И направления его совершенствования»

Дипломная работа

студентки 5 курса вечернего отделения

Допущена к защите на ГЭК

Заведующий кафедрой к.и.н., профессор ____________Т.В. Кузнецова « » ________________

Научный руководитель доцент ___________ М.И. Додонова « » __________________

Москва 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ГЛОССАРИЙ

Введение………………………………………………….………….………
Глава 1. История создания ООО «Ноктюрн». Цели и задачи Общества..
1.1. История создания и развития ООО «Ноктюрн» ………..…………
1.2. Цель и основные виды деятельности Общества …………………
1.3. Организационная структура ООО «Ноктюрн» ………….…….….
1.4. Организация службы ДОУ – структура, задачи и должностной состав …………………………………………………….….
Глава 2. Организация работы с документами ООО «Ноктюрн» ………..
2.1. Организация и учет документооборота ……………………………..….
2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов..…….
2.3. Регистрация и учет поступающих документов ……………..…….
2.4. Обработка и регистрация отправляемых документов …………….
2.5. Регистрация и учет внутренних документов …………………….
2.6. Контроль исполнения документов ……………………..……………….
2.7. Организация текущего хранения документов ………..……………
2.8. Формирование дел …………………………………………………
2.9. Экспертиза ценности документов...………………………………
2.10. Архивное хранение документов в ООО «Ноктюрн» ………..…
Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения в ООО «Ноктюрн» ……………………...………………………………..…...
3.1. Методика разработка инструкции по делопроизводству ………
3.2. Совершенствование организации работы с документами в организации контроля исполнения на базе системы «Дело» ………….
Заключение …….……………………………………………………………
Список использованных источников и литературы …………..…………
Приложения ……………………………………………………….………...

 

Введение

 

Одной из важнейших задач в деятельности любой организации является радикальная организация работы с документами, поскольку именно от нее зависит качество управления. В организации постоянно происходят процессы принятия управленческих решений и их реализации. Возрастание объема информации приводит к необходимости совершенствования работы с документами и стимулирует внедрение в управление средств и методов электронной обработки информации.

Документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и организациями, с одной стороны, и частными лицами – с другой, а также организациями между собой осуществляются с помощью обмена документами. В документе фиксируются все важнейшие управленческие решения.

Документ является носителем информации, а документационное обеспечение управления подразумевает осуществление процессов работы с информацией. Рациональная организация документационного обеспечения управлением позволяет оптимизировать работу аппарата управления, что способствует эффективному функционированию в условиях рыночной экономики.

Правильная организация делопроизводства организации считается одним из важнейших критериев ее успешной деятельности. Сегодня информационная система организации – столь же равноправная и необходимая часть производственной инфраструктуры, как и технологическое оборудование, материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Проблема работы с информацией, накопленной за многие годы, как в бумажном, так и в электронном виде, стала актуальной для многих организаций независимо от направления их деятельности и формы собственности.

Все хозяйственные операции, ежедневно совершаемые организацией, должны оформляться документами. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства с нормативными актами, а тем более с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильная организация работы с документами в соответствии с новыми правовыми нормативными актами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной разработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение вопроса управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Ноктюрн».

Целью данной работы является анализ организации работы с документами в Обществе и разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

1. Дать общую характеристику объекта исследования.

2. Рассмотреть организационную структуру ООО «Ноктюрн».

3. Провести анализ структуры и функций службы ДОУ.

4. Изучить организацию документооборота ООО «Ноктюрн».

5. Провести анализ регистрации и контроля исполнения документов.

6. Рассмотреть вопросы, связанные с организацией хранения документов.

7. Разработать предложения по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций федерального законодательства по ДОУ, нормативно-методических документов и специальной литературы.

При подготовке дипломной работы для реализации поставленных задач было использовано федеральное законодательство по организации делопроизводства и нормативно-методические акты, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления предприятия.

Законодательно-правовая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

- Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряже­ния Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъек­тов РФ (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеот­раслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Нормативно-методические документы регламентируют:

- технологию создания, обработки, хранения, использования докумен­тов в организации;

- работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.);

- методиче­ские документы по делопроизводству учреждений, организаций, пред­приятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социаль­ной информации;

и другие справочные пособия.

Из опубликованных источников изучены:

Гражданский кодекс Российской Федерации[1], в статьях 96-104 закрепляет: виды обществ; порядок их образования; общие правила увеличения и уменьшения уставного капитала; вводятся ограничения на выпуск ценных бумаг и выплату дивидендов; устанавливаются общие начала организации управления в обществах. Статьи 52 и 98 Гражданского кодекса РФ устанавливают не только обязательность документирования, но и требования к составу сведений документов, например, учредительных документов юридических лиц.

Уголовный кодекс Российской Федерации[2], предусматривает ответственность за приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об акционерных обществах »[3], регламентирует порядок создания и правовое положение обществ с ограниченной ответственностью. Вместе с тем значительное внимание уделяется вопросам, связанным с документацией: требования к уставу общества, обязанность общества с ограниченной ответственностью хранить управленческие документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Принят ряд законов и нормативных актов, регламентирующих порядок оформления документов, работу с системами докумен­тации и с отдельными видами документов, а также с их формами и бланками.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[4], является основополагающим в вопросах хранения документов, который регулирует отношения в сфере организации и хранения, комплектования, учета, использования до­кументов Архивного фонда РФ и других архивных документов организаций и предприятий независимо от их форм собственности.

В за­коне даны определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве. В их числе – определение архивного документа, временного и постоянного хранения документов, архива организации, муниципального и государственных архивов, депозитарного хранения и др.

В ст. 23 закона указано как поступать с архивными документами включенными в состав Архивного фонда РФ, документами по личному составу, а также архивными документами, сроки временного хранения которых не истекли, в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности.

Основой правового регулирования в области защиты информации является специальное законодательство. Особую роль в нем играет Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации”[5], в котором информация рассматривается как объект правовых отношений. В законе даны определения таких понятий, как информация, документирование информации, защита информации, обладатель информации, конфиденциальность информации, предоставление и распространение информации, электронное сообщение. Законом устанавливается ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Закон в ст. 11 указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации». Этот порядок закреплен постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»[6].

Правила определяют, в частности, порядок создания документов в федеральном органе исполнительной власти, требования к организации документооборота, особенности работы с электронными документами. Новый порядок не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

В связи с общемировыми процессами защита персональных данных человека становится настолько актуальной, что государство вынуждено регулировать происходящие в этой сфере процессы с помощью законодательства.

Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных”[7] это нормативный правовой акт, создающий правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Принятие данного закона означает создание правовых условий для решения государственных задач в области управления ресурсами с целью решения социальных проблем предоставления услуг, на основе сбалансированного и социально справедливого разделения государственных средств, а также реализации функций осуществления государственных учетов, необходимых для работы налоговых служб, правоохранительных органов.

Письмом Федерального агентства по образованию от 29.07.2009 № 17-110 «Об обеспечении защиты персональных данных», сообщается о том, что информационные системы персональных данных, должны соответствовать требованиям законодательства. Отмечается, что обработка персональных данных должна осуществляться с письменного согласия субъектов персональных данных или их законных представителей.

В приложении приведена информация об основных нормативно-методических документах и требованиях по организации защиты персональных данных.

Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»[8] устанавливает порядок ведения электронной служебной переписки между федеральными органами государственной власти, Администрацией Президента РФ и Правительства РФ.

В Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-методических документов регулирующих документационное обеспечение организаций.

В 1991 году вышла Государственная система документационного обеспечения управления (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33)[9] (ГСДОУ). ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др. Система ориентирована и на коммерческие организации. В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ от 27.01.2006 № 7418)[10], способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Инструкция предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться и служ­бы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [11], распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[12], который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1: 2001 «Information and documentation. Records management».

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами».

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002)[13], являются нормативно-методическим документом. Документ устанавливает нормы и технологию работы архива организаций. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.

В Основные правила работы архивов организаций внесены положения, связанные с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000)[14], является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 года № 37)[15], является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. Назначение справочника в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими различных специальностей, в том числе работниками делопроизводственных служб.

Помимо опубликованных источников при написании дипломной работы были использованы неопубликованные источники: Устав ООО «Ноктюрн», организационно-распорядительные документы, материалы текущего делопроизводства ООО «Ноктюрн».

При написании дипломной работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения:

Т.В. Кузнецова «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" [16], в данной книге рассматриваются современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003 и организация работы службы делопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожения, а также особенности работы с кадровыми документами с учетом изменений и дополнений к Трудовому кодексу, внесенных Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006.

С.Л. Кузнецов «Современные технологии документационного обеспечения управления»[17], в книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме.

Заслуживают большого внимания методические пособия научных сотрудников Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Методическое пособие «Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001» М.В. Ларин (в соавторстве с О. И. Рысковым)[18] посвящено вопросам управления документами в деятельности различных организаций, с учетом требований международных стандартов в сфере информации и документации, рекомендаций Международного совета архивистов, зарубежного опыта документационного обеспечения управленческой деятельности.

В методическом пособии «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации»[19] рассматриваются вопросы разработки нормативных документов организации, регламентирующих документационное обеспечение управления. В пособии дается анализ современных законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации и документации, содержатся методические материалы по разработке положения о службе ДОУ, должностных инструкции работников службы ДОУ и инструкции по ДОУ.

И.Ю. Байкова«Настольная книга делопроизводителя » [20], включены сведения по всем актуальным вопросам деятельности сотрудников службы документационного обеспечения: как написать инструкцию по ведению делопроизводства, организовать электронный документооборот и работу с конфиденциальными документами, разработать номенклатуру дел и подготовить документы для сдачи в архив. В справочнике представлены образцы положений и инструкций, разработка которых входит в обязанности работников службы документационного управления, а также формы типовых документов, в том числе деловых писем.

Также при написании дипломной работы были использованы работы В.И. Андреевой:

Уникальность работы «Делопроизводство. Практическое пособие»[21] состоит в том, что изложенные в пособии правила и требования по составлению и оформлению документов, по организации технологии работы с документами, даны с точки зрения практикующего специалиста, знающего требования, предъявляемые при ревизиях и проверках со стороны налоговой, трудовой и архивной инспекций, при хозяйственных и трудовых спорах, при взаимодействии с архивными учреждениями в период сдачи документов на хранение в государственные и муниципальные архивы.

«Практика делопроизводства: организация и ведение»[22], работа интересна тем, что в ней в составе правил документирования и технологии работы с документами особое внимание уделено регламентации процессов документирования управленческой деятельности: даны подробные рекомендации по созданию и приведены образцы табеля и альбома форм документов, сборника типовых и трафаретных текстов, графика документооборота организации.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Делопроизводство», «Секретарское дело» и «Справочник секретаря и офис-менеджера», освещающие современные проблемы организации документационного обеспечения управления.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, ее практическое значение, дается анализ законодательно-правовой и нормативно-методической базы по организации документационного обеспечения управления, анализ статей, посвященных различным аспектам организации документационного обеспечения управления.

В первой главе описывается объект исследования – ООО «Ноктюрн», история его создания и развития, основные задачи и направления деятельности, структура и органы управления, задачи и функции службы ДОУ.

Во второй главе производится анализ организации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Ноктюрн».

В третьей главе формулируются предложения по рационализации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Ноктюрн».

В заключении обобщаются выводы, полученные в ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Ноктюрн», даются рекомендации по их использованию в практической деятельности, указываются направления дальнейших исследований.

В приложении даны разработанные документы, необходимые в деятельности организации.

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. A. Оценка будущей стоимости денежного потока с позиции текущего момента времени
2. A. Смещение суставной головки через вершину суставного бугорка на передний его скат
3. A.27. Процедура ручной регулировки зеркала заднего вида
4. B. С нарушением непрерывности только переднего полукольца
5. Cинтетический учет поступления основных средств, в зависимости от направления приобретения
6. Cсрочный трудовой договор и сфера его действия.
7. F. Оценка будущей стоимости денежного потока с позиции текущего момента времени
8. G) определение путей эффективного вложения капитала, оценка степени рационального его использования
9. H) Такая фаза круговорота, где устанавливаются количественные соотношения, прежде всего при производстве разных благ в соответствии с видами человеческих потребностей.
10. I. ИСТОРИЯ ФИЛОСОФИИ: ЭПОХИ, ШКОЛЫ, НАПРАВЛЕНИЯ
11. I. МИРОВОЗЗРЕНИЕ И ЕГО ИСТОРИЧЕСКИЕ ТИПЫ
12. I. ПОЛОЖЕНИЯ И НОРМЫ ДЕЙСТВУЮЩЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА, В ОБЛАСТИ ОРГАНИЗАЦИИ ПРОТИВОПОЖАРНОЙ ПРОПАГАНДЫ И ОБУЧЕНИЯ НАСЕЛЕНИЯ МЕРАМ ПОЖАРНОЙ БЕЗОПАСНОСТИ