Об обмене сообщениями между пользователями

⇐ ПредыдущаяСтр 5 из 8Следующая ⇒

Программа Евфрат‐ документооборот обеспечивает тесную интеграцию с внешней почтовой программой (Outlook, Outlook Express, The Bat и другие). При этом настройки позволяют сохранять почтовые отправления на сервере Евфрата, регистрировать документы на основе полученных почтовых сообщений, автоматически присоединяя к документу вложения и заполняя по возможности реквизиты, формировать почтовые сообщения на основе открытого документа (меню Документ => Отправить документ… => По электронной почте), прикрепляя вложенные в документ файлы и формируя текстовое сообщение на основе реквизитов документа. Настройка клиентской программы Евфрата индивидуальна для личного (или общего для организации) почтового ящика, в отсутствии доступа к почтовым ящикам невозможно продемонстрировать совместную работу Евфрата и почтовой службы, так как отправка и получение писем реализуются средствами внешней программы.

Однако, в программе Евфрат‐ документооборот точно так же, как в почтовой, имеется возможность обмена сообщениями средствами только Евфрата между зарегистрированными пользователями системы. Работа службы сообщений совершенно аналогична работе в почтовой программе.

В главном окне (оно может быть свернуто, но доступно из трэя внизу экрана) в левой его части имеется папка Входящие(N). Число показывает количество содержащихся в папке сообщений. Папку можно раскрыть, щелкнув по ней мышью. В этом случае справа, в верхней части окна, дается список сообщений, в нижней части окна показывается текст выделенного сообщения. К сообщению могут быть присоединены зарегистрированные в системе документы. Список сообщения вместе с вложениями может быть легко раскрыт или свернут, группировка напоминает MS Excel.

Здесь же, есть и папка Исходящие, в которую попадают подготовленные к отправке, отправленные личные сообщения и черновики.

Имеются также очень похожие папки Поручения и Согласования. В которых содержится статистика, список документов и полуоткрытый текущий документ.

Кроме того, системой генерируется большое количество системных сообщений с напоминаниями и извещениями о выполнении работ. Системные сообщения размещаются в папке Документооборот. В нее же попадают и копии всех входящих сообщений. Прочитанные системные сообщения автоматически уничтожаются на сервере в начале следующих суток. Личные сообщения могут храниться неограниченное время.

Отправить сообщение несложно: достаточно щелкнуть по кнопке в главном окне (Менеджере) программы. Появляется почтовый клиент с ясным значением подписанных кнопок. Можно написать текст, присоединить документ. Адресат или несколько адресатов (список Рис. 19. Извещение о сообщении рассылки, подразделение и так далее) выбирается с помощью справочника по щелчку на кнопке справа. Выбор группы или списка адресатов позволяет осуществить массовую рассылку. При получении любого сообщения с сервера внизу окна справа возникает хорошо заметное сообщение (рис. 19).

Рисунок 19

Следует заметить, что в каждой из папок набор и порядок реквизитов легко настраиваются с помощью меню Вид и перетаскивания полей с помощью мышки. Так же легко для удобства пользователя изменяется ширина полей.

Просматривая папку на контроле, контролер следит за ходом исполнения поручений по документам. При получении уведомления или напоминания о приближении срока исполнения какого‐ либо поручения контролер может просмотреть документ или поручение, дважды щелкнув мышью по его названию.

Аналогично исполнитель, просматривает папки Поручения и Согласования, читает уведомления и напоминания по назначенным ему поручениям.

Задание 6. Согласование работ

1) Отправить сообщение гл.инженеру с приказом " Начать работу! ", объяснить в записке, что он(а) назначен(а) в фирме, в которой вы – директор, гл.инженером, фактически – заместителем. Приложить документ с присоединенным штатным расписанием.

2) Получить с помощью ответного сообщения согласие и подтверждение.

3) Отправить одно аналогичное сообщение сразу двум адресатам – вашим гл.бухгалтеру и нач.отдела.

4) Получить подтверждения от обоих. Для ускорения процесса обмена почтовыми сообщениями рекомендуется устное обсуждение, однако, результат – созданные почтовые сообщения.

Все сообщения необходимо сохранить до сдачи отчета. Можно использовать такой прием для более надежного сохранения сообщений. Открыть сообщение и нажать на кнопку (Переслать) для формирования копии данного сообщения, в поле Тема можно проставить последовательный номер сообщения или номер задания или и то и другое. Становится доступной кнопка (Сохранить), по щелчку на которой созданная копия сообщения сохраняется в папке Исходящие. Все сохраненные сообщения являются в какой‐ то мере документами, поскольку у сообщений имеются все основные реквизиты документа (От кого, Кому, Создано и так далее), реально хранятся на сервере и могут быть доказательством произошедших ранее событий. Эти сообщения доступны пользователю, подключившемуся к серверу под своим именем и паролем, однако автоматически и постоянно ведутся системой журналы, в которых фиксируются абсолютно все действия каждого из пользователей, то есть, например, нельзя изменить документ, не оставив следа, но эта информация доступна только ответственным лицам.

1. Настроить вид папок Исходящие и Входящие: добавить поле Создано и другие по вашему усмотрению, расставить столбцы в удобном порядке, изменить ширину полей до оптимальных размеров. Таким образом можно настроить вид любой папки.

2. Отправьте сообщение всем одногрупникам с предупреждением, что если они будут пропускать дальнейшие занятия, то 1) у них будут проблемы с выполнением заданий, 2) они подведут вас и окружающих. Для групповой рассылки в поле Кому выберите вашу (под)группу. Не забудьте себя исключить из списка рассылки.

Не удаляйте отправленные и полученные сообщения. Сохраненные сообщения впоследствии понадобятся вам для доказательства о проведенных переговорах.

Лабораторная работа 3. Использование электронно‐ цифровой подписи

В состав программ ЕВФРАТ‐ Документооборот включена собственная криптографическая система (или криптосистема). Криптосистема позволяет устанавливать подлинность электронных документов, зарегистрированных на сервере Евфрата. Под подлинностью документа понимается его неизменность и авторство. Подлинность документа устанавливается на основании проверки электронно‐ цифровой подписи (далее — ЭЦП), которая проставляется пользователем с помощью средств криптосистемы. ЭЦП может быть сформирована для любого электронного документа, содержащего присоединенные файлы.

Программа Настройка ЭЦП предназначена для настройки параметров встроенной в Евфратдокументооборот криптосистемы.

Об ЭЦП

ЭЦП — это набор алфавитно‐ цифровых символов, другими словами – некий код, однозначно характеризующий документ и позволяющий установить, что исходный текст не был изменен с тех пор, как его подписал (с помощью ЭЦП) указанный человек. ЭЦП не является выражением отношения пользователя, подписавшего документ, к содержанию документа (согласен или не согласен). ЭЦП — это средство проверки неизменности документа. Пользователь, поставивший в электронном документе свою ЭЦП, подтверждает этим, что видел документ именно таким.

В программе Евфрат‐ документооборот один и тот же документ может быть подписан несколькими пользователями. Впоследствии любой пользователь может проверить любую из ЭЦП документа. В результате проверки выясняется, верна подпись или неверна. Первое означает, что документ не изменялся и его подписал именно тот сотрудник, имя которого указано в системе. Второе означает, что документ был либо изменен, либо был подписан не тем сотрудником, имя которого указано в системе.

Метод несимметричного шифрования, используемый в программе Евфрат, характеризуется тем, что шифрование и дешифровка текста производятся с помощью разных ключей, составляющих пару закрытый‐ открытый ключ. Названия ключей закрытый и открытый отражают тот факт, что закрытый ключ, принадлежащий какому‐ либо пользователю, сохраняется в тайне. Тогда как соответствующий ему открытый ключ распространяется среди пользователей, проверяющих ЭЦП.

Фактически при формировании ЭЦП производится шифрование хэша документа закрытым ключом пользователя. При проверке ЭЦП происходит следующее: создается хэш проверяемой версии документа; хэш подписанной версии документа расшифровывается открытым ключом подписавшего пользователя; два полученных хэша сравниваются, — в результате устанавливается, был ли изменен исходный текст с тех пор, как в нем поставлена ЭЦП.

⇐ Предыдущая 1 2 3 456 7 8 Следующая ⇒