Основные правила организации документооборота в компании

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.
Основными правилами организации документооборота являются:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций.
Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.
Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении)
Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.
Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.
Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).
В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.
Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов ( например запросы в другие организации).
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.
Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Для управления документооборотом на фирме традиционно осуществлялись следующие мероприятия:

nУправление документами – контроль документов на бумаге, хранящихся в электронном виде.

nУправление формами – контроль форм, использующихся для сбора информации и составления отчётов.

nУправление отчетностью – публикация и распространение отчетов на бумаге.

nУправление руководствами и инструкциями – создание и распространение документов, содержащих информацию о политике компании, а также руководств по выполнению заданий.

nУправление архивами – каталогизация, обзор, распределение и сохранение документов, бланков, отчетов и всех остальных официальных документов.

За последние 25 лет такая система потеряла актуальность и перестала быть действенной по причине:

nроста числа сделок, заключаемых по ходу ведения дел;

nотсутствия четкой модели документно-ориентированного процесса;

nсложности хранения документов в электронном виде в системе, созданной для документов на бумаге.

Современное понятие управление документооборотом – процесс наблюдения и контроля за официальными деловыми бумагами фирмы, принятыми решениями и важными для фирмы промежуточными разработками, представленными в формате документа.

При этом не важно, существует документ в электронном виде или на бумаге.

Разработка документооборота постепенно приобретает черты отдельной дисциплины, хотя она еще не признана в качестве таковой. Развитие и совершенствование технологий управления данными и системами заняло 25 лет, поэтому неудивительно, что методы и правила разработки документации находятся еще в стадии зарождения.

Как разработкой системы управления данными занимаются специалисты по данным и информации, так и проектирование документно-ориентированных систем следует поручать экспертам по документации. Специалист по базам данных зачастую не в состоянии выступить в роли проектировщика систем документации. Тем не менее, разработчики баз данных могут научиться проектированию систем для документов, пройдя курс обучения и переподготовки.

Сегодня мы чаще сего имеем:

nданные, необходимые для решения задачи (задач), изначально находятся на бумажных документах, вводятся в компьютер и оседают в базах данных, откуда их черпают различные программы.

Эта технология настолько въелась в сознание, что исходные документы стали казаться каким-то ненужным сырьем, от которого не худо бы отказаться, особенно в будущем, когда возобладают безбумажные технологии, и данные будут передаваться по сети от одного компьютера к другому.

Однако, в начале 90-х годов данная концепция работы с данными перестала казаться такой уж универсальной, а текстовые документы, напротив, уж очень редкими и специфическими.

Почему:

nПервую волну поднял Интернет. Электронная почта, огромное количество доступных сайтов с самой разнообразной информацией потребовали иной, чем в СУБД, системы структуризации данных. «Сообщение», HTML, XML, «поисковая машина» и т.п. – термины из совершенно другой области, чем СУБД.

nНачали развиваться системы делопроизводства и контроля исполнения распоряжений. В этих системах понятие документа является основным, даже если в реальности происходит движение только вторичной информации – регистрационных и контрольных карточек.

nДля передачи по сети значимой информации она должна быть «заверена» подписью. Но подпись, хотя бы и электронная, ставится не под каким-то данным или набором данных, а только под документом, являются аналогом того самого, бумажного.

Круг замкнулся.

Обозначить задачи, отличающие работу с документами от традиционной работы с данными:

n Понятия структуры, содержания, формы представления для документов существенно другие, чем для «данных».

n Процедура «создания» документа вообще отсутствует в БД, где документ является понятием внешним. Для СУД это важнейший процесс.

n Понятие пересылки документа. Оно связано с сохранением времени и даты, подтверждением доставки, проверкой электронной подписи.

n Создание больших архивов, поиск в них, обработка потока документов, выделение и классификация – типичные задачи при работе с документами. При этом могут использоваться традиционные для БД методы отбора или поиска.

n Извлечение из документов «знаний» - содержательной структурированной информации - для дальнейшего использования.

nНеобходимость в новых методах поиска, а также в хранении графического образа документа наряду с его содержанием приводит к специфическим способам организации хранилища документов: дополнительным индексным справочникам по словам, выражениям, понятиям.

nПо-новому следует подойти и к самой традиционной части работы с документами – вводу и выводу. Когда мы вводим в компьютер «бумажный» документ, во многих случаях необходимо сохранить не только его содержание, но и графическое представление, дабы его всегда можно было воспроизвести в «первозданном виде».

nПроблема связи «старых» систем и «новых». Возникает разрыв: старые системы, нацеленные на непосредственный ввод документов в БД и вывод их из базы, явно недостаточны, а более современные, учитывающие процессы создания, передачи, хранения, исполнения, идентификации документов, непосредственно с этими базами данных не связаны.

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒