Тема 3.3. Основные документы управления

⇐ ПредыдущаяСтр 4 из 11Следующая ⇒

Приказы

Приказы являются одними из наиболее важных документов.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором для решения каких-либо задач.

Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа (см. рис. 3).

ЗАО «Росбизнес»

ПРИКАЗ

Дата №__

Заголовок приказа

Констатирующая часть. Констатирующая часть. Констатирующая часть.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Распорядительная часть. Распорядительная часть. Распорядительная часть.

2. Распорядительная часть. Распорядительная часть. Распорядительная часть.

Генеральный директор Подпись И. О. Фамилия

Рисунок. 3. Пример оформления приказа

Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания директором. Приказы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года (№1, № 2 и т.д.). Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

Подготовка приказа включает следующие стадии:

- изучение вопроса и сбор необходимых сведений;

- подготовка проекта приказа;

- согласование проекта;

- подписание руководителем. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос: о чем?

Например: «О повышении окладов»,

«Об изменении графика работы» и т.д.

Недопустимо использовать заголовки типа

«Приказ генерального директора».

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или иной правовой акт, то в констатирующей части указываются его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той части, которая непосредственно касается данной организации.

Констатирующая часть приказа может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, затем пишется «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).

Если поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе не ставится.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо, которое будет осуществлять контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет директор предприятия лично.

Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются в виде приложения к приказу.

В приказе могут перечисляться ранее изданные документы (приказы, решения), которые этим приказом отменяются.

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Работник службы делопроизводства (или лицо, выполняющее его обязанности) после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на стенде объявлений. На другом экземпляре, который затем будет подшит в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников. На нижнем поле приказа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. Аналогичная работа происходит с решениями, распоряжениями и т.п.

Указания

Указание - распорядительный документ, издаваемый по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов предприятия.

Указания подписывает директор или по его поручению заместитель.

Распорядительная часть указания начинается словом:

ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ).

Указания нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Инструкции

Инструкция - документ, в котором излагаются правила, регулирующие специальные стороны деятельности организации. В заголовке к тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, внутри которых делится на пункты и подпункты. В тексте инструкции используются слова: «должен», «следует» и т.п.

Инструкция визируется руководителем структурного подразделения-разработчика этой инструкции и утверждается директором путем издания приказа об утверждении инструкции или проставлением грифа утверждения.

Протоколы

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях.

Протокол ведется во время заседания секретарем, который конспектирует или записывает на диктофон выступления участников заседания.

Протокол составляется на общем бланке или на чистом листе бумаги, на котором указывается наименование организации, (рис. 4).

ЗАО «Росбизнес»

ПРОТОКОЛ

Дата №___

Заголовок протокола

Председатель: Фамилия И. О.

Секретарь: Фамилия И. О.

Присутствовали: Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О. Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.Фамилия И. О.

Повестка дня:

1. О чем первый вопрос, вынесенный на обсуждение

2. О чем второй вопрос, вынесенный на обсуждение

СЛУШАЛИ:

Фамилия И. О. - краткое содержание выступления

ВЫСТУПАЛИ:

Фамилия И. О. - краткое содержание

ПОСТАНОВИЛИ:

1. Полный текст постановления

2. Полный текст постановления

Председатель Подпись И. О. Фамилия

Секретарь Подпись И. О. Фамилия

Рисунок. 4. Пример оформления протокола

В протоколе указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола - порядковый номер заседания с начала года.

В заголовке указывается название коллегиального органа, например:

ПРОТОКОЛ

заседания Совета директоров.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется в следующей последовательности:

Председатель - фамилия и инициалы;

Секретарь - фамилия и инициалы;

Присутствовали - фамилии и инициалы присутствующих сотрудников в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашенных.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чем? », например:

1. Об итогах работы предприятия за второй квартал 2000 г.

2. О повышении оклада штатных сотрудников.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилии и инициалы выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.

Если после выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, они должны быть зафиксированы в протоколе вместе с ответами. Постановление указывается в протоколе полностью, так как является наиболее важной его частью.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

Обратите внимание! Протоколы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на заседании.

К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п. в виде приложения.

Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Решения, принятые на заседании, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде других распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы относятся к числу важных документов предприятия, хранятся не менее 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

Акты

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий какие-либо факты или события.

Акты имеют много разновидностей: акт сдачи-приемки продукции; акт списания материалов и т.д.

Акты оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами предприятия. Если акт является внешним документом, то он должен содержать справочные данные об организации (адрес, телефон и т.п.). Пример составления акта показан на рис. 5.

Акт может иметь заголовок и состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части указывается основание составления акта. Это либо ссылка на документ, либо на устное распоряжение руководства, либо на какие-то события.

Далее указывается состав комиссии: фамилия, инициалы председателя и членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

В основной части излагаются цели, задачи, сроки проведенной комиссией работы, ее результаты (выводы, предложения). Текст акта может делиться на пункты. После текста и отметки о приложении при необходимости указываются сведения о количестве экземпляров акта, о месте нахождения этих экземпляров или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Обратите внимание на следующее: для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение директором и заверение печатью предприятия.

С актами ревизий и проверок знакомят всех лиц, деятельность которых они затрагивают. В этом случае в акте после подписей составителей ставится отметка:

С актом ознакомлены:

- должности;

- подписи;

- расшифровки подписей;

- даты.

Особую группу образуют акты, устанавливающие факты порчи или недостачи продукции, иных нарушений правил транспортировки. Такой акт составляется на типографском бланке установленного образца, заполняется без помарок, подчисток или зачеркиваний. Все дополнения и исправления в акте должны быть оговорены и заверены подписями двух сторон (грузополучателя и должностного лица, ответственного за перевозку груза).

Докладные записки

Докладная записка - документ, адресованный директору или вышестоящему органу, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить директора в известность о каких-либо фактах или событиях и мо жет содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание.

В первой части докладной записки излагаются факты или события, послужившие поводом к ее написанию.

Вторая часть содержит выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Докладные записки должны быть подписаны составителем, а докладные записки, направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны директором.

Докладные записки по основным вопросам деятельности организации хранятся 5 лет.

Контракты

Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

Подробно о заключении договоров см. в Рабочей тетради 11, Раздел 4, Тема 3.

При составлении контрактов и их заключении следует уделять особое внимание:

- четкой формулировке прав и обязанностей сторон;

- возможности расторжения контракта любой из сторон;

- санкциям к каждой из сторон за невыполнение обязательств;

- соответствию пунктов контракта Федеральному закону «О защите прав потребителей» и другим законодательным актам;

- соответствию подписей, печатей, дат, юридических адресов.

Составными частями контракта являются:

- название вида и заголовок документа (например, договор купли-продажи);

- дата, номер, место составления;

- наименования сторон (полные названия организаций);

- предмет контракта;

- условия и сроки поставки, хранения и т.д.;

- условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

- порядок сдачи-приема выполненных работ;

- ответственность сторон;

- гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

- переход права собственности и риски;

- порядок разрешения споров;

- юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

- подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

- печати фирм-контрагентов.

Должностные инструкции

Должностная инструкция - документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника.

На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора.

Должностная инструкция может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Функции.

3. Должностные обязанности.

4. Права.

5. Ответственность.

Общие положения. Здесь устанавливаются: область деятельности; порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; квалификационные требования; подчиненность; должностные лица, которыми он руководит. Также здесь перечисляются нормативные документы, которыми должен руководствоваться сотрудник в своей деятельности.

Функции. Здесь перечисляются основные направления деятельности.

Должностные обязанности. Здесь должны быть определены конкретные виды работ.

Права. " Здесь устанавливаются права, необходимые сотруднику для выполнения возложенных на него обязанностей.

Ответственность. Здесь указывается, за что конкретно несет ответственность сотрудник.

В дополнение к основным разделам должностной инструкции можно вводить другие разделы по усмотрению руководства организации.

Объяснительные записки

Объяснительные записки составляются по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме. В объяснительной записке указываются причины, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительная записка должна иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

_________________________________________________________________________

Задание

Представьте, что Вы работаете менеджером по продажам у крупной компании. Вы опоздали на работу на 40 минут (причину придумайте сами), и Ваш начальник интересуется, почему Вас не было на рабочем месте. Попробуйте составить подробную объяснительную записку.

__________________________________________________________________________________

Справки

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов или событий.

Очень часто составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения его должности, зарплаты.

В правом верхнем углу указывается место предоставления справки в именительном падеже.

На справке должна обязательно стоять дата ее подписания, подпись и печать. В тех случаях, когда ведется учет выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Составляют подобные справки в одном экземпляре.

Письма, факсы

Деловая переписка - одно из наиболее важных средств связи предприятия с внешними организациями.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи, электронной почтой и т.д.

Существует много видов деловых писем: инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы, письма-просьбы, письма-отказы, письма-подтверждения и др.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов. Они содержат рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки и т.п..

Рекламные письма содержат рекламу, цены предлагаемых товаров.

В рекламационных (претензионных) письмах требуют возмещения убытков.

В письмах-запросах предприятие просит разъяснить какой-либо факт или действие.

Сопроводительные письма пишутся в тех случаях, когда основной документ требует дополнительного пояснения. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки.

Яисьма-говещеяияпосылаются из вежливости (благодарность за скорый ответ, выражение готовности к сотрудничеству и т.п.) или же в качестве вполне определенного информационного сообщения.

Письма-напоминания направляется в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта своевременно получить желаемый результат.

Письма-подтверждения чаще всего являются гарантией данных ранее обещаний или уже оговоренных условий.

Письма-отказы - это ответ на претензию клиента или партнера. Правильно написанные, они помогают поддерживать нормальные отношения с клиентом.

Гарантийные письма направляются как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.п. Заканчиваются такие письма фразой: «Оплату гарантируем. Наш расчетный счет (указываются полные банковские реквизиты)» и обязательно имеют две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

Пример составления письма приведен на рисунке 1.

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

- дата;

- номер;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

- заголовок к тексту.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным и убедительным.

Телефонограммы

Телефонограмма - документ, который передается по телефону и записывается получателем.

При передаче телефонограммы необходимо:

- составить лаконичный текст, в который входит дата, время и другие важные вопросы сообщения;

- продиктовать телефонограмму;

- узнать должность и фамилию того, кто принял телефонограмму;

- записать время передачи телефонограммы.

При приеме телефонограммы необходимо:

- записать текст телефонограммы;

- записать название фирмы и номер телефона;

- узнать должность и фамилию того, кто передал телефонограмму;

- записать время приема телефонограммы.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 9 10 Следующая ⇒