Глава 2. Совершенствование документационного обеспечения в ООО «Ноктюрн» на базе программы «Дело»

⇐ ПредыдущаяСтр 8 из 8

Служба ДОУ организует процесс документационного обеспечения организации, включающий внедрение единого порядка работы с документами организации, в том числе и с документами, создаваемыми средствами вычислительной техники в соответствии с ГСДОУ и действующими нормативами.

Контроль исполнения документов одна из наиболее важных составных частей системы делопроизводства. Эффективность работы организации во многом зависит от строгого выполнения всех принятых решений и постановлений. Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов, а с другой — за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняет руководители, вторую — служба контроля или работник ответственный за контроль в службе документационного обеспечения. Контролю подлежат наиболее важные документы, поэтому в каждой организации составляется индивидуальный перечень таких документов.

Постановка задач и контроль исполнения поручений, в первую очередь, позволяют грамотно и продуманно ставить цель перед каждым сотрудником и фиксировать, кому было поручено то или иное дело. В дальнейшем это дает возможность четко понимать, с кого спрашивать результат. Кроме того, контроль выполнения поручений позволяет постоянно отслеживать процесс. В любое время система контроля поручений позволяет руководителю проверить, на какой стадии находится решение задачи. Благодаря этому ни один процесс не зависнет в воздухе, не будет забыт.

Контроль исполнения поручений делает любой ход работы прозрачным или наглядным, позволяет узнать, насколько эффективно трудятся сотрудники, сколько времени тратят на тот или иной шаг в ходе выполнения задачи. Именно поэтому, помимо непосредственно отслеживания важных процессов, контроль исполнения поручений дает возможность давать адекватную оценку сотрудникам. Руководитель сможет определить, кто является наиболее трудоспособным, действует эффективно, а кто затягивает работу, тормозя остальные процессы.

Система контроля поручений – это прекрасный инструмент для руководителя, который хочет быть в курсе всех дел и буквально видеть всю работу насквозь. Поэтому, даже отправляясь в долговременную командировку, руководитель может продолжать выполнять свои функции и «держать руку на пульсе».

Система управления документооборотом «Дело» обеспечивает автоматизированную обработку входящих, исходящих, внутренних документов, обеспечивает контроль исполнения документов, предоставляет средства для поиска, классификации документов, оперативного хранения и автоматизированные рабочие места для работников в соответствии с их должностными обязанностями.

Все поступающие в организацию документы независимо от способа получения должны передаваться сотрудникам службы ДОУ для регистрации.

Все документы адресованные руководителю организации должны проходить предварительное рассмотрение руководителем службы ДОУ или помощником руководителя организации с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения. Ответственный за предварительное рассмотрение, получив зарегистрированный входящий документ в Системе отправляет документ на рассмотрение в структурные подразделения или передает документ на рассмотрение руководителю организации.

После завершения рассмотрения документ переходит в стадию исполнения и находится на исполнении до тех пор, пока все поручения не будут сняты с контроля, и каждое подразделение, включенное в список рассылки, не подтвердит ознакомление. Важно отметить, что при доставке документа в структурные подразделения нет необходимости передавать подлинник документа, а также тиражировать документ, так как подлинник и резолюция сканируются и хранятся в Системе вместе с регистрационной карточкой документа. Чтобы избежать потери документов можно все подлинники хранить в службе ДОУ и передавать исполнителю только при необходимости. После завершения исполнения документ в Системе помещается в оперативный архив и к нему предоставляется доступ на просмотр всем сотрудникам, принимавшим участие в процессе обработки поступившего документа.

Проект по автоматизации документооборота и контроля исполнения поручений в ООО «Ноктюрн» предлагается продолжить.

В Системе поддерживается работа со следующими видами поручений:

- резолюция – поручение уполномоченного должностного лица, выдаваемое на основании документа;

- пункт - поручение, содержащееся в тексте самого документа;

- подчиненная резолюция – поручение, относящееся не к документу в целом, а к его конкретному пункту или конкретной резолюции. Подчиненная резолюция, в свою очередь, может иметь свои подчиненные резолюции (более низкого уровня иерархии) и т.д.;

- проект резолюции - используется при подготовке руководителем службы ДОУ проекта резолюции руководства. В дальнейшем проект резолюции передается на утверждение руководителю, после чего рассылается исполнителям.

В РК в поле «Контроль» вносится информация о должностном лице, контролирующем процесс исполнения поручения. Обязательными для заполнения реквизитами резолюции являются ее автор, исполнитель(ли) и срок исполнения. В системе можно установить колонку с количеством дней, оставшихся до конца срока исполнения. Ранжирование поручений по дате окончания срока исполнения тоже очень удобно – это позволяет исполнителю быстрее ориентироваться и более эффективно управлять собственным рабочим временем.

Резолюция может иметь признак конфиденциальности, быть подчиненной по отношению к пункту документа или вышестоящей резолюции.

В РК документа могут быть уточняющие тот или иной пункт резолюции, резолюции подчиненные (более низкого уровня). В таких случаях работу с поручениями, доступными пользователю, удобно осуществлять в окне перечня поручений РК.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Исполнитель, получая поручение, должен ознакомиться с ним и до истечения указанного на поручении контрольного срока выполнить поставленные в нем задачи. Если исполнителю требуется передать работу для выполнения другим подчиненным ему работникам, то он создает поручения более низкого уровня.

Работа с проектами документов подразумевает выполнение следующих функций:

· создание РК проекта документа (РКПД);

· согласование проекта документа;

· утверждение (подписание) проекта документа;

· регистрация готового документа, созданного на основе проекта.

Документы должны оформляться на бланках и содержать обязательные для заполнения реквизиты, расположенные по правилам указанным в ГОСТ Р 6.30/2003. Для подготовки документов в Систему помещаются шаблоны общего вида и шаблоны для каждого вида внутренних и исходящих документов. Шаблоны документов могут включать как реквизиты, заполняемые системой автоматически, так и предопределенный текст. Пользователям Системы предоставляется возможность выбора шаблонов из единого хранилища в соответствии с правами доступа. Некоторые поля в шаблонах заполняются автоматически значениями из регистрационной карточки документа, например такие, как ФИО и телефон исполнителя, ФИО подписывающего, ФИО согласующих, регистрационный номер документа и дата регистрации, краткое содержание, ссылка на документ/ответ. Шаблон документа может быть открыт в режиме, когда автоматически заполненные поля недоступны для редактирования исполнителю, что позволяет уменьшить количество возможных ошибок.

Процедура согласования – чрезвычайно важный этап в принятии управленческих решений. Практически все документы, подписываемые или утверждаемые руководителем, предварительно согласовываются (визируются) заинтересованными лицами. Для рациональной организации документооборота важно, чтобы проект документа визировался только теми должностными лицами, мнение которых необходимо учесть при его подготовке.

Необходимо отметить, что согласование предполагает визирование проекта документа на бумажных носителях у руководителей ряда служб, которые могут находиться в разных кабинетах или зданиях, но также могут проводить важные совещания или переговоры. В результате процессы затягиваются, сроки работ могут быть сорваны, а важные вопросы остаться без внимания.

При использовании электронной системы документооборота модуля «согласование» ответственное лицо создает проект документа, прикрепляет файл и выбирает маршрут согласования. При сохранении проект документа поступает к руководителям подразделений. Они рассматривают документ в любое удобное время, ставят визы, делают свои замечания, о которых сразу может узнать инициатор документа. По умолчанию Система задает для каждого этапа согласования срок, не превышающий 3 дня, но у исполнителя есть возможность указать меньшее количество дней для каждого этапа согласования. Для завершения процесса согласования руководитель утверждает проект документа, при этом система накапливает информацию обо всех замечаниях и версиях проекта.

Окно РК проекта состоит из двух разделов: раздел, содержащий реквизиты РКПД (автор, содержание, информация о версии проекта, текущий статус проекта), и раздел «Управление проектом», в котором находится информация о ходе согласования и утверждения данного проекта документа.

К РКПД прикрепляется файл проекта документа. В процессе согласования проекта документа к РКПД можно прикреплять файлы, содержащие замечания и предложения по проекту. Можно создавать новые версии РКПД, хранить историю хода согласования документов, просматривая все предыдущие версии проекта и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернутся к предыдущей редакции.

После того, как проект документ согласован всеми участниками он автоматически отправляется на подпись к указанному в РК документа подписывающему, в зависимости от вида документа. В случае если должностное лицо удовлетворено содержанием проекта, оно может завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП).

Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем столе исполнителя.

Пройдя все процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе. Его регистрационная карточка автоматически создается на основе РК проекта.

В случае качественного и полного исполнения поручения оно снимается с контроля. Снятие поручения с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ. Снятие поручения с контроля оформляется с помощью реквизита «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», которая включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

При снятии с контроля согласно требованиям в РК документа и поручения должна проставляться отметка об исполнении, поэтому в карточке поручения заполняется фактическая дата исполнения поручения, статус поручения меняется на «Исполнено» и в истории РК документа и поручения добавляется запись, содержащая дату завершения исполнения поручения. Как только поручение снято с контроля, исполнитель получает уведомление о снятии с контроля поручения, а по завершению исполнения всех поручений Система отправляет уведомление контролеру и исполнителям, подтверждающее снятие с контроля документа.

Если исполнитель не может выполнить поручения в указанный срок, то у него есть возможность отправить запрос о переносе срока контролеру с указанием причины запроса об изменении контрольного срока. Срок в Системе может быть продлен только согласно указанию руководителя.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует исполнителя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов, и получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

Отчетная форма «Справка-напоминание» информирует исполнителей поручений или документов о сроках их исполнения.

Сводка об исполнении документов может формироваться как в целом по организации, так и для конкретных исполнителей. Отчет позволяет получить сведения о количестве исполненных и находящихся на исполнении документов (поручений) с возможностью вывода перечня таких документов (поручений) ежедневно для руководства.

С учетом предложенной реорганизации службы ДОУ и полного внедрения системы «Дело», для функции контроля и всех последующих процедур его подготовки и оформления, предлагается следующая оперограмма.

Оперограмма движения входящего документа в ООО «Ноктюрн»

	Делопроиз-водитель	Секретарь	Руководство	Руководители структурных подразделений	Исполнитель
Прием входящего документа
Предварительное рассмотрение
Регистрация в системе, создание РК
Передача документа руководству
Рассмотрение документа, вынесение резолюции
Введение резолюции в РК и направление исполнителю
Создание РК проекта документа (РКПД)
Контроль исполнения
Согласование проекта документа
Доработка
Утверждение проекта документа
Проверка правильности оформления проекта документа
Доработка
Распечатка готового документа
Подписание готового документа
Регистрация исходящего документа на основе РКПД
Снятие документа с контроля
Простановка индекса на документе
Простановка отметки об исполнении на документе
Проверка правильности вложения и адресования
Отправка документа адресату
Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

Контроль исполнения и согласования документов с использованием автоматизированных систем имеет целый ряд преимуществ по сравнению с «традиционными» технологиями.

Преимущества системы:

1. Решение комплекса задач в области автоматизации документооборота с целью существенного улучшения управляемости организации.

2. Контроль занятости персонала и оценка продуктивности работы каждого сотрудника в любой момент времени и по любому разделу проекта.

3. Отчетность по исполнительской дисциплине.

4. Хранение в Системе всех версий проектов, виз и замечаний должностных лиц.

5. Ускорение документопотоков и согласование в максимально короткие сроки.

Заключение

К настоящему времени ООО «Ноктюрн», как и многие другие российские компании, перешло из состояния, когда ему приходилось решать вопросы, исключительно связанные с экономическим кризисом, к вопросам развития бизнеса, расширения инфраструктуры, построения системы корпоративного управления.

Совершенствование документационного обеспечения управления является одним из наиболее важных элементов в управленческом процессе. Объемы информации возрастают с каждым годом и их своевременная обработка возможна только при рациональной организации ДОУ и применении современных систем электронного документооборота.

В ходе анализа документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Ноктюрн» были рассмотрены основные направления деятельности, организационная структура и органы управления компании, изучены законодательные и нормативные акты, регулирующие его деятельность, описана организация работы службы ДОУ, изучены организационно-правовые и нормативно-методические документы, регулирующие его деятельность, состав документов компании, выявлено их несоответствие оформления документов нормативным требованиям, проанализирована организация работы с документами.

Анализ показал, что делопроизводство отвечает современным требованиям к службам ДОУ по всем направлениям к организации работы с документами.

Вместе с тем, многие недостатки, выявленные в ходе анализа ДОУ, в определенной степени объясняется включением службы ДОУ в Административно-правовой департамент, это обстоятельство снижает правовой статус службы. Служба ДОУ должна действовать на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Нормативная база документационного обеспечения, как уже отмечалось, имеет существенные недостатки, которые выражаются в следующем:

- при разработке положения по ДОУ не учитывались разграничения в установлении иерархии задач и функций, прав и ответственности. В задачи службы включены функции, а в функции – задачи, в права включены в ответственность, а ответственность в права;

- должностная инструкция оформлена не на бланке компании, отсутствуют следующие обязательные реквизиты должностной инструкции: наименовании организации, место составления, гриф утверждения, визы;

- отсутствуют в должностной инструкции разделы «взаимодействие» и «оценка работы»;

- отсутствует Инструкция по делопроизводству;

- отсутствует перечень нерегистрируемых документов;

- отмечается низкий уровень организации контроля исполнения документов, следствием чего являются частые случаи срыва сроков исполнения документов;

- возможности многофункциональной системы «ДЕЛО» используются не полностью. Необходимо дальнейшее внедрение данной системы во все сферы работы с документами;

- отсутствуют положение об архиве и положение об экспертной комиссии;

- не проводится оформление дел для передачи в архив компании документов постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и дел личного состава;

- выявлены факты утраты документов.

По результатам проведенного анализа были сформулированы предложения по рационализации документационного обеспечения управленческой деятельности ООО «Ноктюрн».

Оценивая результаты проведенного анализа, были разработаны следующие документы:

1. Положение о службе ДОУ.

2. Должностная инструкция делопроизводителя.

3. Перечень нерегистрируемых документов.

4. Положение об архиве.

5. Положение об экспертной комиссии.

6. Номенклатура дел структурного подразделения.

7. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения.

8. Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения.

9. Титульный лист описи документов постоянного хранения.

Автором выполнены следующие разработки:

- методика разработки Инструкции по делопроизводству в соответствии с предложенными рекомендациями;

- рекомендации по совершенствованию организации работы с документами в организации контроля исполнения документов на базе системы «Дело».

Необходимо организовать повышение квалификации сотрудников делопроизводственного подразделения на годичных очно-заочных курсах повышения квалификации для сотрудников, не имеющих базового образования в области документационного обеспечения управления, организованных ВНИИДАД.

Специалист в области делопроизводства должен постоянно следить:

- во первых, за выходящими законодательными, правовыми актами, касающимися вопросов документообразования и упорядочения работы с документами и поправками, вносимыми в эти акты;

- во вторых, стремиться внедрять в организации новейшие технологии в организацию новейшие технологии в области документации обеспечения управления[52].

Реализация указанных мероприятий позволит значительно улучшить организацию документационного обеспечения управленческой деятельности в ООО «Ноктюрн», и, в конечном счете, повысит качество управления всей организации в целом.

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 6 78