Формы регистрации документов и порядок их заполнения

Используют формы регистрации документов:

§журналы;

§карточки;

§с использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная.

Построение справочного аппарата

Чтобы не допускать плачевного состояния документационного «хранилища», необходимо заранее продумать структуру «папок» и «полок», как бумажного, так и виртуального массивов. При разработке структуры «хранилища» учитываются особенности:

§отдельных категорий документов;

§содержание запросов со стороны как держателя хранилища, так и сотрудников организации;

§технического обеспечения рабочего места сотрудника и т.д.

Чтобы получить полное представление о процессе использования документационных ресурсов организации, необходимо ответить на вопросы:

§Каким образом возникают отдельные справочно-информационные массивы?

§В процессе решения каких задач они становятся необходимы?

§Как часто и кто должен производить их обновление?

§Какие разновидности документов входят в их состав?

§Какие навигационные механизмы чаще всего используются?

Виды документационных массивов

Традиционный архив помогает рассредоточить официальные, внесенные в номенклатуру дел и учтенные делопроизводством документы. Реальный документационный массив организации гораздо шире и охватывает такие материалы, которые в силу специфики содержания либо формы представления не могут храниться в архиве.

Необходимо учитывать:

Во-первых, есть серьезные отличия в работе с бумажными и электронными документами.

Во-вторых, уровень доступа к документам. Как показывает практика, хранилище может:

§использоваться только его держателем;

§использоваться ограниченной группой пользователей;

§находиться на общем доступе.

Соответственно, возникают:

§персональные,

§специальные,

§общие

массивы информации, каждый из которых обладает спецификой содержания и размещения.

Наиболее типичные группы сведений, используемые для решения различного рода служебных задач:

§Образцы документов.

§Порядок работы с документами (инициирование, исполнение, хранение, использование в текущей деятельности и т.д.).

§Справка по архивным документам или документам, находящимся на текущем хранении.

§Справочные сведения об организации.

§Справочные сведения о персонале.

§Справочные сведения о внешних организациях (внешней среде).

§Доступная литература и справочные материалы.

Для предоставления таких сведений в «хранилище» необходимо разместить:

§сборник образцов документов;

§регистрационные журналы (только для чтения);

§инструктивно-методические и справочно-информационные материалы по организации делопроизводства и работе с документами;

§справочные материалы по организации (реквизиты, история возникновения и развития, направления деятельности, достижения, политика и стратегия организации и т.п.);

§справочные материалы о персонале (дни рождения, телефоны, особенности рабочего графика, график отпусков, дежурство и т.д.);

§справочные сведения о внешней среде (клиентах, партнерах, конкурентах, прочих организациях, деятельность которых представляет интерес: реквизиты, руководители, контактные лица, знаменательные даты и прочее);

§регулярно обновляемый каталог библиотеки, а также ссылки на полезные ресурсы Интернет.

Сборник образцов документов

В организациях принято использовать при составлении и оформлении документов утвержденные образцы, построенные с учетом установленных требований. Такая практика позволяет:

§обеспечить наличие всех обязательных реквизитов;

§привести документы в соответствие фирменному стилю оформления;

§ограничить круг сотрудников, имеющих право инициировать те или иные документы;

§установить взаимосвязь между однородными документами;

§помочь при составлении типовых документов (заявлений, докладных, служебных и объяснительных записок, справок и др.).

Базовый набор образцов документов, встречающихся в любой организации

⇐ Предыдущая 1 23