процедуры – процедуры, требуемые международными и национальными стандартами отдельных систем менеджмента, документально оформленные как стандарты организации.

Уровень Г:

• документы, необходимые для сертификации отдельных систем менеджмента или интегрированной системы менеджмента; документы, требуемые организации для эффективного планирования и эксплуатации интегрированной системы менеджмента (программа организационно-технических мероприятий, документально оформленные цели и задачи подразделений в области отдельных систем менеджмента, руководящие документы, инструкции и т.д.).

Уровень Д:

• записи, требуемые отдельными системами менеджмента – акты, протоколы, записи в журналах и т.д.

Уровень Е:

• внешние документы, включающие законодательные, нормативные и рекомендательные документы, необходимые для эффективной деятельности организации.

Данная структура и иерархия документации системы менеджмента качества применима для любой интегрированной системы менеджмента организации в зависимости от вида применяемой модели интеграции.

В рамках ИСМ организации управление системой менеджмента качества, как правило, осуществляет представитель руководства по качеству, который в этом случае является одним из заместителей руководителя организации, службу качества возглавляет инженер по качеству.

Управление системой экологического менеджмента, системой управления охраной труда, профессионального здоровья и безопасности осуществляет, как правило, представитель руководства по системе экологического менеджмента или по системе управления охраной труда, являющийся одним из заместителей руководителя организации по технической политике – технический директор (главный инженер); службу управления охраной окружающей среды возглавляет инженер-эколог; службу по охране труда – инженер по охране труда.

Наиболее распространенной в пашей отечественной практике является ИСМ, представленная сочетанием двух систем: СМК + СЭМ, СМК + OHSAS или OIISAS + СЭМ.

Документация для всех отдельных систем менеджмента строится на общесистемных принципах и процессном подходе в соответствии с требованиями ГОСТ Р ИСО 9001–2008, а также с рекомендацией руководства но документированию системы менеджмента качества ГОСТ Р ИСО/ТО 10013–2007 и включают следующие документы:

• политику и цели в области качества, системы экологического менеджмента, охраны труда, профессионального здоровья и безопасности;

• руководство по качеству, руководство поСЭМ или руководство по охране труда;

• документированные процедуры по системам менеджмента;

• рабочие инструкции по направлениям деятельности;

• формы;

• планы качества по охране окружающей среды, охране труда;

• технические условия, руководящие документы, рабочие инструкции;

• внешние документы по направлениям деятельности;

• записи.

Документы системы менеджмента качества и системы экологического менеджмента могут быть представлены в любой форме и на любом носителе.

Политика в области качества определяет ответственность высшего руководства за качество выпускаемой продукции и процессов ее производства и является равноправной и согласованной частью общей политики и стратегии развития организации.

Политика в области качества имеет следующие направления.

1. Потребитель и выполнение его требований:

• обеспечение соответствия продукции обоснованным требованиям и ожиданиям потребителя;

• обеспечение соответствия продукции показателям назначения, государственным стандартам, нормам и правилам;

• совершенствование методов работы с потребителями.

2. Реализация процессного и системного подхода в СМК:

• определение и установление процессов СМК организации в соответствии с требованиями международных стандартов ИСО 9001: 2008;

• непрерывное улучшение методов и средств оценивания продукции и процессов ее производства.

3. Установление и поддержание взаимовыгодных отношений с поставщиками и подрядчиками:

• налаживание долгосрочных партнерских отношений с поставщиками;

• установление таких отношений с подрядчиками, которые создают конкурентные преимущества организации.

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 678 9 10 11 Следующая ⇒