Организация и учет документооборота

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 8Следующая ⇒

Информационно-документационное обеспечение, является важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, продуманной организации.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления[41].

Организация документооборота предполагает соблюдение правил, в соответствии с которыми происходит движение документов, главным образом их которых является обеспечение оперативного прохождения документов по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени[42].

В ООО «Ноктюрн» служба ДОУ к таким принципам организации документооборота относит следующие:

1. Централизация операций по приему, первичной обработке и отправке документов (это означает, что все документы, поступающие в организацию всеми способами доставки (по почте, факсу, электронной почте и др.) и отправляемые из организации, обрабатываются в службе ДОУ).

Сосредоточение операций по приему и отправке документов централизовано освобождает другие подразделения компании от выполнения чисто технических операций (проверка правильности доставки документов, вскрытие конвертов, вкладывание документов в конверт (при отправке), маркировка, передача в почтовое отделение, отправка по факсу и др.).

2. Максимальное сокращение числа инстанций прохождения и исключение возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью (возвратным считается такое движение документа, при котором он поступает в ту инстанцию, в которой уже проходил обработку).

3. Маршрутизация отдельных видов документов (разработка схем прохождения документов).

4. Однократность регистрации документов (документы, поступающие в организацию и создаваемые в организации, регистрируются один раз: входящие – при поступлении, внутренние и исходящие – при создании; регистрация документов осуществляется службой ДОУ).

5. Организация предварительного рассмотрения документов (распределение документов, поступивших в организацию, на документы, направляемые на резолюцию руководителю и передаваемые на исполнение непосредственно в подразделения).

Предварительное рассмотрение документов проводится делопроизводителем, хорошо знающим структуру организации, функции подразделений, распределение обязанностей между руководством.

6. Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения.

Резолюция “Прошу рассмотреть” или указание фамилии исполнителя и даты исполнения без формулировки поручения не содержат информации о том, что должен делать исполнитель. Прежде чем передать такой документ исполнителю, секретарь обращается к руководителю с просьбой уточнить резолюцию. В противном случае вопросы могут возникнуть у исполнителя, что может помешать исполнению документа.

7. Исключение необоснованных согласований, организация параллельного согласования документов одновременно несколькими работниками (копирование проекта документа или передача его по электронной почте одновременно всем заинтересованным лицам).

Процедура согласования наиболее значимых документов (распорядительных документов, писем, договоров) необходимо закрепить в инструкции по делопроизводству.

8. Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений. “Снижение” уровня подписания документов сокращает маршрут, а, следовательно, и время движения документов в ходе исполнения. Кроме того, это повышает ответственность должностных лиц за порученный им участок работы.

Делегирование права подписи закрепляется распорядительным документом (приказом, распоряжением), издаваемым руководителем.

9. Выделение среди других так называемых “нерегистрируемых документов”. К нерегистрируемым относятся документы, не требующие исполнения и использования в справочных целях. Этот перечень необходимо включить в инструкцию по делопроизводству организации (письма-приглашения, поздравления, рекламные издания и т. п.). У этих документов самый короткий маршрут в организации, поскольку они сразу передаются в соответствующие подразделения

В ООО «Ноктюрн» с 2008 года внедрена система «ДЕЛО», версии 8.9, разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) – комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

«ДЕЛО» – первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

Регистрация документов в данной Системе позволяет:

- регистрировать документы с нескольких рабочих мест;

- создать эффективную справочно-поисковую систему;

- вести контроль за сроками исполнения документов в автоматизированном режиме (но данная функция в компании не используется).

Документооборот в компании осуществляется в виде документопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т.д.).

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток.

В ООО «Ноктюрн» принято выделять три основных документопотока организации:

- поступающие (входящие) документы;

- отправляемые (исходящие) документы;

- внутренние документы.

Например, документы, поступающие в организацию, включают документы из вышестоящих организаций (приказы, постановления, решения и др.), из сторонних организаций (письма, договоры, акты, счета и др.).

Исходящие документы состоят из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям и др. Значительная часть данного документопотока составляют информационные (коммуникативные) документы: письма, докладные записки, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют организационные документы (положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, правила и др.), распорядительные документы (приказы, распоряжения решения), протоколы и акты, плановые и отчетные документы, переписка (докладные и объяснительные записки и др.).

Основными входящими документами ООО «Ноктюрн» являются письма, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению и др. Примерное количественное соотношение входящих документов представлено на рисунке 1.

Рис. 1

Важнейшим фактором при изучении документооборота является подсчет его объема.

Объем – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период^{^[43]}.

Данные об объеме документооборота используются для совершенствования организации делопроизводства и расчета оптимальной численности работников, занятых документационным обеспечением.

Руководителем службы ДОУ был произведен подсчет зарегистрированных документов только за 2009 год (см. Таблицу 1), т.к. до 2009 года в компании учет документов не производился.

Таблица 1

Документооборот за 2009 год

	Количество зарегистрированных документов за 2009 год
входящие	исходящие	внутренние
Январь
Февраль
Март
Апрель
Май
Июнь
Июль
Август
Сентябрь
Октябрь
Ноябрь
Декабрь
Всего
Итого за 2009 год:

Увеличение объема документооборота по месяцам связано, прежде всего, с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности: увеличения количества объема закупки и сбыта товара, открытие новых магазинов, увеличение количества работников, увеличении заключаемых договоров и т.д. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие отчеты о проделанной работе.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 Следующая ⇒