E-mail in business correspondence

Стиль делового письма, отправляемого по электронной почте, мало отличается от обычного письма. Переписка лишена эмоций. Стиль сугубо рабочий и сжатый.

При почтовой переписке знаки внимания, элементы вежливости передаются с помощью внешних атрибутов. Например, используя специально подготовленный бланк, соответствующую бумагу, оформление, размещение реквизитов и т.п. при электронной почте эти возможности исключены. Поэтому этот «недостаток» можно компенсировать, соблюдая правила письменного этикета.

Электронное письмо не допускает волокиты, задержки с ответом. Это почта экстренной связи с элементами срочности. Переписка порой протекает в режиме реального времени – «On-line». Требуется умение вести письменный диалог, как отмечают некоторые западные документоведы, «со скоростью мысли». Это требует определенной подготовки, навыков, способности владеть пером.

При электронной переписке рекомендуется избегать длинных фраз и стандартных при традиционной переписке выражений типа «please, be informed» («мы информируем Вас…»), «as per your request» («согласно Вашему запросу)» и т.п. Приведем один из возможных вариантов переписки по электронной почте в связи с покупкой оргтехники для офиса.

 

Subject: Confirmation of our meeting as discussed by phone   I'm writing regarding our phone call earlier this morning. It was a very useful discussion and I am much clearer now about your objectives. At the end of the call you suggested a time and place for our next meeting, the lobby of the International Hotel in Barcelona at 2.00 pm on 7th February. I believe you will be staying at the hotel at that time. I said that I would email you to confirm the meeting. Well, for me the time and place is very good - I am free all afternoon. I look forward to seeing you there at that time and hope that in the evening you can be my guest for dinner at a good restaurant in Barcelona.

 

При частной неформальной переписке по электронной почте допускается использование так называемых Emoticons. Речь идет об использовании схематического изображения человеческого лица для передачи эмоций в электронных текстах. Они призваны оживить сухой и краткий язык E-mail.

Сюда входят Smileys (улыбки, смешинки) и Acronyms (слова, сформированные из первых букв словосочетания).

Разумеется Smileys касается только личностной коммуникации и вряд ли применимо при серьезной и ответственной переписке, затрагивающей важные деловые проблемы.

Акронимы (Acronyms) встречаются намного чаще при деловой корреспонденции, чем Smileys. Более того, они в ходу не только в электронных письмах, но и в обычной переписке. Ниже приводятся несколько наиболее распространенных Акронимов:

 

AAMOF	As a matter of fact
AFAIK	As far as I know
ASAP	As soon as possible
BTW	By the way
CU	See you
F2F	Face-to-face
FOAF	Friend of a friend
FYA	For your amusement
FYI	For your information
IMO	In my opinion
IOW	In other words
IWBNI	It would be nice if
KIS	Keep it simple
NRN	No response necessary
OS	Operating system
OTOH	On the other hand
R	received
TFS	Thanks for sharing
TIA	Thanks in advance
WOBTAN	Waste of both time and money
WRT	With respect to

 

Эти взятые из западной литературы по деловой корреспонденции рекомендации наглядно свидетельствуют, насколько серьезно современные документоведы относятся к переписке по электронной почте. Они рассматривают ее как наиболее перспективную из принятых сегодня на вооружение способов коммуникации и прогнозируют нуклонный ее рост в будущем. Это обусловлено скоростью при передаче информации и простотой операции при ее использовании.

Однако многие деловые письма не «укладываются» в рамки электронной почты, и их путь к адресату лежит через традиционную почтовую связь либо по факсу. Например, рекламация, когда требуется обстоятельно и подробно изложить суть жалобы, лучше отправить в классическом формате. В данном случае (а их в деловой практике бывает немало) требуется не скорость, а убедительная аргументация, подробное изложение фактов. Кроме того, нередко при подготовке корреспонденции (например, первичной, информационной) на переднем плане стоит форма, ритуал. Письмо играет роль визитной карточки, и его требуется изложить на официальном бланке компании с привлечением всех предусмотренных реквизитов. Западные документоведы предупреждают о том, что электронная почта весьма прозрачна, и при желании с содержанием ваших писем может ознакомиться любой, чей компьютер подсоединен к Сети. Поэтому они предлагают воздерживаться от передачи документов, содержащих коммерческую тайну, конфиденциальную информацию по E-mail. Для пересылки и согласования контактов, коммерческих сделок лучше использовать проверенные надежные каналы связи.

Среди ошибок, которые допускаются при использовании электронной почты, одна заключается в неверном суждении о том, что канал связи якобы менее формален, предполагает «простоту общения». При письменном контакте, даже если это переписка по E-mail, необходимо не забывать про язык, стиль. Это во многом касается наших предпринимателей, которые считают, что после первичной встречи или полученного ответа можно переходить на «ты» и пренебречь «излишним» протоколом. На Западе не спешат переводить. деловые отношения в разряд дружеских и личных. Там всегда стараются сохранить. дистанцию. Поэтому при электронной переписке, как и при обычной, необходимо оставаться на уровне деловых отношений. Необходимо быть точным, аккуратным в формулировках, выражениях и т.д. При всей простоте E-mail для бизнесмена остается средством официальной переписки. Надо следить за грамотностью, грамматикой, орфографией. Ошибки могут не только отрицательно повлиять на формирование имиджа фирмы, но и навредить отношениям с партнером или клиентом.

Западные документоведы рекомендуют не заменять телефонные разговоры электронной перепиской. Учитывая скорости E-mail, такое желание появляется постоянно, т.к. телефонные переговоры и электронная почта не могут заменить друг друга, а при умелом использовании дополняют и помогают друг другу. И еще один подводный риф, встречающийся при переписке по E-mail. Поступающая от адресата информация не всегда приятна, а порой, вызывая отрицательные эмоции, толкает на резкость, желание ответить «как надо». Лучше оставить не понравившееся послание без ответа, чем отреагировать на него возмущенным и невежливым письмом.

 

E-mail structure

 

Технически э-почта – обмен цифровыми сообщениями между адресами вида [пользователь]@[интернет-провайдер].[домен]. Домен – сокращение страны или организационного типа (обычно com).

 

Типыорганизаций

Англоговорящие (особенно американские) предприятия имеют профильные домены. Адрес biff@math.utoronto.ca будет означать, что его пользователь, г-н Бифф, работает на матфаке Торонтского университета.

 

com	корпорация
edu	образовательное учреждение
gov	правительственный орган
mil	военное ведомство
net	интернет-компания
org	организация

 

Шапка Е-почты

 

Деловые сообщения начинаются со статистики: to (получатель), from (отправитель) и иногда cc (копии). Скрытые копии обозначаются как bcc. Главное - subject (тема) как заголовок письма. Она должна точно описывать содержание. Срочные сообщения можно помечать красным флажком.

 

E-почтовое вступление

 

Деловые сообщения начинаются с Dear….и заканчивавются Best wishes или (Best) regards. В тексте автор что-то утверждает, слообщает, спрашивает, отвечает, обсуждает, просит…. Суть следует излагать в первом абзаце.

 

Примеры формального вступления

Following our meeting / phone conversation, …	В продолжение нашей встречи/переговора, …
With reference to …	Со ссылкой на …
Regarding our …	Относительно …
I’m writing to confirm …	Пишу подтвердить …

 

Тезисы часто излагают порядковым списком, а подробности прилагают.

 

E-почтовое завершение

Примеры формальных завершений:

 

For additional information, please …	За подробностями, пожалуйста, …
We look forward to doing business with you	Будем рады сотрудничеству с вами

 

Деловые сообщения такжесодержат блоки подписи (имя, должность, телефон, факс, адрес), но чаще ограничиваются лишь указанием автора. Лишним будет и повторять уже автоматически присваиваемый электронный адрес.

 

Сетевой этикет

Не печатать все заглавными - а то подумают, что вы кричите.

Не выражаться - это материальный носитель.

Не растекаться мыслью по древу - писать по-существу.

Предупреждать получателя о прилагаемых больших файлах.

В ответах не цитировать всю предыдущую переписку - удалить все лишнее.

При перенаправлении сообщений вверху писать имеющиеся соображения.

Не удлинять предложения и абзацы - для облегчения чтения.

Не злоупотребляйте сокращениями, рожицами и просторечием - не все такие продвинутые.

Пользоваться орфопроверкой или проверять у знатока.

Перед отправкой письма вычитывать - для ясности и сжатости.

 

Practice

ExerciseI. Compose an E-mail using the following word and expressions. Mind

its form.

 

From: / April 12, 2012/: / To: / Subject: / Managing Director / Date: / /Cc: / John Princell/ Alex Smith joined the Ltd. The company " Center" in July 2008. Since then he has proved to be a most reliable and effective member of the sales team. Alex is professional and efficient in his approach to work and very well-liked by his colleagues and executive clients. He is well-presented and able to work both independently and as part of a team. I would gladly answer any request for further information.

Sincerely, /Recommendation/John Princell Managing Director /Whom It May Concern/ Personnel Department

ExerciseII. Read and find out all the necessary information that is needed to

make a decision. Translate the letter into Russia.

 

To: Patrick Murphy From: R. Jordan Subject: Book Revision Project   Pat, I have a book revision project if you're interested. The book is Business Communicafion Made Easy. It was last revised in 1993. Revision points would indude: • Update form sections • Update samples and language in samples • Add section on e-mail • Add any communication strategies for new or changed situations This would be work for hire. Turn around time is about 2 months (text in by Nov. 29). Fee is $3, 600. If you're interested, I’ll overnight the book to you so that you can take a look at it. We need to have a contract on this by midweek. Thanks, Rich

 

Exercise III. Write a message in which Patrick makes a request on participation

in the project and describes his plan of work. Indicate that e-mail

has an enclosure.

 

ExerciseIV. Write a reply to the following E-mail

 

Dear Sirs, I am greatly interested in your graduate program leading to a Ph. D. degree and should like to apply for admission to graduate status. Could you kindly let me have an information brochure giving particulars on various academic curricula that are available as well as information on the facilities in the Department of the English Language?   Yours faithfully,

 

Exercise V. Write a letter on the behalf of the Administration of the Voronezh

Region to Russian-American Chamber of Commerce with the

request to give a list of exported products.

 

Exercise VI. Commercial-industrial enterprise “Ivshveymash”is interested in

qualitative sewing equipment. Write an enquiry letter on terms of

supply to Syrian company “Dari Tex”.

 

Exercise VII. Commercial firm “Voronezh Pottery” wants to organize a meeting

with the French firm “Karl Zeiss” in order to enter into

cooperation concerning the supply of precision measurement

equipment. Write an enquiry letter.

⇐ Предыдущая12345678910Следующая ⇒

Поделиться:

Популярное:

1. A. Study the following example of a business letter.
2. An overhaul of its American beverages business has helped Cadbury Schweppes take market share from its bigger rivals
3. Business and Language Specialists
4. DEADLY SINS THAT SABOTAGE BUSINESS SUCCESS
5. IMPROVE YOUR BUSINESS COMMUNICATION SKILLS
6. LAWYERS INVOLVEMENT IN MANAGING A BUSINESS ENTITY
7. Lloyd's is trying to make its business practices as sleek as its building. But will that be at the expense of the characteristics that make the market so distinctive?
8. Module 1 Types of businesses
9. PART II. BUSINESS COMMUNICATION
10. This can be one of the most cost efficient ways for small or medium-sized businesses to get assets to help them grow. So make sure your clients are aware of the choices available
11. TOP 10 HOME BUSINESS OPPORTUNITIES