ИСТОРИКО – АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

Стр 1 из 8Следующая ⇒

ИСТОРИКО – АРХИВНЫЙ ИНСТИТУТ

ФПППК «Архивная школа»

Кафедра документоведения

Огородникова Ольга Иосифовна

«Анализ документационного обеспечения управления

ООО «Ноктюрн»

И направления его совершенствования»

Дипломная работа

студентки 5 курса вечернего отделения

Допущена к защите на ГЭК

Заведующий кафедрой к.и.н., профессор ____________Т.В. Кузнецова « » ________________

Научный руководитель доцент ___________ М.И. Додонова « » __________________

Москва 2010

СОДЕРЖАНИЕ

ГЛОССАРИЙ

Введение………………………………………………….………….………
Глава 1. История создания ООО «Ноктюрн». Цели и задачи Общества..
1.1. История создания и развития ООО «Ноктюрн» ………..…………
1.2. Цель и основные виды деятельности Общества …………………
1.3. Организационная структура ООО «Ноктюрн» ………….…….….
1.4. Организация службы ДОУ – структура, задачи и должностной состав …………………………………………………….….
Глава 2. Организация работы с документами ООО «Ноктюрн» ………..
2.1. Организация и учет документооборота ……………………………..….
2.2. Прием и первичная обработка поступающих документов..…….
2.3. Регистрация и учет поступающих документов ……………..…….
2.4. Обработка и регистрация отправляемых документов …………….
2.5. Регистрация и учет внутренних документов …………………….
2.6. Контроль исполнения документов ……………………..……………….
2.7. Организация текущего хранения документов ………..……………
2.8. Формирование дел …………………………………………………
2.9. Экспертиза ценности документов...………………………………
2.10. Архивное хранение документов в ООО «Ноктюрн» ………..…
Глава 3. Совершенствование документационного обеспечения в ООО «Ноктюрн» ……………………...………………………………..…...
3.1. Методика разработка инструкции по делопроизводству ………
3.2. Совершенствование организации работы с документами в организации контроля исполнения на базе системы «Дело» ………….
Заключение …….……………………………………………………………
Список использованных источников и литературы …………..…………
Приложения ……………………………………………………….………...

Введение

Одной из важнейших задач в деятельности любой организации является радикальная организация работы с документами, поскольку именно от нее зависит качество управления. В организации постоянно происходят процессы принятия управленческих решений и их реализации. Возрастание объема информации приводит к необходимости совершенствования работы с документами и стимулирует внедрение в управление средств и методов электронной обработки информации.

Документационное обеспечение управления сегодня стало важнейшим инструментом эффективного управления. В современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и организациями, с одной стороны, и частными лицами – с другой, а также организациями между собой осуществляются с помощью обмена документами. В документе фиксируются все важнейшие управленческие решения.

Документ является носителем информации, а документационное обеспечение управления подразумевает осуществление процессов работы с информацией. Рациональная организация документационного обеспечения управлением позволяет оптимизировать работу аппарата управления, что способствует эффективному функционированию в условиях рыночной экономики.

Правильная организация делопроизводства организации считается одним из важнейших критериев ее успешной деятельности. Сегодня информационная система организации – столь же равноправная и необходимая часть производственной инфраструктуры, как и технологическое оборудование, материальные, трудовые и финансовые ресурсы. Проблема работы с информацией, накопленной за многие годы, как в бумажном, так и в электронном виде, стала актуальной для многих организаций независимо от направления их деятельности и формы собственности.

Все хозяйственные операции, ежедневно совершаемые организацией, должны оформляться документами. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства с нормативными актами, а тем более с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильная организация работы с документами в соответствии с новыми правовыми нормативными актами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной разработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение вопроса управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Общества с ограниченной ответственностью «Ноктюрн».

Целью данной работы является анализ организации работы с документами в Обществе и разработка рекомендаций по совершенствованию документационного обеспечения управления.

Для достижения цели последовательно должны быть решены следующие задачи:

1. Дать общую характеристику объекта исследования.

2. Рассмотреть организационную структуру ООО «Ноктюрн».

3. Провести анализ структуры и функций службы ДОУ.

4. Изучить организацию документооборота ООО «Ноктюрн».

5. Провести анализ регистрации и контроля исполнения документов.

6. Рассмотреть вопросы, связанные с организацией хранения документов.

7. Разработать предложения по совершенствованию работы с документами с учетом рекомендаций федерального законодательства по ДОУ, нормативно-методических документов и специальной литературы.

При подготовке дипломной работы для реализации поставленных задач было использовано федеральное законодательство по организации делопроизводства и нормативно-методические акты, регламентирующие организацию документационного обеспечения управления предприятия.

Законодательно-правовая база делопроизводства включает в себя:

- законодательные акты РФ в сфере информации и документации;

- Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов РФ (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Нормативно-методические документы регламентируют:

- технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

- работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.);

- методические документы по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

и другие справочные пособия.

Из опубликованных источников изучены:

Гражданский кодекс Российской Федерации[1], в статьях 96-104 закрепляет: виды обществ; порядок их образования; общие правила увеличения и уменьшения уставного капитала; вводятся ограничения на выпуск ценных бумаг и выплату дивидендов; устанавливаются общие начала организации управления в обществах. Статьи 52 и 98 Гражданского кодекса РФ устанавливают не только обязательность документирования, но и требования к составу сведений документов, например, учредительных документов юридических лиц.

Уголовный кодекс Российской Федерации[2], предусматривает ответственность за приобретение или сбыт официальных документов, похищение или повреждение документов, штампов, печатей.

Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об акционерных обществах »[3], регламентирует порядок создания и правовое положение обществ с ограниченной ответственностью. Вместе с тем значительное внимание уделяется вопросам, связанным с документацией: требования к уставу общества, обязанность общества с ограниченной ответственностью хранить управленческие документы по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества.

Принят ряд законов и нормативных актов, регламентирующих порядок оформления документов, работу с системами документации и с отдельными видами документов, а также с их формами и бланками.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»[4], является основополагающим в вопросах хранения документов, который регулирует отношения в сфере организации и хранения, комплектования, учета, использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов организаций и предприятий независимо от их форм собственности.

В законе даны определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве. В их числе – определение архивного документа, временного и постоянного хранения документов, архива организации, муниципального и государственных архивов, депозитарного хранения и др.

В ст. 23 закона указано как поступать с архивными документами включенными в состав Архивного фонда РФ, документами по личному составу, а также архивными документами, сроки временного хранения которых не истекли, в случае ликвидации или реорганизации юридических лиц всех форм собственности.

Основой правового регулирования в области защиты информации является специальное законодательство. Особую роль в нем играет Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 149-ФЗ “Об информации, информационных технологиях и защите информации”[5], в котором информация рассматривается как объект правовых отношений. В законе даны определения таких понятий, как информация, документирование информации, защита информации, обладатель информации, конфиденциальность информации, предоставление и распространение информации, электронное сообщение. Законом устанавливается ответственность за правонарушения в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Закон в ст. 11 указывает: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации». Этот порядок закреплен постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»[6].

Правила определяют, в частности, порядок создания документов в федеральном органе исполнительной власти, требования к организации документооборота, особенности работы с электронными документами. Новый порядок не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

В связи с общемировыми процессами защита персональных данных человека становится настолько актуальной, что государство вынуждено регулировать происходящие в этой сфере процессы с помощью законодательства.

Федеральный закон РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ “О персональных данных”[7] это нормативный правовой акт, создающий правовую основу обращения с персональными данными физических лиц в целях реализации конституционных прав человека, в том числе права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.

Принятие данного закона означает создание правовых условий для решения государственных задач в области управления ресурсами с целью решения социальных проблем предоставления услуг, на основе сбалансированного и социально справедливого разделения государственных средств, а также реализации функций осуществления государственных учетов, необходимых для работы налоговых служб, правоохранительных органов.

Письмом Федерального агентства по образованию от 29.07.2009 № 17-110 «Об обеспечении защиты персональных данных», сообщается о том, что информационные системы персональных данных, должны соответствовать требованиям законодательства. Отмечается, что обработка персональных данных должна осуществляться с письменного согласия субъектов персональных данных или их законных представителей.

В приложении приведена информация об основных нормативно-методических документах и требованиях по организации защиты персональных данных.

Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»[8] устанавливает порядок ведения электронной служебной переписки между федеральными органами государственной власти, Администрацией Президента РФ и Правительства РФ.

В Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-методических документов регулирующих документационное обеспечение организаций.

В 1991 году вышла Государственная система документационного обеспечения управления (утв. приказом Главархива СССР от 23.05.1988 №33)[9] (ГСДОУ). ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (в объединениях), в учреждениях и др. Система ориентирована и на коммерческие организации. В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536, зарегистрированным в Минюсте РФ от 27.01.2006 № 7418)[10], способствует решению технологических задач документирования. Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов, правила оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

Инструкция предназначена в первую очередь для федеральных органов исполнительной власти, ею могут воспользоваться и службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» [11], распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

В соответствии с Программой национальной стандартизации Российской Федерации на 2006–2007 годы ВНИИДАД разработал национальный стандарт России – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007[12], который является, по сути, аутентичным переводом первой части международного стандарта ISO 15489-1: 2001 «Information and documentation. Records management».

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 содержит очень важный для отечественной практики ДОУ раздел – «Политика управления документами и ответственность», в котором сказано: «Ответственность и полномочия в области управления документами должны быть четко определены и доведены до сведения всей организации с тем, чтобы было ясно, кто несет ответственность за работу с конкретными документами».

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002)[13], являются нормативно-методическим документом. Документ устанавливает нормы и технологию работы архива организаций. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций.

В Основные правила работы архивов организаций внесены положения, связанные с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях) в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержденный Руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000)[14], является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 года № 37)[15], является нормативным документом и рекомендован для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм в целях обеспечения правильного подбора, расстановки и использования кадров. Назначение справочника в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими различных специальностей, в том числе работниками делопроизводственных служб.

Помимо опубликованных источников при написании дипломной работы были использованы неопубликованные источники: Устав ООО «Ноктюрн», организационно-распорядительные документы, материалы текущего делопроизводства ООО «Ноктюрн».

При написании дипломной работы были изучены труды следующих специалистов в области документоведения:

Т.В. Кузнецова «Делопроизводство (документационное обеспечение управления)" [16], в данной книге рассматриваются современные требования к составлению и оформлению документов на основе ГОСТ Р 6.30-2003 и организация работы службы делопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожения, а также особенности работы с кадровыми документами с учетом изменений и дополнений к Трудовому кодексу, внесенных Федеральным законом 30.06.2006 и ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006.

С.Л. Кузнецов «Современные технологии документационного обеспечения управления»[17], в книге рассматриваются современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий: организация работы делопроизводственной службы, составление и оформление документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, хранение документов в электронной форме.

Заслуживают большого внимания методические пособия научных сотрудников Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД).

Методическое пособие «Управление документами на основе международного стандарта ИСО 15489-2001» М.В. Ларин (в соавторстве с О. И. Рысковым)[18] посвящено вопросам управления документами в деятельности различных организаций, с учетом требований международных стандартов в сфере информации и документации, рекомендаций Международного совета архивистов, зарубежного опыта документационного обеспечения управленческой деятельности.

В методическом пособии «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации»[19] рассматриваются вопросы разработки нормативных документов организации, регламентирующих документационное обеспечение управления. В пособии дается анализ современных законодательных и иных нормативных правовых актов в сфере информации и документации, содержатся методические материалы по разработке положения о службе ДОУ, должностных инструкции работников службы ДОУ и инструкции по ДОУ.

И.Ю. Байкова«Настольная книга делопроизводителя » [20], включены сведения по всем актуальным вопросам деятельности сотрудников службы документационного обеспечения: как написать инструкцию по ведению делопроизводства, организовать электронный документооборот и работу с конфиденциальными документами, разработать номенклатуру дел и подготовить документы для сдачи в архив. В справочнике представлены образцы положений и инструкций, разработка которых входит в обязанности работников службы документационного управления, а также формы типовых документов, в том числе деловых писем.

Также при написании дипломной работы были использованы работы В.И. Андреевой:

Уникальность работы «Делопроизводство. Практическое пособие»[21] состоит в том, что изложенные в пособии правила и требования по составлению и оформлению документов, по организации технологии работы с документами, даны с точки зрения практикующего специалиста, знающего требования, предъявляемые при ревизиях и проверках со стороны налоговой, трудовой и архивной инспекций, при хозяйственных и трудовых спорах, при взаимодействии с архивными учреждениями в период сдачи документов на хранение в государственные и муниципальные архивы.

«Практика делопроизводства: организация и ведение»[22], работа интересна тем, что в ней в составе правил документирования и технологии работы с документами особое внимание уделено регламентации процессов документирования управленческой деятельности: даны подробные рекомендации по созданию и приведены образцы табеля и альбома форм документов, сборника типовых и трафаретных текстов, графика документооборота организации.

В процессе подготовки дипломной работы были использованы многочисленные периодические публикации в журналах «Делопроизводство», «Секретарское дело» и «Справочник секретаря и офис-менеджера», освещающие современные проблемы организации документационного обеспечения управления.

В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, трех глав, заключения и приложений.

Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, ее практическое значение, дается анализ законодательно-правовой и нормативно-методической базы по организации документационного обеспечения управления, анализ статей, посвященных различным аспектам организации документационного обеспечения управления.

В первой главе описывается объект исследования – ООО «Ноктюрн», история его создания и развития, основные задачи и направления деятельности, структура и органы управления, задачи и функции службы ДОУ.

Во второй главе производится анализ организации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Ноктюрн».

В третьей главе формулируются предложения по рационализации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Ноктюрн».

В заключении обобщаются выводы, полученные в ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Ноктюрн», даются рекомендации по их использованию в практической деятельности, указываются направления дальнейших исследований.

В приложении даны разработанные документы, необходимые в деятельности организации.

Выводы

В первой главе были рассмотрены история создания компании и развития, цели и основные виды деятельности, изучены законодательные и нормативные акты, регулирующие его деятельность. Рассмотрена линейно-функциональная структура управления ООО «Ноктюрн», которая является рациональной в свете реализации поставленных целей и задач обществом.

Подробно рассмотрен Устав Общества, который является основным локальным нормативным актом, нормы которого обязательны для исполнения органами управления, структурными подразделениями и работниками организации. Заложенные в Уставе положения создают изначальную организационную основу документооборота компании, способствуют регламентации информационных связей и позволяют определить реальный круг документов, которые будут создаваться в компании. Раздел Устава, посвященный порядку управления организацией, дает первоначальное представление о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Подробно изучены структура службы ДОУ, организационные задачи, решаемые в процессе создания службы и задачи нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы закреплены в целом ряде локальных организационных документов – положении, инструкциях, правилах, структуре и штатной численности, штатном расписании.

Оценивая компанию в целом можно отметить положительные моменты:

- создано структурное подразделение, входящее в состав Административно-правового департамента, – служба ДОУ, на которую возлагаются организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в компании, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением);

- разработаны организационные документы, закрепляющие правовой статус работников службы ДОУ - положение о службе ДОУ и должностные инструкции на всех сотрудников службы.

Необходимо отметить, что служба ДОУ подчиняется не руководителю компании, а руководителю административно-правового департамента. Но, исходя из круга поставленных задач, постановки делопроизводства компании, необходимо рекомендовать: о выделении службы ДОУ в самостоятельное структурное подразделение и непосредственному подчинении руководителю ООО «Ноктюрн».

В ходе анализа данных организационных документов были выявлены ряд несоответствий с нормативными требованиями. Автором разработаны нормативные документы, исключающие выявленные недостатки в оформлении организационных документов:

1. Положение о службе ДОУ (Приложение № 1).

2. Должностная инструкция делопроизводителя (Приложение № 2).

В ООО «Ноктюрн» на стадии разработки находится нормативно-методический документ, определяющий и устанавливающий порядок составления, оформления документов и работы с ними в организации - Инструкция по делопроизводству.

В третьей главе разработаны методические рекомендации и образец проекта Инструкции по делопроизводству. Предлагаемый проект инструкции соответствует Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, постановлению Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти[39]. При разработке проекта было использовано методическое пособие «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации»[40].

Также необходимо учесть, что проверка правильности составления положений об отделах, должностных инструкций, разработка и внедрения унифицированных форм должна осуществляться совместно с юридическим отделом.

Заключение

К настоящему времени ООО «Ноктюрн», как и многие другие российские компании, перешло из состояния, когда ему приходилось решать вопросы, исключительно связанные с экономическим кризисом, к вопросам развития бизнеса, расширения инфраструктуры, построения системы корпоративного управления.

Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении современных систем электронного документооборота.

В ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Ноктюрн» были рассмотрены основные направления деятельности, организационная структура и органы управления компании, изучены законодательные и нормативные акты, регулирующие его деятельность, описана организация работы службы ДОУ, изучены организационно-правовые и нормативно-методические документы, регулирующие его деятельность, состав документов компании, выявлено их несоответствие оформления документов нормативным требованиям, проанализирована организация работы с документами.

Анализ показал, что делопроизводство отвечает современным требованиям к службам ДОУ по всем направлениям к организации работы с документами.

Вместе с тем, многие недостатки, выявленные в ходе анализа ДОУ, в определенной степени объясняется включением службы ДОУ в Административно-правовой департамент, это обстоятельство снижает правовой статус службы. Служба ДОУ должна действовать на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Нормативная база документационного обеспечения, как уже отмечалось, имеет существенные недостатки, которые выражаются в следующем:

- при разработке положения по ДОУ не учитывались разграничения в установлении иерархии задач и функций, прав и ответственности. В задачи службы включены функции, а в функции – задачи, в права включены в ответственность, а ответственность в права;

- должностная инструкция оформлена не на бланке компании, отсутствуют следующие обязательные реквизиты должностной инструкции: наименовании организации, место составления, гриф утверждения, визы;

- отсутствуют в должностной инструкции разделы «взаимодействие» и «оценка работы»;

- отсутствует Инструкция по делопроизводству;

- отсутствует перечень нерегистрируемых документов;

- отмечается низкий уровень организации контроля исполнения документов, следствием чего являются частые случаи срыва сроков исполнения документов;

- возможности многофункциональной системы «ДЕЛО» используются не полностью. Необходимо дальнейшее внедрение данной системы во все сферы работы с документами;

- отсутствуют положение об архиве и положение об экспертной комиссии;

- не проводится оформление дел для передачи в архив компании документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел личного состава;

- выявлены факты утраты документов.

По результатам проведенного анализа были сформулированы предложения по рационализации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Ноктюрн».

Оценивая результаты проведенного анализа, были разработаны следующие документы:

1. Положение о службе ДОУ.

2. Должностная инструкция делопроизводителя.

3. Перечень нерегистрируемых документов.

4. Положение об архиве.

5. Положение об экспертной комиссии.

6. Номенклатура дел структурного подразделения.

7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения.

8. Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения.

9. Титульный лист описи документов постоянного хранения.

Автором выполнены следующие разработки:

- методика разработки Инструкции по делопроизводству в соответствии с предложенными рекомендациями;

- рекомендации по совершенствованию организации работы с документами в организации контроля исполнения документов на базе системы «Дело».

Необходимо организовать повышение квалификации сотрудников делопроизводственного подразделения на годичных очно-заочных курсах повышения квалификации для сотрудников, не имеющих базового образования в области документационного обеспечения управления, организованных ВНИИДАД.

Специалист в области делопроизводства должен постоянно следить:

- во первых, за выходящими законодательными, правовыми актами, касающимися вопросов документообразования и упорядочения работы с документами и поправками, вносимыми в эти акты;

- во вторых, стремиться внедрять в организации новейшие технологии в организацию новейшие технологии в области документации обеспечения управления[52].

Реализация указанных мероприятий позволит значительно улучшить организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в ООО «Ноктюрн», и, в конечном счете, повысит качество управления всей организации в целом.

I. Источники

Опубликованные

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 N 51-ФЗ (с изм. на 09.02.2009) // РГ. 2009. 13 фев.

2. Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» // СЗ РФ. 1998. №. 7. Ст. 785; 2006. № 52 (ч.1). Ст. 5497(с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2010).

3. Федеральный Закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»//С3 РФ.2004.№ 43. Ст. 4169; 2006. № 50. Ст. 5280 (с изм. на 13.05.2008).

4. Федеральный Закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»//С3 РФ. 2006. № 31 (ч. 1). Ст. 3448.

5. Федеральный Закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» // РГ. 2006. 29 июля.

6. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477 г. Москва «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // РГ. 2009. 24 июня.

7. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 N 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»// СЗ РФ 2009. N 39. Ст.4614.

8. Постановление Правительства РФ от 15.04.2005 № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи» // СЗ РФ. 2005. № 17. Ст.1557.

Неопубликованные

9. Устав ООО «Ноктюрн».

10. Положение о службе ДОУ.

11. Должностные инструкции сотрудников службы ДОУ.

II. Нормативно-методическая литература

12. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003.

13. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования. М., Стандартинформ, 2007.

14. ГОСТ Р 7.0.8. Система стандартов по информации библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.

15. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (с изм. на 29.04.2008).

16. Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002, 152 с.

17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения (с изм. на 27.10.2003).

18. Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации. Рекомендации. М., ВНИИДАД, 2011. – 264 с

III. Литература

19. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления. М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.

12 3 4 5 6 7 8 Следующая ⇒