International Letter Requisites

Письма, используемые в практике делового общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (Issuer Field) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, телефакса и т.д.;

2) ссылки на индексы отправителя (Reference Line);

3) дату (date);

4) «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line);

6) вступительное обращение (Salutation);

7) заголовок к тексту (Subject Line);

8) основной текст письма (Body of the Letter);

9) заключительная формула вежливости (Complimentary close);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);

12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).

Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности.

Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

R.Hughes & Son Ltd. 21 Mead Road, Swansea, Glamorgan 3ST1DR Telephone: Swansea 58441 Telex: 881821

Sanders and Lowe Ltd. Import and Export, (London Office), Planter House, Princess Street, London EC1 7DQ Birmingham Office: 28 Bradshaw Street, Birmingham B5 1TQ Telephone: 071 5431615 Manchester Office: 343 Oxford Street, Manchester M27 2LR Fax: 071543 1925 Liverpool Office: 54 Bakers road, Liverpool U 9HW Telex: 928537 Stockort Office: 5 Island Road, Stockport SM3 12K

251 rue des Raimoni& res F-86000 Politier Cidex Tel: (33) 99681031 Teltcopie: (33) 102163

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например: 453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела. Ссылка может иметь такой вид:

• In your please refer to Е1/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/КД/15621);

• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим упомянуть Ex 16/1716 в Вашем ответе) и т.п.

Reg.№ England 155134 Directors: L.W. Lowe, D.R. Sanders VAT № 013 7001 21 Yourref: _________ Ourref: 180/MB

Ref: PG/AL The Sales Dept. R.G. Electronics AG Havmart 601 D-5000 Kö ln

Дата письма. Дата проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например: 2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000г., а в США – как 7 июня 2000г.

Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 10 June 2000 (10 июня 2000).

К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

В стандарте ИСО 11180: 1193 содержится лишь рекомендация придерживаться при написании адреса предложенной последовательности адресных элементов, по возможности группируя их и руководствуясь правилами и обычаями страны назначения.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

1) наименование адресата с указанием семейного положения или титула лица.(Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество);

2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:

• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

• приставка к имени, (например, старший, младший);

3) занятие, функция, по адресу (через):

• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус)ж

• по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учреждением (например, по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т.д.);

• название улицы (например, Станционная авеню; Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

• идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например, 27/307, подъезд № 27, 4-й этаж, квартира № 7);

•название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т.д.;

•название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);

• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая доставка;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

• почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например, 750 15; ВН2 120);

• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например, 67 – дорога Беллин-зона Аироло; К1А – отправка на сортировочный участок);

• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик);

6) название территории или провинции и/или название страны:

• название региона, графства, района, кантона и т.д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

• название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).

Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:

Mr. Walter EGGERS

3040 Idaho Ave NW

Apt #621

WASHINGTON D.C. 20016

USA

Mr.Costas MAVRIKIS

81 Pine Brook Dr

LARCHMONT N.Y. 10538

USA

MR. Adam SIMPERINGHAM

37 Franklin Road

Freemans Bay

AUCKLAND

NEW ZEALSND

Mr. Erin SIMPERINGHAM

127 Salisbury Road

CAMPERDOWS NSW 2050

AUSTRALIA

Для написания полного почтового адреса юридическихлиц используются следующие элементы:

1) название организации (например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO);

2) указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

3) название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);

4) пункт доставки;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории или провинции и/или название страны.

Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company

3 12 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Например:

Mr. G. H. Black, Chairman,

A. Smith and Ch., Ltd.

London SWL 75 C

England

Если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например:

E.F.White, Esq.

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например:

Mr. Harold Brown

Mr. A.White

Если адресат – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. Rosalinda Jones

Miss G. Black

Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E. F. Jons, DM (Doctor of Medicine – доктор медицинских наук)

A. B. Smith, M.P. (Member of Parliament – член парламента)

G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории).

Когда фамилия лица, занимающего определенную должность в данной организации, неизвестна, то адресат обозначается следующим образом:

The Chairman Председателю компании A. Smith & Co., Ltd A «Смит энд Ко. Лимитед»

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, Managing Director – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т.д.).

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:

R.S. Jones Р.С. Джонсу Chairman, A. Smith & Co., Ltd председателю компании «А. Смит энд Ко. Лимитед»

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.

При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

«Индастриал Хаус»

34–41 Крейг роуд

Болтон БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Приведем примеры написания адресов юридическим лицам:

American National Standards Institute

11 West 42nd Street

13th floor

NEW YORK, N.Y/ 10036

USA

City Bankers Association

Mr. Ian SCORER

12 Bolingbroke Grove

LONDON GREAT BRITAN

SW 11 6ER

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P. Cooper

или

Attention of: P. Cooper

или

For the Attention of Mr. P. Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например:

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» – к организации в целом:

Dear Sirs

Gentlemen (вСША)

• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:

Dear Sir

• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:

Dear Madam

• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:

Dear Mr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:

Dear Mrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:

Dear Miss Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

Dear Ms.Smith

•«Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

Dear John

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.

В первой части могут использоваться следующие фразы:

· We are writing to inquire about… – Мы пишем, чтобы узнать (навести справки);

· We are writing in connection on with … – Мы пишем в связи с …

· We are interested in … and we would like to know … – Мы интересуемся (заинтересованы) и хотели бы узнать и т.п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

· We would advise … – Мы хотим сообщить -

· It is my pleasure … – С удовольствием сообщаю, что …;

· We bed to inform you that … – Имеем честь сообщить Вам, что

и т.п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

· Could you please tell me … – Сообщите, пожалуйста,

· Please let me know if … – Пожалуйста, сообщите…;

· I should be glad to know if … – Я был бы рад узнать и т.п.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

· Thank you for your letter of (date) … – Благодарю Вас за письмо от (дата);

· We have received your letter of (date) … – Мы получили Ваше письмо (дата) …и т.п.

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:

· It is very kind of you to … – Очень любезно с Вашей стороны…;

· I am writing to thank you very much indeed for … – Пишу, чтобы поблагодарить Вас за …;

· May I take this opportunity of thanking you for …– Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас…;

· Thank you for contributing so much to … – Благодарим за Ваш большой вклад в …);

· Please, accept me sincere (deep) appreciation for your help … – Примите, пожалуйста, мою искреннюю (глубокую) благодарность за Вашу помощь - и т.п.

Извинения могут начинаться такими словами:

· We must apologise for … – Мы должны извиниться за;

· We apologise for … – Мы извиняемся за …;

· We are extremely sorry for… – Мы очень огорчены из-за того, что…;

· I wish to offer me sincere apologies for …– Хочу принести свои самые искренние извинения за… и т.п.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

· I look forward to receiving your soon reply … – Буду ждать Ваш ответ;

· Looking forward to hearing from you … – С нетерпением жду ответа …и т.п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

· I hope that this information will help you – Надеюсь, что эта информация Вам поможет;

· Please, do not hesitate to contact me if you need any further information – Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация … и т.п.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

· Yours faithfully

· Yours truly

· Yours very truly

· Faithfully yours

· Truly yours

· Best wishes

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith

Dear John

Yours faithfully

Yours sincerely

Best wishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

Yours sincerely

Mr. S Basuki

Manager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:

For a.Smith and Co., Ltd

D.Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Per pro» – «по доверенности» (от латинского выражения «per procura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:

c.c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).

Постскриптум. За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление второго и последующих листов письма. В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма № …». Например:

Continuation Sheet No …

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green Continuation Sheet No

Messrs. A.Smith and Co., Ltd

12th May 1999

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит «имеется продолжение».

⇐ Предыдущая 123 4 5 6 7 8 9 10 Следующая ⇒