Оформить итоговую таблицу результатов сдачи экзаменов.

1. Создать таблицу успеваемости своей группы (пример на рис. 1.14) и ввести необходи­мые данные. Дня этого в меню Таблица, в пункте Вставить следует выбрать команду Таблица.

Рис. 1.14. Пример итоговой таблицы результатов сдачи экзаменов

При добавлении строк (столбцов) и объединении (разбивке) ячеек использовать соответствующие команды меню Таблица.

2. Для столбца «Суммарный балл успеваемости» произвести вы­числения по формуле =SUM(LEFT) (установить курсор в соот­ветствующую ячейку таблицы и воспользоваться командой Формула в меню Таблица ). При копировании этой формулы в последующие ячейки столбца “Суммарный балл успеваемо­сти» удобно пользоваться командой контекстного меню Об­новить поле.

3. Для строки «Средний балл успеваемости» произвести вычис­ления по формуле =AVERAGE(АВOVE} (установить курсор в соответствующую ячейку таблицы и воспользоваться командой Формула в меню Таблица ). При копировании этой формулы в последующие ячейки строки «Средний балл успеваемости» пользоваться командой контекстного меню Обновить поле.

4. Произвести форматирование таблицы. Для автоматического форматирования следует выделить таблицу и воспользоваться командой Автоформат таблицы в меню Таблица ), либо можно использовать кнопки панели инструментов Форматирование и Таблицы и границы.

Особенности работы с крупными документами

Как правило, к документам большого объема относят документы, обладающие следующими свойствами:

• большой объем информационного материала;
• наличие некоторой иерархической структуры (логическое де­ление материала на главы, параграфы, пункты и т, д.);
• наличие разделов, отличающихся друг от друга параметрами форматирования страниц (например, альбомный разворот с какой-либо схемой, текст в колонках и т. д.).

Примерами работ такого рода являются отчеты в виде журнала отчетов по лабораторным работам, курсовой, дипломной и диссертационной работы.

Подготовка журнала отчетов по лабораторным работам и других работ в виде крупного документа может быть подразделена на следую­щие этапы:

1. Оформление титульного листа.
2. Оформление содержательной части в соответствии с требова­ниями ГОСТа.
3. Создание указателя (может отсутствовать).
4. Создание списка используемых литературных источников.
5. Создание приложений (графики, таблицы).
6. Создание других указателей (список рисунков, таблиц).
7. Создание оглавления.

Нумерация страниц

Самым простым способом добавления нумерации страниц в до­кумент является использование команды Номера страниц в ме­ню Вставка.

В открывшемся диалоговом окне можно выбрать формат номера и его расположение на странице документа (рис. 1.15 и 1.16).

Номера страниц помещаются в колонтитулы поэтому для уда­ления нумерации следует воспользоваться командой Колонтиту­лы в меню Вид.

Рис. 1.15. Диалоговое окно Номера страниц

Используя панель инструментов Колонтитулы (рис. 1.17), мож­но разместить на каждой странице документа также и любую другую информацию.

Рис. 1.16. Диалоговое окно Формат номера страницы

Рис. 1.17. Панель инструментов Колонтитулы

Задание 5.

Добавишь в верхний колонтитул бланка лабораторной работы следующую информа­цию: «Стр. №» (номер страницы) и ваше ФИО, группа.

Применяя команду Колонтитулы в меню Вид, входим в режим колонтитулов. На панели инструментов Колонтитулы выбирается редактирование верхнего колонтитула. Далее вводится по ле­вому краю строка «Иванов И.И., группа БМ-101» а по правому краю текст " Стр. №" и вставляется номер страницы (соответствующей кнопкой на панели инструментов Колонтитулы, рис. 1.18). За­крываем режим колонтитулов кнопкой Закрыть на панели инст­рументов Колонтитулы.

 

Рис. 1.18. Фрагмент документа с «водяными знаками»

Оформление титульного листа и содержательной части

При подготовке крупных документов, как отмечалось ранее, не­обходимо учитывать требования ГОСТа, предъявляемые к оформлению работ такого вида, и пользоваться различными средствами MS Word, рассмотренными выше. В список этих средств следует добавить средства поиска, которые необходимы при работе с крупными документами.

С помощью диалогового окна Найти и заменить (команда Най­ти в меню Правка) можно производить различный поиск, замену и переход по тексту документа (рис. 1.19).

Поиск текста осуществляется с помощью вкладки Найти и на­чинается с того места, в которое установлен курсор. В поле Най­ти вводится текст, который необходимо отыскать, и нажимается одноименная кнопка. На этой же вкладке можно также осущест­вить поиск специальных символов (нажать кнопку Больше, затем Специальный) либо использовать поиск по некоторому шабло­ну. В шаблоне могут использоваться следующие подстановочные знаки (обязательно установить флажок Подстановочные знаки):

• знак вопроса "? " – заменяет один любой символ;
• символ звездочка " *" – заменяет произвольный набор симво­лов, включая и их отсутствие.

Рис. 1.19. Диалоговое окно Найти и заменить (после нажатия кнопки Больше )

Поиск текста, отформатированного особым образом, также про­изводится на вкладке Найти. Для этого необходимо открыть диа­логовое окно Найти и заменить, затем следует нажать соответ­ствующие кнопки на панели инструментов Форматирование и добавить в критерий поиска параметры форматирования. Расши­ренные возможности поиска предоставляет список, открываю­щийся при нажатии на кнопку Больше, и далее – на кнопку Формат (рис. 1.19).

Поиск и замену текста в соответствии с необходимыми крите­риями можно осуществить с помощью вкладки Заменить, где в поле Найти помешается образец для поиска, а в поле Заменить на вводится новый текст, на который заменяется найденный.

Переход в необходимое место документа производится с по­мощью вкладки Перейти. Одним из самых удобных способов для быстрого перехода в нужное место документа являются закладки (команда Закладка в меню Вставка), При создании закладки в поле Имя закладки ей следует присвоить уникальное имя (дли­ной не более 40 символов). Быстрый переход к закладке осущест­вляется командой Найти в меню Правка, где на вкладке Перей­ти необходимо выбрать объект перехода Закладка.

Создание указателя

Алфавитный указатель представляет собой список необходимых текстовых элементов документа (слов или словосочетаний) с ука­занием номеров страниц, на которых они встречаются.

Алфавитные указатели могут быть простыми одноуровневыми (содержащие непосредственно элементы текста и номер страни­цы) и многоуровневыми (в указателе есть главные элементы, за которыми следуют элементы более низких уровней). Таким обра­зом, можно задать до девяти уровней указателя.

Элементы указателя могут иметь ссылку на одиночную страницу, все страницы, диапазон страниц, также допускаются перекрест­ные ссылки.

При создании указателя следует помнить, что MS Word лишь об­легчает работу. Весь логический список указателя, его уровни, включения страниц, диапазонов страниц и т. д. находятся в ком­петенции пользователя.

В основе создания указателя лежит метод пометок ключевых слов, входящих в список. Таким образом, весь список указателя продумывается заранее, включая необходимую вложенность уровней, проверяется наличие нумерации страниц документа, отмечаются слова, входящие в указатель, и только потом строит­ся указатель. При необходимости он форматируется и обновляется.

Процесс создания указателя можно разделить на следующие этапы.

1. Разработка логической структуры указателя (простой или многоуровневый).
2. Маркировка элементов, входящих в состав указателя, для чего следует:

· выделить элемент, входящий в предметный указатель;

· в меню Вставка выбрать пункт Ссылка, затем Оглавле­ние и указатели, перейти к вкладке Указатель и нажать кнопку Пометить;

· в открывшемся диалоговом окне Определение элемента указателя (рис. 1.20) в разделе Элемент указателя в поле основном следует отредактировать или ввести основной элемент указателя. В поле дополнительный расположить все элементы указателя б порядке убывания их уровня, раз­деляя между собой двоеточием ": ". Если указатель простой (одноуровневый), то поле дополнительный не заполня­ется;

Рис. 1.20. Маркировка элементов указателя

· после определения элемента указателя устанавливаются некоторые параметры для ссылки на страницу или страни­цы в разделе Параметры. Параметр перекрестная ссылка дает возможность использовать один и тот же элемент в различных ссылках в качестве дополнительной информа­ции. Параметр текущая страница создает элемент указа­теля только для текущей страницы. Параметр диапазон страниц позволяет указать диапазон страниц в элементе указателя. Чтобы получить диапазон страниц, необходимо используемые страницы отметить закладкой, а затем вы­брать нужную закладку из списка закладка;

· выбрать необходимый формат для номера страницы в раз­деле Формат номера страницы;

· нажать кнопку Пометить (рис. 1.20), чтобы определить выделенный текст как элемент предметного указателя. Если конкретным элемент встречается на нескольких страни­цах документа и нужно отметить его каждое вхождение, то следует нажать кнопку Пометить все (при этом помечают­ся только те вхождения, в которых регистр букв совпадает с образцом и только первый элемент из абзаца);

· не закрывая диалогового окна Определение элемента ука­зателя, можно отметить все требуемые элементы указате­ля, устанавливая курсор и выделяя нужный фрагмент тек­ста, повторяя действия, описанные выше;

· окно Определение элемента указателя закрывается кноп­кой Закрыть.

1. После того, как отмечены все элементы указателя и простав­лена нумерация страниц, сам указатель создается следующим способом:

· курсор устанавливается в то место документа, где будет находиться алфавитный указатель;

· в меню Вставка следует выбрать пункт Ссылка, затем Оглавление и указатели и перейти к вкладке Указатель (рис. 1.21);

Рис. 1.21. Выбор вида указателя в диалоговом окне Оглавление и указатели

· установить необходимые опции для создаваемого указателя (с отступом или без; формат, колонки и др.);

· подтвердить создание указателя, нажав кнопку ОК.

Операции управления указателем (удаление, обновление):

· для удаления указателя необходимо выделить его и нажать клавишу < Delete>;

· обновление указателя необходимо в случае, когда при работе над документом в него были внесены изменения, которые по­влияли на порядок страниц и состав указателей. Быстрое об­новление осуществляется следующим образом: сначала выде­ляется указатель; затем нажимается правая кнопка мыши; из контекстного меню выбирается команда Обновить поле и да­лее – Обновить целиком.

После создания алфавитного указателя можно изменить формат символов и абзацев с помощью стилей или команд панели инст­рументов Форматирование.

Подготовка списка используемых источников, приложений, списка рисунков.

Подготовка списка осуществляется в соответствии с требования­ми ГОСТа и с использованием нумерованного списка (команда Список в меню Формат).

Создание приложений

Как правило, приложения представляют собой некоторый графи­ческий материал, таблицы, диаграммы, результаты эксперимен­тов и т. д., дополняющие основную содержательную часть круп­ного документа, В плане оформления материалы приложений допускают различные форматы страниц (например, альбомный разворот для диаграммы, текст в колонках и т.д.). Подготовка конкретного приложения осуществляется средствами MS Word, описанными выше, либо средствами другого приложения. На­пример, диаграммы удобнее подготовить в табличном процессоре MS Excel, а затем внедрить в документ MS Word. В случае нали­чия страниц различного формата рекомендуется применить отдельные разделы. Это позволяет разделить документ на части, у которых будут различные форматы страниц.

Для установки разрыва раздела следует:

1. Установить курсор в начало строки, с которой будет начи­наться раздел.
2. Выбрать команду Разрыв в меню Вставка.
3. В диалоговом окне Разрыв (рис. 1.22.) выбрать нужный тип разрыва и нажать кнопку ОК.

Рис. 1.22. Диалоговое окно Разрыв

Следует отметить, что в каждом разделе можно устанавливать собственную нумерацию страниц и различные колонтитулы.

12345

Поделиться:

Популярное:

1. А. Порядок операций при обработке результатов прямых многократных измерений
2. Алгоритм обработки результатов ПФЭ
3. АНАЛИЗ РЕАЛИЗАЦИИ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОЙ ПРОДУКЦИИ И ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ
4. Анализ результатов выборочного исследования
5. Анализ результатов статистических компьютерных расчетов
6. Анализ результатов финансово-хозяйственной деятельности.
7. Анализ результатов. Вывод по работе
8. Биометрическая обработка результатов исследования
9. В. Порядок операций при обработке результатов косвенных измерений
10. Введение в обработку результатов измерений
11. Глава 1. Теоритические основы учета и анализа финансовых результатов деятельности коммерческой организации
12. Графическая обработка результатов измерений