Работа с обращениями граждан

Обращение гражданина - это направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должно­стному лицу письменные предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местно­го самоуправления.

Предложение - это рекомендация гражданина по совершенствова­нию законов и иных нормативных правовых актов.

Заявление - это просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных норматив­ных правовых актов.

Жалоба - это просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц.

Ходатайство — это обращение гражданина с просьбой о признании за ним определенного статуса, прав, гарантий и льгот с предоставлением документов, их подтверждающих.

Петиция — это коллективное обращение граждан в органы власти города о необходимости проведения общественных реформ или час­тичного изменения городского законодательства.

40)Общие правила организации документооборота в учреждении

-Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки образует документооборот учреждения.

-Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать следующим требованиям:

-прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться (приложение 4);

-следует исключать инстанции прохождения и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью. Каждое перемещение документа должно быть оправданным. Необходимо исключать или ограничивать возвратные перемещения документов;

-в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия. В этих целях рекомендуется разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов (как приложение к инструкции по делопроизводству).

Эффективным средством оптимизации документопотоков в учреждениях I категории является использование вычислительной техники и экономико-математических методов.

ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ В ОРГАНИЗАЦИЮ ДОКУМЕНТОВ

Прием поступающих в организацию документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы делопроизводства. При поступлении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки и целостность упаковки:

ошибочно полученная корреспонденция возвращается на почту или пересылается адресату;

полученная в поврежденной упаковке корреспонденция особенно тщательно проверяется на полноту присланных материалов и наличие механических повреждений.При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты: При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником. Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу делопроизводства или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Регистрация и индексация документов

Регистрация документов - это запись необходимых сведений о документах с последующим проставлением на них делопроизводственного индекса и даты регистрации. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.
1)Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в данном учреждении только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания.

2)Регистрация документов осуществляется, как правило, централизованно. 3)Обязательной регистрации подлежат документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы4)Каждое учреждение должно иметь перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства5)В перечень включаются не только поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, информация, присылаемая для сведения, но и все документы, проходящие через службу делопроизводства и подвергающиеся в отраслевых и функциональных структурных подразделениях и службах оперативному учету в специальных учетныхформах.

Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения.
1)Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа.

Форма регистрации документов

Существует 3 формы регистрации документов: журнальная, карточная, электронная.

Журнальная – целесообразна когда кол-во применяемых документов невелико, запись сведений идёт в хронологической последовательности.

Карточная- все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточке из плотной бумаги формата А5 или А6, вкл графы куда вносятся реквизиты необходимые для фиксации информации.

Электронная – организации используют компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на карточках выводимых на экран компьютера, её форма аналогична традиционной карточке

Этапы обработки исходящих документов

1) Составление проекта исходящего документа

2)согласование проекта документа

3)проверка правильности оформления документа

4)подписание документа руководителем

5)регистрация документа

6)простановка номера(индекса) на документе

7)проверка правильности адресования

8)отправка документа адресату

9) подшивка второго экземпляра в дело

Этапы обработки входящих документов

1)приём конвертов, проверка правильности адресования – передача документов с пометкой «лично» работникам предприятия

2)вскрытие конвертов и проверка правильности вложения

3)предварительное рассмотрение документов

4)простановка отметки о поступлении на документе

5)регистрация – передача док. зам директора, в структурные подразделения или исполнителями – контроль исполнения документов

6) передача документов руководителю

7)рассмотрение документов руководителем(резолюция)

8)внесение сведений из резолюции в регистрационный журнал

9)передача документов исполнителю

10)контроль исполнения документов

11)исполнение документов

12)подшивка документов в дело

Контроль исполнения документов

Контролю исполнения подлежат все полученные обращения граж­дан. Его осуществляет структурное подразделение или должностное лицо, отвечаю­щее за работу с обращениями граждан. Для исполнения обращений Федеральным законом установлены типовые сроки.Хотя все без исключения обращения граждан ставятся на контроль, среди них есть письма граждан в адрес нескольких организаций, кото­рые в свою очередь направляют обращения для профессионального рассмотрения и принятия решения в компетентную организацию, тре­буя, чтобы эта организация сообщила результаты рассмотрения обра­щения. В этом случае на всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и самом обращении проставляется штамп или пишется слово «Контроль» либо буква «К». Это означает, что обращение поставлено на особый контроль и помимо ответа гражданину требуется направить письмо в организацию, откуда пришло обращение. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Все остальные технологические операции по контролю исполнения обращений граждан не отличаются от технологии кон­троля по другим категориям документам.

Назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформ­ ленный в установленном порядке.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы.

Виды номенклатуры дел

Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные.

Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголов­ки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и мо­жет быть применена в этих организациях без внесения в нее каких- либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наиме­нования организации и структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, напри­мер муниципальных управлений социальной защиты. При ее примене­нии можно исключить дела, которые не образуются в деятельности кон­кретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хране­ния, структуру построения номенклатуры дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для со­ставления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.

49)Основные требования к составлению номенклатур дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел

Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи

Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение год

51) Основные требования к формированию дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97

- включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

- группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

- запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности.

а, если нужно сделать отметки

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I. Гражданские списки и воспитание эфебов
2. II. Исторические корни современного гражданского права. Национальные и универсальные элементы в нем
3. II. Работа с раздаточным материалом
4. III. Основные идеологические течения в истории гражданского права. Идеализм и позитивизм
5. III. Работа по теме урока Представление журналов
6. IV. Политика и гражданское общество. Гармонизация межконфессиональных, межнациональных, миграционных процессов.
7. IV. Работа над пройденным материалом.
8. IV. Философские предпосылки гражданского права. Проблема личности и государства
9. MS Excel. Расчеты с условиями. Работа со списками
10. MS Word. Работа с математическими формулами
11. V. АПОГЕЙ ГРАЖДАНСКОЙ ВОЙНЫ. ИТОГИ СОЦИАЛЬНОГО ПРОТИВОСТОЯНИЯ
12. V. Работа над пройденным материалом.