Развитие делопроизводства:приказное, коллежское, исполнительное и их краткая хар-ка.

Развитие делопроизводства: приказное, коллежское, исполнительное и их краткая хар-ка.

Приказное делопроизводство

Российское делопроизводство как система начинает складываться с середины 15 в. по мере превращения Московского княжества в великорусское государство. Московским великим князьям удалось создать сильную централизованную систему управления. Важнейшие функции в этой системе выполнялись Боярской думой и приказами — центральными исполнительными органами.В период действия делопроизводства, получившего название приказного, царь издавал указы, акты, жалованные грамоты. На местах воеводы в подчинении имели свою «канцелярию» — приказную избу. В приказной избе хранились деньги, городская печать, велось делопроизводство.Считается, что в этот период родились термины «дело» как собрание документов по какому-либо вопросу.В приказном делопроизводстве длительное время использовалась достаточно древняя «столбцовая» техника оформления документов. Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и стала применяться тетрадная (книжная) форма. В целом приказное делопроизводство сыграло важную роль в формировании российского делопроизводства.

Коллежское делопроизводство

Новый этап становления российского делопроизводства связан с именем Петра I и его коренными реформами в управлении государством. Уже в начале своего правления Петр I отменяет столбцовую форму документов, происходит всеобщий переход к листовой, бумажной форме. В результате реформ в области управления была создана новая система государственных учреждений. Каждая из 12 коллегий ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. Система делопроизводства в связи с преобразованиями государственногоаппарата управления получила название коллежской — по названию центральных учреждений нового тип.Кроме секретаря в штат канцелярии входили нотариус, регистратор, актариус, канцеляристы, копиисты, писцы, переводчики вахмистр. Наиболее важные документы готовились секретарем, остальные — канцеляристами. Контроль за исполнением документов возлагался на прокурора коллегии. Предусматривались меры по защите информации, строгие наказания за подделку и хищение документов.

Исполнительное делопроизводство

В начале 19в. вследствие ослабления высшего и центрального аппаратов управления государством Александр I проводит реформы, существенным моментом которых была замена коллегий на министерства. С введением министерств коллегиальная процедура принятия решений была заменена на единоличную. Система делопроизводства этого периода получила название исполнительное. Принцип единоначалия подразумевает личную ответственность каждого должностного лица за неукоснительное исполнение своих непосредственных обязанностей. Аппарат управления министерства согласно царскому Манифесту состоял из департаментов, которые делились на отделения, а отделения — на столы. В каждом департаменте действовал совещательный орган, включавший директора и начальников отделений и называемый общим присутствием. При министре действовала канцелярия министра, в каждом департаменте — канцелярия департамента.

Развитие российской государственной системы делопроизводства

Российское делопроизводство в своем становлении прошло три периода, каждый из которых в свою очередь может быть подразделен на отдельные этапы:

1. Делопроизводство в дореволюционной России:

— от появления первых документов до приказного делопроизводства включительно.

— коллежское делопроизводство.

— исполнительное делопроизводство.

2. Делопроизводство в СССР:

— от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной ситемы делопроизводства

— от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.

3. Современное российское делопроизводство

Документ и информация, их свойства и функции.

Свойства:

1)атрибутивность документа, т.е наличие неоьемленных слагаемых, без которых он существовать не может

2)функциональность документа, т.е его предназначенность для передачи информации в пространстве и времени

3)структурность документа, т.е тесная взаимосвязь его элементов и подсистем

Функции:

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1) информационные функции (собственно информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2) функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3) функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

Развитие документационных технологий

Сначала люди писали документы рукописным способом. Это было очень сложно и долго. Они подкладывали под документ копировальную бумагу, для того, чтобы было немного проще.Затем, использовали печатающие машины и электроно пишущие машинки. И теперь люди составляют документы при помощи компьютера.

Роль документационного обеспечения управления в современной организации.

Состав практически применяемых правил документирования, форм документов, технологий обработки и хранения документов напрямую зависит от функций организации. Этим можно объяснить то, что проблемы управления документационным обеспечением находятся в постоянном развитии. Значительно отличаются в различных организациях количественно и качественно службы ДОУ. С точки зрения документирования можно выделить три основные функции современной организации:
1.документационное обеспечение, т. е. документирование процедур управления;
2.коммуникации, или технологии документационного обеспечения;
3.организация учета и хранения документируемой информации в оперативных и перспективных целях.
Исходя из этого можно сделать вывод, что реализация функций управления невозможна без хорошо поставленной службы документационного обеспечения управления.

Классификация управленческих документов

Основные группы документов:

1)организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2)Распорядительные документы предприятия (акт, приказы по основной деятельности, распоряжения, решения, указания, постановления);

3)Документы по личному составу предприятия (приказы, заявления, автобиографи, личный листок по учёту кадров, личная карточка формы Т-2);

4) Информационно-справочные документы предприятия (письма, справки, , докладные записки, объяснительные записки протоколы и др.)

Общероссийские системы документации

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем документации:

— унифицированная система организационно-распорядительной документации;

— унифицированная система банковской документации;

— унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

— унифицированная система отчетно-статистической документации;

— унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

— унифицированная система документации по труду;

— унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ;

— унифицированная система внешнеторговой документации.

Наименование организации

Этот реквизит характеризует автора документа. Наименования (полные или сокращенные), приводимые в данном реквизите, должны соответствовать наименованиям, приведенным в учредительных этих организаций, и всегда приводятся в именительном падеже.Наименование организации на иностранном языке воспроизводится в том случае, если оно закреплено в учредительных документах.

Дата

Является датой подписания, датой заседания. Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.

Текст документа

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерациии и субъектов Российской Федерации о государственных языках.Текст документа должен быть точным, лаконичным, исключать возможность неоднозначного толкования, а также нейтральным и не содержать эмоциональной окраски.Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, рекомендации. Текст может состоять из одной части, если вторая часть не нуждается в обосновании.

Подпись

Наименование должности печатается от границы левого поля; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Расшифровка дается без кавычек и скобок, Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. На документе проставляются одна, две или несколько подписей в зависимости от вида документа, содержания, способов принятия

Оформление текстов документа

Первая строка текста пишется с красной строки, остальные строки пишутся с начала документа. Можно пользоваться допустимыми сокращениями ( такие как год, век) и т.д.

Основную часть работы следует делить на разделы и подразделы:

-разделы и подразделы должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего текста, за исключением приложений;

-нумеровать их следует арабскими цифрами;

-номер подраздела включает номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой;

-после номера раздела и подраздела в тексте точку не ставят;

-разделы и подразделы должны иметь заголовки;

-заголовки разделов и подразделов следует печатать с абзацного отступа с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая;

-если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой;

-переносы слов в заголовках не допускаются;

Нумерация страниц текстовых документов:

-страницы работ следует нумеровать арабскими цифрами

-титульный лист включают в общую нумерацию страниц работ;

-номер страницы на титульном листе не проставляют;

-номер страницы проставляют в центре нижней части листа без точки.

Перенос даты отдельно переносить нельзя. Если не хватает место для написания, то дата ставится с начало строки.

Требования к бланкам документа

1) Оформляются на листах А4 и А5

2) левое поле: 25-35мм

Правое: 10 мм

Нижние и верхнее: 20мм

3) могут изготавливаться типографским или рукописным способом

4) два вида расположения реквизитов угловой и продольный

5)для организации устанавливается: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида

6)два способа расположения реквизитов: центрированный и флаговый

16)Порядок составления организационно-правовых документов
К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положение о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления и руководства, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.
Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения и с точки зрения срока действия относятся к бессрочным, и действуют до их отмены или до утверждения новых. Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения с привлечением квалифицированных специалистов.
Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и подразделения, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правовых документов является дата его утверждения.
Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки правовых документов в обязательном порядке проходят процедуру согласования со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой, заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Виды и назначения бланков

Общий бланк используют для подготовки любых видов документов, кроме письма.

Бланк письма употребляется при оформлении только одного вида документов - служебного письма.Который служит средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.

Бланк структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи.

Формуляр-образец ОРД

Формуляр-образец устанавливает следующие размеры полей, не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Формуляром-образцом, как уже было сказано, установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов

24)Правила оформления реквизитов документа с 01-10.

Выписка из приказа

в ней отр. значимые распоряжения относительно действий ответственных лиц.

Текст должен сод(название орг, налоговй номер, юрид адрес местонахождения, номер регистрации и дату, названия документа, текст, должность, подпись, фио). Подписывается директором, секретарём.

33)Хар-ка, порядок составления и оформления Коммерческого и Трудового контракта

Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Трудовой договор должен быть составлен в письменной форме.

В трудовом договоре обязательно должен быть четко оговорен срок его действия (при заключении срочного договора) или указано, что соглашение заключается на неопределенный срок (при заключении бессрочного договора).

Коммерческий контракт - документ, представляющий собой договор поставки товаров илипредоставления услуг. Устанавливает определенные права и обязанности сторон.

Различают несколько видов коммерческих договоров.

1.Реализационные. Такие договоры регулируют отношения, связанные с поставкой товаров потребителю

2. Посреднические. Это двухсторонний договор, одна сторона которого действует в интересах третьей, выступая в роли посредника

3. Организационные. Целью этого вида коммерческого договора является непосредственная организация торгового процесса

34) Хар-ка, порядок составления и оформления заявлений Автобиографии и Резюме

Автобиография - это документ, который автор составляет самостоятельно, пишет разборчиво и аккуратно. Не имеет типового формуляра. Все сведения даются в хронологическом порядке и с таким расчётом чтобы можно было составить представления о человеке. В 1 экз. Подшивается в личное дело сотрудника.

Резюме – это документ, оформляющий при конкурсном отборе сотрудников на вакантное место. Основной акцент делается на деловые качества и образовательный уровень кондидата. В личное дело не подшивается. Может быть оформлен по почте или по факсу. Оно должно выглядить привлекательно.

35) Хар-ка, порядок составления и оформления Личной карточки форм Т-2 и Личного листка по учёту кадров.

Личная карточка формы Т-2 - это документ по учёту персонала предприятия, оформ на всех работниках преприятия, принемаемых на постоянную или на временную работу. Заполняется в 1 экз рукописным или машинописным способом без ошибок и исправлений. Она имеет униф форму. Заполняется на основании документов: трудовая книжка, паспорт, документ об образовании

Все записи оформ без сокращений. Хранится в отдельной картотеке по алфавиту. Хранится 75 лет.

Личный листок по учёту кадров – этот документ представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начало трудовой деятельности, о семейном положении. Заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. На все вопросы даются полные ответы, не допуская сокращений, изменений или помарок.Указывается адрес регистрации а фактический адрес проживания. Хранится в личном деле сотрудника и фотография наклеивается на правом верхнем углу.

36) Состав документов личного дела:

-заявление о приёме на работу

-трудовое соглашение, дополнительные соглашения

-личный листок по учёту кадров и дополнения к нему

-анкета

-документы об образовании

-докумеенты об утверждении в должности

-хар-ка

-должностные регламенты

-отзывы

-заявления и приказы о переводе на другую работу

-документы об награждении

-сведения о доходе

-невостребованные документы

-заявления и приказы об увольнении

-иные документы в случае необходимости

37)Правила оформления трудовых книжек

-записи производятся только при помощи шариковой, гелевой, перьевойручки, чёрного, синего, фиолетовогоцвеа.

-все записи производятся без сокращений и имею свой номер в пределах раздела

-использование римских цифр непременимо, все даты арабскими цифрами

-фио по паспорту( не сокр)

-дата рождения. Месяц прописью, число и год цифрой..

-образование( высшее проф, среднеепроф)

-в и.п. специальность

-дата заполнения

-подпись и расшифровка, а так же подпись и расшифровка собственника тк

-печать компании

время.

38) Приказ - это распорядительный документ, издаваемый руководителем учреждения Приказы по личному составу регламентирующих прием на работу, увольнение, перемещение работников, командировки, отпуска, различные заохоч чение В заголовке такого приказа отмечают:: Относительно личного состава Приказ должен обладать обозначение непосредственного исполнителя (фамилия и инициалы, должность, номер телефона), а также визы должностных лиц, с которыми согласован проект приказа

при подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Каждый пункт приказа начинается с глагола в приказной форме

Назначение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков хранения и оформ ленный в установленном порядке.

Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы.

Виды номенклатуры дел

Номенклатуры дел согласно Основным правилам работы архивов организаций бывают типовые, примерные и конкретные.

Типовая номенклатура дел содержит унифицированные заголовки дел, образующихся в деятельности однородных организаций, и может быть применена в этих организациях без внесения в нее каких- либо изменений и дополнений в тексте, конкретизируя только наименования организации и структурных подразделений.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве однородных организаций, например муниципальных управлений социальной защиты. При ее применении можно исключить дела, которые не образуются в деятельности конкретной организации, добавлять новые. Нельзя изменять сроки хранения, структуру построения номенклатуры дел.

Типовые и примерные номенклатуры дел служат пособием для составления конкретной номенклатуры, которая должна быть в каждой организации.

49)Основные требования к составлению номенклатур дел

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации. Она намечает группировку исполненных документов в дела, систематизацию дел, индексацию и сроки хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

Ответственность за составление номенклатур дел возлагается на службу делопроизводства организации.

Оформление номенклатуры дел

Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации. Вид документа – НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ – пишут прописными (заглавными) буквами.

Составляется номенклатура дел по установленной форме на общем бланке организации.

В первой графе номенклатуры – «Индекс дела» – проставляется индекс (номер) каждого включенного в номенклатуру дела

Во второй графе – «Заголовок дела, тома, части» – указываются заголовки дел

Третья графа – «Количество дел, томов, частей» – заполняется в конце года, так как в течение года под одним заголовком может быть заведено не одно, а несколько дел – томов

В графе четвертой – «Срок хранения дела, тома, части и номера статей по перечню» – проставляют сроки хранения документов со ссылкой на номер статьи

Пятая графа – « Примечания» – заполняется в течение год

51) Основные требования к формированию дел

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела формируются работниками службы документационного обеспечения, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях организации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- подшивать в дело только зарегистрированные, исполненные и оформленные документы в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97

- включать в дело документы, соответствующие по своему заголовку номенклатуре дел с учетом содержания, разновидности и срока хранения;

- группировать в дело законченные делопроизводством документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел, которые формируются в течение всего периода работы специалиста в организации;

- документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- дело должно содержать не более 250 листов, его толщина не должна превышать 4 см;

- запрещается включать в дела черновые, рукописные, незарегистрированные, неисполненные, неподписанные документы и документы, подлежащие возврату.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологической последовательности.

а, если нужно сделать отметки

Подготовка документов к последующему хранению и использованию

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает экспертизу научной и практической ценности документов, оформление дел, описание дел, обеспечение сохранности документов, передачу дел в архив учреждения.

Оформление дел

Оформление дела – подготовка дела к передаче на архивное хранение.

Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации или другими структурными подразделениями.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.

Для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, составляется внутренняя опись– документ, включаемый в дело для учета документов дела, раскрытия их состава и содержания.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме.. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.¹⁶

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Составление описей дел

Опись представляет собой архивный справочник, содержащий наименования единиц хранения. Она предназначена для систематизации и учета документов в делопроизводстве и архиве.

Опись составляется на документы одного года. Дела в описи располагаются по степени важности. На дела с документами постоянного хранения и со сроком хранения более 10 лет составляются отдельные описи.

В зависимости от объема документооборота в организации, могут составляться как общие описи дел, так и описи на дела каждого структурного подразделения. Описи дел структурных подразделений согласовываются с руководителем службы делопроизводства организации, экспертной комиссией и утверждается руководителем структурного подразделения.

Опись составляется в трех экземплярах. Первый остается в структурном подразделении, второй передается в архив организации вместе с делами, третий подшивается к протоколу экспертной комиссии.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы: дела по основной (производственной) деятельности организации и дела по личному составу. На каждую группу дел составляются отдельные описи (опись № 1 - для основной деятельности и опись № 2 - для дел по личному составу).

60)Хранение дел в текущем делопроизводстве.

Все документы, поступающие на предприятия после их регистрации, передают исполнителям, которые отвечают за их сохранность. Эти документы необходимо хранить в специальных папках. В конце рабочего дня папки с документами закрывают в сейфах, шкафах или ящиках столов.

Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих отделах предприятия. Ответственность за них несут руководители этих отделов. За документы, находящиеся в канцелярии предприятия, отвечают секретари и делопроизводители, бланки хранят в закрытых шкафах.

Штампы или простые печати хранятся у должностных лиц, которым предоставлено право пользования ими и которые отвечают за их сохранность. Ответственность за пользование гербовой печатью несет руководитель предприятия, он же отвечает за состояние делопроизводства, виновные подвергаются дисциплинарным взысканиям, а в отдельных случаях – могут нести ответственность в уголовном порядке.

Основные понятия об архивном хранении

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы,.

При хранении в течение установленных сроков должны обеспечиваться сохранность, учет, отбор и подготовка документов для передачи их на хранение в государственные и муниципальные архивы в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещается

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом организации, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой делоорганизации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

63) Акт о выделении дел к уничтожению является документальным результатом предшествующей ему процедуры отбора документов, подлежащих уничтожению. Он представляет собой список видов документов (позиций), которые должны быть уничтожены Необходимо указывать действительное количество документов по каждой разновидности без завышения или занижения этой цифры. Даже если количество документов в какой-то позиции ничтожно мало, ее все равно нужно занести в акт о выделении документов на уничтожение. Акт о выделении дел к уничтожению составляется на дела всей организации. В том случае, если в акте указываются дела нескольких структурных подразделений, то название каждого подразделения ставится перед группой заголовков дел данного подразделения. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Вместе с актом на уничтожение документов оформляется специальный акт (приемно-сдаточная накладная), в котором обозначена дата передачи, общее количество и вес принятых на уничтожение дел. Это приложение является важной частью всего технологического процесса уничтожения, поскольку без него акт на уничтожение документов признается недействительным.

Виды бланков, иххар-ка

Общий бланк. На общем бланке могут быть нанесены следу01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - Герб субъекта Российской Федерации;

03 - Эмблема организации или товарный знак;

04- Код организации;

08 - Наименование организации;

14 - Место составления или издания документа.

Для переменных реквизитов на общий бланк наносятся ограничительные отметки в виде линий - для реквизитов:

11 - Дата документа;

12 - Регистрационный номер документа.

В виде уголков различают места расположения следующих рекви зитов:

15 - Адресат

18 - Заголовок к тексту;

29 - Отметка о поступлении документа в организацию;

30 - Идентификатор электронной копии документа.

ющие постоянные реквизиты:

Бланк письма. В бланке письма на месте реквизита 10 «Наименование вида документа» размещается реквизит 09 «Справочные данные об организации», а на месте реквизита 14 «Место составления или издания документа» - реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», столь необходимый при переписке. В реквизите 09 «Справочные данные об организации» обязательно есть информация о месте составления, потому нет необходимости в употреблении реквизита 14 «Место составления или издания документа». Таким образом, бланк письма отличается от общего бланка только двумя реквизитами. Все остальные реквизиты, для которых на общем бланке нанесены отметки в виде уголков, также употребляются на бланке письма и оформляются по тем же правилам.

Адресат

Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». Иногда наименование структурного подразделения не указывают отдельно, а включают в наименование должности. Адрес в международной переписке следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, штат (графство), почтовый индекс страна.Максимальное число составных частей реквизита «Адресат» включает в себя: наименование организации; наименование структурного подразделения; должность, инициалы и фамилию; почтовый адрес. Наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию - в дательном.

Дата документа

Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита 11, является датой подписания, датой заседания, датой события. Существуют также: дата утверждения, даты согласования в реквизите 23 «Гриф согласования документа» и в реквизите 24 «Визы согласования документа». Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно- цифровой.

Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитом 09 или 10 в зависимости от вида бланка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.09.2000.

Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сентября 2000 г.

Гриф утверждения документа

В любом случае гриф утверждения печатается от 5-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации». В случае, если документ утверждается должностным лицом, гриф утверждения документа включает в себя: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), напечатанное прописными бук вами;

Резолюция

12 3 4 5 6 Следующая ⇒