РАЗДЕЛ VI. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

⇐ ПредыдущаяСтр 9 из 11Следующая ⇒

Изучив этот раздел, Вы узнаете: о современных средствах оргтехники, применяемых в делопроизводстве; о современных компьютерных технологиях оформления, обработки, хранения и поиска документов.

В Рабочей тетради 3 Вы уже знакомились с информационными технологиями в экономике и управлении, а также с основными принципами работы на компьютере.

Сейчас нам предстоит познакомиться с использованием информационных технологий в делопроизводстве.

Тема 6.11. Современные средства оргтехники

В настоящее время оргтехника в России классифицируется по следующим основаниям:

1. Носители информации (на бумажной основе, на магнитных носителях и т.д.).

2. Средства составления и изготовления документов (ручки, печатные машинки, диктофоны и т.д.).

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии (копиры, дуп-ликаторы и т.п.).

4. Средства обработки документов (листоподборочные машины, ламинаторы и т.п.).

5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов (папки, картотеки, шкафы и т.п.).

6. Средства электросвязи (телефонная связь, электронная почта и т.п.).

7. Банковская оргтехника (банкоматы, машины для счета купюр и т.п.).

8. Другие средства оргтехники (компьютерные аксессуары и т.п.).

9. Офисная мебель и оборудование.

Подробно мы рассмотрим только те средства оргтехники, которые чаще всего встречаются в современных офисах.

1. Носители информации.

К ним относятся: бумага, аудио и видео кассеты, дискеты, CD и т.п.

2. Средства составления и изготовления документов

Шариковые ручки - самые простые средства для составления текстовых документов.

Диктофон - это устройство для записи и воспроизведения устной речи. Обычно их используют на совещаниях, во время выступлений или докладов. Воспроизведение записи может осуществляться с замедлением, это очень удобно для расшифровки.

С разными видами принтеров и плоттерами Вы уже знакомились в Рабочей тетради 3.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии.

Для копирования документов чаше всего применяются копиры или так называемые ксероксы.

Это интересно

Ксерография изобретена американцем Честером Карлсоном. С момента выпуска в 1949 г. первого ксерографа машина претерпела целый ряд технологических и конструктивных изменений, но суть процесса осталась неизменной. Копировальные аппараты этого типа настолько популярны в России, что название компании XEROX Corp., имеющей исключительные права на данный способ копирования, стало нарицательным и применяется для обозначения процесса репрографии вообще, вне зависимости от того, машина какой фирмы применяется.

Скопировать любой документ очень просто. Включите аппарат, дайте время на его прогрев (примерно 1 минута). Затем следуйте инструкции:

1. Поднимите крышку, положите оригинал копируемого документа лицевой стороной на стекло.

2. Определить размер необходимой Вам копии. Если копия нужна без уменьшения или увеличения, размер устанавливается 1: 1 или на 100%. Если необходимо изготовить копию увеличенного или уменьшенного размера, то выберите одну из фиксированных величин увеличения или уменьшения (например, А5, А4), или задайте величину масштабирования в процентах (например, 80%).

3. Убедитесь, что в аппарате есть бумага для копий.

4. Нажмите зеленую кнопку ‹│ ‌ ‌ ‌ ›

5. Возьмите готовую копию с выходного лотка и не забудьте взять оригинал.

Если нужно получить несколько копий с одного оригинала, набе рите нужное число (например, 12) и нажмите кнопку ‹│ ‌ ‌ ‌ ›

Копирование можно прервать в любой момент нажатием красной кнопки СТОП.

Наиболее часто в ксероксах имеются следующие дополнительные устройства:

- автоподатчик. Позволяет уложить в лоток стопку оригиналов, задать режим копирования и количество копий и размножить всю стопку за один прием;

- подборщик копий (сортировщик). Как правило, устанавливается вместе с автоподатчиком и раскладывает размножаемый документ по экземплярам в процессе копирования;

- устройство для двустороннего копирования. Позволяет автоматически изготавливать одно- и двусторонние копии с двусторонних оригиналов, а также двусторонние копии с односторонних оригиналов;

- устройство для выделения цветом. Позволяет отпечатать часть листа заданным цветом.

Ризограф - это золотая середина между обычным копировальным аппаратом и типографской печатью. Он стал основой мини-типографских комплексов в различных организациях. Специальный компьютерный интерфейс позволяет использовать ризограф как сканер и принтер, управляемый с компьютера, что повышает качество изображения.

Процесс копирования можно разбить на 2 этапа: первый – подготовка так называемой мастер-пленки (это занимает 20-30 секунд); второй - сама печать (за одну минуту можно получить более 100 копий). С одного кадра мастер-пленки можно получить около 10 тысяч копий без потери качества.

Печать 1000 листов на ризографе занимает не более 10 минут. Чем выше тираж, тем больше выигрыш.

На ризографе можно осуществлять многоцветную печать (можно использовать до 9 цветов). Для каждого цвета нужен отдельный барабан, печать каждым новым цветом идет последовательно путем повторного прогона.

Средства электросвязи

Телефонный аппарат служит для передачи и приема речевой информации. В настоящее время он имеет самое широкое распространение среди средств электросвязи. В последнее время телефонные аппараты претерпели много изменений, у них появились новые функции: автодозвон, автонабор, автоответчик и др.

Помимо стационарного телефона в последнее время все больше людей пользуется сотовым (мобильным) радиотелефоном. Сейчас наиболее популярна общеевропейская сотовая система цифровой связи (Global System for Mobile Communications - GSM), она отличается повышенной помехоустойчивостью.

В последнее время имеет большую популярность система персонального оповещения - пейджинг. Пейджер - это компактный радиоприемник с экраном для вывода сообщений, который принимает текстовую и цифровую информацию. Пейджер имеет два недостатка: связь осуществляется только в одну сторону, нет возможности узнать, получил человек Ваше сообщение или нет. Поэтому пейджер в основном служит дополнением к сотовому телефону.

Чтобы передать сообщение на пейджер, надо позвонить в бюро, назвать абонентский номер, продиктовать оператору текст сообщения. Оператор набирает это сообщение на компьютере, и оно поступает в базовый передатчик. Если человек находится в зоне приема, он получит Ваше сообщение через несколько секунд. Можно попросить оператора повторить сообщение через 20-30 минут.

Передавая сообщение на пейджер, постарайтесь сформулировать его кратко, но понятно.

Телекс

Международная телеграфная сеть TELEX предназначается для обмена сообщениями и ведения документальных переговоров между абонентами. Она включает в себя телексные узлы, специальные линии связи и абонентские устройства - телетайпы.

Для телексного стиля передачи информации характерны лексические и грамматические особенности.

Главным требованием является краткость.

Телефакс

Факсимильная связь служит для передачи по телефонным каналам буквенно-цифровой и графической информации.

Факсимильный аппарат - это телефон, устройство считывания и воспроизведения изображения и другие вспомогательные элементы, объединенные в одном корпусе.
При использовании любою оборудования необходимо соблюдать основные правила безопасности:

- прежде чем приступить к эксплуатации технического средства, нужно прочитать инструкцию и придерживаться ее;

- выключать вилки из розеток в случае длительных перерывов в работе и обязательно при уходе из помещения;

- проводить профилактический ремонт технических средств сервисной службой;

- устранять крупные неполадки или повреждения оборудования только при помощи специалистов;

- знать и уметь, где и как можно отключить электропитание в случае' чрезвычайных обстоятельств;

- не использовать в работе сломанные выключатели, розетки, провода с плохой изоляцией, неплотные соединения электроприборов, незаземленное оборудование

Факсимиле

(лат. Fac simile - делай подобное) - точное воспроизведение изображения на твердом носителе (бумаге)

Передача документов по факсу производится следующим образом:

- вставьте подготовленный для передачи документ лицевой стороной вниз в приемный лоток факса;

- наберите номер факса-абонента;

- после ответа абонента или, если факс абонента стоит в автоматическом режиме приема, услышав специфический сигнал-гудок, нажмите кнопку START.

При приеме сообщений по факсу необходимо также нажать кнопку START, а после получения сообщения подтвердить прием и положить трубку.

Адресат получает копию переданного документа с сохранением всех деталей изображения. Удобно пользоваться факсимильной связью для передачи контрактов, прайс-листов и других документов, на которых необходимо отображение подписи и печати. Телефакс может работать в автоматическом режиме ожидания и включаться по мере вызова. Это позволяет принимать и передавать сообщения в любое время суток.

Персональный компьютер, снабженный факс-модемной платой, заменяет факсимильные аппараты. В этом случае Вы отправляете и получаете информацию не на бумаге, а в электронном виде. С одной стороны, это удобно - Вы экономите на расходных материалах (дорогая бумага для факса и т.д.), компьютерная пересылка сообщения происходит с более высокой скоростью, чем факсимильная, возможно организовать рассылку по списку адресов; с другой стороны - Вы можете таким образом передать только ту информацию, которая находится в памяти компьютера, а это не всегда удобно (например, трудно переслать таким образом договор с подписью и печатью).

Электронная почта

Электронная почта - это служба почтовой связи, в которой доставка сообщений осуществляется электронными методами с помощью компьютеров.

Основная характеристика электронной почты - это надежность и высокая скорость передачи информации.

Для того чтобы иметь возможность принимать и отправлять сообщения по электронной почте, необходимо иметь компьютер с выходом в Интернет и специальную программу (например, Outlook Express, обычно она уже встроена в оболочку Windows).

Работать с Outlook Express Вы можете научиться, пользуясь справкой Outlook Express.

Другие средства оргтехники

К компьютерным аксессуарам относятся:

- средства хранения дискет и компакт-дисков;

- средства защиты здоровья от негативного воздействия технических средств;

- средства защиты технических средств от окружающей среды;

- средства, расширяющие функциональные возможности компьютера;

- средства обслуживания и ремонта;

- средства эргономики.

Использование компьютерных аксессуаров - это необходимое средство для удовлетворения требований эргономики и охраны здоровья. Существует прямая зависимость роста заболеваний от интенсивности работы с компьютером. И главное здесь - несоблюдение требований безопасности и неправильная организация рабочего места. Вот несколько требований, соблюдение которых поможет забыть о недомогании после работы за компьютером:

1. Высота стола - 72 см от пола. Лучше всего иметь стол с переменной высотой, что позволит Вам работать некоторое время стоя, давая отдохнуть позвоночнику.

2. Свободное пространство для ног - не менее 58 см в длину.

3. Стул, на котором Вы сидите, имеет огромное значение. Сиденье должно иметь мягкую спинку до середины лопаток, можно с подлокотниками, переменную высоту. Не сидите на краешке стула, закинув ногу на ногу, вытянув ноги вперед, согнув спину, втянув голову в плечи. Старайтесь сидеть ровно.

4. Желательно, чтобы клавиатура и монитор находились на одном уровне.

5. Перед клавиатурой должно оставаться не менее 10 см свободного места для того, чтобы можно было опереться на поверхность стола запястьями, не перегружая руки (можно использовать подставки под кисти рук).

6. Процессор надо расположить так, чтобы до дисководов можно было без труда дотянуться, не выгибаясь.

7. Большую роль играет цвет стола и самого компьютера. Идеальный цвет - светло-серый (не отражает падающий свет).

⇐ Предыдущая 2 3 4 5 6 7 8910 11 Следующая ⇒