Лабораторная работа 4. Специальные виды поиска документов. Назначение и изменение прав доступа к документам

⇐ ПредыдущаяСтр 7 из 8Следующая ⇒

Виды поиска Поиск по форме и Расширенный поиск можно считать специальными видами поиска, когда нужно задать более сложные условия запроса.

При использовании вкладки Поиск по форме построение запроса начинается с указания документопотока. С его выбором заменяется, соответственно, и форма с полями реквизитов. Можно задать любые сочетания реквизитов или только один. Однако, при противоречивых условиях, ничего не будет найдено. В Поиске по форме автоматически отбираются только документы, доступные Вам для чтения в доступных потоках документов. В Поиске по форме так же возможен контекстный поиск по словам в поле Краткое содержание. Слова должны быть записаны полностью, в том виде как они могли быть употреблены или использованы шаблонные символы " *" и "? ", которые рекомендуется широко применять.

Задание 10. Поиск документов по форме регистрации

В этом задании используется вид поиска По форме. (Известна ошибка: эффект " памяти" редактирования поиска. Если не получается, то может помочь закрытие и открытие формы запроса.)

1) Заполнив форму (на рис. 17 ‐ третья вкладка) непротиворечивыми (а уточняющими) данными найти все документы, созданные в документопотоке Внутренние документы. Сохранить запрос на поиск. (Используйте *.)

2) Найти все внутренние документы, созданные в вашей подгруппе. Сохранить запрос на поиск. (Используйте префикс номера.)

3) Найти по форме по краткому содержанию все коммерческие предложения на какую-нибудь из дат только вашей подгруппы, чтобы документов было больше двух. Сохранить запрос на поиск. (Используйте *.)

4) Найти все документы, зарегистрированные в вашей подгруппе и содержащие штатное расписание. Проверить наличие ЭЦП. Сохранить запрос на поиск. Зарегистрировать служебную записку с отчетом – сколько документов подписанных, неподписанных и с сломанной подписью.

5) Найти внутренние документы всех студентов вашей группы за все время. Сохранить запрос на поиск. (Используйте *.)

6) Найти внутренние документы всех студентов вашей группы за одну дату (по выбору). Сохранить запрос на поиск.

7) Найти входящие документы на разные даты регистрации (два‐ три варианта даты). Сохранить запросы на поиски.

8) Найти в любом документопотоке документы по значению одного из полей. Можно использовать символы шаблона «*» и «? ». Сохранить запрос на поиски.

Расширенный поиск документов следует использовать в том случае, если в базе данных имеется достаточно много однотипных документов, и поиск с помощью описанных выше видов поиска не позволяет сразу найти среди множества документов нужный. В этом случае с помощью механизма расширенного поиска вы можете настроить поиск по реквизитам документа так, чтобы сузить объем документов, получаемых в результате поиска. Запрос на поиск строится по диапазону значений некоторых пользовательских реквизитов и дополнительных системных реквизитов. (Конечный пользователь не может знать, какие реквизиты системные, а какие нет, а видит лишь список всех доступных реквизитов по всем документопотокам.) Поиск производится по всем доступным пользователю документам по всем документопотокам сразу.

Для поиска формируется логическая формула поиска. Щелкнув по реквизиту, он выбирается и копируется в поле построения формулы запроса. Далее задается условие на значение. Само значение реквизита может быть выбрано с помощью словаря по кнопке , которая появляется, стоит лишь щелкнуто по полю значения. Это чрезвычайно удобно, так как одновременно можно проверить или просмотреть все существующие значения данного реквизита. Затем аналогично строится условие на любой другой реквизит. Условия связываются между собой с помощью логических связок " и", " или", " и не". И так далее. Логические выражения можно заключить в скобки сколько угодно раз. Пять кнопок вверху с прозрачным назначением помогают выстраивать формулу, сама формула запроса размещена в нижней строчке (рис. 28). Форма построения расширенного поиска позволяет аналогично построить сложный запрос поиска поручений, для этого выбирается пункт Поручение в Объектах поиска, при этом заменяются реквизиты.

Рисунок 28 Форма построения запроса по Расширенному поиску

Задание 11. Расширенный поиск

В этом задании используется исключительно вид поиска Расширенный поиск.

1) Объяснить запрос на поиск, сформированный на рис.28.

2) Создать запрос, позволяющий найти документы, зарегистрированные только вами. По этому запросу должны быть найдены все четыре документа. Сохранить запрос на поиск.

3) Создать запрос, позволяющий найти все документы, зарегистрированные пользователями вашей группы, но не Вами. Проверить наличие ЭЦП. Подписать ЭЦП. Сохранить запрос на поиск.

4) Создать запрос для поиска всех документов, содержащих Коммерческое предложение, зарегистрированных только в вашей группе и фамилии зарегистрировавших начинаются с буквы, отстоящей от первой буквы вашей фамилии не далее чем на пять в алфавите. Сохранить запрос на поиск.

5) Создать запрос на поиск документов, зарегистрированных вашей группой на текущую дату, содержащих штатное расписание с хотя бы одной фамилией кого‐ нибудь из штатного расписания вашей фирмы. Сохранить запрос на поиск.

6) Найти все документы на текущую неделю, зарегистрированные любым из штатного расписания вашей фирмы, но не вами. Сохранить запрос на поиск.

7) Создать запрос, позволяющий найти единственный документ ‐ ваш документ с заявлением (картинкой). Сохранить запрос на поиск.

Задание 12. Назначение и изменение прав доступа к документу

1) Зарегистрировать новый документ – служебную записку, содержащую текст " Приступаю к выполнению обязанностей гл.инженера" в поле краткого содержания для директора, назначившего вас гл.инженером (без присоединенного файла).

2) Скопировать этот документ в папку 12 (см.п.1‐ 4 зад.5).

⇐ Предыдущая 1 2 3 4 5 678 Следующая ⇒