КОГДА МОЖНО ВЫДАТЬ ДЕНЬГИ В ПОДОТЧЕТ ОДНОМУ ЛИЦУ ЗА МНОГИХ

⇐ ПредыдущаяСтр 42 из 47Следующая ⇒

В хозяйственной деятельности субъектов командировки сотрудников - явление достаточно распространенное, рано или поздно с ними сталкиваются большинство компаний. Причем направление работника в командировку осуществляется всегда в интересах работодателя, что подтверждается документально, в том числе приказом руководителя. Темой настоящей статьи станет приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку.

Напомним, что понятие командировки возможно только в рамках трудовых отношений, на это указывают положения ст. 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ). Следовательно, направить в служебную командировку работодатель может только лицо, с которым его связывают отношения, оформленные трудовым договором. На это указывает и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 " Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749), нормами которого сегодня руководствуются все работодатели при командировании работников.

Документальное оформление служебной командировки производится на основании приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку.

Кроме того, в состав командировочного документооборота входит еще и авансовый отчет.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2014 г. N 1595 " О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации" 8 января 2015 г. внесены изменения в Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением N 749.

В результате внесенных изменений были отменены следующие документы:

- командировочное удостоверение;

- служебное задание.

Для справки: учитывая изменения, внесенные в Положение N 749, подтверждающими документами при поездке в командировку будут являться:

- решение работодателя о направлении работника в командировку (приказ о командировке);

- проездные документы (билеты);

- счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие проживание в месте командирования;

- прочие документы, подтверждающие иные необходимые в командировке расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя (абз. 5 ч. 1 ст. 168 ТК РФ).

Обратите внимание! Изменения, внесенные Постановлением Правительства Российской Федерации, уже распространяются на федеральных государственных гражданских служащих.

Порядок и условия их командирования утверждены Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813 " О Порядке и условиях командирования федеральных государственных гражданских служащих", с 1 февраля 2015 г. и для них данные требования были отменены в связи с вступлением в силу Указа Президента Российской Федерации от 12 декабря 2014 г. N 765 " О внесении изменений в Порядок и условия командирования федеральных государственных гражданских служащих, утвержденные Указом Президента Российской Федерации от 18 июля 2005 г. N 813".

Обращаем ваше внимание на то, что отмена командировочных удостоверений не является спонтанным решением. Так, в п. 10 разд. IV Плана мероприятий (" Дорожной карты" ) " Совершенствование налогового администрирования", утвержденной Распоряжением Правительства Российской Федерации от 10 февраля 2014 г. N 162-р, предусмотрено мероприятие, связанное с сокращением количества документов, которые требуются для подтверждения командировочных расходов. С целью упрощения порядка подтверждения командировочных расходов, в частности, предусматривалась отмена командировочных удостоверений, что и произошло в начале 2015 г.

Таким образом, привычные для многих командировочные документы, такие как форма N Т-10 " Командировочное удостоверение" и форма N Т-10а " Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1), в настоящее время не являются обязательными документами при направлении работников в командировку.

В соответствии с п. 3 Положения N 749 работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Учитывая изложенное, можно сделать вывод, что коммерческий характер командировки и ее целесообразность организация может подтвердить решением работодателя, которое является основанием для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Таким решением работодателя может являться приказ о направлении работника или работников в командировку, в котором указывается цель поездки (далее - приказ о командировке).

Несмотря на то что с 1 января 2013 г. унифицированные формы первичных учетных документов не являются обязательными к применению, за исключением организаций государственного сектора, тем не менее организации при оформлении приказа о командировке могут воспользоваться унифицированными формами N N Т-9 " Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку" или Т-9а " Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", утвержденными Постановлением N 1.

Обратите внимание! Документальное оформление служебной командировки организациями, за исключением организаций государственного сектора, может осуществляться на основании самостоятельно разработанных форм при наличии в них обязательных реквизитов, установленных ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ " О бухгалтерском учете", либо на основании унифицированных форм.

Если организацией принято решение об использовании унифицированных форм, то командировочный документооборот производится в соответствии с формами, утвержденными:

- Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1), - это:

форма N Т-9 " Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

форма N Т-9а " Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

- Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55, - это форма N АО-1 " Авансовый отчет".

Итак, рассмотрим оформление приказа (распоряжения) о направлении работников в командировку на основе унифицированной формы, так как самостоятельно разработанную форму приказа рассмотреть не представляется возможным.

Если в деловую поездку направляется один работник, то кадровая служба подготавливает приказ по форме N Т-9. Если в командировку направляется группа работников, то используется форма N Т-9а.

Заполняется приказ (распоряжение) работником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

Обратите внимание! В п. 4 Постановления N 749 определено, что срок командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Аналогичная точка зрения содержится и в Письме УФНС России по г. Москве от 11 июня 2009 г. N 16-12/059796.

Учитывая то, что ТК РФ и Постановление N 749 не содержат каких-либо ограничений в части сроков командировки, то сегодня командировкой работника может быть признана как однодневная поездка, так и длительная.

Напомним, что до вступления в силу Постановления N 749 максимальная продолжительность командировки была ограничена 40 днями (не считая времени нахождения в пути). Такое ограничение было установлено п. 4 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 " О служебных командировках в пределах СССР" (утратила силу) (далее - Инструкция N 62).

Это ограничение снято: ранее Инструкция N 62 применялась лишь в части, не противоречащей ТК РФ и Постановлению N 749, поэтому общие сроки командировки устанавливаются работодателем без каких-либо ограничений, исходя из объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Теперь же она и вовсе утратила силу (смотрите Приказ Минфина России N 147н, Минтруда России N 1044 от 15 декабря 2014 г. " О признании не действующей на территории Российской Федерации Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. N 62 " О служебных командировках в пределах СССР" ).

При необходимости в приказе указываются источники уплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления в командировку.

На вопрос, в скольких экземплярах оформляется приказ на командировку, следует сказать, что обычно делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо организации. При этом небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в журнале приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации, второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.

Обратите внимание: приказ руководителя о направлении работника(ов) в командировку в обязательном порядке регистрируется кадровой службой в журнале учета приказов о командировании работников. Заметим, что унифицированной формы такого журнала не существует, поэтому он ведется, как правило, в форме, разрабатываемой организацией самостоятельно.

Пример. Директор Авдеев Г.П. (организация " ООО " Верес", г. Новосибирск) направил бригаду аудиторов из отдела общего аудита: начальника отдела Иванову И.С., ведущего аудитора Смирнову О.П., аудитора Степанову В.А. - в командировку в ЗАО " Меркурий" (г. Омск) с целью проведения аудиторской проверки бухгалтерской отчетности за шесть месяцев 2015 г.

Общий срок командировки - 16 календарных дней (с 3 по 18 июля 2015 г.). Командировка оплачивается за счет средств ООО " Верес". Учетной политикой организации закреплено применение унифицированных форм.

Оформим приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку, исходя из условий примера.

Унифицированная форма N Т-9а

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Код │

├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤

Общество с ограниченной Форма по ОКУД │ 0301023 │

ответственностью " Верес" ├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤

------------------------------------------- по ОКПО │ │

наименование организации └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┬ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐

│ Номер │ Дата │

│ документа│ составления│

├ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┼ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┤

│ 17 │ 01.07.2015│

ПРИКАЗ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┴ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘

(распоряжение)

о направлении работников в командировку

Направить в командировку:

Фамилия, имя, отчество	Иванова Ирина Сергеевна	Смирнова Ольга Павловна	Степанова Виктория Александровна
Табельный номер
Структурное подразделение	Отдел общего аудита	Отдел общего аудита	Отдел общего аудита
Должность (специальность, профессия)	Начальник отдела	Ведущий аудитор	Аудитор
Командировка	Место назначения	страна, город	Россия, г. Омск	Россия, г. Омск	Россия, г. Омск
организация	ЗАО " Меркурий"	ЗАО " Меркурий"	ЗАО " Меркурий"
дата	начала	03.07.2015	03.07.2015	03.07.2015
окончания	18.07.2015	18.07.2015	18.07.2015
срок, календарных дней
цель	Аудит бухгалтерской отчетности за 6 месяцев 2015 г.	Аудит бухгалтерской отчетности за 6 месяцев 2015 г.	Аудит бухгалтерской отчетности за 6 месяцев 2015 г.
Командировка за счет средств (указать источник финансирования)	ООО " Верес"	ООО " Верес"	ООО " Верес"
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен. Личная подпись работника. Дата	Иванова 01.07.2015	Смирнова 01.07.2015	Степанова 01.07.2015

приказ о командировке от 01.07.2015

Основание (документ, номер, дата): -----------------------------------

__________________________________________________________________

служебное задание, другое основание (указать)

Директор Авдеев Г.П. Авдеев

Руководитель организации ----------- ------- ---------------------

должность личная расшифровка подписи

подпись

Необходимо сказать, что перед отправлением работников в командировку им выдаются денежные средства под отчет на командировочные расходы. Если в командировку направляются несколько работников, то, как правило, указанные суммы выдаются одному человеку (например, начальнику отдела, бригадиру) на всех командированных сотрудников.

Выдача наличных денег подотчетному лицу производится на основании расходного кассового ордера 0310002 (форма N КО-2, утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" ).

Расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Данные требования содержатся в п. 6.3 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У " О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег.

⇐ Предыдущая 37 38 39 40 414243 44 45 46 Следующая ⇒