Организация службы ДОУ – структура, задачи и должностной состав

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 8Следующая ⇒

Служба делопроизводства в ООО «Ноктюрн» представлена в виде службы документационного обеспечения управления (ДОУ), была создана в конце 2008 года. Специалистам отдела предстояло много работы, от организации делопроизводственного обслуживания компании до организации архива.

В последнее время, руководство ООО «Ноктюрн» понимая, что доверить документационное обеспечение своей организации можно только подготовленному специалисту, все чаще стремятся сформировать службу ДОУ из профессионально компетентных работников, не просто обладающих необходимыми теоретическими и практическими навыками, но имеющих документы о получении соответствующей профессиональной подготовки на курсах повышения квалификации, в средних специальных и высших учебных заведениях.

Организационная форма делопроизводства обычно зависит от масштабов учреждения, территориального размещения его структур и может быть централизованной, децентрализованной и смешанной.

В ООО «Ноктюрн» смешанная форма делопроизводственного обслуживания, когда часть операций ведется централизованно, а часть – в структурных подразделениях. Так, прием, отправка, первичная обработка документов, их регистрация, копировально-множительные работы проводятся централизованно, а регистрация бухгалтерских документов в бухгалтерии, приказов по личному составу – в отделе кадрового учета, текущее хранение документов их подготовка к сдаче в архив – в структурных подразделениях. Использование компьютерных технологий позволяет создать центральную базу данных о документах компании.

Служба ДОУ в ООО «Ноктюрн» входит в состав Административно-правового департамента (АПД).

Делопроизводственное подразделение ООО «Ноктюрн» – имеет в своем составе четыре сотрудника:

1. руководитель службы ДОУ;

2. секретарь;

3. делопроизводитель;

4. архивист.

Руководитель службы ДОУ

Секретарь

Делопроизводитель

Архивист

Таким образом, можно сказать о том, что служба ДОУ в ООО «Ноктюрн» имеет простую структуру, штатную численность в количестве четырех человек и решает следующие задачи:

1. Постановка и ведение информационно-документационного обеспечения управленческой деятельности организации на уровне современных требований;

2. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

3. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, справочно-информационного обслуживания, контроля за исполнением документов, их текущего и архивного хранения.

4. Организация документооборота ООО «Ноктюрн».

5. Разработка и внедрение нормативно-методических документов, регламентирующих делопроизводственное обслуживание в ООО «Ноктюрн».

6. Участие в разработке и внедрении новых автоматизированных технологий по созданию, обработке, использованию и хранению документов.

7. Организация архивного хранения в ООО «Ноктюрн».

9. Организация обеспечения рабочих мест и условий труда сотрудников службы ДОУ.

9. Повышение квалификации работников службы ДОУ.

Это достигается разработкой соответствующего пакета организационных и нормативно-методических документов.

Руководство службой ДОУ осуществляется руководителем службы, который подчиняется руководителю Административно-правового департамента. На руководителя службы ДОУ возлагается организация работы по документационному обеспечению деятельности ООО «Ноктюрн».

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих статус работников службы ДОУ, относятся положение о службе и должностные инструкции. Эти документы разрабатываются на основе действующего законодательства, нормативно-методических документов и организационных документов, определяющих статус организации. Разработка положения и должностных инструкций обеспечивает закрепление за службой общего объема функций, устанавливает внутреннее построение службы, а также распределение функций и обязанностей работников.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения[30].

Служба делопроизводства в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, указами и распоряжениями Правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, положением о службе делопроизводства.

Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру:

· общие положения;

· задачи;

· функции;

· права и ответственность;

· взаимоотношения.

Положение о службе ДОУ разработано и подписано руководителем ДОУ. Документ оформлен на общем бланке компании: т.е. он содержит наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, гриф утверждения, заготовок к тексту, текст.

Но, при разработке положения не учитывались разграничения в установлении иерархии задач и функций, прав и ответственности. В задачи службы включены функции, а в функции – задачи, в права включены в ответственность, а ответственность в права.

В положение о службе ДОУ необходимо внести изменения:

1. Правильно распределить информацию по разделам положения.

2. Все функции подразделения должны быть обусловлены задачами, предоставленные права должны обеспечить реализацию всех возложенных функций.

3. Раздел «Права и ответственность» разделить на два самостоятельных раздела. Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба делопроизводства имеет те права, которые сюда внесены[31]. Ответственность расписать более детально, исходя из пунктов обязанностей.

4. Ввести раздел «Порядок реорганизации подразделения». Описать в каких случаях может быть преобразование службы.

5. Положение необходимо согласовать с руководителями структурных подразделений, с которыми служба ДОУ будет взаимодействовать.

6. До утверждения положение о подразделении необходимо согласовать с руководителем службы ДОУ, с юридической службой, с бухгалтерией, заместителем руководителя организации, курирующим соответствующее подразделение[32].

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками административного отдела, служащим основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций является должностная инструкция.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы[33].

Нормативной основой для разработки должностных инструкций является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 года № 37[34].

Должностные инструкции в ООО «Ноктюрн» разработаны на всех сотрудников службы ДОУ, которые предусмотрены штатным расписанием.

Должностная инструкция имеет унифицированную и установленную структуру текста:

· общие положения;

· функции работника;

· должностные обязанности;

· права и ответственность.

Каждый работник службы ДОУ ознакомлен с должностной инструкцией под расписку, которая располагается на последнем листе документа. Расписка включает слова " С должностной инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Должностная инструкция оформлена не на бланке компании, отсутствуют следующие обязательные реквизиты должностной инструкции: наименовании организации, место составления, гриф утверждения, визы.

При разработке разделов «Функции» и «Должностные обязанности» формулировки можно взять из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих[35]. В должностную инструкцию сотрудников службы ДОУ необходимо внести изменения:

1. Раздел «Права и ответственность» разделить на два самостоятельных раздела. При составлении данных разделов предоставить работнику права в полном объеме, в каком это необходимо для выполнения должностных обязанностей, и определить полную меру ответственности.

2. Разработать раздел «Взаимоотношения». В разделе устанавливаются информационные взаимосвязи: от кого и какую информацию получает работник; с кем сотрудничает при выполнении своих должностных обязанностей.

3. Разработать раздел «Оценка работы». В разделе перечислить критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т. д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется в первую очередь выполнением обязанностей, возложенных на работника должностной инструкцией[36].

4. Ввести раздел «Порядок пересмотра инструкции». Описать в каких случаях может быть пересмотрена инструкция.

5. Должностную инструкцию оформить на общем бланке компании. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, гриф утверждения, название вида документа, заголовок к тексту, место составления, текст, визы.

6. Должностную инструкцию необходимо согласовать с руководителем структурного подразделения, с руководителем службы персонала, с отделом труда и заработной платы, с юридической службой, а также, при необходимости, с другими должностными лицами[37].

Основным нормативно-методическим документом, определяющим и устанавливающим порядок составления, оформления документов, оформления документов и работы с ними в организации, является Инструкция по делопроизводству [38].

В ООО «Ноктюрн» Инструкция по делопроизводству находится на стадии разработки. Разработка инструкции является одной из функций службы ДОУ. Главное предназначение инструкции – установить единые правила работы с документами, обеспечить прохождение документов в организации, их исполнение, и обеспечить сохранность документов, создаваемых и поступающих в организацию для использования в последующей деятельности.

В настоящее время службой ДОУ разработаны и введены методические документы по работе с документами для сотрудников компании:

1. Правила составления и оформления документов в ООО «Ноктюрн», - где указаны требования к составлению и оформлению документов, требования к текстам документов.

2. Правила приема и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов ООО «Ноктюрн», - где для сотрудников службы ДОУ и сотрудников, отвечающих за регистрацию документов в подразделениях, даются указания по первичной обработке входящих документов, требования к регистрации документов, заполнению регистрационных карточек, приему и обработке исходящей и внутренней документации.

3. Методические указания по формированию и оформлению дел, подлежащие передаче на архивное хранение в ООО «Ноктюрн», - где даются указания по формированию и оформлению дел, требования к оперативному хранению документов подразделениях и т.д.

Но, данные методические документы не утверждены руководителем компании, не согласованы с руководителями подразделений, поэтому данные документы носят рекомендательных характер по работе с документами в подразделениях.

Необходимо в данной дипломной работе дать методические рекомендации по разработке Инструкции по делопроизводству.

Выводы

В первой главе были рассмотрены история создания компании и развития, цели и основные виды деятельности, изучены законодательные и нормативные акты, регулирующие его деятельность. Рассмотрена линейно-функциональная структура управления ООО «Ноктюрн», которая является рациональной в свете реализации поставленных целей и задач обществом.

Подробно рассмотрен Устав Общества, который является основным локальным нормативным актом, нормы которого обязательны для исполнения органами управления, структурными подразделениями и работниками организации. Заложенные в Уставе положения создают изначальную организационную основу документооборота компании, способствуют регламентации информационных связей и позволяют определить реальный круг документов, которые будут создаваться в компании. Раздел Устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Подробно изучены структура службы ДОУ, организационные задачи, решаемые в процессе создания службы и задачи нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закреплены в целом ряде локальных организационных документов – положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании.

Оценивая компанию в целом можно отметить положительные моменты:

- создано структурное подразделение, входящее в состав Административно-правового департамента, – служба ДОУ, на которую возлагаются организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в компании, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением);

- разработаны организационные документы, закрепляющие правовой статус работников службы ДОУ - положение о службе ДОУ и должностные инструкции на всех сотрудников службы.

Необходимо отметить, что служба ДОУ подчиняется не руководителю компании, а руководителю административно-правового департамента. Но, исходя из круга поставленных задач, постановки делопроизводства компании, необходимо рекомендовать: о выделении службы ДОУ в самостоятельное структурное подразделение и непосредственному подчинении руководителю ООО «Ноктюрн».

В ходе анализа данных организационных документов были выявлены ряд несоответствий с нормативными требованиями. Автором разработаны нормативные документы, исключающие выявленные недостатки в оформлении организационных документов:

1. Положение о службе ДОУ (Приложение № 1).

2. Должностная инструкция делопроизводителя (Приложение № 2).

В ООО «Ноктюрн» на стадии разработки находится нормативно-методический документ, определяющий и устанавливающий порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации - Инструкция по делопроизводству.

В третьей главе разработаны методические рекомендации и образец проекта Инструкции по делопроизводству. Предлагаемый проект инструкции соответствует Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, постановлению Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[39]. При разработке проекта было использовано методическое пособие «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации»[40].

Также необходимо учесть, что проверка правильности составления положений об отделах, должностных инструкций, разработка и внедрения унифицированных форм должна осуществляться совместно с юридическим отделом.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 Следующая ⇒