Системы делопроизводства. Централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот

Системы делопроизводства. Централизованный, децентрализованный, смешанный документооборот

Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.

nЭлектронный документооборот – электронный обмен деловыми документами между автоматизированными системами различных компаний (или внутри компании) в стандартизованной форме.

Основные положения организации документооборота:

nраспределение документов по исполнителям;

nсокращение инстанций их прохождения;

nнаправление документов непосредственному исполнителю;

nрегламентация подписания.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота – 1931г. в проекте «Общих правил документации и документооборота».

Государственные стандарты 1970, 1983 г.г., «Единая государственная система делопроизводства» - установила понимание документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

1988 год, «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» - включила в понятие «документооборот» операцию «подшивка документа в дело».

ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - установил определение «документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки».

Правила организации документооборота

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот – это информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основные правила организации документооборота:

nоперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

nмаксимальное сокращение инстанций прохождения документов (каждое перемещение документа должно быть оправданным);

nпорядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

nОрганизация документооборота:

nэто правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов;

nобъединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации, все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело.

nпорядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними должны быть регламентированы инструкцией по делопроизводству и табелем унифицированных форм документов.

nРазделяют:

nцентрализованный документооборот;

nдецентрализованный (документооборот уровня структурного подразделения).

nТри основных типа документов, составляющих централизованный документооборот:

nвходящие;

nисходящие

nвнутренние.

Круг замкнулся.

Обозначить задачи, отличающие работу с документами от традиционной работы с данными:

n Понятия структуры, содержания, формы представления для документов существенно другие, чем для «данных».

n Процедура «создания» документа вообще отсутствует в БД, где документ является понятием внешним. Для СУД это важнейший процесс.

n Понятие пересылки документа. Оно связано с сохранением времени и даты, подтверждением доставки, проверкой электронной подписи.

n Создание больших архивов, поиск в них, обработка потока документов, выделение и классификация – типичные задачи при работе с документами. При этом могут использоваться традиционные для БД методы отбора или поиска.

n Извлечение из документов «знаний» - содержательной структурированной информации - для дальнейшего использования.

nНеобходимость в новых методах поиска, а также в хранении графического образа документа наряду с его содержанием приводит к специфическим способам организации хранилища документов: дополнительным индексным справочникам по словам, выражениям, понятиям.

nПо-новому следует подойти и к самой традиционной части работы с документами – вводу и выводу. Когда мы вводим в компьютер «бумажный» документ, во многих случаях необходимо сохранить не только его содержание, но и графическое представление, дабы его всегда можно было воспроизвести в «первозданном виде».

nПроблема связи «старых» систем и «новых». Возникает разрыв: старые системы, нацеленные на непосредственный ввод документов в БД и вывод их из базы, явно недостаточны, а более современные, учитывающие процессы создания, передачи, хранения, исполнения, идентификации документов, непосредственно с этими базами данных не связаны.

Документы – основа управления

Работа с документами является основной частью процессов управления и принятия управленческих решений. Процесс принятия управленческого решения можно разбить на три этапа:

n получение информации,

n переработка и анализ информации,

n подготовка и принятие решения.

Все эти этапы самым тесным образом связаны с документооборотом.

Модели документооборота: концептуальная модель, логическая модель, модель предметного воплощения.

Концептуальная модель

Концептуальная модель базируется на модели центра хранения записей.

Логическая модель

Логическая модель также базируется на модели центра хранения записей, но она исходит не из документов, а из производимых с ними действий. В основе логической модели лежат функции, касающиеся предмета документа и пользователя.

Принципы документооборота

Документооборот - это прохождение документа с момента его создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Принципы документооборота:

§четкая организация движения документов, т.е. поток документов должен быть прямоточным, исключающим возвратные или повторные маршруты;

§однократное пребывание в одном подразделении или у одного исполнителя;

§оперативность обработки документов;

§согласование документов на всех этапах исполнения до подписания руководителем.

Вся документация делится на три документопотока:

§входящие (поступающие) документы;

§исходящие (отправляемые) документы;

§внутренние документы (создаваемые в учреждении и не выходящие за его пределы).

Документы, функционирующие в сфере управления, подразделяются на:

§организационные документы (Устав, Правила внутреннего распорядка, Положения о структурных подразделениях);

§распорядительные документы (приказы по основной деятельности, распоряжения);

§документы по личному составу (приказы по личному составу);

§ трудовые контракты, личные дела, трудовые книжки;

§финансовые и бухгалтерские документы (Главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, акты ревизий и др.);

§нормативные документы от вышестоящих организаций.

Документооборот включает этапы работы с документами:

§прием;

§обработка;

§регистрация;

§распределение корреспонденции;

§передача и доставка документов;

§учет объема документооборота;

§контроль за исполнением документа.

Регистрация документов

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке.

Цель регистрации - обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность: каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.

Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы:

§перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства;

§перечень структурных подразделений с их условными обозначениями;

§номенклатура дел.

Индексация документов

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.

Регистрационный индекс документа (регистрационный номер документа) - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации.

Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает:

§06 - индекс структурного подразделения;

§10 - номер соответствующего дела по номенклатуре;

§96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации.

Сборник образцов документов

В организациях принято использовать при составлении и оформлении документов утвержденные образцы, построенные с учетом установленных требований. Такая практика позволяет:

§обеспечить наличие всех обязательных реквизитов;

§привести документы в соответствие фирменному стилю оформления;

§ограничить круг сотрудников, имеющих право инициировать те или иные документы;

§установить взаимосвязь между однородными документами;

§помочь при составлении типовых документов (заявлений, докладных, служебных и объяснительных записок, справок и др.).

Базовый набор образцов документов, встречающихся в любой организации