ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

ТЕХНОЛОГИЯ ОБРАБОТКИ ТЕКСТОВЫХ ДОКУМЕНТОВ

 

Основы технологии обработки текстов

 

Обработка текстов — один из наиболее распространенных видов работ, выполняемых на персональном компьютере. Это обусловлено тем, что деятельность любого учреждения неизбеж­но требует создания многих видов документов, без которых не­возможно решать задачи планирования, финансирования, кре­дитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Для создания документов используются специальные програм­мы — текстовые редакторы. Существует большое количество текстовых редакторов, различающихся набором предоставляе­мых пользователю функций, легкостью освоения, операционны­ми системами, в которых они могут работать, быстродействием, стоимостью, распространенностью и другими параметрами. Не­смотря на различия, в большинстве текстовых редакторов ис­пользуются одни и те же принципы работы. Данное обстоятель­ство позволяет использовать в качестве примера для уяснения технологии обработки текстовой информации текстовый про­цессор MS Word.

Прикладная программа MS Word представляет документ как совокупность символов, логически связанных между собой и об­разующих завершенную лексическую конструкцию. Во внешней памяти компьютера документ хранится как файл с расширением *.doc. Документ состоит из объектов, каждый из которых облада­ет своими свойствами. Основное содержание документа состав­ляет, как правило, текст — набор символов, вводимых с помощью клавиатуры. Эти символы образуют текстовые объекты: слова, предложения и абзацы. Текстовые объекты располагаются на страницах так, как они будут отображаться на бумажном но­сителе при выводе документа на печать.

Рассмотрим подробнее текстовые объекты, составляющие документ.

Символ — наименьший элемент текста, вводимый в доку­мент при однократном нажатии клавиши. В документе символы отображаются как буквы, цифры, знаки препинания. Нажатие некоторых клавиш вводит в текст непечатаемые символы (табл. 2.1). Эти символы не отображаются в документе при вы­воде его на печать. Для того чтобы увидеть эти символы на мо­ниторе компьютера при подготовке документа к печати, следует использовать кнопку на панели инструментов ¶.

 

 

Таблица 2.1. Перечень непечатаемых символов

Символ	Значение символа	Клавиша (соче­тание клавиш)	Отображение символа в режиме показа непе­чатаемых символов
Пробел	Пустой промежуток между символами или словами	Пробел	•
Конец строки	Команда программе начать печать текста с новой строки	Shift + Enter	∟
Табуля­тор	Команда программе начать ввод символа с новой позиции табуляции	Tab	→
Конец абзаца	Команда программе перейти к следующему абзацу текста	Enter	¶

 

Следует отметить, что программы обработки текста позволя­ют включать в текст и специальные символы. Они создаются специальными программами, входящими в состав текстовых ре­дакторов, и хранятся в специальных таблицах. Фрагмент такой таблицы представлен на рис. 2.1.

Слово — набор символов, ограниченный с двух сторон про­белами или знаками препинания (точками, запятыми и т. д.).

Строка — набор слов или символов, расположенных в одну линию (без переносов).

Предложение — набор символов и слов, ограниченный с двух сторон знаками препинания (точками, восклицательными или вопросительными знаками, многоточием).

 

 

Рис. 2.1. Пример таблицы символов

 

Абзац — произвольная последовательность символов, замк­нутая символом «Возврат каретки» (клавиша Enter). В документе абзац представляет собой часть текста, содержащую закончен­ную мысль. Необходимость принудительного обозначения конца абзаца обусловлена тем, что программы обработки текста не мо­гут осуществить анализ смысла текста.

Страница — часть текста, ограниченная линиями разделения страниц. Страница представляет собой сложный объект, обяза­тельными элементами которого являются поля (рис. 2.2).

Поля — области страницы, где не может размещаться текст. Исключение составляют верхнее и нижнее поля, в которых мо­жет размещаться служебная информация. Эти элементы страни­цы называются колонтитулами. В качестве колонтитула может быть использован текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, логотип организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.). Область страницы, на кото­рой может располагаться текст, называется полем текста или ло­гической страницей. Текст может располагаться на некотором расстоянии от боковых (левого/правого) полей. Это расстояние называется отступом. При нулевом отступе границы текста сов­падают с границами полей. Иногда при оформлении текста пер­вую строку абзаца размещают с отступом от левого поля. Такую строку называют красной.

 

Рис. 2.2. Схема страницы документа

 

Раздел — часть страницы или группа страниц с одинаковыми параметрами оформления. Дело в том, что зачастую возникает необходимость создать документ с разной ориентацией стра­ниц — вертикальной и горизонтальной, разные колонтитулы, непоследовательную нумерацию и т. д. Или же внутри одной страницы с одноколонным текстом нужно поместить текст, рас­положенный в нескольких колонках. Текстовый объект «раздел» позволяет обеспечить такое оформление документов.

Свойства объекта, которые могут быть изменены пользовате­лем, называются его атрибутами. Рассмотрим атрибуты тексто­вых объектов документа.

Любой текст может быть представлен как совокупность сим­волов. Для обозначения размера и рисунка символов, используе­мых при создании документа с помощью программ обработки текста, применяется термин «шрифт». Любой текстовый редак­тор дает возможность использовать различные виды шрифтов, каждый из которых может иметь достаточно большое количество модификаций, различающихся своими атрибутами, основными из которых являются:

· гарнитура шрифта — совокупность наборного материала, имеющего одинаковый характер рисунка символов, кото­рый определяется видом элементов, составляющих их (сим­волов) (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Элементы текстовых символов

По внешнему виду различают шрифты с засечками и рубле­ные (без засечек). Горизонтальные засечки как бы подчеркивают строку под символами. В результате такой текст легко восприни­мается глазами, и поэтому шрифты с засечками служат для на­бора основного текста документов. Рубленые шрифты, как пра­вило, используются в заголовках и подписях к рисункам.

По способу формирования изображения символов шрифты делятся на растровые и векторные. Изображение растрового символа кодируется по точкам в битовой карте (матрице), а за­тем без изменений отображается на экране или бумаге принтера. Матрица растрового шрифта, как правило, представляет собой квадрат (например 8x8 или 16x16 пикселей). Существенный недостаток растровых шрифтов состоит в ухудшении качества при увеличении символа. В этом случае изображение символа приобретает ступенчатые очертания.

При создании векторного шрифта рисунок символа не коди­руется по точкам, а описывается совокупностью геометрических фигур. Поэтому при воспроизведении символа его контур рас­считывается по определенным формулам. Это позволяет легко изменять масштаб векторных шрифтов без потери качества изо­бражения.

В среде Windows для работы с документами, как правило, ис­пользуются векторные шрифты специального формата TrueType. При этом один и тот же шрифт применяется и для вывода сооб­щений на экран, и для распечатки текста на принтере. Техноло­гия TrueType позволяет реализовать принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get). Это означает, что документ, распеча­танный на принтере, будет выглядеть так же, как и на экране монитора.

Каждый шрифт TrueType имеет название (имя), например: Arial, Times New Roman, Symbol. Шрифты TrueType делятся на моноширинные и пропорциональные. В моноширинных шриф­тах все символы имеют одинаковую ширину, например, символ «.» (точка) занимает столько же места, сколько буква «ж». В про­порциональных шрифтах ширина каждого символа разная. Точ­ка занимает совсем мало места, промежуточную ширину имеет буква «н», а буквы «ж», «ш» — шире всех других.

В качестве примеров различных шрифтов можно привести:

· шрифт Times New Roman — пропорциональный с засеч­ками;

· шрифт Arial — пропорциональный рубленый;

· шрифт Courier New — моноширинный с засечками.

Набор доступных для работы шрифтов определяется не про­граммой текстового редактора, а операционной системой MS Windows;

· начертание шрифта. Каждый шрифт имеет четыре вариан­та начертания: обычный, полужирный, наклонный (часто на­зываемый курсивом) и подчеркнутый. Могут также исполь­зоваться комбинации начертания, например, одновремен­но полужирный, наклонный и подчеркнутый:

· размер символов. Символы имеют размер, называемый кег­лем. Величина кегля измеряется в пунктах (пт, pt). 1 пт =1/72". Данная запись означает, что 1 пт равен 1/72 части дюйма (2, 54 см). Следовательно, символы раз­мером 12 пт имеют высоту около 4, 2 мм. Соотношение ме­жду единицами измерения приведено в табл. 2.2.

Кроме этих атрибутов, можно изменять и другие: цвет симво­лов, их подчеркивание, видоизменения символов, интервал меж­ду ними. Представление о других атрибутах шрифта дает рис. 2.4, на котором изображено диалоговое окно форматирования шриф­та в текстовом процессоре MS Word (команда Формат/Шрифт).

Таблица 2.2. Соотношение между единицами измерения

Единица измерения	Дюйм (1" )	Сантиметр (1 см)	Пункт (1 пт)
Дюйм (1" )		2, 54
Сантиметр (1 см)	0, 39		28, 35
Пункт (I пт)	1/72	0, 035

Рис. 2.4. Атрибуты шрифта в MS Word

Для текстового процессора MS Word абзац — это часть тек­ста, введенная между двумя нажатиями клавиши Enter. Основ­ными атрибутами абзацев являются выравнивание, отступы и интервалы.

Различается четыре вида выравнивания (рис. 2.5): по левому краю (1), по центру (2), по правому краю (3) и по ширине (4).

Представление об атрибутах абзаца даст рис. 2.6, на котором изображено диалоговое окно форматирования шрифта в тексто­вом процессоре MS Word (команда Формат/Абзац).

Атрибут «отступ» характеризует расстояние от края текста до соответствующей внутренней границы бокового поля. Для задания

Рис. 2.5. Пример различного выравнивания абзацев

Рис. 2.6. Атрибуты абзаца в MS Word

отступов можно использовать не только диалоговое окно Абзац, но и маркеры на горизонтальной линейке (рис. 2.7).

 

Рис. 2.7. Элементы форматирования абзаца

Что касается атрибута «интервал», то различают:

· интервалы междустрочные — расстояние между строками внутри абзаца;

· интервалы между абзацами — расстояние от последней стро­ки предыдущего абзаца до первой строки последующего.

Основными атрибутами страницы являются: се размер, ши­рина полей и ориентация страницы, которая может быть книж­ной или альбомной (рис. 2.8).

Совокупность страниц с одинаковыми атрибутами образует раздел. Кроме того, раздел создастся и тогда, когда на одной странице размещается текст с разным числом колонок. Таким образом, могут иметь место случаи, когда на одной странице располагается несколько разделов.

Рис. 2.8. Варианты ориентации страницы А4: а — книжная; б — альбомная

И наоборот, один раздел мо­жет состоять из нескольких страниц. Так, на рис. 2.9 представ­лен документ, в котором каждый из трех разделов занимает по одной странице.

 

Рис. 2.9. Пример документа, состоящего из трех разделов

 

К разделам применяется самый высокий уровень формати­рования документов MS Word. К сожалению, в этом текстовом процессоре нет универсальной команды, которая открывала бы диалоговое окно для выполнения операции форматирования разделов. Эти команды находятся в разных пунктах меню:

· Файл/Параметры страницы,

· Формат/Колонки;

· Вставка/Разрыв.

Последняя команда позволяет пользователю управлять раз­мещением разделов (рис. 2.10).

Итак, документ, создаваемый с помощью текстового процес­сора MS Word, имеет сложную структуру. Его основу составляют текстовые объекты — разделы, страницы, абзацы и символы. До­кумент состоит из одного или нескольких разделов, хотя боль­шинство служебных документов имеет в своем составе только один раздел. Раздел состоит из одного или нескольких абзацев. Абзацы могут состоять из символов, число которых может быть различным: от одного до нескольких сотен. В зависимости от этого абзац (абзацы) может размещаться на одной или несколь­ких страницах документа. Представление о структуре документа как сложного объекта дает схема, представленная на рис. 2.11.

 

Рис. 2.10. Диалоговое окно Вставка/Разрыв

Рис. 2.11. Иерархия текстовых объектов документа

Зачастую текст, создаваемый с помощью текстовых процессо­ров, нуждается в пояснении с помощью наглядных примеров или образов. Изображение, которое включается в текст с этой целью, называется иллюстрацией. В качестве иллюстраций в документ могут включаться изображения, созданные как специальными приложениями, так и средствами, входящими в состав текстового процессора. Текстовый процессор MS Word позволяет в полной мере реализовать эти возможности. Так, с помощью команды.

Вставка/Рисунок в текст документа можно включить графические объекты, созданные с помощью разных средств (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Меню команды Вставка/Рисунок

Команда Картинки позволяет вставить в текст рисунки, вхо­дящие в комплект поставки пакета Microsoft Office. Они хранят­ся в папке C: \\MicrosoftОffice\ProgramFiles\media\cagcat. При этом каждой картинке, хранящейся здесь, соответствует опреде­ленный набор ключевых слов. Поэтому выбор подходящей кар­тинки существенно облегчается, так как пользователь может указать, что именно ему требуется. Так, например, ключевому слову «компьютер» в текстовом процессоре MS Word отвечают картинки, часть которых приведена на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Картинки, найденные по ключевому слову «компьютер»

С помощью команды Из файла можно вставить графические файлы, созданные в среде различных графических редакторов, например Adobe PhotoShop, Corel Draw, 3 D Studio Max, GIMP и др. Кроме того, изображение в документ можно импортиро­вать непосредственно со сканера или с цифровой камеры с по­мощью соответствующей команды.

Для включения в текст документа отдельных графических объектов могут быть использованы графические приложения, входящие в состав текстового процессора.

Организационная диаграмма. Данная команда позволяет вклю­чить в текст документа шесть типов диаграмм, выражающих от­ношения между объектами (рис. 2.14).

Рис. 2.14. Варианты организационных диаграмм в MS Word: а структура отношений подчинения; б — структура непрерывного процесса; к структура с центральным элементом; г — иерархическая структура с базовым элементом; д — перекрывающиеся множества; е — последовательность достиже­ния цели

 

Объект WordArt. С помощью этой команды в текст документа можно ввести художественно оформленную надпись. Программа позволяет выбрать один из тридцати вариантов ее оформления (рис. 2.15). Кроме того, пользователь может не только выбрать тип и размер шрифта, но и изменить некоторые свойства такой надписи.

Рис. 2.15. Варианты начертания надписи WordArt

Диаграмма. Диаграмма является способом графического представления числовых данных, хранящихся в таблицах. Это позволяет визуально представить соотношение различных значе­ний и динамику их изменения. Программа включает большое количество различных типов диаграмм (рис. 2.16). Каждый тип диаграмм служит для определенных целей. Обычно пользователь не ограничен жесткими правилами использования какого-либо типа диаграмм.

Рис. 2.16. Типы диаграмм MS Word

Рис. 2.17. Панель инструментов Рисование

 

Кроме этих графических объектов пользователь может соз­дать и другие с помощью инструментов Рисование. Доступ к ним открывается после запуска соответствующей панели инструмен­тов (рис. 2.17).

 

Рис. 2.18. Атрибуты графических объектов

Дело в том, что объекты в документе могут образовывать не­сколько слоев. Основным является слой, где располагается текст. Графические объекты могут располагаться:

a) в том же слое;

b) в слое «перед текстом»;

c) в слое «за текстом».

При расположении графических и текстовых объектов в од­ном слое рисунок может либо располагаться в тексте, либо обте­каться им. В случае, если графический объект помещается в слое «за текстом», текст будет читаться на фоне рисунка.

В процессе создания документа можно выделить несколько этапов. Практика показывает, что целесообразно соблюдать оп­ределенную последовательность в их реализации:

1) ввод текста в документ;

2) исправление орфографических, синтаксических и стили­стических ошибок, удаление ненужных повторов, ввод уточне­ний при необходимости;

3) структурирование текста, т. с. выделение в нем однород­ных по смыслу фрагментов — глав, параграфов, абзацев;

4) вставка в текст иллюстраций — схем, рисунков, диаграмм и т. п.;

5) размещение объектов документа на страницах (одной или нескольких) нужным образом и придание им необходимых свойств.

Таким образом, можно утверждать, что в процессе обработки текста выполняются процедуры, изменяющие либо его содержа­ние, либо его форму. Группу операций, изменяющих содержа­ние документа, принято называть редактированием. К их числу относятся добавление, удаление, перемещение или исправление текста или графики. Другую группу операций составляют опера­ции форматирования. При этом под форматированием понима­ются преобразования, определяющие, в каком виде текст появ­ляется на странице.

При обработке текста следует помнить, что:

· все операции выполняются над объектами;

· свойства объекта могут быть изменены только тогда, когда этот объект выделен;

· для выделения объектов используется курсор;

· при выполнении операций Правка/копировать или Прав­ка/вырезать выделенный объект помещается в буфер обме­на, откуда может быть вставлен в любое место этого же или другого документа с помощью команды Правка/вставить.

Компьютер, как и любое автоматическое устройство, спосо­бен решать только формализованные задачи. К числу таких за­дач, решаемых при редактировании, можно отнести:

· удаление, вставку, замену или перемещение любого фраг­мента текста;

· копирование текстового фрагмента;

· поиск заданной последовательности символов и замену, если нужно, другой последовательностью;

· вставку графических объектов;

· орфографический контроль.

Современные текстовые процессоры, к числу которых отно­сится MS Word, позволяют автоматизировать некоторые функ­ции редактирования. Рассмотрим подробнее возможности MS Word по автоматизации процесса редактирования.

Автозамена — это функция автоматического обнаружения и исправления опечаток, неправильных слов, грамматических ошибок и неправильного регистра букв. Например, при вводе слова «эффект» с последующим пробелом программа без вмеша­тельства пользователя исправит неправильно введенный текст на «эффект». Кроме того, автозамена позволяет быстро встав­лять фрагменты текста, рисунки и символы. Например, для вставки символа © следует ввести (с). Эта функция реализуется с помощью списка автозамены.

Рис. 2.19. Диалоговое окно Автозамена

Фрагмент этого списка пред­ставлен на рис. 2.19.

Для автозамены используется таблица объектов. Элементы этой таблицы позволяют обнаруживать и исправлять опечатки, неправильные слова, грамматические ошибки и общеупотреби­тельные символы. В список автозамены нетрудно добавить но­вые элементы или удалить ненужные. Параметры автозамены ус­танавливаются с помощью команды Сервис/Параметры автоза­мены. Использование данной функции позволяет:

· исправлять наиболее распространенные опечатки;

· вставлять специальные символы при вводе заранее задан­ной последовательности стандартных;

· быстро вставлять заранее определенные блоки текста или графики.

Последняя возможность реализуется в режиме Автотекст, который предназначен для быстрого и удобного ввода в текст отдельных слов или фрагментов текста. Автотекст служит одним из инструментов хранения и быстрой вставки текста, рисунков, полей, таблиц, закладок и других часто используемых элементов. В составе Microsoft Word поставляется обширный список встроенных элементов автотекста, классифицированных по различ­ным категориям. Например, при создании письма можно вос­пользоваться такими элементами списка автотекста, как привет­ствия и прощания. Пользователь имеет также возможность создавать собственные элементы списка автотекста. Оформление часто используемых сложных или больших по объему элементов в виде элементов списка автотекста позволяет избежать необхо­димости их повторного ввода. Кроме того, использование авто­текста целесообразно использовать для хранения фрагментов текста с определенным форматированием или стилем. Напри­мер, если требуется ежемесячно отправлять клиентам отчет, со­держащий один и тот же длинный текст заявления, удобно соз­дать для этого заявления элемент списка автотекста.

Поиск и замена. Для быстрого поиска необходимых фрагмен­тов текста служит функция Найти. Программа, реализующая эту функцию, позволяет осуществлять не только поиск текста, но и его замену и переход к необходимому месту документа, которое может быть указано путем задания номеров страниц, разделов, строк, сносок, таблиц, рисунков, формул, а также задания имен закладок, примечаний, полей. Поиск и замена осуществляются по команде Правка/Найти {Правка/Заменить). Параметры по­иска (замены) задаются с помощью соответствующего диалого­вого окна (рис. 2.20).

Рис. 2.20. Диалоговое окно Найти и заменить (вкладка Найти)

Текстовый процессор MS Word позволяет осуществить быст­рый поиск и замену специальных знаков и элементов документа, таких как разрывы разделов, страниц, строк и колонок, знаки табуляции и т. п. Для реализации этой возможности следует:

· нажатием кнопки Больше (рис. 2.21) развернуть диалоговое окно Найти и заменить (вкладка Заменить );

· установить флажок Подстановочные знаки;

Рис. 2.21. Диалоговое окно Найти и заменить (вкладка Заменить)

· нажать кнопку Специальный.

· выбрать необходимый подстановочный знак после раскры­тия списка (рис. 2.22).

Рис. 2.22. Диалоговое окно Найти и заменить с перечнем подстановочных знаков

Кроме того, при поиске и замене можно использовать и другие подстановочные знаки. Некоторые из них представлены в табл. 2.3.

Полный перечень подстановочных знаков приводится в па­раграфе «Поиск и замена» главы «Работа с текстом» справки MS Word.

 

Таблица 2.3. Подстановочные знаки, используемые в MS Word

Искомый символ	Подстановочный знак	Пример
Любой символ	?	При вводе «г? д» будут найдены слова «гад», «гид» и «год»
Любая последова­тельность символов	*	При вводе «г*д» будут найдены слова «год» и «город»
Начало слова	<	При вводе «< (горо)» будут найдены слова «город» и «гороскоп»
Конец слова	>	При вводе «(чик)> » будут найдены слова «мальчик» и «пальчик»
Один из указанных знаков	[ ]	При вводе «д[ыо]м» будут найдены слова «дым» и «дом»

Автоматическая проверка правописания является одной из функций текстового процессора, обеспечивающих автоматиза­цию процесса редактирования документа. Однако для того что­бы обеспечить эффективную ее реализацию, необходимо пра­вильно определить язык документа. MS Word способен сделать это автоматически. Для этого необходимо выполнить команду Сервис/Язык/Выбрать язык и установить (поставить) флажок Определять язык автоматически (рис. 2.23). Соответствующие орфографические

Рис. 2.23. Диалоговое окно Язык

словари, наборы грамматических и стилисти­ческих правил, а также порядок сортировки подключаются толь­ко после правильного определения языка.

Включить функцию проверки правописания можно с помо­щью команды Сервис/Правописание, которая позволяет выбрать но отдельности орфографию и синтаксис путем установки соот­ветствующих флажков в дополнительном диалоговом окне Пара­метры (рис. 2.24).

 

Рис. 2.24. Диалоговое окно Сервис/Правописание

При включении автоматической проверки орфографии и грамматики флажки не выделять слова с ошибками в группах Ор­фография и Грамматика автоматически снимаются. Это позволя­ет выделять орфографические и грамматические ошибки волни­стым подчеркиванием. Если отображение волнистых подчеркива­ний нежелательно, можно установить эти флажки. При проверке правописания слова с возможными орфографическими ошибка­ми — красными волнистыми линиями, а слова с возможными грамматическими ошибками подчеркиваются зелеными волни­стыми линиями. Сущность проверки орфографии в MS Word со­стоит в сравнении проверяемого слова с записанным в словаре программы. Если проверяемое слово есть в словаре, то текстовый процессор переходит к проверке следующего. В противном случае пользователь может либо изменить слово в соответствии со слова­рем, либо внести это слово в словарь пользователя. Для этого в диалоговом окне Правописание (рис. 2.25) следует нажать кнопку Добавить. Если же нажать кнопку Пропустить все, слово записы­вается в словарь исключений.

Рис. 2.25. Диалоговое окно Правописание

Следует знать, что при первом запуске текстовый процессор автоматически создает первый пользовательский словарь под именем Custom.dic. Остальные пользовательские словари состав­ляются пользователем.

Поля являются мощным средством автоматизации процесса редактирования документа. Они служат для размещения в доку­менте переменных данных и создания составных документов: конвертов, наклеек и т. п. Поле — это специальный код, встро­енный в программу. Он содержит команды, предписывающие текстовому процессору вставить в документ определенный объ­ект. Так, поля позволяют вставить номер страницы, текущую дату, текущее время, пометить элементы предметного указателя, создать оглавление или предметный указатель, напечатать доку­менты слияния, выполнить вычисления.

Поле в документе имеет две формы отображения: код и зна­чение. Код определяет значение поля и включает символы поля (фигурные скобки), вид поля и инструкции. Значение поля —это объект (текстовый или графический), который включается в документ после выполнения текстовым процессором инструк­ции, заданных кодом поля (рис. 2.26). Форму отображения поля пользователь может изменить с помощью клавиш Shift + F9 или контекстного меню, вызываемого правой клавишей мыши при наведении курсора на этот объект.

Рис. 2.26. Формы отображения молей

Для вставки поля в документ используется команда Встав­ка/ Поле. Затем в диалоговом окне Поле необходимо выбрать ка­тегорию поля и задать его свойства (рис. 2.27). Кроме того, поля являются результатом выполнения и некоторых других команд, например:

· Вставка → Ссылка → Название;

· Вставка → Номера страниц;

· Таблица → Формула и т. д.

Рис. 2.27. Диалоговое окно Поле

Наиболее часто в документах встречаются поля: PAGE, кото­рое вставляется при добавлении номера страницы, и DATE, ко­торое вставляется при выборе команды Вставка/Дата и время с последующей установкой флажка Обновлять автоматически.

Отдельного упоминания заслуживает то обстоятельство, что поля вставляются автоматически при создании предметного ука­зателя, оглавления и списка иллюстраций с помощью команды Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели (рис. 2.28).

Рис. 2.28. Диалоговое окно Оглавление и указатели

 

Кроме того, использование полей позволяет организовать автоматическое обновление сведений о документе (фамилию ав­тора, имя файла и т. п.), выполнить вычисления, установить свя­зи с другими документами и объектами, создать перекрестные ссылки и многое другое. Коды полей в тексте документа отобра­жаются внутри фигурных скобок ( { } ) в режиме показа непеча­таемых символов.

Сущность форматирования заключается в изменении свойств документа в целом и/или объектов в его составе с целью прида­ния им желаемой формы. Программы обработки текста разраба­тывались в предположении, что в конечном счете текстовый до­кумент будет перенесен на бумажный носитель. Поэтому объек­ты документов, обрабатываемых с помощью этих программ, располагаются на страницах так, как они будут отображаться на бумажном носителе при выводе документа на печать. Исходя из этого, при форматировании документа в целом целесообразно в первую очередь определить параметры его страниц. На практике известны случаи, когда страницы одного документа должны от­личаться друг от друга ориентацией, шириной полей, содержани­ем колонтитулов, количеством колонок в тексте. Для того чтобы обеспечить возможность придания различных свойств страницам одного документа, внутри него выделяются разделы. Раздел доку­мента — это его часть, которой присвоены определенные пара­метры форматирования страницы. Новый раздел создастся, если требуется изменить такие параметры, как нумерацию строк, чис­ло столбцов или колонтитулы. Чтобы разбить документ на разде­лы, необходимо ввести символ конца раздела. Если конец разде­ла не указан, документ обрабатывается как один раздел.

При форматировании текстовых объектов изменяются свой­ства всех его фрагментов. Так, в случае выделения текста всего документа или одного из его разделов команда Формат/Шрифт позволит изменить свойства всех символов, входящих в этот фрагмент, а команда Формат/Абзац — всех абзацев данного фраг­мента.

Текстовый процессор MS Word предоставляет возможность автоматизировать некоторые операции форматирования. Одна из таких возможностей реализуется командой Сервис/Парамет­ры автозамены/Автоформат при вводе (рис. 2.29). Очевидно, что установка флажков в соответствующих полях диалогового окна включает ту или иную функцию форматирования.

Автоматическое форматирование документа осуществляется либо непосредственно при вводе, либо по его завершении. При этом текстовый процессор выполняет анализ использования ка­ждого абзаца в документе (например определяет, является ли аб­зац заголовком или элементом нумерованного списка), а затем к каждому элементу применяется соответствующий стиль.

Применение стиля представляет собой еще одну возможность автоматизации оформления текста. Стиль — это поименованная совокупность параметров оформления. В текстовом процессоре MS Word, начиная с версии 2000, различают стили символов, аб­зацев, списков и таблиц. Использование стилей позволяет обес­печить однообразное оформление выделенных фрагментов текста. Пользователь может использовать встроенные стили, изме­нять их или создавать свои.

Рис. 2.29. Возможности автоформатирования

 

Стиль символа определяет форматирование выделенного фрагмента текста, задавая его атрибуты, которые можно устано­вить с помощью команды Формат/Шрифт. При этом в списке стилей, который открывается в области задач по команде Фор­мат/Стили и форматирование, такие стили помечаются знач­ком а.

Стиль абзаца задаст параметры форматирования выделенного фрагмента, определяя внешний вид абзаца, т. с. выравнивание текста, отступы, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы. Кроме того, в него можно дополнительно включить ат­рибуты символов. В списке стилей панели Форматирование сти­ли абзацев помечаются значком ®.

Стиль списка, кроме атрибутов абзаца, содержит параметры форматирования списков (знаки нумерации или маркеры, их выравнивание и положение в пределах интервала, используемого для отступа, а также положение текста относительно знака нуме­рации или маркера). Такие стили помечаются в списке стилей условным изображением списка.

Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты в таблице. Справа от стилей таблиц в списке стилей панели Форматирование отображается значок таблицы.

Для создания стилей служит команда Формат/Стили и фор­матирование, в результате выполнения которой появляется соот­ветствующее диалоговое окно (рис. 2.30).

Рис. 2.30. Параметры форматирования, определяемые стилем

В процессе создания стиля в полях данного окна необходимо:

1) ввести уникальное имя создаваемого стиля;

2) выбрать из списка объект, для форматирования которого предполагается использовать данный стиль (знак, абзац, список или таблицу);

123456

Поделиться:

Популярное:

1. I. ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ ТЕРМИЧЕСКОЙ ОБРАБОТКИ ПИЩЕВЫХ ПРОДУКТОВ
2. II. ПРОИЗВОДСТВО И ТЕХНОЛОГИЯ
3. II. Состав управленческих документов
4. III Часть. Аппаратное обеспечение обработки информации
5. IV. Виды бланков документов, их изготовление и использование
6. VII. Прием, регистрация, учет и направление документов на исполнение
7. Автороведческое исследование документов
8. Алгоритм обработки и анализа данных
9. Алгоритм обработки результатов ПФЭ
10. Аудит учредительных документов.
11. Б. Площадка специальной обработки
12. Баннер как технология создания привлекательного имиджа