Навыки и умения социального педагога в делопроизводстве

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

Для того, чтобы успешно вести делопроизводство, социальному педагогу важно знать, что документы могут быть представлены разным образом. Рассмотрим некоторые варианты:

- изложение материала в виде текста повествовательного характера (например, оформление запроса, составление памятки по какой-нибудь теме, описание ситуации со слов клиента и т.д.);

- изложение материала в виде текста повествовательного характера, содержащего анализ, а также обобщение, выводы (например, составление аналитических отчётов, справок по результатам проверки и т.д.);

- изложение материала на бланках, готовых формах (например, по результатам тестирования, анкетирования; заполнение справок, свидетельств, написание деловых писем и т.д.);

- изложение материала в таблицах, диаграммах (например, планы работы, программы действия и т.д.).

Умение грамотно составлять и оформлять тот или иной служебный документ или заполнять готовый бланк (форму) говорит не только о профессиональном уровне социального педагога, но и во многом облегчает бумагооборот в его делопроизводстве. Документы не возвращаются на доработку, не имеют двойственного трактования, что требует дополнительной информации и затрат рабочего времени.

Социальному педагогу необходимо также точно знать реквизиты документов и правильное их написание. Реквизиты – это обязательные элементы формуляра документов, предписываемые законом или установленные практическим путём; документ, не имеющий тех или иных реквизитов, рассматривается как брак.

В процессе делопроизводства у социального педагога часто возникает потребность в копии какого-либо документа. Он должен знать, какие копии, каких документов можно использовать и где, как и кем копии документов должны быть юридически грамотно удостоверены.

Так, оригинал – как правило, первый (или единственный) экземпляр документа; с него можно снять копию (одну или несколько). Копия (или воспроизведение оригинала) может быть: с части документа (называется выпиской); с отосланного документа (называется отпуском). Копия может заменить оригинал и иметь его юридическую силу (называется дубликатом); дубликат может выдать только учреждение, которое выдало оригинал. Социальному педагогу следует различать копии простые и нотариальные. Простую копию, при наличии оригинала, заверяют должностные лица того учреждения, в котором была создана данная копия. Нотариальную копию заверяет нотариус из нотариальной конторы. В современной практике многие учреждения используют в делопроизводстве и незаверенные копии; обычно это ксерокопии или фотокопии.

Тесное взаимодействие в процессе социально-педагогической работы с организациями и ведомствами поможет внимательному и аккуратному в делопроизводстве социальному педагогу отработать механизм грамотного использования копий документов.

Большое значение имеет самостоятельность социального педагога при выполнении ряда работ по делопроизводству. Например:

- умение самостоятельно вести работу с письмами, жалобами, заявлениями и другими документами;

- контролировать исполнение документов (знать порядок исполнения документов, кем и как они должны исполняться);

- аккуратно и грамотно регистрировать входящие и исходящие документы (регистрация – это контроль за исполнением документов);

- правильно группировать отдельные документы, объединять их в общее дело, затем в группы дел;

- правильно хранить документы (хранение исполненных документов – это архив; возникает архив сначала в делопроизводстве социального педагога; затем документы передаются на хранение в архив учреждения; закладываются основы правильного архива в процессе работы с документами);

- правильно определять сроки хранения документов в архиве (сроки хранения документов определяются в зависимости от их значения и ценности; для этого проводится их оценка с опорой на специальные справочники; необходимо уметь относить документы к установленным справочниками срокам хранения). Обычно, в делопроизводстве социального педагога документы хранятся сроком один год, в архиве кабинета социального педагога – до трёх лет, в архиве учреждения – до пяти лет, далее согласно срокам, установленным справочниками по делопроизводству.

Нужно отметить, что не последнюю роль на современном этапе играет и техническая оснащённость процесса делопроизводства. Так, социальный педагог должен уметь:

- владеть компьютером для оформления служебных документов;

- пользоваться магнитофоном, диктофоном, фотоаппаратом, видеокамерой;

- копировать и размножать документы (знать основные способы и средства копирования и размножения документов).

Социальному педагогу в своей практической деятельности приходится обращаться в судебные инстанции и другие государственные учреждения. В связи с этим, все документы (заявления, просьбы и другие обращения) необходимо оформлять грамотно, не спеша, должным образом, получать на каждом документе соответствующие визы (об отказе или удовлетворении). Только так социальный педагог с помощью аккуратности в делопроизводстве сможет защитить себя и своих клиентов, всегда доказать свои слова.

Составляющие делопроизводства

Говоря о делопроизводстве как системе документирования, нельзя не отметить, что документирование – это и есть систематизированный сбор, хранение, каталогизация и использование материалов с целью создания единого, структурированного банка данных для обеспечения быстрого и надежного доступа к каждой из информационных единиц (Профессиональное образование. Словарь. С.М.Вишнякова. М.1999).

Информационными единицами и являются любые материалы, документы (деловые бумаги, информации, сведения, данные и т.д.), зафиксированные на материальном носителе (бумаге, фотоплёнке, магнитном диске), имеющие официальный характер и подлежащие использованию или передаче адресату.

Документацию часто классифицируют в соответствии с её задачами (например, спланировать работу, отчитаться о проделанном, проинформировать, зафиксировать результаты и т.д.), поэтому для одной и той же системы могут создаваться разные документы.

В связи с этим, уместно рассматривать следующие составляющие делопроизводства социального педагога:

- нормативные правовые акты, регулирующие деятельность социального педагога в данном учреждении образования;

- документация по планированию деятельности социального педагога;

- отчётная документация о проделанной работе за тот или иной период;

- протоколы различных советов (заседаний, совещаний, встреч и т.д.);

- документы из переписки с учреждениями;

- акты обследования, различные договоры и т.д.;

- записи в книгах регистрации (звонков по телефону доверия, обращений за помощью, консультаций и т.д.) и учёта работы социального педагога;

- результаты социально-педагогических исследований района (микрорайона), учреждения образования, семьи воспитанников;

- личных дел воспитанников, находящихся в социально-опасном положении и состоящих на учёте; характеристик подопечных и т.д.

Если объединить некоторые составляющие по принципу отражения отдельных аспектов работы социального педагога (например, документы, регулирующие деятельность; документы, отражающие деятельность и т.д.), то условно можно выделить:

- нормативную правовую документацию в работе социального педагога (совокупность инструктивных материалов, устанавливающих какие-либо правила, нормы, нормативы);

- рабочую документацию социального педагога (материалы, отражающие прежде всего учёт его работы по тому или иному направлению, а также планирование и отчётность);

- методическую копилку.

Рассмотрим подробнее каждую из этих составляющих.

НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ АКТЫ,

регулирующие деятельность социального педагога

Очень важно в работе социального педагога любого учреждения образования хорошее знание нормативных документов, касающихся профиля работы, своевременное их получение и умение использовать в конкретной ситуации. Для этого необходимо, прежде всего, отследить выход документа, уметь найти его, знать информационные издания, которые публикуют такие документы. И здесь на помощь, конечно же, придет библиотека (учреждения образования, районная и др.). В качестве примера можно назвать такие информационные издания в нашей республике, доступные для социальных педагогов-практиков, как «Сборник нормативных документов Министерства образования Республики Беларусь», журнал «Сацыяльна-педагагичная работа», «Настауницкая газета», газета «Образование и право», газета «Звязда», «Народная газета».

Не менее важно научиться определять целесообразность иметь у себя весь документ, его фрагмент (выписку) или только наименование с аннотацией.

Доктор педагогических наук Л.Е.Никитина предлагает такую классификацию нормативных правовых актов, регулирующих деятельность социальных педагогов в любой стране:

1) регламентирующие и рекомендательные документы мирового сообщества (декларации, акты, конвенции, резолюции ООН, ЮНЕСКО, ЮНИСЕФ и др.);

2) внутригосударственные юридические акты республиканского значения (конституции, кодексы, законы, распоряжения Президента Республики, постановления Правительства Республики, приказы, решения коллегий, инструкции Министерства труда и социальной защиты, Министерства образования, Министерства здравоохранения и др.);

3) документы субъектов Республики, обеспечивающие реализацию законов на своей территории, выполнение законоположений с правом законодательной инициативы;

4) документы региональных образований (городские, сельские районы; микрорайоны в больших городах);

5) решения, приказы, распоряжения непосредственно учреждений образования и организаций.

Нормативную базу социального педагога любого учреждения образования Республики Беларусь определяют правовые документы, которые точно также можно сгруппировать в пять уровней (в соответствии с субъектами их издания).

Анализируя действующие в настоящее время нормативные документы и опираясь на вышеизложенную классификацию, можно привести в качестве примера для использования в работе социального педагога школы следующие нормативные акты.

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒