Автоматическое вычисление сумм

⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 3Следующая ⇒

При необходимости суммирования большого количества данных, расположенных в смежных ячейках, может оказаться более удобным воспользоваться встроенной функцией автосуммирования, а не писать длинную формулу с перечислением всех слагаемых. Для этого следует щелкнуть мышью по кнопке Автосумма стандартной панели – при этом в строке формул появится написанная функция суммирования с указанием предлагаемого диапазона ячеек, данные которого подлежат суммированию. Если окажется, что диапазон указан правильно, то необходимо нажать клавишу < Enter>. В противном случае сначала надо ввести исправления в указанный диапазон (щелкнуть для этого по строке формул и ввести новые адреса ячеек), а затем нажать клавишу < Enter>.

Для задания функции автосуммирования сразу нескольких ячеек можно выделить их, а затем нажать кнопку Автосумма.

Если в таблице имеются промежуточные итоги, вычисляемые с помощью автосуммирования, то нажатие кнопки Автосумма приведет к вычислению общего итога как суммирования промежуточных итогов.

Редактирование табличных документов

Перемещение по таблице

При перемещении по таблице (изменение адреса активной ячейки) можно использовать:

· четыре клавиши со стрелками, обеспечивающие перемещение во всех четырех направлениях;

· клавиши < PgUp> и < PgDn>, осуществляющие поэкранное перемещение выделения соответственно вверх и вниз по таблице;

· клавиша < Home>, позволяющая перемещать выделение на начало текущей строки;

· клавиши < Ctrl> < Home> приводят к перемещению выделения в ячейку A1, а нажатие клавиш < Ctrl> < End> вызывает перемещения выделения в последнюю заполненную ячейку таблицы;

· щелчок указателя мыши в соответствующей позиции экрана приводит к перемещению выделения в данную ячейку;

· для перемещения по таблице можно использовать полосы прокрутки (как это было описано ранее);

· можно быстро перейти в любую ячейку таблицы, если нажать клавишу < F5> или задать команду Правка à Перейти и ввести адрес этой ячейки или имя диапазона в поле Ссылка.

Выделение фрагментов таблицы

Для редактирования данных, расположенных в нескольких ячейках таблицы, требуется эти ячейки предварительно выделить. Для выделения фрагмента можно использовать несколько способов.

Выделение произвольного непрерывного фрагмента: установить курсор на начало (или конец) выделяемого фрагмента. Далее либо протянуть по всей выделяемой области мышью (при нажатой левой кнопке), либо нажать клавишу < Shift> и, удерживая ее нажатой, с помощью клавиш перемещения курсора выделить требуемую область.

Выделение всей строки: щелкнуть мышью по номеру строки или установить подсветку в любой ячейке данной строки и нажать клавиши < Shift> < Пробел>,

Выделение всей колонки: щелкнуть мышью на имени столбца или выделить любую ячейку данного столбца и нажать клавиши < Ctrl> < Пробел>.

Выделение всей таблицы: щелкнуть мышью по левому углу бордюра (по кнопке расположенной между заголовками строк и столбцов) и нажать клавиши < Ctrl> < Shift> < Пробел>.

Выделение несмежных областей: возможно двумя способами:

Выделить мышью первую область, затем, удерживая клавишу < Ctrl>, перейти к следующей области и выделить ее;
Выделить с помощью клавиатуры первую область, затем нажать клавиши < Shift> < F8>, перейти во вторую область и выделить ее. Если фрагмент выделен ошибочно, и его выделение необходимо снять, то следует щелкнуть мышью в любой ячейке или нажать любую клавишу управления курсором.

Редактирование табличных данных

Под редактированием табличных данных мы будем понимать: замену одних данных в ячейке на другие, удаление данных из ячейки, перемещение их в другую позицию, вставку строк и столбцов в таблицу и удаление строк и столбцов из таблицы.

Для замены одних данных другими достаточно установить курсор в эту ячейку и ввести новые данные. Для редактирования данных в ячейке надо прежде всего установить курсор в нужную ячейку. Далее можно:

· щелкнуть два раза мышью в ячейке или нажать клавишу < F2> . Редактирование в этом случае осуществляется в самой ячейке;

· щелкнуть по строке формул и редактировать данные в этой строке.

Для удаления символов можно использовать клавиши < Delete> и < Backspace>, а для управления режимами Вставка / Замещение клавишу < Insert> . По завершению редактирования нажать клавишу < Enter> или кнопку с галочкой в строке формул.

Для удаления содержимого ячейки (или нескольких выделенных ячеек) выделить очищаемую область или установить курсор на очищаемой от данных ячейке, нажать клавишу < Delete> или нажать команду Правка à Очистить à Bсе.

Для перемещения данных в другую позицию выделить их. Далее можно:

· задать команду Правка à Вырезать или нажать кнопку Вырезать стандартной панели, установить курсор в ту позицию, куда должен быть перемещен выделенный блок, и нажать клавишу < Enter>;

· установить указатель мыши на границу выделенного блока или ячейки таким образом, чтобы он превратился в стрелку, и переместить блок в нужную позицию

Для вставки строки в таблицу установить курсор в любую ячейку строки, перед, которой будет осуществляться вставка, и задать команду Вставка à Строки.

Для вставки столбца в таблицу установить курсор в любую ячейку столбца, перед, которой будет осуществляться вставка, и задать команду Вставка à Столбцы.

Для удаления строк или столбцов из таблицы установить курсор в любую ячейку, принадлежащую строке или столбцу, которые надо удалить, и задать команду Правка à Удалить. Включить параметр Строку и Столбец.

Можно отметить действие последней команды или последний ввод данных. Для этого надо задать команду Правка à Отменить ил нажать кнопку Отменить стандартной панели.

Можно осуществить повтор последней выполненной операции. Для этого следует задать команду Правка à Повторить или нажать кнопку Вернуть стандартной панели. Если последнюю выполненную команду повторить нельзя, то в меню Правка вместо команды Повторить появляется команда Нельзя повторить.

Копирование данных и формул

Если в различных ячейках таблицы должны содержаться одни и те же данные (текст или числа) или формулы, то они могут быть введены один раз, а затем скопированы.

Существует три способа копирования:

1. Активизировать копируемую ячейку. Задать команду Правка à Копировать или щелкнуть мышью по кнопке Копировать стандартной панели. Далее выделить ту область. куда надо скопировать данные, и нажать клавишу < Enter> или нажать кнопку Вставить стандартной панели или задать команду Правка à Вставить.

2. Установить указатель мыши на Маркер заполнения (правый нижний угол) копируемой ячейки (при этом курсор принимает форму черного крестика) и, держа нажатой кнопку мыши, протянуть на всю ту область, куда надо скопировать данные. После этого снять выделение.

3. Начиная с ячейки, где содержится копируемая информация, выделить диапазон ячеек куда надо скопировать данные. Выполнить команды Правка à Заполнить à Вниз (Вправо). Снять выделение.

При копировании формул относительные ссылки на адреса ячеек изменяются в формулах в зависимости от направления копирования. При включении в формулу абсолютных ссылок на адреса, эти адреса в формулах после копирования остаются неизменными. Если же в формуле указаны смешанные ссылки на адреса, то при копировании в формуле меняется только относительная часть адреса.

Автозаполнение

Во многих задачах может потребоваться заполнить некоторый диапазон ячеек арифметической последовательностью чисел или дат. Для автоматического создания таких последовательностей можно воспользоваться одним из следующих способов:

1. Внести данные в первые две ячейки ряда и выделить их. Далее протянуть маркер заполнения по всему ряду. После того, как мышь будет отпущена, ряд заполнится данными.

2. Ввести данные в первую ячейку ряда. Протянуть маркер заполнения по всему ряду, удерживая при этом нажатой клавишу < Ctrl>. Образуемая при этом последовательность чисел будет всегда иметь приращение 1.

3. Ввести данные в первую ячейку ряда. Выделить все ячейки, которые должны быть заполнены данными. Задать команду Правка à Заполнить и указать параметр Прогрессия. Далее задать тип заполняемого ряда (как правило, тип определяется автоматически), в поле Шаг указать приращение.

В ряде случаев в таблице необходимо несколько раз использовать повторяющиеся последовательности значений. Excel предоставляет возможность применять готовые списки (например, последовательность названий дней недели, месяцев и т.п.) или создавать собственные списки автозаполнения для ввода данных.

Для создания списка задать команду Сервис à Параметры, вкладки Списки. Выбрать Новый список и ввести элементы этого списка. Нажать кнопку Добавить.

Для применения списка можно использовать как всю последовательность элементов списка сразу, так и отдельные элементы. Для этого установить курсор в первую ячейку заполняемого диапазона, веси первый элемент списка. Протянуть маркер заполнения по всему ряду.

Режимы вычислений

⇐ Предыдущая 123 Следующая ⇒