Регистрация и учет поступающих документов

⇐ ПредыдущаяСтр 6 из 8Следующая ⇒

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения»[45].

Регистрация дает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен.

Правила организации регистрации описаны в ГСДОУ[46] и Типовой инструкции по делопроизводству[47].

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму для создания базы данных о документах учреждения.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Иногда делопроизводитель затрудняется определить регистрировать ли документ, для уточнения делопроизводитель идет к руководителю ДОУ. В компании отсутствует список нерегистрируемых документов.

В ООО «Ноктюрн» централизованная система регистрации, то есть осуществление всех регистрационных операций в одном месте делопроизводителем и документы регистрируются один раз. В компании регистрация внутренних документов проводится децентрализовано по группам; в бухгалтерии, в отделе кадров.

Массовое внедрение компьютерных технологий позволило существенно повысить эффективность смешенных форм организации ДОУ, т.к. внедрение систем электронного делопроизводства позволяет децентрализовано получать и регистрировать документы, организовать работу с ними, в тоже время имея централизованную базу данных о всех документах организации[48].

При этом входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день отправления и внутренние документы - в день подписания или утверждения.

В компании отдельно регистрируются различные группы документов. Выбор этих групп определяется исходя из вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, договоры и т.д. Входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой группы.

В ООО «Ноктюрн» используется автоматизированный способ регистрации документов в системе «Дело». На экран выводится форма регистрационной карточки (экранная форма РК) с аналогичными полями и в нее вносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер. РК содержит полный набор метаданных и реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры и прочее.

Делопроизводитель производит регистрацию входящего документа в Системе, заполнив РК документа и присоединив содержимое документа, сканированием или импортом. При регистрации входящего документа, чтобы избежать повторной регистрации одного и того же документа, перед заполнением РК в Системе выполняется поиск документа по номеру и дате документа, присвоенным корреспондентом. Если документ не найден, то регистрация продолжается, и делопроизводитель заполняет обязательные поля РК документа. После завершения заполнения карточки документу автоматически присваивается регистрационный номер, заполняется дата регистрации.

Регистрационные индексы проставляются на первом листе входящих документов в левом нижнем углу (приложения к ним не индексируются).

Большой плюс автоматизированной системы в том, что состав полей РК может быть расширен за счет создания дополнительных реквизитов заполнения карточки.

Каждый тип РК имеет свой реквизитный состав, основанный на требованиях нормативных документов и делопроизводственной практике (у исходящих и внутренних документов он одинаков). Электронная регистрационная карточка состоит из двух экранов. Первый экран содержит основные реквизиты РК, второй - дополнительные. Переход от раздела к разделу осуществляется с помощью закладок, расположенных в правом верхнем углу. В нижней части основного экрана отражаются относящиеся к этому документу поручения.

При заполнении ряда полей РК используется информация из справочников системы. Для ускорения заполнения таких полей может использоваться процедура автоподстановки. Кроме этого каждый пользователь может вести списки стандартных текстов, используемых для экономии времени при заполнении полей, информация в которые вводится с клавиатуры.

В системе автоматически документу присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса структурного подразделения, календарного года и его порядкового номера, например: регистрационный номер 06-2009/96 входящего документа включает:

- 06 - индекс структурного подразделения;

- 2009 – календарный год регистрации документа;

- 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Заполняемые поля в РК входящего документа:

1. «№» - регистрационный номер;

2. «От» - дата получения;

3. «Экземпляр» - здесь указывается количество экземпляров, листов, приложений документа;

4. «Доступ» - выбрать из списка;

5. «Корр.» - в полуавтоматическом режиме заполняется наименование организаций. Если компании нет в базе данных, она туда обязательно добавляется вручную;

6. «Исх. №» - номер документа;

7. «Дата» - дата документа;

8. «Подписал» - фамилия, инициалы подписавшего документ;

9. «Прим.» - в примечании указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя по документу;

10. «Кому» - в полуавтоматическом режиме заполняется фамилия, инициалы, должность сотрудника и подразделение;

11. «Содерж.» - краткое содержание документа;

12. «Рубр.» - выбрать из списка вид документа;

13. «Связки» - связанные документы;

14. «Прим.» - примечания;

15. «Доставка» - выбрать из списка способ получения документа;

16. «Почт. №» - номер почтового отправления.

В РК имеется функция постановки документа на контроль, но в ООО «Ноктюрн» не используется, поэтому не заполненными остаются поля поручения, т.к. автоматизированная система контроля исполнения и согласования документов не внедрена.

Документы, зарегистрированные делопроизводителем, в день их поступления передаются на рассмотрение руководства.

Документы, рассмотренные руководством, возвращаются делопроизводителю. Исполнителю передается оригинал документа с резолюцией, и в РК отмечается, что документ передан исполнителю.

В РК между документами устанавливаются связи, для фиксации связей данного входящего документа с исходящими и/или входящими документами компании. Все связи документа очевидны любому пользователю, имеющему доступ к документу.

Службой ДОУ ведется регистрация всех договоров компании. Делопроизводитель заносит все необходимые реквизиты с договора и документов к нему (дополнительные соглашения, акты) в РК и ему присваивается автоматически регистрационный номер компании, который простым карандашом, рядом с номером контрагента, проставляется делопроизводителем. Затем документ сканируется и его электронный файл вносится в РК договора. Делопроизводителем продела большая работа по рассмотрению и систематизации всех дел с договорами в структурных подразделениях и по определению действующих договоров, для введения их в электронную базу.

Таким образом, в процессе регистрации создается информационно-поисковая система по всем документам ООО «Ноктюрн» для всех сотрудников компании в пределах об доступа.

При поиске документов ранее затрачивалось очень много времени (поиск бумажного документа, звонки в соседний отдел). Используя поисковые возможности современных систем электронного документооборота легко найти документы по любому знакомому реквизиту, а также уточнить фактическое месторасположение оригинала документа. При этом система обеспечивает разграничение прав доступа, например: к конфиденциальным документам.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 567 8 Следующая ⇒