Исправление ошибок в документах и в учетных регистрах

⇐ ПредыдущаяСтр 14 из 20Следующая ⇒

Документы и учетные регистры необходимо вести аккуратно. Как в текстовой части, так и в цифровых данных помарки и подчистки не допускаются. При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухгалтерском учете применяется несколько способов. Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильного текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в документе — подписями лиц, подписавших документ; учетных регистрах и табуляграммах — подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера, против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денежные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях исправления, даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми. Порядок исправления в банковских документах устанавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обнаружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориально-ордерной формы учета — до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера. После перенесения итогов регистра в Главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляет справку, данные которой заносят в Главную книгу отдельной строкой; эти справки хранятся обособленно при соответствующих учетных регистрах.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах записана сумма меньше действительной. Она используется:

· если корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сумме, чем следовало;

· фактическая себестоимость продукции (изделия) выше нормативной (плановой).

Пример. Из кассы организации выплачена заработная плата в размере 5400 тыс. руб. Вместо этой суммы в учете ошибочно отражена сумма 5000 тыс. руб. В качестве оправдательного документа составляется справка о допущенной ошибке, на основании которой дополнительно производится запись обычными чернилами на сумму 400 тыс. руб. На счетах это выглядит так:

тыс. руб.

Д	Счет 50 «Касса»	К
С₁		1) Ошибочно
		2) Дополнительная запись
Итого правильно

Д	Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»	К
1) Ошибочно		С₁
2) Дополнительная запись
3) Итого правильно

Таким образом, сумма обеих проводок правильно отражает произведенную операцию в размере действительно выданных из кассы денежных средств 5400 тыс. руб. (5000 + 400).

Пример. Оприходована продукция по нормативной (плановой) себестоимости на сумму 14000 руб. Фактическая себестоимость оприходованной продукции составила 14500 руб. В этом случае записи в бухгалтерском учете будут выглядеть так:

Д	Счет 20 «Основное производство»	К
Фактическая себестоимость продукции	1) 14000
	2)500

Д	Счет 43 «Готовая продукция»	К
1) 14000
2) 500

Следовательно, в конце месяца оприходованная продукция по нормативной (плановой) себестоимости доведена до фактической способом дополнительной записи (14500 руб.).

Способ «красное сторно» (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма записывается учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вычитаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись, и одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию. При помощи способа «красное сторно» исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе и ошибки, допущенные в предыдущих отчетных периодах.

Пример. С расчетного счета в кассу перечислено 9000 руб. Эта операция оформлена ошибочно и вместо корреспонденции:

Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» — 9000 руб.

допущена такая неправильная корреспонденция:

1) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 52 «Валютные счета» — 9000 руб.

Для исправления допущенной ошибки составляются две проводки, из которых в первой повторяется красными чернилами неправильная корреспонденция (цифры, подлежащие записи красными чернилами, условие взяты в рамки):

2) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 52 «Валютные счета» — 9000 руб.,

а во второй обычными чернилами приводится правильная корреспонденция:

3) Д-т сч. 50 «Касса» К-т сч. 51 «Расчетные счета» — 9000 руб.

Эти записи на счетах будут выглядеть так:

Д	Счет 50 «Касса»	К
1) 1) 9000
2) 2) 9000
3) 3) 9000

Д	Счет 51 «Расчетные счета»	К
4) С₁ 100000	3) 9000

Д	Счет 52 «Валютные счета»	К
5) С₁ 150000	1) 9000
6)	2) 9000

Способ «красное сторно» применяется и при корректировке нормативной (плановой) себестоимости продукции до фактической, если фактическая себестоимость продукции ниже нормативной (плановой).

Пример. Оприходовано продукции на сумму 50000 руб. В конце месяца фактическая себестоимость оприходованной продукции составила 47000 руб. Записи на счетах будут выглядеть следующим образом:

Д	Счет 20 «Основное производство»	К
Фактическая себестоимость продукции	1) 50000
	2) 3000

Д	Счет 43 «Готовая продукция»	К
1) 50000
2) 3000

Как видно из примеров, суммы, записанные красными чернилами, выдаются из итогов как отрицательные и тем самым аннулируются ошибочно сделанные записи и нормативная (плановая) себестоимость доводится до фактической.

Формы бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет ведется в многочисленных регистрах. Для учетной регистрации используются в разных сочетаниях книги, карточки, журналы-ордера, ведомости и отдельные листы, записи в которых могут производиться в различной последовательности. Все это приводит к образованию разнородных форм бухгалтерского учета.

Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации хозяйственных операций, технологию и организацию учетного процесса.

Признаками, отличающими одну форму бухгалтерского учета от другой, являются:

· взаимосвязь хронологических и систематических регистров синтетического и аналитического учета;

· последовательность и способы записей в учетные регистры;

· степень использования средств механизации и автоматизации в бухгалтерском учете.

В настоящее время применяется несколько форм бухгалтерского учета: Журнал-Главная, упрощенная форма для малых предприятий, мемориально-ордерная, журнально-ордерная и формы учета в условиях компьютерной обработки данных[20].

Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная — одна из книжно-карточных форм учета; она ведется в организациях с небольшим объемом производства, в отдельных учреждениях и некоторых финансовых органах. Характерная особенность этой формы — регистры для хронологической и систематической записи по счетам синтетического учета объединены в одной комбинированной книге — Журнал-Главная. Остальной учетный процесс почти не отличается от порядка учетной регистрации, применяемой при мемориально-ордерной форме учета.

В первых трех графах книги записываются дата, номер статьи и суммы оборота. Эта часть называется журналом хронологической записи документов. Вторая часть, т. е. последующие графы, в которых расположены все счета синтетического учета и где систематически записываются хозяйственные операции, называется Главной книгой. Такое построение регистров делает учет наглядным и легко обозримым.

Операции в Журнал-Главную записываются непосредственно с первичных или сводных документов либо на основании составленных мемориальных ордеров. При каждой бухгалтерской проводке при регистрации присваивается порядковый номер и отводится одна строчка для записи. Вначале месяца в Журнал-Главную переносят сальдо по синтетическим счетам; затем записываются операции, подсчитываются обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на конец месяца. Таким образом, счета закрываются после записи сальдо на 1-е число последующего месяца. Аналитический учет при этом ведется в книгах или карточках. По аналитическим счетам составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными синтетического учета (табл. 9.1.).

Таблица 9.1

Журнал-Главная

№ п/п	Дата	Сумма оборотов по статьям	Номера и наименования счетов
			10 «Материалы»	50 «Касса»	51 «Расчетные счета»	И т. д.
			дебет	кредит	дебет	кредит	дебет	кредит

К достоинствам формы бухгалтерского учета Журнал – Главная можно отнести следующее:

· наглядность записи в синтетическом учете обеспечивает удобство их обозрения и проверки;

· вместо двух синтетических регистров — Регистрационного журнала и Главной книги, которые заполняются при мемориально-ордерной форме учета, ведется один комбинированный регистр-книга «Журнал-Главная»;

· баланс составляется непосредственно на основании записей в книге «Журнал-Главная», так что отпадает необходимость составления оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Простота учетной работы позволяет использовать счетных работников с менее высокой квалификацией, чем при других формах учета.

Однако эта форма имеет некоторые недостатки: она применима только в организациях с небольшим количеством синтетических счетов, где большой объем учетной работы (подсчет итогов, сверки показателей и др.) проводится по окончании месяца; операции в ней отражаются только на синтетических счетах, необходимых для составления баланса, что затрудняет контроль за правильностью записей в аналитическом учете.

Рис. 9.2. Форма бухгалтерского учета Журнал-Главная

9.4. Упрощенная форма бухгалтерского учета для малых организаций [21]

Форма Журнал-Главная в последнее десятилетие потеряла свое значение и практически не применялась. Переход экономики на рыночные отношения привел к образованию организаций с различными формами собственности, видами деятельности и размерами производства. Появились малые организации с простым процессом производства и работ, имеющие имущество, а также малые организации непроизводственной сферы, совершающие незначительное количество хозяйственных операций и не имеющие имущества в собственности. В этих условиях форма Журнал-Главная получила дальнейшее развитие под названием упрощенной формы бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (в дальнейшем — малые организации).

Согласно Федеральному закону «О государственной поддержке малого предпринимательства в Российской Федерации» субъектами малого бизнеса могут выступать юридические и физические лица. К ним относятся организации, в которых средняя численность работающих не превышает: в промышленности, строительстве и на транспорте — 100 человек; в сельском хозяйстве и научно-технической сфере — 60; в розничной торговле и бытовом обслуживании населения — 30; в оптовой торговле и остальных отраслях, а также при осуществлении других видов деятельности - 50 человек. Кроме того, закон предусматривает, что доля участия других юридических и физических лиц в их уставном капитале не должна превышать 25%.

Во исполнении этого Закона Министерство финансов РФ приказом «О типовых рекомендациях по организации бухгалтерского учета субъектов малого предпринимательства» от 21 декабря 1998 г. № 64н утвердило порядок и применение регистров бухгалтерского учета. Малая организация ведет бухгалтерский учет в соответствии с едиными методологическими основами и правилами, установленными Федеральным законом «О бухгалтерском учете»; Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (1998 г.); положениями по бухгалтерскому учету, регулирующими порядок учета различных объектов учета; новым Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности и другими документами.

Ответственность за организацию бухгалтерского учета в малой организации несет руководитель организации. Бухгалтерский учет осуществляется бухгалтерией, являющейся ее самостоятельным структурным подразделением (службой), возглавляемой главным бухгалтером. В малой организации, не имеющей бухгалтерской службы, бухгалтерский учет и отчетность могут вестись специализированной организацией (централизованной бухгалтерией), соответствующим специалистом на договорных началах или работником, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя. Малая организация самостоятельно выбирает форму бухгалтерского учета исходя из потребностей своего производства и управления, их сложности и численности работников. При этом она может самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей работы при соблюдении:

· единой методологической основы бухгалтерского учета, предполагающей ведение бухгалтерского учета на основе принципов начисления и двойной записи;

· взаимосвязи данных аналитического и синтетического учета;

· сплошного отражения всех хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета на основании первичных учетных документов;

· накопления и систематизации данных первичных документов разрезе показателей, необходимых для управления и контроля за хозяйственной деятельностью малой организации, а также для составления бухгалтерской отчетности.

Малой организации с простым технологическим процессом производства продукции, выполнения работ, оказания услуг, имеющей незначительное количество хозяйственных операций (как правило, не более 300 в месяц), рекомендуется применять упрощенную форму бухгалтерского учета. Для организации учета по этой форме здесь используется рабочий план счетов бухгалтерского учета, составленный на основе нового типового Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности (табл. 9.2).

Упрощенная форма бухгалтерского учета малой организацией может вестись двумя способами.

Таблица 9.2

Рабочий план счетов бухгалтерского учета малой организации [22]

Раздел Наименование счета Номер счета Счета активные (А), пассивные (П), активно-пассивные (А-П)

Раздел I. Внеоборотные активы Основные средства А

Амортизация основных средств П

Вложения во внеоборотные активы А

Раздел II. Производственные запасы Материалы А

Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям А

Раздел III. Затраты на производство Основное производство А

Раздел IV. Готовая продукция и товары Товары А

Готовая продукция А

Раздел V. Денежные средства Касса А

Расчетные счета А

Валютные счета А

Специальные счета в банках А

Финансовые вложения А

Раздел VI. Расчеты Расчеты с поставщиками и подрядчиками П

Расчеты с покупателями и заказчиками А

Расчеты по краткосрочным кредитам и займам П

Расчеты по налогам и сборам А

Расчеты по социальному страхованию и обеспечению П

Расчеты с персоналом по оплате труда П

Расчеты с разными дебиторами и кредиторами А-П

Раздел VII. Капитал Уставный капитал П

Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток) А

Раздел VIII. Финансовые результаты Продажи П

Прочие доходы и расходы П

Прибыль и убыток П

1. Простая форма бухгалтерского учета. Сущность ее состоит в том, что регистрация первичной документации, распределение сумм совершенных операций по счетам, которые являются регистром аналитического и синтетического учета, а также определение себестоимости продукции (работ услуг) и финансового результата производятся в одном бухгалтерском регистре - книге учета хозяйственных операций ф. № К-1. Форма книги по объему применяемых счетов не фиксирована, каждая малая организация самостоятельно определяет необходимое количество счетов, которые используются в учете и отражаются в этой книге. Кроме того, для учета расчетов по оплате труда, по подоходному налогу, с бюджетом ведется ведомость учета заработной платы (ф. В-8).

Малая организация может вести книгу учета хозяйственных операции виде ведомости, открывая ее на месяц (при необходимости используя вкладные листы для учета операций по счетам), или в форме книги (журнала) в которой учет операций совершается в течение всего отчетного года. В этом случае она должна быть прошнурована и пронумерована. На последней странице записывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, а также оттиском печати малого предприятия. Ведение книги не исключает использования в установленном порядке и других форм учета: кассовой книги, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов; лицевых счетов по заработной плате и др.

Порядок заполнения регистров по простой форме бухгалтерского учета представлен на рис. 9.3.

Рис. 9.3. Схема бухгалтерского учета по простой форме

Малая организация может применять простую форму бухгалтерского учета:

· если отсутствуют собственные основные средства;

· поступления материалов незначительны и полностью используются на производство продукции (работ, услуг) в отчетном месяце;

· расчеты с покупателями за проданную продукцию, а также с поставщиками и подрядчиками за полученные материальные ценности, выполненные работы и услуги ведутся сразу по факту совершения операции, т. е. отсутствуют соответствующие задолженности на конец месяца;

· имеет место простое производство с ежемесячной продажей продукции без наличия незавершенного производства, работа по заказам;

· не осуществляется авансирование поставщиков по их затратам;

· возможен учет доходов и расходов на основе полученных и уплаченных наличных денежных средств.

2. Форма бухгалтерского учета с использованием регистров бухгалтерского учета имущества малой организации рекомендуется малым организациям, имеющим на балансе собственные основные средства, определенные запасы материалов и ведущим расчет с покупателями и поставщиками с предварительной или последующей оплатой счетов. В качестве учетных регистров применяются восемь ведомостей (от В-1 до В-8) для учета имущества организации и источников его образования и одна шахматная ведомость (В-9) для обобщения данных этих ведомостей и проверки правильности произведенных в них записей по счетам бухгалтерского учета. Второй способ ведения бухгалтерского учета предусматривает следующий порядок записей (см. рис. 9.4.).

Рис 9.4. Порядок заполнения форм бухгалтерского учета с использованием ведомостей.

⇐ Предыдущая 9 10 11 12 131415 16 17 18 Следующая ⇒