Ссылка на регистрационный номер и дату документа

(На №__ от___ )

Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланках ЗАО «Московский оптический завод» место составления - «Москва» - не проставляется. Данный реквизит рекомендуется указывать лишь в контрактах и договорах.

15. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей:

- наименование организации;

- структурное подразделение;

- должность, фамилия и инициалы;

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков - уголков (см. рис. №1). На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.

16. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.

17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

- фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

- содержание поручения (конкретные действия);

- срок исполнения;

- подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым.

Можно оформлять резолюцию на отдельном листе.

18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.
Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем (о ком)? (пишется с прописной буквы)

Например:

О сроках поставки продукции

Об академическом отделе

Чего? (кого? ) (пишется со строчной буквы)

Например:

АКТ приемки продукции

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ офис-менеджера

19. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».

20. Текст документа является основным элементом документа.

Обычно текст состоит из двух частей.

В первой части указываются причины, основания, цели составления документа.

Во второй части указываются выводы, предложения, распоряжения и т.п.

Если содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст содержит только вторую часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей).

В тексте документа, подготовленного на основании и в развитие документов других организаций или ранее изданных документов, указываются реквизиты этих документов в такой последовательности:

√ автор (организация);

√ название вида документа;

√ дата;

√ регистрационный номер;

√ заголовок к тексту.

В распорядительных документах организаций, действующих по принципу единоначалия, форма изложения текста должна быть от первого лица единственного числа, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ:

Если автором документа является коллегиальный орган, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа, например:

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:

Если авторами документа являются несколько лиц, используется форма изложения текста от первого лица множественного числа, например:

РЕШИЛИ:

ПРИКАЗЫВАЕМ:

В текстах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами (1.2.6.).

21. Отметка о наличии приложения, о котором говорится в тексте, оформляется так:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, но в тексте оно не упоминается, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение: 1. Прайс-лист на 14.05.2000г. 2 л. в 1 экз.

22. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием организации, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор Подпись А.В. Петров

Главный бухгалтер Подпись Т.М. Иванова

При подписании документов представителями различных организаций их должности располагаются на одном уровне, например:

Генеральный директор ООО «Росбизнес» Генеральный директор ЗАО «Свет»
Подпись А.В. Петров Подпись В. А. Темнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а распределение обязанностей в составе комиссии. Фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке.

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности, инициалов и фамилии.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

24. Визы согласования документа включают подпись визирующего, расшифровку подписи, дату визирования, должность визирующего.

Виза необходима для проверки специалистами целесообразности или своевременности составления документа. Как правило, виза ставится при согласовании документа внутри организации до подписания документа руководителем.

Если у визирующего есть замечания и дополнения к проекту документа, он оформляет их так:

Замечания прилагаются

Подпись И.О. Петров

23.05.00

Визы проставляют на последнем листе подлинника документа, на копии отправляемого документа. Возможно оформление виз

документа на отдельном листе. Виза располагается ниже реквизита «Подпись».

25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах.

26. Отметка о заверении копии необходима при заверении соответствия копии документа подлиннику. Отметка содержит:

- заверительную надпись «Верно»;

- должность лица, заверившего копию;

- подпись;

- расшифровку подписи;

- дату заверения.

Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».

27. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒