Лабораторная работа 2. Настройка интерфейса. Поиск документов. Отправка сообщений

Задание 4. Создание пользовательских папок

Вы имеете возможность в главном окне создавать произвольное количество вложенных друг в друга пользовательских папок. Для выполнения заданий следует придерживаться указанной на рис.14 структуры папок или более простой: Мои документы ‐ > 3, 5‐ 1, 5‐ 2, …, где 3, 5 – номера заданий, а ‐ 1, ‐ 3, … ‐ номера пунктов в задании.

Рисунок 14 Папки.

По мере выполнения заданий вы будете каждый раз открывать новую вложенную папку и размещать в ней документы текущего задания.

Создать папку и сохранить в ней документы можно двумя способами: 1) вручную; 2) из формы поиска документов. В этом случае вам придется только задать имя, и тогда программа создаст папку с таким именем, вложенную в Мои документы, и автоматически поместит туда найденные этим поиском документы.

Вручную папка создается через контекстное меню. Пополнить вашу папку документом можно следующим способом: открыть папку, содержащую документ, чаще всего это – Результаты поиска, но может быть любой. Встать курсором на нужный документ, и через меню Правка – Копировать или контекстно правой кнопкой мыши выбрать

Копировать, или просто сочетанием клавиш Ctrl+C поместить в буфер обмена адрес документа. В нужной папке вставить этот адрес (или Ctrl+V) – появится документ. Но самое простое – перетащить выделенные документы мышкой на имя папки. А выделить документы – с помощью мышки и стандартных клавиш клавиши Shift и Ctrl.

Удалить документ из папки можно клавишей Del или в меню вместо Копировать выбратьВырезать.

О поиске документов

Необходимо выработать навыки поиска документов в различных ситуациях. Программа документооборота «Евфрат‐ документооборот» имеет многообразные инструменты для осуществления поиска. Цель упражнения – закрепление навыков поиска, выработка умения выбрать нужный инструмент поиска, сделать выборку документов в различных разрезах различными способами. Ниже рассмотрим несколько вариантов поиска документов: 1) быстрый поиск; 2)по реквизитам, имеющимся в регистрационной форме документа (Поиск по регистрационной форме); 3) по реквизитам, как регистрационной формы, так и по реквизитам контрольной карточки (Общий поиск); 4) расширенный поиск по специально сформированному пользовательскому запросу (Расширенный поиск документов).

Для поиска рекомендуется широко пользоваться шаблонными литералами: 1) * ‐ заменяет любую комбинацию букв, цифр или символов; 2)? – заменяет один любой алфавитноцифровой символ.

Список найденных документов программа помещает в папку Поиск документов Проводника (главного окна программы, Менеджера).

Приблизительный вид содержания документов в папке Результаты поиска документов будет таким, как приведено на рис. 15.

Рисунок 15 Содержание папки Результатов поиска. (Остается неизменным до нового поиска.)

Обратите внимание, что номер документа может состоять из префикса, порядкового номера и суффикса, если документ зарегистрирован (если проект, то — с резервированием номера), и поле будет пустым, если документ будет зарегистрирован как проект без резервирования номера (верхний вариант).

Расположение и набор полей в любой из папок Евфрат‐ Документооборот можно настраивать как удобно пользователю. Параметры запоминаются в личных настройках. Рекомендуется добавить реквизит Регистратор.

Способ Быстрый поиск документов

А) Быстрый поиск документов из главного окна модуля

Существует возможность быстрого поиска документов из главного окна модуля. Для того чтобы найти документы: в меню главного окна модуля выберите пункт Вид — Показать панель быстрого поиска.

В результате в верхней части панели просмотра отобразится панель быстрого поиска (рис. 16).

Рис. 16. Панель быстрого поиска в Главном окне программы

Панель скрывается кнопкой . После указания реквизита(ов) нажмите на кнопку Найти.

Б) Быстрый поиск документов из окна документа

Существует также возможность быстрого поиска документов по фрагменту текста, выделенному в любом поле РКК. Поиск будет осуществлен по всем индексируемым полям всех документов, хранящихся в базе данных на сервере. Для того чтобы найти документы: при помощи мыши выделите фрагмент текста в любом поле РКК; в меню окна документа выберите пункт Документ — Поиск по выделенной строке.

Если будет найден один или несколько документов, удовлетворяющих условиям запроса, откроется папка «Результаты поиска».

Способ Общий поиск

Для того чтобы открыть окно поиска в главном меню главного окна модуля выберите пункт

Документооборот — Поискили щелкните по кнопке . Выбор формы Общий поиск (теперь она называется просто – Поиск документов) позволяет задавать не только точные значения полей, но и диапазон дат. Это наиболее часто используемая форма, она содержит оптимальный минимум реквизитов поиска (рис.17). Если сервер архива не установлен и настроен, то поля для галочки по архиву не будет( рис.18)

Р ис. 17. Панель формы Общего поиска

Если сервер архива не установлен и настроен, то поля для галочки по архиву не будет( рис.18)

Рисунок 18

Кнопка Очистить позволяет обнулить сразу все поля, а кнопка «Сохранить» запрос дает возможность сохранить настроенный часто повторяющийся запрос под удобным именем в вашей персональной настройке – в автоматически создаваемой папке Папки поиска в виде вложенной папки. Впоследствии запрос легко вызывается щелчком по этой папке. Она открывается, и заново производится поиск документов для актуализации содержания.

Заполнение полей очевидно. Если есть справа кнопка словаря, то разумно воспользоваться словарем, однако есть два поля – Краткое содержание и Поиск по контексту, которые позволяют на свой страх и риск вводить текст прямо с клавиатуры. Поиск в программе не строгий и допускает некоторые вольности: не различаются большие и малые буквы, но различаются русские и английские, количество пробелов и наличие или отсутствие знаков препинания. Словари при этом являются автоматически пополняемыми и содержат все использованные ранее слова, приведенные к прописным буквам. Рекомендуется использовать символ «*», который может заменять начало слова или конец слова, или начало и конец слова одновременно. Например, если в поле Краткое содержание указано «*командиров*», то при поиске будут найдены все документы, содержащие в поле Краткое содержание такие слова, как «командировка», «прикомандированный» и так далее.

На вкладке необходимо установить соответствующие флажки в полях Поиск по документообороту и/или по архиву для установления области поиска документов.

Набрав слово или фразу в поле для контекстного поиска, вы можете осуществить контекстный поиск заданного слова или фразы в файлах, присоединенных к документу. Контекстный поиск слова или фразы выполняется в файлах форматов: doc, docx, rtf, xls, xlsx, txt, htm, html, xml, pdf, ods, sxc, odp, swx, odt, sxi.

Поля на вкладке Архив становятся доступными только в том случае, если был установлен флажок в поле Поиск по архиву.

Задание 5. Сохранить результаты поисков документов в личных папках

В этом задании (за исключением п.4) используется исключительно вид поиска Общий поиск, а в п.4 ‐ Быстрый поиск документов из окна документа.

1) Из Проводника (главного окна) найти вами зарегистрированный документ с приказом, используя один или несколько реквизитов в форме общего поиска – первая вкладка Поиск документов. Добиться, чтобы документ был найден единственным.

2) Сохранить этот удачный запрос под именем 5‐ 1. (Документы автоматически попадут в папку с этим именем.)

3) Вызвать сохраненный запрос и из открывшейся папки скопировать документ в папку с именем 3, что соответствует документу, созданному в Задании 3.

4) Открыть этот документ (брать на редактирование не обязательно) и найти по содержанию слова или его части все родственные документы в этом документопотоке. (Используйте пункт Б описания выше.) Скопировать найденные документы уже в папку, естественно, 5‐ 4.

1) Найти все зарегистрированные вами в задании 3 документы. Добиться, чтобы их было ровно 4.

2) Сохранить этот удачный запрос на поиск под именем 5‐ 6. Проверить, как он работает.

3) Скопировать эти документы в папку 3.

4) Сравнить контекстные меню для папок 5‐ 6 и 3. Почему отличается?

5) Найти все документы вашей подгруппы за текущую дату. Сохранить запрос под именем 5‐ 9.

6) Найти все документы вашей подгруппы за текущую дату, содержащие только штатное расписание, используя " *". Сохранить запрос (найденные документы в папку) под именем

5‐ 10.

7) Найти документы по слову в кратком содержании и оканчивающихся, например, на " 2" в номере (например, 1465б‐ 12‐ 3в). Сохранить запрос под именем 5‐ 11.

⇐ Предыдущая 1 2 345 6 7 8 Следующая ⇒