Изготовление документов с помощью технических средств

Отступы реквизитов – 8 стандартных положений табулятора (п.6.6-6.13 СТБ 6.38-2004).

Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий.., утв. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при СМ от 24 июля 2003г. №27.

Шрифт	Times New Roman
Начертание	Обычное
Размер	Не менее 13 пт
Выравнивание	По ширине
Интервал	Точно 14 пт
Интервал между реквизитами	Полуторный
Максимальная длина строки каждого реквизита	73 мм
Название вида документа	Прописные буквы

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа без точек и тире на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза листа.

Допускается печать документов с использованием оборотной стороны листа.

Реквизиты ОРД

Реквизит – это информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве или времени.

Назначение реквизита	Конкретный вид реквизита
Цель документа	«вид документа», «резолюция», «текст» и др.
Положение документа в пространстве	«наименование учреждения», «телефон», «адресат» и др.
Положение документа во времени	«Дата». Датами сопровождаются некоторые самостоятельные реквизиты – грифы, подписи, визы.
подлинность	«»Подпись», «отметка о заверении копии».

Виды реквизитов:

взаимоисключающие	Порядок расположения таких реквизитов предусматривает одно и то же место на документе, т.е. они не встречаются в одном виде документа
постоянный	Реквизит, наносимый при изготовлении унифицированной формы документа или бланка документа
переменный	Реквизит, наносимый при составлении конкретного документа.

Реквизиты с юридическим значением:

· Оттиск штампа

· Оттиск печати

· Индекс документа

· Дата создания документа

· Подпись уполномоченного должностного лица.

Для отдельных видов документов в специальных НПА устанавливаются дополнительные виды реквизитов.

Формуляр документа – это совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе.

СТБ 6.38-2004 определяет 32 реквизита для ОРД.

Документ можно условно разделить на три части:

1. Заголовочная часть документа содержит реквизиты 1-20;

2. Содержательная часть содержит реквизиты 21, 22;

3. Оформляющая часть содержит реквизиты 23-32.

Особенности оформления отдельных реквизитов

Реквизит 11. Дата документа

Датой распорядительного документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Буква «г.» после цифр года не ставится: 01.03.2000.

Для финансовых и нормативных правовых актов используют словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000г.

Реквизит 14. Место составления документа.

Указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

Местом составления документа является место регистрации ЮЛ.

Место составления или издания документа указывают только тогда, когда затруднено его определение по реквизитам наименования организации, справочные данные об организации.

Реквизит 16. Адресат.

Адресатами могут быть:

1) Организации

2) Их структурные подразделения

3) Конкретные должностные лица организации

4) Физические лица.

Как правильно указывать падеж адресата

Адресат	Падеж
Организация, структурное подразделение	Именительный
Должностное лицо (с указанием должности)	дательный

Документ не должен содержать более четырех адресатов.

При большом количестве адресатов составляют список рассылки документов.

Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

Реквизит 18.Резолюция

Резолюция – это письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Резолюция выражает отношение лица к информации, содержащейся в документе.

ТЕМА 8!!! – семинар.

Реквизит 19. Заголовок к тексту.

Это реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через 1 интервал, если состоит из двух строк.

Реквизит 21. Текст официального документа

Это информация.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Обоснование	Заключение
Указываются причины, основания, цели составления документа	Указываются решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Реквизит 23. Подпись.

Это реквизит документа, представляющий собой собственноручную подпись…

В состав реквизита входят:

· Наименование лица, подписавшего документ (полное – если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке)

· Личная подпись

· Расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Система документации. Оформление управленческих документов

Системы документации

Унифицированная система документации – это система, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

В состав УСОРД:

1) СТБ 6.38-2004

2) Методические указания по применению СТБ 6.38-2004.

3) Классификатор унифицированных форм ОРД

4) Пояснительная записка по применению классификатора

5) Альбом унифицированных форм.

Организационная-распорядительная документация

Это документация, обеспечивающая организацию процессов управления и управленческого труда.

Текст распорядительного документа: констатирующая и распорядительная части.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок.

Виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление решение.

Распоряжение – акт, издаваемый единолично руководителем для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Информационно-справочные документы

Справки.

Организация работы с документами. Номенклатура дел. Документы, содержащие коммерческую тайну.

Документооборот – это рациональная организация движения документов – распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственно исполнителю, регламентация подписания.

Сроки хранения могут быть постоянными и временными.

В зависимости от значимости документов устанавливаются сроки хранения: 6 мес., 3г., 5л., 10л., 15, 50, 75л.

Сроки исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания дела.

Легальное определение понятия «коммерческая тайна» - ст.140 ГК.

Кадровое делопроизводство

Первичные документы о труде – это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе работника, предоставлении отпуска и др.

На бланках оформляются акты, приказы, распоряжения, письма, уведомления.

На стандартных листах бумаги А4 или А5 оформляются заявления, докладные, объяснительные записки, представления.

Система электронного документооборота

Электронный документооборот – это механизм работы с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Основные сведения об электронном документе

Электронный документ – это документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью, а также посредством иных средств идентификации и сохранен на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Оригинал электронного документа существует только в электронном виде. Однако документы, созданные на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу. Они не являются копией электронного документа.

Копией является распечатанный документ, удостоверенный в особом порядке.

С 21.01.2011 в РБ вступил в силу Закон от 28.12.2009г. №113-3 «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».

Способы идентификации

⇐ Предыдущая 1 23