Образец расположения реквизитов международного письма

 

 

1 – сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса и др.; 2 – ссылки на индексы отправителя/получателя (Reference Line); 3 – дата (Date); 4 – «внутренний адрес» (Inside Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес; 5 – указание на конкретное лицо «К сведению» (Attention Line); 6 – вступительное обращение (Salutation); 7 – заголовок (Subject Line); 8 – основной текст письма (Body of the Letter); 9 – заключительная формула вежливости (Complimentary Close); 10 – подпись (Signature); 11 – указание на приложение (Enclosure); 12 – указание на рассылку копий данного письма (CCNotation)

 

Примеры оформления писем

 

F. Lynch & Co. Ltd. (Head Office), Nesson House, Newell Street, Birmingham B3 3EL Telephone No.: 021 2366571 Fax: 0212368592 Telex: 341641   SateX S.p.A Your ref: Via di Pietra Papa Our ref: Inq. C351 00146 Roma 6 February 2005   Dear Sirs,   We were impressed by the selection of sweaters that were displayed on your stand at the “Menswear Exhibition” that was held in Hamburg last month. We are a large chain of retailers and are looking for a manufacturer who could supply us with a wide range of sweaters for the teenage market. As we usually place very large orders, we would expect a quantity discount in addition to a 20% trade discount off net list prices, and our terms of payment are normally 30-day bill of exchange, documents against acceptance. If these conditions interest you, and you can meet orders of over 500 garments at one time, please send us your current catalogue and price-list. We hope to hear from you soon.   Yours faithfully, L Crane Chief Buyer

 

Putney & Raven Merchants Ltd. Dealers House, Canbey Street, London WC11AR Directors: M.L Putney, D. Raven Telephone: 071 467 3149 (10 lines) Reg No: England 615113 Telex: 886125 PUTRAY G VAT No: 21 371942 Fax: 071 467 5959 Keyser Shipbrokers Ltd. 7 July 2005 123-5 Lowland Street London EC 1 2RH   Dear Sirs,   We would like to charter a vessel for one voyage from Newcastle. New South Wales, Australia, to St Malo, Brittany, France, to take a consignment of 4, 000 tons of bauxite. Our contract states that we have to take delivery between 1st and 5th August, so we will need a ship that will be able to load during those dates. Please advise us if you can get a vessel and let us know the terms. Yours faithfully, (signature) D. Raven

 

Satex S.p.A. Via di Pietra Papa, 00146 Roma Telefono: Roma 769910 Telefax: (06) 681 5473 Telex: 285136 Mr L. Crane, Chief Buyer ref.: Order DE4316 F. Lynch & Co. Ltd. Ns. ref.: D/1141 Nesson House 29 March 2005 Newell Street Birmingham B3 3EL UNTTED KINGDOM   Dear Mr Crane,   We would like to advise you that your order has been shipped on the SS Marconissa and should reach you within the next ten days. Meanwhile our bank has forwarded the relevant documents and sight draft for ₤ 1, 662.60 to the Northminster Bank(City Branch) Birmingham   We are sure you will be pleased with the consignment and look forward to your next order. Yours sincerely, (signature) D.Causio

 

Контрольные вопросы

 

1. Каковы различия в оформлении реквизитов в письме внутри России согласно ГОСТ Р 6.30-2003 и в международном письме согласно стандартам ИСО?

2. Какие существуют реквизиты международного письма? Расскажите о правилах их оформления и расположения на бланке письма.

3. В чем состоят основные рекомендации по составлению текстов международных писем?

4. Какие реквизиты входят в формуляр-образец служебного письма?

5. Как располагаются реквизиты на бланках служебных писем? Назовите реквизиты на бланке.

6. Какой вид служебного письма имеет реквизит «отметка о наличии приложения» и как он оформляется?

7. Как оформляются реквизиты: «адресат» и «адрес»?

8. Кто может быть автором письма?

9. Кто подписывает письмо? В каких случаях на письме ставятся две подписи?

10. Все ли служебные письма перед текстом имеют заголовок?

11. Для каких целей в служебных письмах оформляется реквизит «отметка об исполнителе»? Каким образом он оформляется?

12. Как оформляются совместные письма организаций?

13. Какова структура письма-запроса, письма-просьбы, письма-ответа, сопроводительного письма?

Practice

 

ExerciseI. Write the date of the event in full, then in figures in American

(USA) and British (UK) style, as in the example.

 

Valentine’s Day 14 February GB 14/2 USA 2/14

 

Christmas Day _____ _____ _____

New Year’s Day _____ _____ _____

Hallowe’en _____ _____ ______

Victory Day _____ _____ _____

Your birthday _____ _____ _____

 

ExerciseII. Put these dates into chronological order.

 

11/09/99 (UK)

11/23/89 (USA)

September 22nd 1998

Twenty first of September nineteen ninety-eight

09/08/00 (USA)

Christmas Day 2000

21/12/99 (UK)

23 September 1999

01/01/01

10/10/10

 

ExerciseIII. Put parts of the letter into correct order.

 

1) We thank you for the letter dated the 29th September and are pleased to send

you our latest catalogue and the current price list. We shall send you a special

offer as soon as we have your exact requirements.

 

2) George Finchley& Sons

68 Bond Street, London

4 October 2003

 

3) Yours faithfully,

_____________

Sally Blinton

Sales Manager

 

4) Dear Sirs

5) Messrs Dickson and King,

9 Newgate Street, London

 

Exercise IV. Write the address in the proper order using the following words:

 

England Essex CM20 2JE Harlow 25 Regent Street

 

Exercise V. Write the letter in the proper order using the following words:

 

1) your ref: MN/LG/100

2) Dear Sirs

3) Compac Systems

96 Rosewell Drive,

Southtown, S03 48T

Tel: 0927-423845

Telex: 69364

4) Subject: results of the market research

5) our ref: AE/KR/101

6) Softchain Ltd

Foss House

Brigham Street

Liverpool

L 13 4AT

7) 14 November 2010

8) Encl: a copy of the report

9) cc F. Henley, Sales Manager

10) Further to our letter of 5 November, we write to advise you of the results of

the market research.

The findings of the report, a copy of which we enclose herewith, are

favourable and clearly indicate the requirement in your product.

As to your request regarding further discounts, we regret, that at present we

are unable to offer you more favourable terms.

11) Alice Everett

Marketing Manager

12) Yours faithfully

Alice Everett

 

Exercise VI. Rewrite the letter using the following verbs

 

1. have not arrived 5. found 9. was torn

2. have contacted 6. received 10. were damaged

3. have not had 7. showed

4. have informed 8. unpacked

 

C. R. Mendez S. A. Avda. dei Ejercito 83 E-48015 Bilbao   The Sales Manager 15 October 20... Seymore Furniture Ltd. Tib Steet Maidenhead Berks. SL6 5DS   Dear Mr. Harrison, I am writing to complain about a shipment of office furniture we ___ yesterday against our invoice no. G 3190/1. The crates _____ on the outside, and looked as if they had been roughly handled.   When we ____ them, we ____ that some of the chair legs were bent and rusty, and the fabric on the seating ____ or ____ signs of wear.   Two further crates from the consignment _____ yet, so we ____ the opportunity of inspecting them. I ____ the shipping company that we cannot accept this consignment from you, and they ____ your insurers.   As we will be unable to retail this consignment in our stores, we are returning the shipment to you carriage forward, and we shall expect a full refund.   Yours sincerely, C. R. Mendez Managing Director

Exercise VII. Put the following phrases of the letter into correct order:

 

Dear Sirs,

1) We thank you for your letter and

2) As to the price

3) We are sending our

4) are pleased to give you all the particulars

5) that the prices for these goods are going up

6) samples by separate mail.

7) concerning the purchase of Chipboard from us.

8) we cannot agree with you that it is high.

9) on the world market and

10) However, as we hope to establish

11) a 5 percent discount.

12) goods are of superior quality

13) Yours truly...

14) close business relations with you we could grant you

15) in our General Terms and Conditions.

16) All other terms are stated

 

Exercise VIII. Make written translation of this letter into Russian

 

Dear Sirs   Thank you for your letter giving us details of the products we enquired about. The main item we are interested in is the kitchen unit listed in the catalogue under the heading CM214.   Please let us know what your terms of trade are. Could you also tell us if you are able to offer discounts on the price for a large order? We would also be grateful for samples of all materials used in the manufacture of your units.   I am looking forward to your reply.   Yours faithfully   Jack Simon

 

Exercise IX. Find and correct mistakes in the form of the given letter

 

Super Toys Ltd Chattisfield Road, NEWTON NE 12 OLD Tel №C 2567 591048 Fax No: 2567 6541987 10 September 1999 CONFIDENTAL Mrs P Snowe The Ridings NEWTOWN NE14 6TY   Dear Mrs Snowe   APPOINTMENT OF JUNIOR PERSONNEL OFFICER   Further to our telерhone conversation yesterday, I am delighted to confirm your appointment as Junior Personnel Officer, commencing on 1 October 1999.   You will find enclosed two copies of Contract of Employment. Please sign and return one copy to us as soon as possible. Once I have received your signed Contract, an appointment will be made for you to have a medical, and I will telephone you arrange a day for this. Your hours of work will be from 0900 hrs. Monday to Friday with one hour for lunch. Holiday entitlement is 4 weeks each year. You will serve a probationary period of three mounts, during which time your salary will be J9.000 per annum. After satisfactory completion of the probationary period your salary will rise to J10, 000 per annum. One month's notice is required if you wish to leave the company.   I look toward to welcoming you to Super Toys and hope that you will be very happy with us.   Yours sincerely   Angle Young (Ms)   PERSONNEL MANAGER   Enс

 

Exercise X. Write a reply of the firm Super Toys Ltd (address: Chattisfield Road, Newton 12 OLD, tel.: 2567 591048) to Mrs. P. Ferraro, who lives in Madrid and who is interested in purchasing of a new toy “Tiloty bear”. The letter gives terms of payment and is signed by Chris Masters. Date -15 March 2005

 

Language and style

 

Чтобы правильно и быстро составить письмо, необходимо хотя бы в общих чертах знать особенности языка и стиля современной корреспонденции и требования, предъявляемые к ней.

Содержание деловых писем находит свое выражение в их языке. Язык каждого делового письма индивидуален, так как обусловлен многообразием деловых ситуаций и особенностями конкретного адресата. Поэтому единый комплекс требований к языку деловой переписки разработать невозможно. Тем не менее постараемся выделить некоторые общие признаки языка и стиля такой переписки, которые обеспечивают ее элементарную лексическую, грамматическую и стилистическую грамотность.

Согласно П. Грайсу, в основе коммуникативной деятельности человека лежит Принцип кооперации. Эффективность речевого взаимодействия основана на том, что все участники речевого взаимодействия следуют четырем основным максимам общения: качества, количества, релевантности, манеры. Дж. Лич сформулировал Принцип вежливости, который реализуется максимами такта, щедрости (великодушия), одобрения, скромности, согласия, симпатии.

В ситуации делового общения термин «вежливость» используется для обозначения коммуникативной стратегии достижения различных целей в процессе речевого взаимодействия.

Принцип Вежливости и реализующие его коммуникативные стратегии являются универсальной основой общения между людьми в любых языковых сообществах. Вместе с тем, способы выражения Принципа Вежливости подвержены значительной социокультурной вариативности.

1. Интернациональные черты официально-делового стиля как особого функционального стиля речи являются следствием универсальности задач, которые он призван решать, а именно – служить средством документирования управленческой, служебной и деловой информации. Поэтому основные требования к структурному построению, информативному наполнению и языковому оформлению официально-деловых высказываний и текстов остаются общими для разных языков.

Способ изложения информации в деловых высказываниях, документах, письмах является формально-логическим. Это означает, что предмет речи следует рассматривать с позиции не межличностных, а экономико-правовых, политических и социальных отношений. Документируемая информация должна излагаться ясно, четко и недвусмысленно, что предъявляет к языковым средствам и стилю изложения определенные требования:

· смысловая достаточность и лаконичность текста;

· однозначность используемых слов и терминов;

· соблюдение лексических, грамматических и стилистических норм.

С учетом сказанного язык официально-деловой коммуникации должен обладать нейтральным тоном изложения. При этом используются средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, отсутствуют просторечные и диалектные слова и выражения, а также междометия, модальные слова и имена с суффиксами субъективной оценки. Задача языка такой переписки – обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, лишить эмоциональности и субъективности взгляда на вещи, а также отразить строго логическую последовательность изложения.

Итак, язык официально-деловой коммуникации обладает следующими чертами: нейтральность; надличностный характер изложения; унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текста документов.

Вместе с тем для официально-деловой коммуникации на разных языках характерны и определенные особенности, которые являются следствием различий как в типологии языков, так и в национально-культурных характеристиках их носителей.

Так, основными параметрами русской официально-деловой речи являются:

· строгая функциональность и рациональность;

· использование стилистически маркированных синонимичных форм и конструкций;

· соблюдение Принципа скромности;

· «надличностный» характер дискурса.

Англоязычное официально-деловое общение отличают следующие черты:

· персонифицированность речи;

· стремление избегать использования пассивных конструкций;

· недифференцированное употребление форм, относящихся к разным стилям речи, в том числе – нелитературным;

· эмоционально-экспрессивная окрашенность.

2. Важная задача в составлении письма – его информационное насыщение, т.е. то целесообразное количество информации, которое оно в себя включает. Предметом официальной переписки обычно являются сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Однако, письмо может содержать и несколько ситуативно-оценочных моделей, что порождает необходимость их полезного размещения.

Изложение каждого аспекта содержания следует начинать с нового абзаца. Таким образом, абзац показывает переход от одной мысли к другой. Разбивка текста официального письма на абзацы облегчает его восприятие, позволяет адресату мысленно фиксировать аспект, возвращаться к прочитанному, сосредоточиваться перед очередной порцией информации.

Типичный абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы и комментирующей части. В абзацном зачине формулируется тема абзаца, как бы сообщается, о чем пойдет речь дальше. В абзацной фразе содержится основная информация абзаца. В комментирующей части проводится итог сказанному в абзаце. Как правило, комментирующая часть вводится словами: «therefore», «thus», «thereupon» и т.д.

Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повтора. Повтор – это тип логико-грамматической связи между предложениями и абзацами, в котором в последующем предложении в неизменном или измененном виде повторяются различные фрагменты предыдущего предложения. Кроме того, связи между предложениями осуществляются с помощью слов и словосочетаний, выступающих в роли связок. Например: «rendering assistance»; «according to your request»; «as a consequence» и т.д.

Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограничению аспектаций. Как правило, рекомендуется составлять деловые письма по одному вопросу, чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.

3. Довольно своеобразно в английском языке проявляется принцип скормности. В большинстве случаев здесь фигурируют личные предложения «I think that… », хотя имеется и безличное выражение «It seems to me that… ». Это объясняется аналитизмом грамматической системы и ограниченности морфологического выражения категории персональности английского языка.

4. Как известно, деловому человеку не всегда безразлично, кто подписал адресованное ему письмо. Это значит, что на тон деловой переписки существенно влияет канцелярская практика подписания деловых бумаг.

С учетом сказанного, становится очевидным необходимость серьезного и логически верного подхода к написанию делового письма. Невыполнение требований, предъявляемых к деловой корреспонденции, с одной стороны, ведет к затруднению работы с официальными документами, а с другой – лишает письмо юридической и практической значимости.

Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.

 

Контрольные вопросы

 

1. Какой принцип лежит в основе коммуникативной деятельности человека?

2. На чем основывается эффективность речевого взаимодействия?

3. Каковы интернациональные черты официально-делового стиля как особого функционального стиля речи?

4. Каковы основные параметры официально-делового стиля русской коммуникации?

5. Каковы основные параметры официально-делового стиля английской коммуникации?

6. В чем заключается основная задача в составлении письма?

7. Что является предметом официальной переписки?

8. Из каких частей состоит абзац?

9. Какую функцию выполняет повтор?

10. Как проявляется в английском языке принцип скромности?

11. Какими факторами объясняется разнообразие содержания деловых писем?

Types of business letters

Наиболее востребованными видами деловых писем являются:

 

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. I Международного конкурса исполнителей на народных инструментах «КУБОК ПОВОЛЖЬЯ»
2. I. Перепишите следующие предложения, определите в каждом из них видовременную форму и залог глагола сказуемого (см. образец). Переведите предложения на русский язык.
3. II. Перепишите следующие предложения и переведите их, обращая внимание на особенности перевода на русский язык определений, выраженных именем существительным (см. образец выполнения 2).
4. V Международного детского, юношеского и профессионального конкурса- фестиваля «Уральский звездопад»
5. V. Перепишите следующие предложения, определите в них видовременные формы глаголов и укажите их инфинитив, переведите предложения на русский язык (см. образец выполнения 3).
6. VII Перепишите и переведите предложения. Обратите внимание на бессоюзное подчинение (см. образец 3)
7. Алгоритм письма строчной и прописной буквы И
8. Аркадический и гирляндический характер письма.
9. В РАМКАХ XVII МЕЖДУНАРОДНОГО ФЕСТИВАЛЯ ИСКУССТВ
10. В рамках Международного фестивального движения
11. Военные аспекты международного права
12. Генезис международного туризма в XX в.