ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА

Схема организации работы с документами фирмы

 

Прием входящих документов

 

Регистрация документов

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учёта, исполнения и использования в справочных целях, не зависимо от способа их получения. Формы регистрации могут быть трёх видов: журнальная, карточная и автоматизированная.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа или исполнения, не регистрируются.

 

Дата и индекс документа	Адресат	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении

Илл. 18. Форма журнала регистрации исходящих документов

 

Дата и индекс документа	Кто подписал	Краткое содержание	Отметка об исполнении

Илл. 19. Форма журнала регистрации внутренних документов

 

Дата поступления и индекс документа	Корреспондент, дата и индекс поступившего документа	Краткое содержание	Резолюция или кому направлен документ	Отметка об исполнении	Приме-чание
30.05.2003 № 05-22/310	АО «СТАРТ» г. Челябинск 20.05.2003 № 04-35/610	Письмо об офисном оборудовании	Хореву Г.И. Подготовить ответ и направить каталог последних образцов и моделей вместе с прейскурантом. Срок исполнения – 5 дней. Антонов 30.05.2003	Ответ дан 03.06.2003 № 05-22/450 В дело 05-22 Хорев 05.06.2003

Илл. 20. Форма журнала регистрации внутренних документов

 

1 2 3 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
АО «Старт» г. Челябинск	Корреспондент
Дата поступления и индекс № 30.05.2003 № 05-22/310	Дата и индекс документа 20.05.2003 № 04-35/610
Краткое содержание Об офисном оборудовании
Резолюция или кому направлен документ Хореву Г.И. Подготовить ответ и направить каталог последних образцов и моделей вместе с прейскурантом к 06.06.2003 Антонов 30.05.2003
Отметка об исполнении документа

Илл. 21. Лицевая сторона регистрационно-контрольной карточки входящего документа

Контрольные отметки
Фонд №	Опись №	Дело №

Илл. 22. Оборотная сторона регистрационно-контрольной карточки входящего документа

Номенклатура дел

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется на предстоящий год в последнем квартале предшествующего года, утверждается руководителем и вводится с 1 января.

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись И.О.Фамилия Дата

Различаются типовые, примерные, индивидуальные и сводные номенклатуры дел.

Илл. 23. Форма номенклатуры дел организации

Подготовка дел к архивному хранению

В результате деятельности предприятий создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным – до 10 лет, временным свыше 10 лет и постоянным.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года подлежат оформлению для последующего хранения или передачи в ведомственный архив. Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, оформлению обложки дела, нумерации листов, составлении листа-заверителя дела, внутренней описи документа.

 

Илл. 24. Форма внутренней описи документов дела

ЛИСТ – ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № _______   В дело подшито и пронумеровано _______________________________________ лист (ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные листы _________________ Пропущенные номера _______________ + листов внутренней описи _____________________________________________________   Особенности физического состояния и формирования дела № листов     Наименование должности лица, составившего заверительный лист Подпись Расшифровка подписи Дата

Илл. 25. Форма листа-заверителя дела

320					Код госархива ____________________
					Ф. № ________
				Оп. № ________
				Д. № ________
5			Наименование государственного архива
50
35		Наименование организации и структурного подразделения
Код организации _______________
		ДЕЛО №_______ ТОМ №_________
15
70
25		(заголовок дела)
		(дата)
30		Ф. № __________	На __________ лист
	Оп. № __________	Хранить __________________
	Д. № __________
20	20

Илл. 26. Форма обложки дел постоянного и временного хранения

 

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ, ИМЕЮЩИМИ ГРИФ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТИ

 

 

№ п/п	Название сведений	Срок конфиденциальности

Илл. 27. Примерная форма перечня сведений, составляющих коммерческую (служебную) тайну

 

№ п/п	Наименование документов	Срок конфиденциальности	Инициалы и фамилии лиц, имеющих право составлять документы	Инициалы и фамилии лиц, имеющих право подписывать (утверждать) документы	Кому направляется документ

Илл. 28. Примерная форма перечня конфиденциальности документов по каждому виду тайны

 

⇐ Предыдущая1234567

Поделиться:

Популярное:

1. I.I. Первичные учетные документы и правила документооборота
2. II. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБУЧЕНИЯ НАСЕЛЕНИЯ
3. III Организация и проведение занятий
4. III. ОРГАНИЗАЦИЯ И РУКОВОДСТВО
5. Non-profit organization (некоммерческая организация)
6. VIII. Организация деятельности территориальных органов МВД России
7. А.Маслеников (4 курс, Организация работы с молодежью)
8. АВТОМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
9. Автономна некоммерческая организация
10. Алтайская краевая общественная организация
11. Б-6.1.Организация и проведение режимных моментов(умывание , одевание, питание ,сон)
12. Б. Организация Советской власти на месгах