Понятие делопроизводства и его основные элементы. Законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства в ОВД

Стр 1 из 10Следующая ⇒

Процесс управления социальными системами, в том числе системой ОВД, сопровождается значительным количеством документов. Необходимость упорядочения всех процедур работы с документами возникла достаточно давно, хотя делопроизводство системно стало изучаться только в 19 веке.

В России с 17 века стали закладываться основы государственного установления правил работы с официальными документами. В своем развитии выделялись следующие исторические периоды: приказное, коллежское, министерское и советское делопроизводство.

Современное делопроизводство стало стремительно развиваться с 20 века под воздействием развития компьютерной техники.

«Делопроизводство» — русский термин. Он не имеет аналогов в других языках и берет свое начало от старого понятия «производство дел». В государственных учреждениях дореволюционной России процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов, «дел» назывался «производством дел».

ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст) закрепляет:

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В законодательство и обиходе применяется также термин – документационное обеспечение управления, который считают тождественным делопроизводству. Но это не совсем правильно, так как ведение дел управленческой документации отличается от дел в судопроизводстве, в следственных органах, в нотариате и т.д.

Таким образом, под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ими управленческих функций.

Исходя из дефиниции делопроизводства выделяют 2 основных элемента:

1. Документирование, то есть запись информации на материальном носителе.

2. Документооборот – это движение документа внутри органа, то есть совершение технических операций по получению, регистрации, хранению, исполнению, списанию в архив или отправке документов.

Если говорить о значении делопроизводства в деятельности сотрудников ОВД, то осуществление его функций связано с составлением, получением, направлением различных документов. Анализ функциональных обязанностей сотрудников ОВД показывает, что в числе их профессиональных навыков, которые необходимы для их деятельности, важнейшими являются навыки по составлению, изготовлению и оформлению документов, так как 80% времени сотрудников уходит на работу с документами. Обладание сотрудниками ОВД этими навыками и знание ими основ делопроизводства – важнейшее сокращения затрат времени и сил на работу с документами.

Рациональная организация делопроизводства позволяет существенно повысить эффективность процессов управления.

Организация и ведение делопроизводства в ОВД регламентируется соответствующими нормативными актами, стандартами и инструкциями.

Законодательную основу делопроизводства ОВД составляет:

1. Федеральный закон РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006г. № 149-ФЗ. Закрепляет понятие информации, носители информации, общие принципы документирования информации, определяет порядок защиты информации, то есть информационную безопасность.

2. Закон РФ от 21.07.1993г. № 5485-1 «О государственной тайне». Определяет понятие государственной тайны, перечень сведений, составляющих государственную тайну, степени секретности сведений, составляющих государственную тайну и т.д.

3. Федеральный закон РФ «Об обязательном экземпляре документа» от 29.12.1994 г.

4. Федеральный закон РФ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» от 02.05.2006 г.

5. Порядок оформления процессуальной документации регламентируют УК РФ, УПК РФ, КОаП РФ и другие нормативные акты.

Стремление к рационализации информационного и документационного обеспечения управления породило необходимость создания Государственной системы делопроизводства.

В настоящее время сложилась система основных нормативно-методических документов межотраслевого характера, с помощью которой обеспечивается правильное документирование управленческой деятельности.

К ним можно отнести следующие:

1. - Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93.Устанавливает коды форм документов. Этот документ содержит номенклатуру (систематизированный перечень) унифицированных систем документации и унифицированных форм документов.

Существуют следующие унифицированные системы документации: банковская, отчетно-статистическая, документация по труду, документы Пенсионного фонда и другие.

Но особое значение для нас имеет унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Эта система включает государственные стандарты по составлению и применению организационно-распорядительных документов.

- ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Закрепляет понятие делопроизводства, документа, виды документов, архивное дело, документирование и документооборот.

- ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.».Принят и введен в действие с 1.07.2003г. Постановлением Госстандарта России от 3.03.2003г. Унифицированная система – эта система документации, созданная на основе единых правил, требований, стандартов, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере. На настоящий момент существует ряд унифицированных систем документации: У/с плановой, отчетно-статистической, расчетно-денежной и другие. Мы с Вами будем изучать у/с организационно-распорядительной документации, так как с такими видами документов вы будете чаще всего сталкиваться в своей будущей деятельности в качестве сотрудников органов внутренних дел.

Указанный ГОСТ введен в действие с 1.07.2003г. взамен прежнего ГОСТ Р 6.30-97, унаследовав от прежнего документа структуру и большинство положений, но все существуют отличия.

- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Общие положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

К группе специальных источников нормативного регулирования делопроизводства относится, прежде всего, Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. эти правила являются типовыми и устанавливают общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации.

Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основании самостоятельно разрабатываемых индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов.

Делопроизводство в органах внутренних дел, кроме того, регламентируется и ведомственными нормативными актами. К ним относятся:

- Приказ МВД РФ № 615 от 20.06.2012 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел РФ»;

- Приказ МВД РФ № 935 от 15.08.2011 «Об организации архивной работы в системе МВД РФ»;

Для делопроизводства ОВД характерно и локальное нормативное регулирование посредством индивидуальных организационных документов: Положение о канцелярии (службе ДОУ), инструкции по делопроизводству конкретного органа или организации, должностные обязанности.

Тема 4. Документооборот в органах внутренних дел и его характеристика

Учебные вопросы:

1.Понятие документооборота в органах внутренних дел.

2.Стадии документооборота в ОВД и их характеристика.

Исполнение документа.

Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку при необходимости проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю (начальнику) органа внутренних дел или его структурного подразделения.

Исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, нарушение установленных сроков исполнения документов без объективных причин.

Результатом исполнения является подготовка (составление) нового документа, его техническое изготовление (печатание, размножение) и оформление. (визирование, согласование и подписание руководителем ОВД).

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнителем делаются отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах и ходе промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и другое), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

При наличии нескольких исполнителей документа соисполнителями обеспечиваются своевременный и качественный анализ информации и представление основному исполнителю необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение документа.

При возвращении документа из структурного подразделения в подразделение делопроизводства и режима (после исполнения или ознакомления) его повторная регистрация не производится, а делается отметка в учетных формах о движении документа.

За составление и оформление исходящего документа в соответствии с правилами, за внутреннее согласование проекта документа с заинтересованными должностными лицами органа внутренних дел, а при необходимости и внешнее согласование с другими органами власти и организациями отвечает исполнитель, а также руководитель (начальник) подразделения-исполнителя документа.

Проекты исходящих документов органа внутренних дел готовятся на бланках установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма.

При печатании пяти и более экземпляров документа исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки, который согласовывается с руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима, а также утверждается руководителем (начальником) подразделения, подготовившего документ.

Указатель рассылки, подготовленный на отдельном листе (листах), подшивается в дело вместе с копией исходящего документа.

Проект исходящего документа подписывается исполнителем, руководителем (начальником) подразделения-исполнителя документа (лицом, исполняющим его обязанности), при необходимости иными заинтересованными руководителями (начальниками) и (или) сотрудниками органа внутренних дел.

Исполнитель до представления проекта исходящего документа на подпись проверяет правильность оформления документа и его адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - отметки редактора, справок или пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленного документа, указателя рассылки документа.

Отправка документов.

Эта стадия включает в себя ряд действий. Во - первых, это регистрация документа в журнале исходящих документов по определенной форме с проставлением на документе регистрационного исходящего номера (порядкового номера по журналу и может быть индекса по номенклатуре дел) и даты оправки.

Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Учет подготовленных и отправляемых (исходящих) документов осуществляется после их подписания руководителем (начальником) органа внутренних дел (иным уполномоченным сотрудником).

Неправильно оформленные документы возвращаются сотрудниками подразделения делопроизводства и режима исполнителям для доработки.

Документы могут направляться адресатам за своими регистрационными номерами без сопроводительных писем, если предназначение этих документов не требует пояснения.

Каждый исходящий служебный документ должен иметь второй экземпляр, который заверяется сотрудником подразделения делопроизводства и режима. Второй экземпляр списывается руководителем (начальником) соответствующего структурного подразделения и подшивается в дело вместе с исполненным документом. Если второй экземпляр исходящего документа требуется для работы, он выдается исполнителю под подпись в учетной форме.

Документы, которые перед их рассылкой подлежат тиражированию с применением копировально-множительной техники, передаваемые факсимильной связью, а также с грифом ограничения доступа могут готовиться в единственном экземпляре.

Сортировка документов производится по способу отправления (простая почта, регистрируемые отправления с уведомлением и без него, документы, подлежащие отправке фельдъегерской связью, международная почта).

Во- вторых, написание адреса на конверте и вложение документа в конверт. В-третьих, передача документа на предприятие связи.

Хранение документов.

Если документ не подлежит отправке, то он передается на хранение. Документы должны быть подготовлены к хранению и использованию. Этот процесс включает в себя формирование документов в дела постоянного и временного хранения, передачу в архив.

Виды хранения документов:

- оперативное хранение (хранение в органе внутренних дел документов в течение 3 лет);

- хранение в архивах.

В каждом структурном подразделении выделяются сотрудники, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним проводится комплекс работ:

- создание оптимальных технических (физических) условий хранения документов и дел;

- проверка наличия и состояния документов и дел;

- соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях на стеллажах, в запирающихся шкафах, сейфах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света. Дела для их учета и быстрого поиска располагаются вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел. Выписка из номенклатуры дел помещается рядом со стеллажом, на внутренней стороне шкафа (сейфа).

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении (возврате) дел, при смене руководителя (начальника) структурного подразделения органа внутренних дел, руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима, при реорганизации и ликвидации органа внутренних дел или его структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

Документы формируемого дела в течение текущего года могут подшиваться с использованием скоросшивателя или храниться в папке с клапанами, а по окончании года - подшиваться в дело. В таких делах ведется внутренняя опись документов, находящихся в деле, и оформляется обложка дела.

При необходимости сотрудникам выдаются из этих дел документы, которые непосредственно относятся к их служебной деятельности. При этом в карточке учета выдачи носителей сведений проставляются регистрационный номер выданного документа, номер экземпляра и количество его листов.

Дела выдаются сотрудникам, которым разрешено ознакомление с ними, под подпись в карточке учета выдачи дел и подлежат возврату до конца текущего рабочего дня. По указанным карточкам подразделение делопроизводства и режима или лицо, ответственное за ведение дела, осуществляет контроль за своевременным возвращением дел.

Отдельные документы из дела могут выдаваться на более длительный срок.

Выдача дел, хранящихся в структурном подразделении, другим подразделениям производится с разрешения руководителя (начальника) структурного подразделения органа внутренних дел. На выданное дело заводится карта-заместитель, помещаемая на место выданного дела. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для отметок о получении и приеме дела.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел или его заместителя по актам приема-передачи.

Изъятие из дела (тома дела) документов или перемещение их из одного дела (тома дела) в другое производится в исключительных случаях с разрешения руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима. При этом в дело (том дела) помещается справка-заместитель. В случае если документы из дел изымаются безвозвратно, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и учетных формах делаются соответствующие отметки.

Справка-заместитель подписывается сотрудником подразделения делопроизводства и режима и руководителем (начальником) структурного подразделения органа внутренних дел, с согласия которого изымаются документы. Отметки в деле об изменении количества листов при безвозвратном изъятии документов производятся на обложке дела, во внутренней описи документов, находящихся в деле, и на заверительном листе. При изъятии документов листы дела не перенумеровываются.

Тема № 5. Номенклатура дел. Формирование и оформление номенклатурных дел.

Учебные вопросы:

1. Систематизация документов. Номенклатура дел. Формирование и оформление номенклатурных дел.

2. Порядок осуществления архивной работы в службах и подразделениях органов внутренних дел.

1. Систематизация документов. Номенклатура дел. Формирование и оформление номенклатурных дел. Архивная работа

Систематизация документов – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций. Систематизация документов, осуществляемая в органах внутренних дел, проводится в целях сокращения количества применяемых документов, снижения трудоемкости их обработки, более эффективного использования вычислительной техники.

Систематизация документов проводится по следующим направлениям:

1) Применение табеля и альбома форм документов. Табель документов – это перечень форм документов Министерства необходимых и достаточных для реализации его функций и задач, содержащий характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и порядка прохождения. В табель включаются как письменные документы, так и документы, изготавливаемые с помощью вычислительной техники. Разработка и заполнение осуществляются в два этапа: сначала изучение нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы документирования, затем анализ технологии и прохождения установленного комплекса документации. Табель документов подписывается начальником секретариата и руководителем подразделения министерства. Ведение табеля и внесение в него изменений осуществляется секретариатом по согласованию с руководителем. При необходимости может создаваться альбом форм документов.

2) Составление номенклатуры дел, формирование и оформление.

Номенклатура дел составляется в целях правильного формирования дел, систематизированного хранения особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных документов и оперативного их поиска.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в подразделениях министерства с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

В соответствии с Правилами работы архивов выделяют типовую, примерную и индивидуальную номенклатуру дел.

Типовая является нормативным документом, составляется для однотипных организаций и устанавливает для них типовой состав дел, унифицированные заголовки дел, и их единую индексацию.

Примерная носит рекомендательный характер и на устанавливает примерный перечень дел организаций, на которые она составляется.

Индивидуальная номенклатура дел это систематизированный перечень заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в определенном календарном году.

Типовая номенклатура дел на уровне МВД России утверждена Приказом МВД России № 655.

В небольших организациях составляется одна номенклатура дел, в крупных – на основе номенклатур структурных подразделений утверждается сводная.

Назначение номенклатуры дел:

1. Используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела. Заголовки дел из номенклатуры дел переносятся на обложки дел.

2. Предварительно определяет сроки хранения документов.

3. Используется при построении информационно-поисковой системы органа внутренних дел. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре.

4. Номенклатура дел служит учетным документом при сдаче в архив дел.

5. Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры органа внутренних дел.

Составление и оформление номенклатуры дел – это одна из функций подразделения делопроизводства и режима.

Основой формирования документального фонда органа внутренних дел является номенклатура особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, которая используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основным регистрационным документом дел текущего года и основанием их регистрации после окончания ведения в журнале учета законченных производством дел. Порядковые номера дел по номенклатуре дел являются номерами дел текущего года.

Номенклатура дел составляется на основе изучения состава, содержания и количества документов, образующихся в процессе деятельности органа внутренних дел, его структурного подразделения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положением об органе внутренних дел, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.

В каждом органе внутренних дел составляется сводная номенклатура дел. В структурных подразделениях, имеющих самостоятельное делопроизводство, в зависимости от объема документооборота и места дислокации допускается составление отдельных номенклатур дел.

Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в IV квартале текущего года подразделением делопроизводства и режима совместно с руководителями (начальниками) других структурных подразделений, подписывается руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима, согласовывается подразделением спецфондов, после чего утверждается руководителем (начальником) органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел регистрируется и хранится в течение года у руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима или у лица, ответственного за ее ведение. Заверенная копия утвержденной номенклатуры дел передается в подразделение спецфондов для контроля за полнотой сдачи дел на хранение.

В структурные подразделения органа внутренних дел выдаются выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

Номенклатура дел подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой (штатным расписанием) подразделения органа внутренних дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования его структурных подразделений или направления деятельности. В пределах каждого раздела дела располагаются последовательно по степени важности, срокам хранения и степени секретности документов.

При большом количестве дел им могут присваиваться индексы, которые состоят из обозначения структурного подразделения (направления деятельности) и порядкового номера дела.

Дела, предусматриваемые номенклатурой дел, заводятся по следующим основным признакам:

- предметно-вопросный или тематический (документы группируются в дела в зависимости от содержащейся в них информации);

- виды документов (приказы, отчеты, протоколы и другое);

- адресаты (в дело объединяются документы по переписке с одной или несколькими организациями).

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела или разновидности документов;

- наименование органа внутренних дел или его структурного подразделения (автора документа);

- наименование подразделения (организации), которому будут адресованы или от которого будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка определяется характером документов дела. Сведения, составляющие государственную тайну, в заголовки дел не включаются.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин " документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, указывается эта разновидность документов во множественном числе.

В заголовках номенклатурных дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется.

Наименование органа внутренних дел (организации) в качестве автора документов указывается кратко.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Корреспонденты не указываются, если дело содержит переписку с разнородными организациями. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

В заголовках номенклатурных дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период на (за) который составлены планы (отчеты).

В номенклатуру дел включаются также дела временно действующих органов (комиссий, советов и других), не законченные производством дела прошлых лет (переходящие дела) и дела с документами, поступившие из других органов внутренних дел, организаций для продолжения их ведения. Помимо дел в номенклатуру дел вносится журнал учета журналов и картотек.

Переходящие дела вносятся в номенклатуру дел следующего года за порядковым номером в номенклатуре дел текущего года.

После введения в действие новой номенклатуры дел делается отметка в номенклатуре дел истекшего года о перерегистрации переходящего дела: " Переходящее, ведется с____года".

Дополнительные тома дел и новый журнал учета журналов и картотек вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения с указанием фамилии сотрудника, ответственного за их ведение. По законченным делам (томам дел) в номенклатуре дел производятся записи о дате окончания ведения дела (тома дела), количестве листов в нем и других необходимых данных. Если в течение календарного года возникает необходимость в заведении новых дел, они вносятся в номенклатуру дел дополнительно, для чего в каждом разделе номенклатуры дел при ее формировании предусматриваются резервные номера.

Изменения в номенклатуру дел вносятся в установленном порядке с разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел по представлению руководителей (начальников) структурных подразделений органа внутренних дел.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел производится запись о количестве заведенных дел и томов дел, отдельно постоянного и временного сроков хранения и дел, переходящих на следующий год, которая заверяется подписью руководителя (начальника) подразделения делопроизводства и режима или лицом, ответственным за ведение номенклатуры дел. Итоговые данные сообщаются в соответствующее подразделение спецфондов.

По делам, которые по каким-либо причинам в течение года не заводились, в графе " Примечание" номенклатуры дел делается запись " Дело не заводилось".

После годовой проверки наличия документов номенклатура дел приобщается в номенклатурное дело.

Вновь созданное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел и утвердить ее в установленном порядке.

Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатурные дела формируются:

- при централизованном ведении делопроизводства - подразделением делопроизводства и режима;

- при децентрализованном ведении делопроизводства - как структурными подразделениями органа внутренних дел (лицами, ответственными за ведение дел), так и подразделением делопроизводства и режима.

Ведение и хранение дел непосредственно сотрудниками структурных подразделений органа внутренних дел допускается с письменного разрешения руководителя (начальника) органа внутренних дел по согласованию с руководителем (начальником) подразделения делопроизводства и режима.

Формирование дел осуществляется в соответствии со следующими общими правилами:

- в дело помещаются только исполненные документы одного календарного года, за исключением документов, переходящих сроком исполнения на следующий год;

- запрещается помещать в одно дело документы постоянного и временного сроков хранения, лишние экземпляры, черновики, документы, подлежащие возврату;

- по объему дело не должно превышать 250 листов и 4 см по толщине;

- при наличии в деле нескольких томов (частей) к номеру (индексу) и заголовку дела на каждом томе добавляются пометки " т. 1", " т. 2" и далее;

- документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании, документ-ответ помещается за документом-запросом (за исключением личных дел, где документы располагаются по мере их поступления);

- в делах оформляются внутренние описи документов, находящихся в деле.

Инструкция закрепляет особенности при формировании отдельных видов документов органов внутренних дел. Так:

- приказы и распоряжения группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями;

- приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

- в отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации и выписки из соответствующих протоколов заседаний Правительства Российской Федерации или его Президиума;

- протоколы и материалы к ним формируются в отдельные дела, протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов;

- утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов;

- плановые и отчетные документы включаются в дела того года, к которому они относятся, независимо от даты их составления или поступления;

- перспективные планы работы формируются в дела первого года действия планов, а отчеты об их выполнении - в дела последнего года;

- письма и заявления граждан, запросы социально-правового характера формируются в отдельные дела вместе с материалами по их рассмотрению;

- при возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

При приеме исполненных документов проверяется правильность их оформления (наличие подписей, виз, отметок об исполнении, дат, номеров и заверительных надписей), правильность рассылки, направления документов в дела и наличие фамилий исполнителей документов, а также соответствие грифа ограничения доступа документов грифу секретности дела, количество листов и наличие указанных в документе приложений. Срок передачи исполнителем законченного делопроизводством документа в дело не должен быть более 10 дней.

Неисполненные, подлежащие возврату, неправильно оформленные документы на подшивку не принимаются.

Несекретные документы подшиваются с совершенно секретными и секретными, если они соответствуют заголовку номенклатурного дела.

Дела заводятся только по мере поступления на подшивку первого исполненного документа и выдаются лицам, ответственным за их ведение (сохранность), под подпись в номенклатуре дел с указанием даты.

Все законченные производством дела (тома дел) регистрируются (берутся на инвентарный учет) в журнале учета законченных производством дел. Каждый том дела регистрируется в журнале учета законченных производством дел за отдельным номером, который проставляется на его обложке.

Основанием для заведения второго и последующих томов дела является постановка предыдущего на инвентарный учет в журнале законченных производством дел.

Запрещается одновременное ведение нескольких томов дел.

По законченному производством делу (тому дела) в номенклатуре дел исполнителем или лицом, ответственным за хранение дела, делается запись с указанием даты окончания дела (тома дела), количества листов в нем и других необходимых данных.

Вторые и последующие тома вносятся в номенклатуру дел по мере их заведения отдельной строкой, за номером дела, что подтверждается в номенклатуре подписью лица, ответственного за ведение (сохранность) тома, с указанием даты его заведения.

Оформление дел осуществляется при их заведении и по окончании года и включает в себя комплекс работ, проводимых поэтапно: описание дела на обложке; приобщение документов в дело; проставление нумерации листов в деле; составление заверительного листа и внутренней описи документов дела по установленной форме; подшивку или переплет дела.

Оформление дел производится сотрудниками, ответственными за ведение дел.

12 3 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒