|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
|
|
Архитектура Аудит Военная наука Иностранные языки Медицина Металлургия Метрология Образование Политология Производство Психология Стандартизация Технологии |
Лабораторная работа 1. Регистрация и поиск документов.Стр 1 из 8Следующая ⇒
Введение Сегодня уже невозможно представить современную организацию, не использующую возможности обработки документов с помощью компьютерной техники. Делопроизводство и управление документами, являющиеся важнейшими составными частями процесса управления предприятием или государственным учреждением, являются весьма затратными процессами. С целью снижения затрат наряду с организационными решениями и стандартным использованием унифицированных систем документов, правил ведения делопроизводства, организации документопотоков используют ту или иную систему электронного документооборота, перевод основной массы документов в электронный вид и безбумажное делопроизводство. К настоящему времени в рамках законодательства выработаны требования к программам электронного документооборота, которые постоянно повышаются и ужесточаются. В соответствии с текущим уровнем требований разработчики программного обеспечения совершенствуют свои программы, выпускают новые версии. Документоведы - практики должны постоянно следить за открывающимися возможностями по совершенствованию работы с документами своевременно обновлять используемые программы. Не имеет особо смысла подробно изучать все существующие программы электронного документооборота. По-видимому, более эффективный путь-это освоение лучшей программы, в которой наиболее полно были бы представлены современные возможности таких программ. По этой причине будет изучаться работа и основные возможности программы Клиент " Евфрат‐ документооборот". Требования к оформлению результатов выполнения заданий 1. Во время выполнения заданий необходимо вести Отчет в тетради, в котором Вы будете фиксировать свои основные действия: 1) зарегистрированные документы; 2) созданные поручения и согласования; 3) выполненные поручения и согласованные документы; 4) маршруты движения документов; 5) найденные документы по каждому виду поиска (первые 10); и так далее. 2. Одновременно, в созданных личных папках по каждому заданию (имя папки – номер задания) сохранять ссылки на документы. 3. Вести рабочий файл Word или Excel (каждое задание на своей странице), в котором размещать сохраненные копии экрана. Клавиша Print Screen сохраняет изображение экрана в буфер обмена, а по нажатию пары клавиш Ctrl+V в файл вставляется содержимое буфера обмена. По окончании выполнения всех заданий должны быть представлены все эти три отчета. Упражнения и задания в них, если не уточнен порядок, должны выполняться строго последовательно. Пункты задания отмечены арабскими цифрами 1, 2. и так далее. В каждом задании Вам необходимо зарегистрировать не менее одного нового документа. Не допускается править документы из предыдущих заданий, если явно об этом не говорится. Работа со справкой
Рисунок 1. Вызов помощи в программе Рисунок 2. Примеры окон Справки
Запуск программы Перед началом работыобязательно должен быть запущен СерверДокументооборота. Обычно это делает администратор системы. Обычным пользователям этого делать не надо. Для запуска сервера программы Евфрат‐ Документооборот необходимо на сервере выбрать пункт Windows Пуск-Все программы– ЕВФРАТ – Администрирование - СерверДокументооборота. (О запуске СервераДокументооборота сигнализирует в системной панели Windowsзначок на сервере. Для того чтобы запустить клиентское приложение программы ЕВФРАТ - Документооборот, выберите Рис.4.
Запуск программы Евфрат‐ документооборот пользователемв главном меню Windows пункт Все программы - ЕВФРАТ - ЕВФРАТ (рис. 4). Рисунок 4. Запуск программы Евфрат‐ документооборот пользователем
Система выведет на экран диалоговое окно подключения к серверу (рис. 5). В поле Сервер необходимо указать в общем случае IP ‐ адрес сервера, на котором запущен Сервер Документооборота, (или его сетевое имя, их необходимо предварительно уточнить у администратора) и номер порта через двоеточие (по умолчанию 17170) без пробелов (рис. 5), например, 10.0.12.15: 17170. К следующему запуску эта строка будет запомнена.
Рисунок 5. Форма ввода Логина, Пароля и Адреса сервера Если программа запускается на том же компьютере, на котором запущен Сервер Документооборота, то вместо имени сервера можно ввести слово localhost, которое заменяет IP‐ адрес данного компьютера. Введите имя пользователя для входа в систему (при первом запуске администратором пароль не установлен) и пароль, если вы его уже установили. Знакомство с интерфейсом
Сразу после запуска программы открывается Главное окно или Менеджер программы. Во время работы с Евфрат‐ документооборот крайне нежелательно закрывать Главное окно, иначе запускать программу придется еще раз. Однако, скрыть его можно. При этом, остается либо ярлык Главного окна в нижней строке экрана (рис. 6), либо ярлык  в трее:  .
Рис.6. Ярлыки Главного окна и окна документа По своему пользовательскому интерфейсу Главное Окно (Менеджер) программы ЕВФРАТ‐ Документооборот напоминает программу для работы с электронной почтой (рис. 7).
В верхней части окна расположено меню и ниже ряд кнопок быстрого доступа. Кнопки являются весьма полезным инструментом, так как служат идентификатором выбранного режима — цвет кнопки изменяется, кнопка становится серой. Панельнавигации (слева) содержит дерево папок. По папкам распределяются поступающие к пользователю документы и сообщения. Папки подразделяются на системные и пользовательские. К пользовательским относятся папки, вложенные в папку «Мои документы». Остальные папки являются системными. Системные папки не могут быть переименованы, перемещены, скопированы или удалены пользователем. Пользователь имеет возможность создавать, копировать, перемещать, переименовывать и удалять пользовательские папки, копировать или перемещать документы из системных папок в пользовательские, удалять документы из пользовательских папок. В папку «Общие папки» документы помещаются администратором. Системные папки: 1) Папка Контрольсодержит список документов, по которым вы являетесь контролером. Папка Поручениясодержит список поручений или согласований, по которым вы являетесь ответственным исполнителем или соисполнителем. Папка Согласования содержит документы, направленные пользователю на согласование или направленные пользователем на согласование кому‐ либо. В папках Порученияи Контрольсообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. 2) Папки Входящие сообщения иИсходящие сообщениясодержат соответственно списки входящих и исходящих сообщений. 3) В папке Результаты поискасодержатся документы, поручения и согласования, которые были найдены в результате задания каких либо критериев поиска. 4) И в папке Мусорная корзина могут оставаться любые объекты, которые были удалены из вышеперечисленных папок. Справа от названий некоторых системных папок в скобках указаны цифры. Первая цифра показывает количество непрочитанных объектов, находящихся в папке, вторая — общее число объектов в папке. Число в скобках означает, что все объекты в папке прочитаны. На панели просмотраотображается содержимое папки, выбранной на панели навигации. В зависимости от типа выбранной папки внешний вид панели может различаться. При выделении какого‐ либо объекта вид панели изменяется и в ней отображается информация об этом объекте: 1)для документов отображается РКК; 2) для поручений отображается текст и информация о поручении (исполнители, контролер, срок исполнения и т. д.). В списке исполнителей имя ответственного исполнителя следует первым и выделено жирным шрифтом; 3) для сообщений отображаются тема, текст, отправитель и получатель сообщения, а также ссылки на присоединенные к сообщению документы. При получении нового сообщения значок программы ЕВФРАТ ‐ Документооборотв системной панели изменяется и принимает вид: Рекомендуется своевременно открывать полученные сообщения, по мере их получения, присматривая за значком программы, так как никаких иных мер против невнимательных пользователей не предусмотрено. Установка своего пароля Пароль, как правило, устанавливается самим пользователем. В любом случае пользователь программы может в любой момент изменить пароль на свой логин. Администратор, если не устанавливал пароль и не запомнил в момент установки, не может его узнать. Но может задать новый, временно, до изменения пользователем самостоятельно. Поэтому установите новый пароль. Для этого используйте меню Сервис => Изменить пароль (рис 8). Программа чувствительна к пробелам, языку и регистру, будьте внимательны.
Рисунок 8 Задание 2. Формирование первичных документов для дальнейшей работы с программой Используются полученные ранее знания и навыки работы в различных офисных программах для создания первичных документов, на основе которых в следующих заданиях будет производиться регистрация документов программы Евфрат‐ документооборот. В реальной жизни документы могут быть получены многочисленными способами. Сканирование бумажных носителей в том числе, это предусмотрено программой Евфрат‐ документооборот, более того, она способна распознавать текст. 1. Создайте следующие файлы: а ) в Word или Open Office: Приказ №01 о назначении себя, согласно решению учредителей, директором, в связи с началом работы предприятия " ООО …".; б)в блокноте (Пуск‐ > Все программы‐ > Стандартные‐ > Блокнот): Коммерческое предложение – разместить рекламу вашего предприятия на щитах на городских улицах. Придумать исходящие реквизиты, отправителя. Оформление – рекламное письмо, полученное по электронной почте; в)в Excel: штатное расписание вашей организации как справочник (директор – вы, главный бухгалтер, главный инженер, начальник отдела) с фамилиями студентов вашей подгруппы (с которыми вы будете сотрудничать при выполнении заданий, с которыми согласовать устно. Условие: никто не может участвовать в работе более, чем в трех предприятиях.) (Использовать неунифицированную форму! Обязательные реквизиты – предприятие, должности, фамилии.) 2) Подготовить (можно в рукописном виде) Заявление на имя директора (вы) от трудоустраиваемого о приеме на работу в вашу фирму (фамилия – произвольная, не из вашей группы). И наложить 3 резолюции на заявление: гл.бухгалтеру – выяснить, позволяет ли размер фонда оплаты труда открыть дополнительную ставку; гл.инженеру – рассмотреть вопрос о необходимости привлечения нового сотрудника; нач.отдела ‐ согласовать. 3) Отсканировать письмо из п.2 или заготовить картинку, имитирующую скан с резолюциями. Созданные файлы каждым из участников группы на занятии необходимо сохранить в папке или на флэшке для обеспечения доступа к ним при регистрации документов. В дальнейшем эти файлы будут храниться на сервере документооборота. Первичные документы (в данном случае, макеты корреспонденции), сохраняемые в файлах задания 3, следует правильно оформить, несмотря на различные возможности указанных редакторов. Общий вид ваших текстовых документов должен быть приблизительно соответствовать ГОСТ 6.30‐ 2003, например:
Рисунок12. Шаблон Заявления (интервалы сокращены) Пункт 3 данного задания быстрее всего выполнить, если использовать стандартную программу Paint из Пуск-Все программы-Стандартные. В ней можно и написать текст и сделать рисунок карандашом. Результат сохранится в виде файла‐ картинки с расширением *. jpg, что и требуется – это обычный результат сканирования страницы документа. При правильном выборе партнеров и взаимной идентификации нагрузка на каждого из вас будет равномерно распределена во время выполнения заданий. Все, в конечном итоге, выполнят одинаковый объем работ. Задание 3. Зарегистрировать в программе Евфрат-документооборот 4 документа с одним присоединенным файлом (разными) в каждом из них В Евфрат‐ проводник зарегистрировать документ можно несколькими способами. Наиболее часто используемый – щелкнуть по кнопке «Зарегистрировать документ», и затем выбрать нужный документопоток. То же, но через выбор меню Документооборот => Новый документ. Или комбинацией клавиш Ctrl+N. Во всех перечисленных случаях генерируется незаполненная форма нового документа. Возможны также способы регистрации нового документа на основе уже существующего, в этом случае предварительно уже будут заполнены все реквизиты на основе старого документа. Фактически – это еще 4 способа регистрации с вариантами присоединения файлов. Рекомендуется закрывать документы сразу же после их регистрации, однако, иногда желательно быть предусмотрительным и придержать некоторые документы не закрытыми с целью, например, дальнейшей регистрации на основе открытого документа. До окончания этого задания временно оставить все документы открытыми. Внимательно читаем комментарии. 1)Зарегистрировать приказ в документопотоке Приказы. Внимание! Каждый раз заполняются: в поле префикса (первое поле): номергруппы (например, 1465б); последовательный номер (второе поле) остается всегда пустым, программа заполнит автоматически – это имя документа; в поле суффикса номера (третье поле) указать номер задания в виде XXY, где XX – собственно номер задании(01, 02, …), y – порядковый номер документа в задании с нумерацией русскими буквами (а, б, в, … ). Этиреквизиты обязательны к заполнению и в каждом последующем документе, иначе онне будет принят к рассмотрению преподавателем. Это – предмет внутреннего соглашения (правила ведения учета) (см. рис. 13). По окончанию задания 3 у вас должны быть зарегистрированы документы XXXXy‐ №№№‐ 03а, XXXXy‐ №№№‐ 03б, XXXXy ‐ №№№ ‐ 03в, XXXXy ‐ №№№ ‐ 03г (№№№ ‐ то, что даст программа). Не следует путать Дату регистрации электронного документа и Дату создания его (бумажного) носителя. В случае входящего потока документов поле с " Датой регистрации" документа расположено в первой строчке полей, а поле с " Датой" создания носителя информации располагается в четвертой строке, посвященной организации‐ отправителю Рисунок13. Формат номера документа. Красная полоса сверху соответствует сохраненному проекту Номер регистрации документа (второе поле слева в первом ряду желтого цвета) генерируется системой, а вот Исходящий номер обычно уже проставлен на носителе при отправке от корреспондента в вашу организацию, он заполняется вручную (с бумажного носителя, или это – дата отправки электронного письма) в белое поле. Все поля, в том числе программно не контролируемые (белый фон), необходимо заполнять. Это предписывается правилами документоведения и существенно облегчает в дальнейшем поиск документа (вам придется искать каждый созданный (зарегистрированный) вами документ неоднократно). Формой регистрации могут быть предусмотрены как префикс к номеру, так и гриф документа. Эти поля в данном случае служат для группировки и ускорения поиска документов. Значения в полях могут как выбираться из словаря, так и заполняться произвольно. Предпочтение следует отдавать выбору из словарей, так как использование стандартных значений уменьшает вероятность регистрации с ошибкой. При ошибочной регистрации документа в поток, в общем случае недоступный пользователю, этот документ будет доступен только этому пользователю как регистратору этого документа, но не будет виден и доступен другим участникам группы. При заполнении реквизитов документа ориентируемся на соответствующую информацию на носителе. Поскольку документ создается чаще всего для регистрации носителя, то необходимо присоединить файл‐ оригинал или скан бумажного носителя к этому документу, разместив имя файла в таблице присоединенных файлов. После сохранения документа и получения его номера файлоригинал можно удалить – он уже будет сохранен на сервере вместе с документом. 2) Итак, присоединить к документу файл текстового процессора (word) с текстом приказа, созданный в предыдущем задании. Для этого используем кнопку «Добавить» справа от таблицы. Файл можно не просматривать, достаточно только ссылки (его имени). 3) Сохранить документ и записать в отчет в тетради его номер. (Ищем вторую слева кнопку или через пункты меню.) 4) Аналогично зарегистрировать еще 3 документа с, соответственно, xls, txt, jpg –файлами: 1) Зарегистрировать Коммерческое предложение в документопотоке Входящие документы; 2) Зарегистрировать Штатное расписание в документопотоке Внутренние документы. Максимально использовать ранее введенные реквизиты для документа, содержащего Приказ. Для этого используйте возможность создания документа на основе; 3) Зарегистрировать в статусе проект с резервированием номера Заявление о приеме на работу в документопотоке Входящие документы, при этом следует различать (и соответственно заполнять поля реквизитов) входящие документы от организаций (п.2) и от частных лиц (п.4). Часто для этого даже создают отдельные документопотоки. В статусе проект документ зарегистрировать можно либо не заполнив одно из обязательных (желтых) полей, или через меню Документ=> Сохранить=> Как проект. Этот статус специально существует для случаев, когда в документ невозможно внести все реквизиты, а документ необходимо все‐ таки зарегистрировать и получить его номер. Программа позволяет и не резервировать номер, документ тогда его получит при окончании регистрации. 5) Закрыть все документы. Следует закрывать документ сразу после завершения работы с ним. При необходимости вы всегда сможете найти любой документ, с которым вы работали ранее. Существуют два режима документа: если все поля серые, то он не взят на редактирование, если поля яркие, то можно добавить реквизит, например, файл или его отредактировать и сохранить. Если поля серые, то вложить файл не удастся. Документ начнет исполняться только после его закрытия. Часто удобно регистрировать новый документ путем выбора Документ => Регистрация => На основе выбранного документа => Регистрационная карточка или Присоединенные файлы с присоединением файлов или без. В этом случае все реквизиты будут заполнены аналогично текущему, но у него не будет еще номера и он не будет еще сохранен (не поздно поправить ошибки и изменить поручения). Задание 4. Создание пользовательских папок
Вы имеете возможность в главном окне создавать произвольное количество вложенных друг в друга пользовательских папок. Для выполнения заданий следует придерживаться указанной на рис.14 структуры папок или более простой: Мои документы ‐ > 3, 5‐ 1, 5‐ 2, …, где 3, 5 – номера заданий, а ‐ 1, ‐ 3, … ‐ номера пунктов в задании. Рисунок 14 Папки. По мере выполнения заданий вы будете каждый раз открывать новую вложенную папку и размещать в ней документы текущего задания. Создать папку и сохранить в ней документы можно двумя способами: 1) вручную; 2) из формы поиска документов. В этом случае вам придется только задать имя, и тогда программа создаст папку с таким именем, вложенную в Мои документы, и автоматически поместит туда найденные этим поиском документы. Вручную папка создается через контекстное меню. Пополнить вашу папку документом можно следующим способом: открыть папку, содержащую документ, чаще всего это – Результаты поиска, но может быть любой. Встать курсором на нужный документ, и через меню Правка – Копировать или контекстно правой кнопкой мыши выбрать Копировать, или просто сочетанием клавиш Ctrl+C поместить в буфер обмена адрес документа. В нужной папке вставить этот адрес (или Ctrl+V) – появится документ. Но самое простое – перетащить выделенные документы мышкой на имя папки. А выделить документы – с помощью мышки и стандартных клавиш клавиши Shift и Ctrl. Удалить документ из папки можно клавишей Del или в меню вместо Копировать выбратьВырезать. О поиске документов Необходимо выработать навыки поиска документов в различных ситуациях. Программа документооборота «Евфрат‐ документооборот» имеет многообразные инструменты для осуществления поиска. Цель упражнения – закрепление навыков поиска, выработка умения выбрать нужный инструмент поиска, сделать выборку документов в различных разрезах различными способами. Ниже рассмотрим несколько вариантов поиска документов: 1) быстрый поиск; 2)по реквизитам, имеющимся в регистрационной форме документа (Поиск по регистрационной форме); 3) по реквизитам, как регистрационной формы, так и по реквизитам контрольной карточки (Общий поиск); 4) расширенный поиск по специально сформированному пользовательскому запросу (Расширенный поиск документов). Для поиска рекомендуется широко пользоваться шаблонными литералами: 1) * ‐ заменяет любую комбинацию букв, цифр или символов; 2)? – заменяет один любой алфавитноцифровой символ. Список найденных документов программа помещает в папку Поиск документов Проводника (главного окна программы, Менеджера).
Приблизительный вид содержания документов в папке Результаты поиска документов будет таким, как приведено на рис. 15. Рисунок 15 Содержание папки Результатов поиска. (Остается неизменным до нового поиска.)
Обратите внимание, что номер документа может состоять из префикса, порядкового номера и суффикса, если документ зарегистрирован (если проект, то — с резервированием номера), и поле будет пустым, если документ будет зарегистрирован как проект без резервирования номера (верхний вариант). Расположение и набор полей в любой из папок Евфрат‐ Документооборот можно настраивать как удобно пользователю. Параметры запоминаются в личных настройках. Рекомендуется добавить реквизит Регистратор. А) Быстрый поиск документов из главного окна модуля Существует возможность быстрого поиска документов из главного окна модуля. Для того чтобы найти документы: в меню главного окна модуля выберите пункт Вид — Показать панель быстрого поиска.
Рис. 16. Панель быстрого поиска в Главном окне программы Панель скрывается кнопкой Б) Быстрый поиск документов из окна документа Существует также возможность быстрого поиска документов по фрагменту текста, выделенному в любом поле РКК. Поиск будет осуществлен по всем индексируемым полям всех документов, хранящихся в базе данных на сервере. Для того чтобы найти документы: при помощи мыши выделите фрагмент текста в любом поле РКК; в меню окна документа выберите пункт Документ — Поиск по выделенной строке. Если будет найден один или несколько документов, удовлетворяющих условиям запроса, откроется папка «Результаты поиска». Способ Общий поиск Для того чтобы открыть окно поиска в главном меню главного окна модуля выберите пункт
Р ис. 17. Панель формы Общего поиска
Если сервер архива не установлен и настроен, то поля для галочки по архиву не будет( рис.18) Рисунок 18 Кнопка Очистить позволяет обнулить сразу все поля, а кнопка «Сохранить» запрос дает возможность сохранить настроенный часто повторяющийся запрос под удобным именем в вашей персональной настройке – в автоматически создаваемой папке Папки поиска в виде вложенной папки. Впоследствии запрос легко вызывается щелчком по этой папке. Она открывается, и заново производится поиск документов для актуализации содержания. Заполнение полей очевидно. Если есть справа кнопка словаря, то разумно воспользоваться словарем, однако есть два поля – Краткое содержание и Поиск по контексту, которые позволяют на свой страх и риск вводить текст прямо с клавиатуры. Поиск в программе не строгий и допускает некоторые вольности: не различаются большие и малые буквы, но различаются русские и английские, количество пробелов и наличие или отсутствие знаков препинания. Словари при этом являются автоматически пополняемыми и содержат все использованные ранее слова, приведенные к прописным буквам. Рекомендуется использовать символ «*», который может заменять начало слова или конец слова, или начало и конец слова одновременно. Например, если в поле Краткое содержание указано «*командиров*», то при поиске будут найдены все документы, содержащие в поле Краткое содержание такие слова, как «командировка», «прикомандированный» и так далее. На вкладке необходимо установить соответствующие флажки в полях Поиск по документообороту и/или по архиву для установления области поиска документов. Набрав слово или фразу в поле для контекстного поиска, вы можете осуществить контекстный поиск заданного слова или фразы в файлах, присоединенных к документу. Контекстный поиск слова или фразы выполняется в файлах форматов: doc, docx, rtf, xls, xlsx, txt, htm, html, xml, pdf, ods, sxc, odp, swx, odt, sxi. Поля на вкладке Архив становятся доступными только в том случае, если был установлен флажок в поле Поиск по архиву. Задание 5. Сохранить результаты поисков документов в личных папках В этом задании (за исключением п.4) используется исключительно вид поиска Общий поиск, а в п.4 ‐ Быстрый поиск документов из окна документа. 1) Из Проводника (главного окна) найти вами зарегистрированный документ с приказом, используя один или несколько реквизитов в форме общего поиска – первая вкладка Поиск документов. Добиться, чтобы документ был найден единственным. 2) Сохранить этот удачный запрос под именем 5‐ 1. (Документы автоматически попадут в папку с этим именем.) 3) Вызвать сохраненный запрос и из открывшейся папки скопировать документ в папку с именем 3, что соответствует документу, созданному в Задании 3. 4) Открыть этот документ (брать на редактирование не обязательно) и найти по содержанию слова или его части все родственные документы в этом документопотоке. (Используйте пункт Б описания выше.) Скопировать найденные документы уже в папку, естественно, 5‐ 4. 1) Найти все зарегистрированные вами в задании 3 документы. Добиться, чтобы их было ровно 4. 2) Сохранить этот удачный запрос на поиск под именем 5‐ 6. Проверить, как он работает. 3) Скопировать эти документы в папку 3. 4) Сравнить контекстные меню для папок 5‐ 6 и 3. Почему отличается? 5) Найти все документы вашей подгруппы за текущую дату. Сохранить запрос под именем 5‐ 9. 6) Найти все документы вашей подгруппы за текущую дату, содержащие только штатное расписание, используя " *". Сохранить запрос (найденные документы в папку) под именем 5‐ 10. 7) Найти документы по слову в кратком содержании и оканчивающихся, например, на " 2" в номере (например, 1465б‐ 12‐ 3в). Сохранить запрос под именем 5‐ 11. Задание 6. Согласование работ 1) Отправить сообщение гл.инженеру с приказом " Начать работу! ", объяснить в записке, что он(а) назначен(а) в фирме, в которой вы – директор, гл.инженером, фактически – заместителем. Приложить документ с присоединенным штатным расписанием. 2) Получить с помощью ответного сообщения согласие и подтверждение. 3) Отправить одно аналогичное сообщение сразу двум адресатам – вашим гл.бухгалтеру и нач.отдела. 4) Получить подтверждения от обоих. Для ускорения процесса обмена почтовыми сообщениями рекомендуется устное обсуждение, однако, результат – созданные почтовые сообщения. Все сообщения необходимо сохранить до сдачи отчета. Можно использовать такой прием для более надежного сохранения сообщений. Открыть сообщение и нажать на кнопку 1. Настроить вид папок Исходящие и Входящие: добавить поле Создано и другие по вашему усмотрению, расставить столбцы в удобном порядке, изменить ширину полей до оптимальных размеров. Таким образом можно настроить вид любой папки. 2. Отправьте сообщение всем одногрупникам с предупреждением, что если они будут пропускать дальнейшие занятия, то 1) у них будут проблемы с выполнением заданий, 2) они подведут вас и окружающих. Для групповой рассылки в поле Кому выберите вашу (под)группу. Не забудьте себя исключить из списка рассылки. Не удаляйте отправленные и полученные сообщения. Сохраненные сообщения впоследствии понадобятся вам для доказательства о проведенных переговорах. Лабораторная работа 3. Использование электронно‐ цифровой подписи В состав программ ЕВФРАТ‐ Документооборот включена собственная криптографическая система (или криптосистема). Криптосистема позволяет устанавливать подлинность электронных документов, зарегистрированных на сервере Евфрата. Под подлинностью документа понимается его неизменность и авторство. Подлинность документа устанавливается на основании проверки электронно‐ цифровой подписи (далее — ЭЦП), которая проставляется пользователем с помощью средств криптосистемы. ЭЦП может быть сформирована для любого электронного документа, содержащего присоединенные файлы. Программа Настройка ЭЦП предназначена для настройки параметров встроенной в Евфратдокументооборот криптосистемы. Об ЭЦП ЭЦП — это набор алфавитно‐ цифровых символов, другими словами – некий код, однозначно характеризующий документ и позволяющий установить, что исходный текст не был изменен с тех пор, как его подписал (с помощью ЭЦП) указанный человек. ЭЦП не является выражением отношения пользователя, подписавшего документ, к содержанию документа (согласен или не согласен). ЭЦП — это средство проверки неизменности документа. Пользователь, поставивший в электронном документе свою ЭЦП, подтверждает этим, что видел документ именно таким. В программе Евфрат‐ документооборот один и тот же документ может быть подписан несколькими пользователями. Впоследствии любой пользователь может проверить любую из ЭЦП документа. В результате проверки выясняется, верна подпись или неверна. Первое означает, что документ не изменялся и его подписал именно тот сотрудник, имя которого указано в системе. Второе означает, что документ был либо изменен, либо был подписан не тем сотрудником, имя которого указано в системе. Метод несимметричного шифрования, используемый в программе Евфрат, характеризуется тем, что шифрование и дешифровка текста производятся с помощью разных ключей, составляющих пару закрытый‐ открытый ключ. Названия ключей закрытый и открытый отражают тот факт, что закрытый ключ, принадлежащий какому‐ либо пользователю, сохраняется в тайне. Тогда как соответствующий ему открытый ключ распространяется среди пользователей, проверяющих ЭЦП. Фактически при формировании ЭЦП производится шифрование хэша документа закрытым ключом пользователя. При проверке ЭЦП происходит следующее: создается хэш проверяемой версии документа; хэш подписанной версии документа расшифровывается открытым ключом подписавшего пользователя; два полученных хэша сравниваются, — в результате устанавливается, был ли изменен исходный текст с тех пор, как в нем поставлена ЭЦП. Настройка ЭЦП Для того, чтобы иметь возможность подписывать документы ЭЦП и проверять ее наличие, необходимо настроить компьютер. Для этого необходимо запустить программу Настройка ЭЦП через Пуск => Все программы => ЕВФРАТ => Настройка ЭЦП. Программа запросит ваш Логин и Пароль (рис. 20). Необходимо также ввести IP‐ адрес сервера и номер порта (10.0.12.15: 17170). Если у вас ключ есть, то откроется форма как на рис. 21.
Рисунок 20 Вид логина
Рисунок 21 Может оказаться, что на компьютере нет данных для настройки ЭЦП. В этом случае появится ряд сообщений, вызванных отсутствием записей о параметрах криптосистемы. Пропустите их, нажимая на кнопку ОК. Откроется окно программы Настройка ЭЦП (рис. 22). По щелчку мышью на кнопке Получить с сервера необходимая информация передается на компьютер.
Рисунок 23 Если информация о криптосистеме уже была на компьютере, то описанный выше этап (рис. 22) будет пропущен. Скорее всего, настройка ЭЦП пойдет по следующему сценарию. Популярное:
|
Последнее изменение этой страницы: 2017-03-11; Просмотров: 898; Нарушение авторского права страницы
. После указания реквизита(ов) нажмите на кнопку Найти.
. Выбор формы Общий поиск (теперь она называется просто – Поиск документов) позволяет задавать не только точные значения полей, но и диапазон дат. Это наиболее часто используемая форма, она содержит оптимальный минимум реквизитов поиска (рис.17). Если сервер архива не установлен и настроен, то поля для галочки по архиву не будет( рис.18)
(Переслать) для формирования копии данного сообщения, в поле Тема можно проставить последовательный номер сообщения или номер задания или и то и другое. Становится доступной кнопка 
(Сохранить), по щелчку на которой созданная копия сообщения сохраняется в папке Исходящие. Все сохраненные сообщения являются в какой‐ то мере документами, поскольку у сообщений имеются все основные реквизиты документа (От кого, Кому, Создано и так далее), реально хранятся на сервере и могут быть доказательством произошедших ранее событий. Эти сообщения доступны пользователю, подключившемуся к серверу под своим именем и паролем, однако автоматически и постоянно ведутся системой журналы, в которых фиксируются абсолютно все действия каждого из пользователей, то есть, например, нельзя изменить документ, не оставив следа, но эта информация доступна только ответственным лицам.
