Основы технологии обработки текстов

 

Обработка текстов — один из наиболее распространенных видов работ, выполняемых на персональном компьютере. Это обусловлено тем, что деятельность любого учреждения неизбеж­но требует создания многих видов документов, без которых не­возможно решать задачи планирования, финансирования, кре­дитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности учреждения. Для создания документов используются специальные програм­мы — текстовые редакторы. Существует большое количество текстовых редакторов, различающихся набором предоставляе­мых пользователю функций, легкостью освоения, операционны­ми системами, в которых они могут работать, быстродействием, стоимостью, распространенностью и другими параметрами. Не­смотря на различия, в большинстве текстовых редакторов ис­пользуются одни и те же принципы работы. Данное обстоятель­ство позволяет использовать в качестве примера для уяснения технологии обработки текстовой информации текстовый про­цессор MS Word.

Прикладная программа MS Word представляет документ как совокупность символов, логически связанных между собой и об­разующих завершенную лексическую конструкцию. Во внешней памяти компьютера документ хранится как файл с расширением *.doc. Документ состоит из объектов, каждый из которых облада­ет своими свойствами. Основное содержание документа состав­ляет, как правило, текст — набор символов, вводимых с помощью клавиатуры. Эти символы образуют текстовые объекты: слова, предложения и абзацы. Текстовые объекты располагаются на страницах так, как они будут отображаться на бумажном но­сителе при выводе документа на печать.

Рассмотрим подробнее текстовые объекты, составляющие документ.

Символ — наименьший элемент текста, вводимый в доку­мент при однократном нажатии клавиши. В документе символы отображаются как буквы, цифры, знаки препинания. Нажатие некоторых клавиш вводит в текст непечатаемые символы (табл. 2.1). Эти символы не отображаются в документе при вы­воде его на печать. Для того чтобы увидеть эти символы на мо­ниторе компьютера при подготовке документа к печати, следует использовать кнопку на панели инструментов ¶.

 

 

Таблица 2.1. Перечень непечатаемых символов

Символ	Значение символа	Клавиша (соче­тание клавиш)	Отображение символа в режиме показа непе­чатаемых символов
Пробел	Пустой промежуток между символами или словами	Пробел	•
Конец строки	Команда программе начать печать текста с новой строки	Shift + Enter	∟
Табуля­тор	Команда программе начать ввод символа с новой позиции табуляции	Tab	→
Конец абзаца	Команда программе перейти к следующему абзацу текста	Enter	¶

 

Следует отметить, что программы обработки текста позволя­ют включать в текст и специальные символы. Они создаются специальными программами, входящими в состав текстовых ре­дакторов, и хранятся в специальных таблицах. Фрагмент такой таблицы представлен на рис. 2.1.

Слово — набор символов, ограниченный с двух сторон про­белами или знаками препинания (точками, запятыми и т. д.).

Строка — набор слов или символов, расположенных в одну линию (без переносов).

Предложение — набор символов и слов, ограниченный с двух сторон знаками препинания (точками, восклицательными или вопросительными знаками, многоточием).

 

 

Рис. 2.1. Пример таблицы символов

 

Абзац — произвольная последовательность символов, замк­нутая символом «Возврат каретки» (клавиша Enter). В документе абзац представляет собой часть текста, содержащую закончен­ную мысль. Необходимость принудительного обозначения конца абзаца обусловлена тем, что программы обработки текста не мо­гут осуществить анализ смысла текста.

Страница — часть текста, ограниченная линиями разделения страниц. Страница представляет собой сложный объект, обяза­тельными элементами которого являются поля (рис. 2.2).

Поля — области страницы, где не может размещаться текст. Исключение составляют верхнее и нижнее поля, в которых мо­жет размещаться служебная информация. Эти элементы страни­цы называются колонтитулами. В качестве колонтитула может быть использован текст и/или рисунок (номер страницы, дата печати документа, логотип организации, название документа, имя файла, фамилия автора и т. п.). Область страницы, на кото­рой может располагаться текст, называется полем текста или ло­гической страницей. Текст может располагаться на некотором расстоянии от боковых (левого/правого) полей. Это расстояние называется отступом. При нулевом отступе границы текста сов­падают с границами полей. Иногда при оформлении текста пер­вую строку абзаца размещают с отступом от левого поля. Такую строку называют красной.

 

Рис. 2.2. Схема страницы документа

 

Раздел — часть страницы или группа страниц с одинаковыми параметрами оформления. Дело в том, что зачастую возникает необходимость создать документ с разной ориентацией стра­ниц — вертикальной и горизонтальной, разные колонтитулы, непоследовательную нумерацию и т. д. Или же внутри одной страницы с одноколонным текстом нужно поместить текст, рас­положенный в нескольких колонках. Текстовый объект «раздел» позволяет обеспечить такое оформление документов.

Свойства объекта, которые могут быть изменены пользовате­лем, называются его атрибутами. Рассмотрим атрибуты тексто­вых объектов документа.

Любой текст может быть представлен как совокупность сим­волов. Для обозначения размера и рисунка символов, используе­мых при создании документа с помощью программ обработки текста, применяется термин «шрифт». Любой текстовый редак­тор дает возможность использовать различные виды шрифтов, каждый из которых может иметь достаточно большое количество модификаций, различающихся своими атрибутами, основными из которых являются:

· гарнитура шрифта — совокупность наборного материала, имеющего одинаковый характер рисунка символов, кото­рый определяется видом элементов, составляющих их (сим­волов) (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Элементы текстовых символов

По внешнему виду различают шрифты с засечками и рубле­ные (без засечек). Горизонтальные засечки как бы подчеркивают строку под символами. В результате такой текст легко восприни­мается глазами, и поэтому шрифты с засечками служат для на­бора основного текста документов. Рубленые шрифты, как пра­вило, используются в заголовках и подписях к рисункам.

По способу формирования изображения символов шрифты делятся на растровые и векторные. Изображение растрового символа кодируется по точкам в битовой карте (матрице), а за­тем без изменений отображается на экране или бумаге принтера. Матрица растрового шрифта, как правило, представляет собой квадрат (например 8x8 или 16x16 пикселей). Существенный недостаток растровых шрифтов состоит в ухудшении качества при увеличении символа. В этом случае изображение символа приобретает ступенчатые очертания.

При создании векторного шрифта рисунок символа не коди­руется по точкам, а описывается совокупностью геометрических фигур. Поэтому при воспроизведении символа его контур рас­считывается по определенным формулам. Это позволяет легко изменять масштаб векторных шрифтов без потери качества изо­бражения.

В среде Windows для работы с документами, как правило, ис­пользуются векторные шрифты специального формата TrueType. При этом один и тот же шрифт применяется и для вывода сооб­щений на экран, и для распечатки текста на принтере. Техноло­гия TrueType позволяет реализовать принцип WYSIWYG (What You See Is What You Get). Это означает, что документ, распеча­танный на принтере, будет выглядеть так же, как и на экране монитора.

Каждый шрифт TrueType имеет название (имя), например: Arial, Times New Roman, Symbol. Шрифты TrueType делятся на моноширинные и пропорциональные. В моноширинных шриф­тах все символы имеют одинаковую ширину, например, символ «.» (точка) занимает столько же места, сколько буква «ж». В про­порциональных шрифтах ширина каждого символа разная. Точ­ка занимает совсем мало места, промежуточную ширину имеет буква «н», а буквы «ж», «ш» — шире всех других.

В качестве примеров различных шрифтов можно привести:

· шрифт Times New Roman — пропорциональный с засеч­ками;

· шрифт Arial — пропорциональный рубленый;

· шрифт Courier New — моноширинный с засечками.

Набор доступных для работы шрифтов определяется не про­граммой текстового редактора, а операционной системой MS Windows;

· начертание шрифта. Каждый шрифт имеет четыре вариан­та начертания: обычный, полужирный, наклонный (часто на­зываемый курсивом) и подчеркнутый. Могут также исполь­зоваться комбинации начертания, например, одновремен­но полужирный, наклонный и подчеркнутый:

· размер символов. Символы имеют размер, называемый кег­лем. Величина кегля измеряется в пунктах (пт, pt). 1 пт =1/72". Данная запись означает, что 1 пт равен 1/72 части дюйма (2, 54 см). Следовательно, символы раз­мером 12 пт имеют высоту около 4, 2 мм. Соотношение ме­жду единицами измерения приведено в табл. 2.2.

Кроме этих атрибутов, можно изменять и другие: цвет симво­лов, их подчеркивание, видоизменения символов, интервал меж­ду ними. Представление о других атрибутах шрифта дает рис. 2.4, на котором изображено диалоговое окно форматирования шриф­та в текстовом процессоре MS Word (команда Формат/Шрифт).

Таблица 2.2. Соотношение между единицами измерения

Единица измерения	Дюйм (1" )	Сантиметр (1 см)	Пункт (1 пт)
Дюйм (1" )		2, 54
Сантиметр (1 см)	0, 39		28, 35
Пункт (I пт)	1/72	0, 035

Рис. 2.4. Атрибуты шрифта в MS Word

Для текстового процессора MS Word абзац — это часть тек­ста, введенная между двумя нажатиями клавиши Enter. Основ­ными атрибутами абзацев являются выравнивание, отступы и интервалы.

Различается четыре вида выравнивания (рис. 2.5): по левому краю (1), по центру (2), по правому краю (3) и по ширине (4).

Представление об атрибутах абзаца даст рис. 2.6, на котором изображено диалоговое окно форматирования шрифта в тексто­вом процессоре MS Word (команда Формат/Абзац).

Атрибут «отступ» характеризует расстояние от края текста до соответствующей внутренней границы бокового поля. Для задания

Рис. 2.5. Пример различного выравнивания абзацев

Рис. 2.6. Атрибуты абзаца в MS Word

отступов можно использовать не только диалоговое окно Абзац, но и маркеры на горизонтальной линейке (рис. 2.7).

 

Рис. 2.7. Элементы форматирования абзаца

Что касается атрибута «интервал», то различают:

· интервалы междустрочные — расстояние между строками внутри абзаца;

· интервалы между абзацами — расстояние от последней стро­ки предыдущего абзаца до первой строки последующего.

Основными атрибутами страницы являются: се размер, ши­рина полей и ориентация страницы, которая может быть книж­ной или альбомной (рис. 2.8).

Совокупность страниц с одинаковыми атрибутами образует раздел. Кроме того, раздел создастся и тогда, когда на одной странице размещается текст с разным числом колонок. Таким образом, могут иметь место случаи, когда на одной странице располагается несколько разделов.

Рис. 2.8. Варианты ориентации страницы А4: а — книжная; б — альбомная

И наоборот, один раздел мо­жет состоять из нескольких страниц. Так, на рис. 2.9 представ­лен документ, в котором каждый из трех разделов занимает по одной странице.

 

Рис. 2.9. Пример документа, состоящего из трех разделов

 

К разделам применяется самый высокий уровень формати­рования документов MS Word. К сожалению, в этом текстовом процессоре нет универсальной команды, которая открывала бы диалоговое окно для выполнения операции форматирования разделов. Эти команды находятся в разных пунктах меню:

· Файл/Параметры страницы,

· Формат/Колонки;

· Вставка/Разрыв.

Последняя команда позволяет пользователю управлять раз­мещением разделов (рис. 2.10).

Итак, документ, создаваемый с помощью текстового процес­сора MS Word, имеет сложную структуру. Его основу составляют текстовые объекты — разделы, страницы, абзацы и символы. До­кумент состоит из одного или нескольких разделов, хотя боль­шинство служебных документов имеет в своем составе только один раздел. Раздел состоит из одного или нескольких абзацев. Абзацы могут состоять из символов, число которых может быть различным: от одного до нескольких сотен. В зависимости от этого абзац (абзацы) может размещаться на одной или несколь­ких страницах документа. Представление о структуре документа как сложного объекта дает схема, представленная на рис. 2.11.

 

Рис. 2.10. Диалоговое окно Вставка/Разрыв

Рис. 2.11. Иерархия текстовых объектов документа

Зачастую текст, создаваемый с помощью текстовых процессо­ров, нуждается в пояснении с помощью наглядных примеров или образов. Изображение, которое включается в текст с этой целью, называется иллюстрацией. В качестве иллюстраций в документ могут включаться изображения, созданные как специальными приложениями, так и средствами, входящими в состав текстового процессора. Текстовый процессор MS Word позволяет в полной мере реализовать эти возможности. Так, с помощью команды.

Вставка/Рисунок в текст документа можно включить графические объекты, созданные с помощью разных средств (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Меню команды Вставка/Рисунок

Команда Картинки позволяет вставить в текст рисунки, вхо­дящие в комплект поставки пакета Microsoft Office. Они хранят­ся в папке C: \\MicrosoftОffice\ProgramFiles\media\cagcat. При этом каждой картинке, хранящейся здесь, соответствует опреде­ленный набор ключевых слов. Поэтому выбор подходящей кар­тинки существенно облегчается, так как пользователь может указать, что именно ему требуется. Так, например, ключевому слову «компьютер» в текстовом процессоре MS Word отвечают картинки, часть которых приведена на рис. 2.13.

Рис. 2.13. Картинки, найденные по ключевому слову «компьютер»

С помощью команды Из файла можно вставить графические файлы, созданные в среде различных графических редакторов, например Adobe PhotoShop, Corel Draw, 3 D Studio Max, GIMP и др. Кроме того, изображение в документ можно импортиро­вать непосредственно со сканера или с цифровой камеры с по­мощью соответствующей команды.

Для включения в текст документа отдельных графических объектов могут быть использованы графические приложения, входящие в состав текстового процессора.

Организационная диаграмма. Данная команда позволяет вклю­чить в текст документа шесть типов диаграмм, выражающих от­ношения между объектами (рис. 2.14).

Рис. 2.14. Варианты организационных диаграмм в MS Word: а структура отношений подчинения; б — структура непрерывного процесса; к структура с центральным элементом; г — иерархическая структура с базовым элементом; д — перекрывающиеся множества; е — последовательность достиже­ния цели

 

Объект WordArt. С помощью этой команды в текст документа можно ввести художественно оформленную надпись. Программа позволяет выбрать один из тридцати вариантов ее оформления (рис. 2.15). Кроме того, пользователь может не только выбрать тип и размер шрифта, но и изменить некоторые свойства такой надписи.

Рис. 2.15. Варианты начертания надписи WordArt

Диаграмма. Диаграмма является способом графического представления числовых данных, хранящихся в таблицах. Это позволяет визуально представить соотношение различных значе­ний и динамику их изменения. Программа включает большое количество различных типов диаграмм (рис. 2.16). Каждый тип диаграмм служит для определенных целей. Обычно пользователь не ограничен жесткими правилами использования какого-либо типа диаграмм.

Рис. 2.16. Типы диаграмм MS Word

Рис. 2.17. Панель инструментов Рисование

 

Кроме этих графических объектов пользователь может соз­дать и другие с помощью инструментов Рисование. Доступ к ним открывается после запуска соответствующей панели инструмен­тов (рис. 2.17).

 

123456

Поделиться:

Популярное:

1. CASE технологии проектирования информационных систем на основе языка UML в программной среде Rational Rose.
2. Cодержательные и организационные особенности построения курса «Основы технологии интеллектуальной адаптации коренных народов северных регионов»
3. I. ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ ТЕРМИЧЕСКОЙ ОБРАБОТКИ ПИЩЕВЫХ ПРОДУКТОВ
4. I. Экономическая сущность налогов, основы налогообложения
5. III Часть. Аппаратное обеспечение обработки информации
6. III.Основы теории спроса и предложения
7. III/27. Организационно-правовые формы с/х предприятий и их организационно-экономические основы.
8. V1: Теоретические основы формирования и управления ассортиментом товаров
9. V1: Теоретические основы формирования качества товаров
10. Авангардные технологии будущего. Умные вещи
11. Алгоритм обработки и анализа данных
12. Алгоритм обработки результатов ПФЭ