Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Создание и редактирование таблиц в EXCEL.Стр 1 из 3Следующая ⇒
ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1. Создание и редактирование таблиц в EXCEL. Цель работы: научиться создавать и редактировать таблицы в табличном процессоре Excel. Содержание работы: 1. Создание таблицы в Excel. 2. Ввод данных и формул в таблицу 3. Форматирование ячеек таблиц. Порядок выполнения работы: 1. Изучить методические указания. 2. Выполнить задания. 3. Оформить отчет и ответить на контрольные вопросы. МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ. Запуск программы Запуск процессора Excel можно осуществить несколькими способами: · нажать кнопку Пуск > Программы > Microsoft Excel; · если на рабочем столе имеется ярлык Microsoft Excel, дважды щелкните по нему левой кнопкой мыши; · если вы собираетесь открыть созданную ранее таблицу Excel, можно найти название этого файла в перечне документов кнопки Пуск или в соответствующей папке и дважды щелкните по нему; при этом загружается Excel с уже открытым указанным файлом. Элементы экрана Верхняя строка окна приложения Microsoft Excel называется строкой заголовка (рис.1). В ней слева указывается имя программы Microsoft Excel и название рабочей книги Книга 1 (либо открытого файла). Строка меню располагается под строкой заголовка. Каждое из меню объединяет набор команд, имеющих общую функциональную направленность. При работе с Excel всегда можно использовать контекстное меню, появляющееся при щелчке правой кнопки мыши на активной ячейке, области вычислений, ярлычке листа рабочей книги и т.п. Контекстное меню содержит только те команды, которые могут быть выполнены в данной ситуации. Под строкой меню могут располагаться одна или несколько строк, состоящих из кнопок – панели инструментов, с помощью которых можно быстро (щелчком мыши по соответствующей кнопке) получить доступ к командам и средствам Excel. Строка формул располагается под панелями инструментов и демонстрирует адрес текущей ячейки и ее содержимое. Эта строка разделена по вертикали на три секции. В левой секции высвечивается адрес активной ячейки или присвоенное ей имя. В правой секции строки формул отображается содержимое (данные или формула) активной ячейки, если они введены. Рабочий экран Excel разделен по вертикали на столбцы, а по горизонтали на строки. Столбцам присваиваются имена, соответствующие буквам латинского алфавита, либо числам (в зависимости от стиля, выбранного в Сервис > Параметры, вкладка Общие ), а именами строк являются только числа. Области имен столбцов и строк располагаются в верхней (столбцы) и в левой (строки) части и называются заголовками . Пользуясь Excel, можно создать таблицы размером до 256 столбцов (название последнего – IV) и 65536 строк.
Рисунок.1 Экран MS Excel Пересечение строк и столбцов образует клетки, называемые ячейками таблицы. Все ячейки имеют адреса. Адрес любой ячейки состоит из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она расположена, например, А20, BE6, IA300. Активная ячейка выделяется жирным контуром (рамкой), называемым табличным курсором. Именно в активную ячейку осуществляется ввод данных. На экране Excel размещаются две полосы: вертикальная – у правого края экрана и горизонтальная – у нижнего края. С помощью этих полос удобно осуществлять быстрое перемещение по таблице. Расположенная в нижней части экрана строка состояния содержит ряд полезных при создании таблицы сведений. На этой строке выводится информация о выбранной команде или выполняемой операции. Правая часть строки состояния показывает значение суммы числовых данных в активной ячейке и состояние включения цифровой клавиатуры (клавиши < Num Lock> ). Ввод данных в таблицу Любая ячейка таблицы может быть заполнена данными. Для ввода данных в ячейку надо щелкнуть левой кнопкой мыши по той ячейке, в которой предполагается разместить информацию ( ячейка выделяется рамкой ) и начать ввод. Вводимые символы сразу появляются в текущей ячейке и строке формул. Любая ячейка может содержать данные трех типов – это числа, текст, формулы . Закончить ввод данных в текущей строке можно нажатием:
По окончании ввода текстовые данные выравниваются по левому краю ячейки, числовые – по правому (по умолчанию). Если выравнивание требуется изменить, нужно воспользоваться командой Формат > Ячейки, вкладка Выравнивание. При вводе нецелочисленных данных десятичные знаки определяются с помощью запятой. Если следует изменить десятичный разделитель на точку, надо последовательно выполнить действия: кнопка Пуск à Настройка à Панель управления à Язык и стандарты, вкладка Числа. Выбрать другой десятичный знак. Ввод формул Ввод формулы обязательно должен начинаться со знака равенства «=» и завершаться клавишей < Enter>. В составе формул могут быть числа, функции, ссылки на адреса и имена ячеек, операторы сложения (+), вычитания (-), умножения (*), деления(/), круглые скобки для задания приоритетности операций, а также текст заключенный в кавычки. В Excel используют логические операторы сравнения, результатом выполнения которых является логическое значение (Истина или Ложь) (таб. 2). Таблица 1. Основные арифметические знаки и операторы сравнения
Когда в одной формуле объединяются несколько операций, операторы выполняются в следующем порядке:
Операторы с одинаковым приоритетом выполняется слева направо. Изменить порядок вычисления можно, объединяя выражения в формуле круглыми скобками: выражения в круглых скобках выполняются в первую очередь. Адреса ячеек в формулы следует помещать с помощью указания мышью на соответствующую ячейку (диапазон ячеек). После ввода формулы в ячейке появляется вычисленный результат, а сама формула отображается в строке формул. Если необходимо (в ходе выверки таблицы) отобразить в ячейках таблицы именно формулы расчета, а не результаты, то следует задать команду Сервис à Параметры и во вкладке Вид включить параметр окна Формулы. Если результат вычисления формулы или преобразования формата окажется длиннее ширины столбца, в ячейке появляются символы # # # # # #. Для получения числового изображения следует увеличить ширину столбца. Организация ссылок При перемещении или копировании формулы адрес в указанной ссылке изменяется, ориентируясь на ту позицию, в которую переносится формула. Такие ссылки носят название относительных ссылок (рис. 2).
Рисунок. 2. Пример относительной ссылки Для ввода в формулу значения из фиксированной ячейки (адрес которой при копировании или перемещении формулы остается неизменным) используются абсолютные ссылки (рис. 3). При их обозначении в написании адреса ячейки добавляется знак доллара. (Например, $A$20, $IA200). В случае изменения только одного значения адреса и фиксации другого используются смешанные ссылки (рис. 4). Знаком $ фиксируется только имя столбца (например, $А9) или имя строки (например, E$6). Для ввода смешанных и абсолютных ссылок используется клавиша < F4> (курсор в этом случае помещается либо внутрь ссылки, либо после нее). Рисунок. 3. Пример абсолютной ссылки
Рисунок. 4. Пример смешанной ссылки Перемещение по таблице При перемещении по таблице (изменение адреса активной ячейки) можно использовать: · четыре клавиши со стрелками, обеспечивающие перемещение во всех четырех направлениях; · клавиши < PgUp> и < PgDn>, осуществляющие поэкранное перемещение выделения соответственно вверх и вниз по таблице; · клавиша < Home>, позволяющая перемещать выделение на начало текущей строки; · клавиши < Ctrl> < Home> приводят к перемещению выделения в ячейку A1, а нажатие клавиш < Ctrl> < End> вызывает перемещения выделения в последнюю заполненную ячейку таблицы; · щелчок указателя мыши в соответствующей позиции экрана приводит к перемещению выделения в данную ячейку; · для перемещения по таблице можно использовать полосы прокрутки (как это было описано ранее); · можно быстро перейти в любую ячейку таблицы, если нажать клавишу < F5> или задать команду Правка à Перейти и ввести адрес этой ячейки или имя диапазона в поле Ссылка. Копирование данных и формул Если в различных ячейках таблицы должны содержаться одни и те же данные (текст или числа) или формулы, то они могут быть введены один раз, а затем скопированы. Существует три способа копирования: 1. Активизировать копируемую ячейку. Задать команду Правка à Копировать или щелкнуть мышью по кнопке Копировать стандартной панели. Далее выделить ту область. куда надо скопировать данные, и нажать клавишу < Enter> или нажать кнопку Вставить стандартной панели или задать команду Правка à Вставить. 2. Установить указатель мыши на Маркер заполнения (правый нижний угол) копируемой ячейки (при этом курсор принимает форму черного крестика) и, держа нажатой кнопку мыши, протянуть на всю ту область, куда надо скопировать данные. После этого снять выделение. 3. Начиная с ячейки, где содержится копируемая информация, выделить диапазон ячеек куда надо скопировать данные. Выполнить команды Правка à Заполнить à Вниз (Вправо). Снять выделение. При копировании формул относительные ссылки на адреса ячеек изменяются в формулах в зависимости от направления копирования. При включении в формулу абсолютных ссылок на адреса, эти адреса в формулах после копирования остаются неизменными. Если же в формуле указаны смешанные ссылки на адреса, то при копировании в формуле меняется только относительная часть адреса. Автозаполнение Во многих задачах может потребоваться заполнить некоторый диапазон ячеек арифметической последовательностью чисел или дат. Для автоматического создания таких последовательностей можно воспользоваться одним из следующих способов: 1. Внести данные в первые две ячейки ряда и выделить их. Далее протянуть маркер заполнения по всему ряду. После того, как мышь будет отпущена, ряд заполнится данными. 2. Ввести данные в первую ячейку ряда. Протянуть маркер заполнения по всему ряду, удерживая при этом нажатой клавишу < Ctrl>. Образуемая при этом последовательность чисел будет всегда иметь приращение 1. 3. Ввести данные в первую ячейку ряда. Выделить все ячейки, которые должны быть заполнены данными. Задать команду Правка à Заполнить и указать параметр Прогрессия. Далее задать тип заполняемого ряда (как правило, тип определяется автоматически), в поле Шаг указать приращение. В ряде случаев в таблице необходимо несколько раз использовать повторяющиеся последовательности значений. Excel предоставляет возможность применять готовые списки (например, последовательность названий дней недели, месяцев и т.п.) или создавать собственные списки автозаполнения для ввода данных. Для создания списка задать команду Сервис à Параметры, вкладки Списки. Выбрать Новый список и ввести элементы этого списка. Нажать кнопку Добавить. Для применения списка можно использовать как всю последовательность элементов списка сразу, так и отдельные элементы. Для этого установить курсор в первую ячейку заполняемого диапазона, веси первый элемент списка. Протянуть маркер заполнения по всему ряду. Режимы вычислений Форматирование таблиц Так же. как и текстовые документы, таблицы подвергаются оформлению для улучшения читаемости, выделение определенных (например, итоговых) данных, задания форматов чисел и точности вычисления. Процесс форматирования таблиц включает: изменение ширины столбцов и высоты строк, выравнивание содержимого ячеек по горизонтали и вертикали, шрифтовое оформление, обрамление и заливку. Для изменения ширины и высоты строки можно использовать одно из следующих действий: 1. Выделить любую ячейку столбца (или строки), ширину которого требуется изменить, и задать команду Формат à Столбец, выбрав параметр Ширина и ввести число, определяющее количество знаков стандартного шрифта, или соответственно Формат à Строка, выбрать параметр Высота и ввести требуемые значения высоты в пунктах. 2. Для подбора ширины столбца по самому длинному содержимому ячейки, необходимо установить указатель мыши на линию, расположенную правее имени столбца, и дважды щелкнуть мышью. Или дать команду Формат à Столбец, а затем выбрать параметр Автоподбор ширины. 3. Для установки максимально необходимой высоты строки выполнить двойной щелчок по нижней границе строки в области заголовков строк, или дать команду Формат à Строка, указать параметр Автоподбор высоты. 4. Установить указатель мыши на линию, правее имени столбца, и протянуть в требуемую сторону (влево - для сужения, вправо – для расширения). Аналогичным образом можно изменить высоту строки. 5. Для возврата на стандартную ширину задать команду Формат à Столбец, включить параметр Стандартная ширина и нажать кнопку ОК. Для скрытия столбца выделить любую ячейку данного столбца и нажать кнопку Скрыть той же команды. Для показа скрытого столбца можно: выделить столбцы слева и справа от скрытого; выделить любую его ячейку, а затем нажать кнопку Отобразить той же команды. Вводимый в ячейку длинный текст можно, например, расположить в несколько подстрок, увеличив тем самым высоту строки – для этого надо выделить соответствующую ячейку, затем задать команду Формат à Ячейки, выбрать вкладку Выравнивание и включить параметр Переносить по словам. Иногда требуется введенный в ячейку длинный текст переразместить по нескольким ячейкам по вертикали. В этом случае следует выделить диапазон ячеек, в котором должен разместиться введенный текст, а затем задать команду Правка à Заполнить и указать Выровнять. Для улучшения читаемости таблицы часто приходится использовать различные шрифтовые выделения: подбирать вид и размер шрифта, а также специальные эффекты (курсив, подчеркивание, полужирный шрифт). Указанные шрифтовые выделения могут быть распространены на всю таблицу, на выделенные ячейки или даже на выделенную часть отдельной ячейки. Далее можно: использовать кнопки панели форматирования для выбора вида шрифта, размера, начертания или задать команду Формат à Ячейки и последующего выбора вкладки Шрифт, где могут быть заданы все те же шрифтовые эффекты. Изменение вида выравнивания Вводимые в ячейку текстовые данные по умолчанию выравниваются по левой границе столбца, числовые данные – по правому краю. Для изменения вида выравнивания по горизонтали и вертикали следует прежде всего, выделить нужную ячейку или выделить требуемые ячейки. Далее можно использовать кнопки панели форматированияиликоманду Формат à Ячейки, вкладка Выравнивание, где могут быть включены параметры: § по горизонтали: по левому краю, по правому краю, по центру и д.р. § по вертикали: по верхнему краю, по нижнему краю, по высоте или по центру и др. Для размещения текста по центру области из нескольких ячеек поступают следующим образом. Текст вводится в крайнюю ячейку области, затем, начиная с данной ячейки надо выделить всю область и задать команду Формат à Ячейки, вкладка Выравнивание, установить параметр Объединить. Операции над документами Предварительный просмотр таблицы перед печатью До печати табличного документа можно посмотреть его внешний вид, использовав для этого режим предварительного просмотра. Для перехода в данный режим задайте команду Файл à Предварительный просмотр или нажать кнопку предварительный просмотр стандартной панели. При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять различные действия:
Печать Для печати табличного документа следует задать команду Файл à Печать или нажать кнопку Печать стандартной панели. При нажатии кнопки сразу выполняется печать документа. При задании команды Печать на экране появляется диалоговое окно, в котором могут быть заданы дополнительные параметры (например, печать только определенных страниц, нескольких копий и т.п.). Порядок выполнения работы. 1. Разработайте таблицу согласно варианту задания (используйте условные данные). Изучите различные способы ввода формул. 2. Изучите способы выделения, копирования и переноса ячеек, строк и столбцов. Получить копию созданной таблицы, скопировав ее по частям. 3. Поясните, как и почему изменились формулы в скопированной таблице. 4. Отформатируйте исходную таблицу “вручную”, используя: § форматы данных (числовой, денежный, процент, дата и т.д.); § обрамление и заполнение ячеек; § различные форматы шрифтов; § выравнивание; § изменение высоты строк и ширины столбцов. 5. Отформатируйте вторую таблицу, используя команду Автоформат из меню Формат. 6. Подготовьте к печати одностраничный отчет. С этой целью: оформите рабочий лист в виде фирменного бланка, внедрив в левом верхнем углу листа логотип и указав название, адрес и телефон фирмы; 7. Создайте нижний колонтитул, включающий номер страницы в центре, а справа и слева – фамилии авторов отчета. Варианты заданий. Вариант 1. Сравнительная таблица розничных цен на продовольственные товары по городам Северного Кавказа на “__” ____200_г. (руб. за 1 кг).
В ячейки столбца «Средняя цена» ввести любым способом формулы для вычисления среднего значения содержимого ячеек соответствующей строки. Вариант 2. Данные о продаже автомобилей в 200__г.
В ячейках столбцов «%» должны быть записаны формулы, вычисляющие для данной марки автомобиля процент от общего числа проданных в данном квартале машин из ячеек строки «Всего». Вариант 3. Температура воздуха в городах мира с 1 по7 января 200__г.
В ячейки строки «Средняя температура» ввести формулу для вычисления среднего значения температуры в столбце, в строку «Общая средняя по всем городам» – формулу для вычисления среднего от содержимого ячеек строки «Средняя температура». Вариант 4. Перечень доходов и расходов за 1-е полугодие.
В ячейки строки «Всего доходов» и «Всего расходов» ввести формулы, вычисляющие сумму значений ячеек соответствующего столбца, в ячейках строки «Остаток» должны быть формулы, вычисляющие разность содержимого ячеек строк «Всего доходов» и «Всего расходов», в строке «Остаток за полугодие» – сумма содержимого ячеек строки «Остаток». Вариант 5. Выручка от продажи книжной продукции в 200_ г.
В ячейках столбца «Процент за год» и строки «Всего за год» должны быть записаны соответствующие формулы. Вариант 6. Итоговые экспертные оценки (от 0 до 10 баллов) кандидатов на должность генерального директора фирмы «Аква».
В столбце «Процент» вычисляется процентное отношение ячеек столбца «Сумма баллов» от значения ячейки строки «Всего». Вариант 7. Прайс-лист фирмы «Трианон» на 22 декабря 200_ г.
Формулы в ячейках столбцов «От 10 шт.... Диллеры» должны учитывать, что цена уменьшается на 1 процент по сравнению с предыдущей колонкой. Вариант 8. Результаты зимней сессии студентов группы __-___ __
В столбцах «Сумма» и «Средний балл» должны быть введены соответствующие формулы. Вариант 9. Анализ цен на товары в конкурирующих фирмах.
Вариант 10. Изменение курса валют за период 1 по 5 марта 2005г.
В столбце «Доллар/Марка» должна быть формула для вычисления отношения курсов доллара и марки в соответствующей строке. В строку «Средний за период» вводятся формулы для вычисления среднего значения в столбце, в строку «Процент роста» - формулы для определения процентного прироста курса на 5 марта относительно курса на 1 марта 2005г. Вариант 11. Расчет заработной платы за ______ месяц _____г
Произвести расчет незаполненных граф следующим образом:
Вариант 12. Ведомость расчета стоимости продукции с учетом скидки
Расчетная формула: гр.5=гр.3*гр.4; гр.7=гр.5*гр.6/100; гр.8=гр.5-гр.7 Вариант 13. Справка по объемам эмиссии ГКО и доходах бюджета за январь
Выполнить все необходимые расчеты следующим образом • графа «Доходы бюджета» = графа «Выручка» — графа «Погашено», • графа «Средняя взвешенная цена» = графа «Выручка» / графа «Эмиссия» * 100. Вариант 14. Операционный дневник
Расчетная формула: гр.6 = гр.З + гр.4 — гр.5. Вариант 15. Ведомость расчета размера девальвации национальной валюты Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2016-08-24; Просмотров: 9566; Нарушение авторского права страницы